秘书学与秘书实务

秘书学与秘书实务第一章绪论•第一节秘书学的基本概念——秘书•一、我国秘书概念的流变•（一）我国秘书概念的古今异同•今天，“秘书”一词是对在领导者身边工作，为领导者处理信息、协理事务的服务人员的统称。•古代“秘书”一词最初却不是指人或者职务，而是指具有秘密性质或神秘色彩的文献。这些文献主要有三类：一类是指封建帝王宫禁内收藏的经籍；另一类是指朝廷中的机要文书；还有一类是指以隐语、咒语预决吉凶，占卦未来，推算气数，带有浓厚的迷信色彩的谶纬图箓。•由于“秘书”一词原义是指文献，故后来便将以掌典图书，著书立说为职责的官职称之为“秘书监”、“秘书丞”、“秘书郎”、“秘书令”。秘书寺和秘书省均属国家机构，内设秘书监、秘书郎等职，负责收集、校阅、编修、保管图书。由此可见，我国古代以“秘书”一词命名的官职或官署，并不真正从事现代意义上的秘书工作，故不能同现代秘书人员和秘书机构相提并论。•结论：•一是古今“秘书”一词所代表的概念具有明显的区别，古代“秘书”一词指物，现代“秘书”一词则指人，即为领导者提供特定服务的人员；•二是古今“秘书”概念之间存在内在的联系。“秘书”一词由“秘”和“书”二字组成。“秘”即秘密、神秘的意思。我国古代“书”一字指一般图书外，还包括版图、律令、户籍、族谱等文书和档案，这同现代意义上的秘书职能具有一定的相通之处。（二）我国现代秘书概念的确立•●源头•1907年，安徽巡抚冯煦率先设立“秘书”、“助理秘书”的官职。●标志：1912年，孙中山领导的中华民国临时政府设秘书处，内有秘书长一人，秘书若干人。•现代“秘书”一词的含义发生了以下变化：•首先，它彻底摆脱了与“图书”这一含义的联系，从指物转变为专指某种特定的职务；•第二，秘书作为一种特定的职务，不再以掌管一般意义上的图书典籍为主要职责，而真正具有了现代意义的秘书职能。二、国外对秘书概念的解释•●Secretary最早是指英王身边的辅臣•●今天，一切辅助主管人员从事行政和业务管理的人员都可以称为secretary国际职业秘书协会的秘书概念•秘书应是主管人员一位特殊的助手，他掌握办公室工作技巧，能在没有上级过问的情况下，表现出自己的责任感，以实际行动显示其主动性和正确判断能力，并在所给予的权力范围内作出决定。美国《职称辞典》对秘书的要求•1．全面处理机关、公司的行政工作；•2．能用速记记录口述；•3．将口述或复制的记录信息译成文字；•4．处理首长约会及提醒约会；•5．接见办公室来访人员；•6．接打电话；•7．处理首长重要邮件，拟写日常函件；•8．对办公室其他工作人员进行工作监督；•9．整理人事档案。三、秘书的定义•秘书是以综合处理信息和事务的方式直接辅助领导者实施管理的人员。（一）秘书活动的根本对象是领导者•秘书活动的对象分解成两个相互联系的层次：第一个层次是外围的、直接的对象，即秘书人员每一次具体的实务操作所直接作用的信息和事务；第二个层次是内核的，也是最根本的，对于秘书活动具有本源意义的对象——领导活动。离开了领导活动，秘书活动就失去了核心和方向，因而也就丧失了其存在的必要性和可能性。•结论：没有领导活动，就没有秘书活动。正确处理三对关系•为本级领导服务与为上级领导服务•为本级领导服务与为下级领导服务•为本级领导服务与为群众服务（二）秘书活动的根本职能是辅助管理•领导者职责是对自己所辖的系统进行正确有效的决策、计划、组织、指挥和协调，概言之，就是对所辖系统实施有效的管理和控制。领导管理过程是个动态控制系统，是由研究、决策、执行、监督、反馈五个相互关联的子系统构成的。现代领导管理控制系统的健康运行，是建立在信息的有效环流基础之上的。没有秘书人员收发文件、组织会议、接打电话、处理传真、操作电脑，领导管理控制系统的信息一刻也无法运行。结论：没有现代秘书活动，就没有现代科学领导与管理。（三）秘书活动的根本方式是处理信息和事务秘书活动的过程，本质上就是处理信息的过程。秘书处理信息的过程必然表现为处理事务的过程。秘书办理事务与处理信息相互交融、相互依存。离开了秘书实务，信息处理便无从着手；离开了处理信息，秘书事物就失去了方向，显得毫无意义。（四）秘书活动的根本性质是辅助性•辅助性包含“辅”和“助”这两个互相联系的方面。“辅”相对“主”而言，也就是说，秘书活动相对领导活动而言，本质上是从属的、被动的。•作为秘书活动根本对象的领导者，同时又主导和制约着秘书活动的本身，是秘书活动区别于其他职业活动的又一显著特性。这一特性衍生出秘书活动的一对基本矛盾：一方面秘书活动既要被动服从领导活动，另一方面，又要主动服务于领导活动，用通俗的话来概括，就是“既不越权，又不失职”，其他矛盾都由此派生。第二节秘书活动的起源•一、代表性观点•（一）国家说•观点：秘书活动起源于国家。•依据：斯大林《马克思主义与语言学问题》：“生产的继续发展，阶级的出现，文字的出现，国家的产生，国家进行管理工作需要比较有条理的文书……”“国家说”的不足之处•“有条理的文书”在国家产生之前就已出现。•●6千多年的西安半坡仰韶文化已有文字雏形。•●5千年前的山东大汶口文化和上海良渚文化，已出现整齐规则的刻画符号。•●黄帝时的苍颉和诅诵收集分散的刻画符号并加以整理和改造，创造出了系统划一的文字。•●三皇五帝的文书有“三坟”、“五典”、“八索”、“九丘”，简称“坟典”。（二）文字说•●秘书活动的起源不依赖于国家的出现•●秘书活动的起源必须以文书的出现为先决条件，因为文书工作是秘书活动的核心，而文书必须用文字符号来书写和表达，没有文字便没有文书，因而也就不可能有秘书活动。“文字说”的不足之处•文书工作是秘书处理信息和事务的手段之一。作为秘书活动直接对象之一的信息，除了以文字符号表达的书面形态外，还具有口头的言语形态和实物形态。•《尚书·尧典》记载：“帝日：龙！朕堲谗说殄行，震惊朕师，命汝作纳言，夙夜出纳朕命，惟允。”•孔子注曰：“纳言，喉舌之官，听下言纳于上，受上言宣于下。”二、秘书活动起源的前提•（一）随着社会的发展，从社会管理活动中分化出辅助管理活动；•（二）这种辅助管理活动必须以综合处理信息和日常事务为基本特征。•根据这一假说，可以推断人类秘书活动的起源，早于国家和文字的出现。第三节秘书学的学科对象、研究领域和理论体系•一、秘书学的学科对象•秘书学是一门以秘书活动为研究对象的学科。秘书活动是指秘书主体在辅助领导者实施管理的过程中的全部行为表现的总和，是秘书活动的主体与客体、职能与环境、内容与形式、目的与手段、心理与行为、个体与群体、历史与现实的辩证统一。二、秘书学的学科领域•（一）秘书活动主体研究•研究秘书活动主体的目的在于阐释秘书人员的社会地位和特征、思想意识修养、知识能力结构、个性心理素质、职业道德和行为规范，尤其是要深刻阐释国际化背景下秘书人员全面提升素质修养的原则、方法和途径，为培养国际化秘书人才提供指导。（二）秘书活动职能研究•秘书系统的职能是指秘书系统围绕辅助管理的根本职能所发挥的作用和效能。•秘书活动要实现辅助管理的根本职能还必须通过履行具体的职能发挥作用和效能。研究秘书活动职能的目的在于从理论上弄清秘书活动的根本职能应当通过哪些具体的职能来实现，这些职能各自具有哪些特点和基本原则，从而为秘书活动指明方向。（三）秘书活动方法研究•秘书活动的职能最终必须通过秘书活动具体方法来实现。研究秘书活动方法，就是要解决秘书工作具体做什么和怎么做的问题，包括秘书工作的具体职责以及履行职责的手段、形式、途径、步骤、程序、技能等。（四）秘书活动环境研究•内部环境是指秘书所在组织的领导方式、工作制度、人际关系、物质条件等等；外部环境是指与秘书活动相关的法律法规和规章制度，以及社会的政治、经济文化环境等等。研究秘书活动环境，有利于协调秘书活动主体与环境的关系，使秘书主体更好地适应和改造环境，同时也使秘书活动的环境更能激发秘书主体的积极性和创造性。（五）秘书活动源流研究•既包括中国秘书活动历史的研究，也包括外国秘书活动历史的研究。而中国秘书活动历史的研究，又包括中国古代秘书活动历史、中国近代秘书活动历史和中国现当代秘书活动历史的研究。研究中外秘书活动历史的目的是“古为今用”、“洋为中用”，继承和发扬秘书活动的优秀传统，借鉴历史的经验教训，开创秘书工作的新局面。（六）秘书教育研究•现代秘书教育促进了秘书活动的现代化与科学化，而现代秘书活动又迫切要求不断加强和改革秘书教育。•秘书教育研究的内容包括秘书教育的方向、目标、层次、规格、秘书教育的基本特点、方式、途径、手段、秘书专业的课程设置、教材建设、教学方法等方面。三、秘书学的理论体系•（一）理论秘书学•是秘书学理论体系中，具有抽象性和普遍指导意义的基础理论体系，在整个秘书学科的理论体系中起着主导作用。它的成熟程度决定着秘书学各分支学科的发展。反过来，各分支学科的发展，又会促进理论秘书学的成熟。（二）行业秘书学•将理论秘书学的基本原理运用于某一特定的行业，探索特定行业中秘书活动的特殊规律，因而具有一定的针对性和适用性。如机关秘书学、企业秘书学、金融秘书学、科技秘书学、教育秘书学、司法秘书学、军事秘书学、公安秘书学、涉外秘书学、私人秘书学等等。（三）历史秘书学•历史秘书学的任务是研究秘书活动的起源、沿革及其发展规律，为今天的秘书活动提供历史借鉴。•中国秘书史又可按部门分成若干分支，如行政机关秘书史、企业秘书史等等。亦可按年代分成秘书发展断代史，如中国古代秘书史，中国现代秘书史等。外国秘书史可分成若干国家或地区分别研究。（四）技术秘书学•技术秘书学的任务是研究秘书工作的手段、形式、途径、步骤、程序和技能，具有较强的工具性和实践性。技术秘书学可以采取综合阐述法，如秘书实务，也可以采取专题阐述法，如秘书接待、秘书文档处理等，或者专门介绍特定行业的秘书实务，如企业秘书实务。（五）比较秘书学•比较秘书学是运用比较的方法研究不同国度、不同社会、不同民族、不同历史时期秘书活动的相互联系与区别，批判地继承古代秘书活动的遗产，吸收、借鉴外国秘书活动有益的经验。比较秘书学作为一种研究方法，已开始在我国秘书学研究中广为运用。（六）秘书学边缘学科•这类学科是秘书学与其他学科相交叉而产生的新兴学科，如秘书人才学、秘书心理学、秘书礼仪学、秘书美学、秘书教育学等等。这类学科的发展，极大地拓展了秘书学科的研究领域。第四节秘书学的学科性质和研究方法•一、秘书学的学科特点•（一）应用性•秘书学本质上属于应用学科。秘书学的理论抽象和概括，必须以生动的秘书活动实践以及由此产生的秘书活动经验为基础，为解决秘书活动的问题提供理论指导和对策方案。另一方面，秘书学所提出的理论原则和对策方案必须在秘书活动的实践中接受检验，辨别正误或修正和完善。（二）综合性•首先是由秘书活动的综合性特征决定的。•其次是由秘书学科的发展趋势决定的。•再次，是由现代思维科学和方法论对秘书学研究的影响决定的。二、秘书学的研究方法•（一）事实调查法•（二）经验总结法•（三）案例分析法•（四）抽象具体法•（五）纵横比较法•（六）移植借鉴法第二章秘书系统及其组织形态•第一节秘书系统的基本要素•组成秘书系统的基本要素有三项：一是主体要素，即从事秘书活动的秘书人员；二是手段要素，即秘书活动的方法、技术、程序和以物化工具为主的物质手段；三是对象要素，即秘书主体通过一定的手段所作用的信息和事务。秘书系统示意图主体要素对象要素手段要素领导系统一、主体要素•秘书主体是指具有秘书资格和秘书行为能力的人。•只有当秘书资格和秘书行为能力相互统一时，才能构成秘书系统的主体要素。•秘书资格•秘书主体•行为能力法定程序行政任命签订合同身体素质知识素养能力结构行为倾向●主体要素的作用•主体要素起着主导性和决定性的作用•秘书主体是秘书活动的具体实践者•秘书主体本身的素质直接制约着秘书活动的质量和效率●主体要素受制因素•秘书主体不断提高自己的智力因素，以适应秘书活动手段的现代化。•对象要素的复杂性，要求秘书主体从对象的具体实际出发，采取正确的手段进行处理。●认识主体要素作用和地位的意义有利于增