新任主管通向成功

1新任主管邁向成功的技巧講述者：潘崇2新任主管邁向成功的技巧自我評定新任主管的角色領導作出決定的能力改革管理時間管理有才幹的主管有效的溝通有生產力的會議5S表揚、批評與衝突授權訓練與團隊建立有才幹的主管3自我評定你如何衡量自己的督導才能？此自我評定表會給予你信心並建議需改進的方面。在任何事件中，它是邁向成為高效率管理者過程中之起點。對於下面每一題，請寫出最合適你的答案。4下列狀況依據你的感覺選出(經常,偶爾,從不)1.身處領導地位，感覺很自在。2.對於日常事宜組織得很好。3.提前計畫工作事宜。4.很自在地做決定。5.可以同時接手一個以上的專案。6.能很好地安排自己的時間。7.有很好的寫作溝通技巧。8.有出色的口頭溝通能力與表達技巧。9.能自在地推銷自己的觀點給別人。510.人們認為我是集體活動中的領導者。11.善於指導別人，對方很容易就學會我所教的。12.善解人意，與他人工作有耐心。13.很願意分擔他人的工作量。14.願意為他人之行為承擔責任。15.必要時願意加班。16.很樂意處理有關於人際方面的問題。17.對於長遠性的問題，能象處理日常問題一樣，盡力解決。6現在看一下你的分值情況經常打3分，偶爾打2分，從不打1分。42或者以上出色33～42高於平均水準，但仍有改進空間。24～32對於有數年工作經驗的主管來講，只是一般。32或更低對於新主管還算正常。7新任主管的角色案例主管的工作內容主管計畫的重要思考列出你明年及五年的個人與工作目標採取什麼行動能讓他人接受我的意見與計畫成功主管的人格特質成功的障礙主管的行動計畫改善部屬專業技能思考步驟主管的工作是透過他人的努力創造成果。8案例Maria在一家服裝店工作了兩年，並剛被提升為主管。她認為此次提升是鑒於她出色的銷售業績（業績經常保持領先）和優質的客戶服務。儘管她無任何管理經驗及培訓，但她很興奮，對於新職務也很緊張。此次提升是很好的機會。現在Maria開始設想她的新職務和事業前景。9主管的工作內容規（計）劃活動，時間與進度提供領導與方向管理或監督他人確保完成工作負起下屬工作績效的責任個人計畫與事業目標是否吻合？10主管計畫的重要思考-擁有自己的房子-成立家庭-購買車子-在公司成長-賺更多的錢-其他長期的個人目標11作為一個新任主管我工作上與部門的目標-贏得同仁們的尊敬-消除問題情況-堅持自己的職權-貢獻更好的創意-改變程式與方法-說服管理階層相信部門的價值與貢獻-其他12列出你明年及五年的個人與工作目標採取什麼行動能讓他人接受我的意見與計畫得到同仁支持說服高階管理層說服我的上司說服我自己其他13成功主管的人格特質毅力(耐心）寬容敏感性理解他人的能力準時果斷其他14成功的障礙太多的目標缺少優先次序未完成專案缺乏信心其他15主管的行動計畫1.按優先次序列出你部門的目標2.列出每一目標之實施步驟（里程碑）目標1：啟始時間完成時間3.評估達成目標自己的能力4.開拓你的資源（完成目標所需的支援）5.量測你目標的進度，是否需要修正目標步驟1：預期成果預定完成時間步驟2：16改善部屬專業技能思考步驟決定部屬需要那些專業技能決定部屬從那裏以及如何獲得這些專業技能決定那種方法或課程最符合部屬需求評估資源-部屬工作內容是否與目標有關-公司願撥款支付訓練費用嗎？-部屬是否有時間？-部屬願意分享你的激勵並有很好理由改善他的工作嗎？17提供訓練-選擇最好的方法-說服部屬與管理當局同意此方法為最佳的選擇-決定誰參加此課程並定出培訓時間表建立一套方法評估培訓成果-訂出每一部屬之產出標準-根據他們的表現量測他們每週或每月之產出-觀察部屬是否運用此新技能，如沒有，找出原因並設法激勵他們18工作表1.列出員工姓名2.以員工的觀點及我的觀點列出目標3.列出最佳行動方針19Tomio在一保險公司從事文書工作三年了。大家都很認同他。他的主管提升了，而他被提升為管理其他6位文員，其中包括他的好朋友。雖然在學校裏曾學過一系列管理課程，但他對自己的領導才能很是憂慮。對於如何管理既是朋友又是同事，他沒把握。Tomio對於該職務嚮往以久。事實上，他的目標就包括成為管理者。現在他達到了目標，如何才能受到新下屬的尊敬並自在地領導他們呢？領導是使他人跟隨你的方向並有生產力的執行工作。案例領導20領導技巧對自己的才能有信心良好的溝通作出決定的能力信任部屬執行工作發展部屬技能的意願很自在地給予部屬方向激勵部屬的能力其他21員工個性可能的目標最佳指導方針1.喜歡例行性的工作尋求固定之核准2.尊重工作，忠於職守，強烈的職業道德3.控制與操作4.喜與他人一起工作5.尋求具挑戰與新事務之工作6.喜歡獨自工作22作出決定的能力督導工作中必要的部分就是作出決定。許多執行主管認為作決定是他們的基本職掌。案例作為一個大型麵包公司的班次主管，Joan經常會面臨許多決策。從安排員工的上班排表，設定他們的工作任務，參與質量委員會的主管間的談論，到生產線的提議。當面對在她看來很平常的員工之間的爭論，尤其是關於工作任務的分配，總是顯得很煩。似乎無論她怎麼做，總會有人不滿意她的決策。往往忽略這些爭論，任其自己解決反而更輕鬆。23聚焦於決定作出決定是督導中必要的部份不是所有作出之決定都是正確的對某件事情不採取任何行動也是一個決定24開放的胸襟真實地開放胸襟避免選邊站認清差異不要讓職稱權威影響你的決定在你的決定中不要用“絕對”的字眼25練習在作決定時，反問自己下列四個問題：我有沒有足夠的資訊作成決定？這問題需要作一個決定嗎？我是否是作此決定的最適當的人？如果我作出錯誤決定，最壞的結果是什麼？描述一個你最近作出的決定？按上列四個問題反問自己，寫出你的答案。26作決定之行動方案如果你有兩個下屬王軍與李紅每天都在爭吵，有時影響到其他同仁，你希望結束他們的爭吵，你決定將王軍調至其他單位。說服王軍此調動的好處說服另一主管接受王軍說服你的經理接受此決定培訓替代者找一個替代王軍的人使替代者與李紅見面並確保他們能相處融洽通知人事單位與其他單位作此調動27使他人接受你的決定你的決定會影響的人們-你的直接上司-其他主管-直接受影響的員工-間接受影響的員工你應提供那些資訊與受影響的人如要書面化，如何組織這些資訊表達時以何種措詞對贏得支持最有利預期的負面反應有那些何時？如何表達這些資訊給有關的人員如果我表達這些資訊，其他主管與員工會提出什麼問題？28決策計劃表問題/決策事件：詳細述明和定義：長遠影響：-需多久決策會產生效應？需要時，是否能夠改動？-決策的實施可能會引致什麼結果？-可能會引致的最壞的事態是什麼？-該情況發生時，可容忍嗎？對於他人的影響：-該決策的實施會涉及到誰？誰又會參與到決策的定制？(將受影響的人員及參與決策成員之工號/姓名,其他主管,本部門經理/其他部門經理均記錄下來)-有關該決策的制定還應通知誰？29公司政策及規定-決策是否會違背或改變公司的政策？-該決策和公司以往的決策是否有相似之處？-它是否符合公司的風格及理念，或有背於公司？-您或公司是否有資源執行決策？問題的唯一性是什麼？-問題是否是獨特的且不屬其他公司之政策和規定的範疇？-情況是否有可能重複發生，需要長遠考慮嗎？-決策是否會創造公司新政策？-決策對財務之影響是什麼？-指派誰來實施決策？30改革管理案例丹尼是一家著名的法律事務所的辦公室經理，他的公司正在快速成長－增加新員工並提供新的服務。由於政府法令經常變更從而影響著公司政策與程式，丹尼感覺他處在一個長期變動的環境中。每當丹尼的公司剛設計出新的表單與方法，就感覺它們已過時或不適用。長時像暴風雪似的檔衝擊著丹尼與他部門中的每一個人。永遠有新的方法從事工作，永遠有新的表格有待完成。有些有價值的員工已經由於挫折而離職了。31接受改變改變是不可避免的改變是企業經營最困難的方面造成信心下跌32執行“改變”做出決定並堅持到底擬定一個計畫計畫“改變”中的每一環節檢視每一步驟可能出現的情況，擬出可能事件解決方案督導員工行為確保“改變”執行接受並計畫改變的結果33推銷改變的步驟說明原因及目的以正面的銷售導向語言說明你的想法當改變執行中有問題產生提供支援如果是重大改變，應要求你的部屬向你說明他們是如何執行的如改變產生其他未預期的結果，檢討並迅速反應34“改革”執行計畫選擇一個你最近面臨的決定，並做出“改革”實行計畫1.決定(描述一個你必須做的或已做的決策)2.請描述一下你介紹、推銷決策給職員的方法(具體方法如下：)3.把你的改革分成詳細的步驟(例舉如下：)4.創建一個應急方案(將問題可能出現的結果及應急方案列述如下:)5.監督你的職員對改變的實行情況(列出所需改變的行為，在每項行為後，注明每位人的的反應。定期監督你所允許的改變行為)6.接受並計畫改變的結果(在最後可間歇時期，列出對於沒有達到目標的人員擬採取的行動方案)35時間管理NorthcoteParkinson的第一定律:工作是為了打發時間。NorthcoteParkinson的第二定律:經理和主管花費時間在他們重要的工作上。36辨別時間殺手在下列每一項時間殺手中，給自己評分。(出色打1分，一般打2分，需要幫助打3分)1.工作沒有優先順序別2.同時做很多事，導致很多工無法完成3.過於關心他人的工作細節4.會議過多5.會議時間太長6.耽擱很多7.處理人員間的個人問題8.378.電話時間太長9.執行屬下的工作10.項目時間預測不切實際11.調度安排能力欠佳12.與人員溝通能力欠佳13.與主管溝通能力欠佳14.過多的文書工作而沒有清晰的明確需要38排出工作的優先次序製作時間日誌(將時間以每15分鐘為單位記錄當時之任務及能否分配給他人)優先次序規劃(將行動或任務依優先次序及所需時間記錄)39改進你的時間管理按優先次序製作每週與每日必須執行的工作表每日必須執行的工作表前一天填寫預先規劃你所需要撥打的電話預先規劃會議每天數次評估你的時間管理重視最花時間的工作40打破某些神話越忙碌越有生產力效率就是效能Open-door政策最有效41有效地溝通案例沙紅在一家雜貨零售連鎖商的食品加工廠擔任主管，工廠生產有品牌的食品，供應給零售商。沙紅比其大部份下屬年輕且有著較高的學歷，但她感覺到自己得不到部屬的支持。不僅他們不重視她，還抱怨她不瞭解他們也不知道他們需要什麼，沙紅認為這是真正的“人際問題”，她感到無力解決。42人際問題經常就是溝通問題溝通落差溝通是雙向過程無效的傾聽是溝通最大的問題注意自己的背景與偏見你是否有溝通不佳的經驗？寫出他的背景資料（年齡、性別、教育、文化等）比較你的背景資料。你認為背景差異是你溝通不佳的主要問題嗎？43有效傾聽的步驟提問專心專注主要的idea(s)專注對方言詞背後的邏輯專注重點以你的思維組織你所聽到的內容使其合乎邏輯如果議題或要求複雜，應記筆記再思考一下你溝通不佳的經驗，上列傾聽步驟有助於你的傾聽？44肢體語言身體前傾直視對方眼睛張開手臂手臂交叉抱於胸前身體向後靠於椅背轉身走開或避開對於你上次溝通不佳的經驗，是否還記得對方的肢體語言？以及自己的肢體語言？什麼肢體語言有助於改善你上次不佳的溝通？45如何讓對方聽進你的話？一次說明一個意見簡單化重點化生動的表達使用正確的音調與肢體語言確定你所表達的每一個意見對方能確實瞭解注意對方反應尊重對方意見鼓勵對方展現自我46回想上次你與你的部屬們的談話，上列的方法你用了哪幾項？計畫你下次的溝通，上列的哪一個方法對你特別有用？47有效的寫作致：本部門所有同仁：你寶貴的ideas能夠幫你賺到更多鈔票。我們公司正討論對所有員工實施一個意見獎金計畫。什麼方面我們可以做得更好？哪里需要進一步改進？如果你們進行實際操作，你們所知道的ideas一定比其他人（包括主管與經理）更好。公司對提出改進我們工作的建議設立一筆獎金。請參閱附表（如果你需要