第二章秘书职业

一、国外对秘书的界定英语“秘书”一词源自拉丁文Secretarius，意为“可靠的职员”，其中secret为“秘密”的意思，secretary当“S”大写的时候为掌管机要事物或机密文件的辅臣，后泛指英、美或英联邦国家掌管机关事务的部长或常务副部长。当“s”小写的时候泛指在办公室从事处理信函、保管档案、安排业务的秘书工作人员。在沙特阿拉伯“石油秘书”即石油部长。印度、巴基斯坦“外交秘书”即外交部副部长。俄语秘书写为cekpemapb，既指掌管文书、担任会议记录的秘书人员，也指掌管机关日常事务的官员。第一节秘书的界定在日本秘书写作中文繁体“秘書”，指政府机关或社会团体的日常事务负责人，日本内阁最有实权的职位叫“内阁官房长官”，实际就是“内阁首席秘书”，相当于国务院秘书长。在日本企业，秘书分为两类：身处管理层内部的专职秘书或秘书部门主管；一般处理日常杂物的工作人员。“秘书决不再是单纯的接待员和打字员”，而应该是“行政管理的助手”。“不仅是经理和工作人员之间的桥梁，而且还应当是协助经理的左右手”。现代秘书工作的重点已从具体的事务工作转向信息管理和辅助决策，即作为领导的助手的性质越来越明显。美国著名的《韦氏秘书手册》二、我国秘书的起源及界定1.我国秘书的起源我国秘书远在夏、商、周时代就有了相当于秘书的职位，但都不称为秘书，汉以前都统称为史官，秘书一词始自东汉。“秘书”乃藏于宫中的“秘藏之书”，后来也指占卜、谶纬图篆之书。掌管、校对秘藏之书的人就被称作秘书监，又把奏章、宣事、掌管国家典籍的人叫秘书令。朝代秘书机构与职官主要职能例注尧舜巫、祝纳言为王占卜，指导国事。出纳帝命，上传下达。《尚书·尧典》：“帝曰，龙，朕#谗说殄行，震惊朕命，命汝作纳言，夙夜出纳朕命，惟允。”商太史寮太史史乍册统管王室活动．起草文书，发布文告。书刻卜辞，记录王室活动。镌刻、保管文书。杨剑宇《中国秘书史》：“商代朝廷出现了秘书机构——太史寮，其长官为太史，下隶有不同层次分工各异的史官，主要职掌为负责商王的册命及祭典等事宜。”周太史寮太史小史内史外史御史总掌起草文书、编写史书、管理档案，组织祭祀。掌邦国之志、贵族家谱。拟制简册，宣示王命。掌四方之志。收受保管文书。潘林杉《中国古代秘书通论》：“太史寮则是为王室服务的秘书处，其长官太史地位很高，与三公卿士相当，是周天子和王室的秘书长。”例子朝代秘书机构与职官主要职能例注春秋战国太史右史左史(秦)尚书御史(齐)掌书(魏)主书(赵)御史(楚)左徒掌起草文书，策命诸侯卿大夫。记录王的言语和口授命令、文告。记载王的行动和宫廷内外政治军事大事。掌管文书、记录王事，应对诸侯．各国略同。《礼记．王藻》：“动则左史书之，言则右史书之。”《史记·廉颇蔺相如列传》：“……赵王鼓瑟。秦御史前书曰‘某年月日，秦王与赵王会饮，令赵王鼓瑟。”’相如怒，固请秦王为赵王击缶……“相如顾召赵御史书曰‘某年月日，秦王为赵王击缶’。”秦御史大夫御史尚书、令史主簿、奏曹等掌天下文书，兼行使监察。起草文书，办理文牍事项。同在少府办理文书。《汉书·张丞相列传》：“秦时为御史，主柱下方书。”《通典·职官志》：“秦少府遗吏四人，在殿中主发书．谓之尚书。”朝代秘书机构与职官主要职能例注汉仆射(郡)主簿尚书台(署，省)尚书尚书(州)书佐(县)令史伴王左右，掌管奏章文书。协助尚书分担文书事务。典领文书，掌管印鉴起草抄录文书。草拟处理文书，掌印鉴。左言东《职官与科举》：“文书的收发、保管与诏令的起草，归尚书台负责。”《后汉书·李固传》：“今陛下之有尚书，犹天之有北斗也。斗为天喉舌，尚书亦为陛下喉舌……尚书出纳王命，赋政四海，位尊权重，责之所归。”魏晋南北朝秘书(监)令中书省:中书监、中书令、中书侍郎、中书舍人门下省:侍中尚书省:尚书令典尚书奏事，掌出放敕令。典司经籍，起草文书掌奏事。撰拟诏诰、呈奏案章。直侍王左右，掌奏事掌文书事务《文献通考》：“及魏武佐汉，初建魏国，置秘书令，典尚书奏事。”瞿蜕园《历代官制概述》：中书监“只等于皇帝的秘书长，脱不了幕僚的性质。”汪士《南北史补志未刊稿·职官志》：“其管枢密，则中书也。”朝代秘书机构与职官主要职能例注隋内书省：内书舍人、通事舍人、内书侍郎门下省：纳言尚书省：尚书丞掌拟诏。掌宣奏。兼草拟诏令。掌诏命审核、驳正。收发、传令、承办文书潘林杉《中国古代秘书通论》：“不论拟令、审令的内书、门下省。还是负责传达帝命的尚书省，都起着秘书幕僚作用．是皇帝的秘书处而已。”唐中书省:中书令.中书侍郎、中书舍人门下省:侍中、侍郎、给事中尚书省:尚书仆射翰林院：翰林供奉.翰林承旨集贤院：学士、学士院、学士。匦使院:知匦使,(军)参军事、(州)掌书记判官、孔目、县主簿掌军国之政令。参议邦国之庶务，朝廷之大政。掌章奏文书。出纳帝命．顾问答对。掌机密文件，审议公文。掌封驳诏命章奏。掌朝廷事务。翰林、集贤、学士三院官员皆协理批答四方章表疏议，起草制诏书敕。处理信访事务，使下情上达。以下几类．皆在军队或地方掌管文书事务。《旧唐书·职官志》：中书省职掌“侍奉进奏，参议表章”。“凡诏旨敕制及玺书册命，皆按典故起草进画，既下则‘署而行之。”“制敕既行，有误则奏而正之”。“凡大朝会．渚方起居。则受其表状而奏之。”李阳冰《草堂集·序》：(李白)“出入翰林中，问以国政．潜草诏诰。”引日唐书·则天皇后纪》：初设匦使院，“申天下之冤滞，达万人之情状。”朝代秘书机构与职官主要职能例注宋政事堂孔目房勾销房中书省门下省尚书省翰林学士院枢密院都承旨掌文书案牍。掌印堂符信。此三省的职掌与唐代略同。起草机密文书。专掌机要文书。杨剑宇《中国秘书史》：“宋代中央秘书机构的职能就由政事堂、中书、门下、尚书三省、枢密院及三司分别兼行。”《文献通考》：都承旨“承宣皇帝旨命，通领枢密院务。”元中书省参议府翰林兼国史院翰林蒙古院总掌文牍事务掌制诰、修史拟制、翻译、颁布文书。潘林杉《中国古代秘书通论》：“元代中书省所设参知政事、参议中书省事，都是主管秘书文牍事宜……翰林兼国史院，重要职责是起草皇帝诏令……翰林蒙古院主管译写文书。”朝代秘书机构与职官主要职能例注明通政使司中书科翰林院审核朝廷命令匡正百官誊写皇帝诰赦、制诏起草皇帝诏令清基本与明代同新设军机处绍兴师爷商议国事，起草谕旨私人秘书2.古代秘书的工作制度保密制度行文制度三省制一文一事制文书立卷制限期承办制贴黄、引黄制条旨制催办制文书制度有一点补充3.古代的文书典：颁布政令、法典的文书命、诰、谕、诏、旨：朝廷的下行文章、表、奏、议、疏：百官的上行文令、教：诸侯的下行文移：平行文檄（露布）：布告性文书关：通知、通报，关牒（护照）咨：平行文，查问文书，“国情咨文”咨呈：请示性文书照会：不相隶属的往来文书告示：晓告百姓的文书铭：誓戒、记载功德，“座右铭”书、简、牍、笺、素：民间往来应用文序、引、跋：文前文后的文字4.现代对秘书的界定秘书的主要活动范围是领导机构或领导身边。秘书的主要工作方式是处理信息和综合服务。秘书工作的根本性质是辅助管理。第二节秘书的分类一、国外秘书的分类行政类：英国行政秘书的四个等级：行政级秘书执行级秘书文书级秘书文书助理级秘书日本行政秘书的三个等级：高级秘书中级秘书低级秘书企业类：董事会秘书或执行秘书：执行董事会决议，监督公司财务、人事及对外联络任务。通讯秘书：负责办公室电话、电报、电传、信件等通讯事务，负责文件打印、编排、校对，记录上司口述、整理会议记录等。技术秘书：服务于技术部门的秘书。医疗秘书：服务于医院或私人诊所，负责挂号、收费、打印医疗、病史资料等。法律秘书：服务于社团律师或私人律师。二、我国秘书的分类从服务对象来分：公务秘书私人秘书从业务范围宽窄分：通用秘书专业秘书从职业定位分：专职秘书兼职秘书从特长分：参谋型秘书办事型秘书公关型秘书技术型秘书秀才型秘书综合型秘书从组织内部分工来分：行政秘书文字秘书机要秘书通讯秘书信访秘书事务秘书生活秘书外事秘书会务秘书新闻秘书……从秘书从事的行业特征分：企业秘书法律秘书科技秘书教学秘书涉外秘书……第三节秘书职业的特点一、外国秘书工作的特点和趋势年轻化、女性化30岁左右、90%为女性，占脑力劳动者的4%。知识化——事务型转为智能型高级秘书成为“智囊型”人员，全面辅助或部分代替上司的工作。专业化手工操作转为电脑，分工日细、技术要求越来越高。秘书工作永业化较低层次经过经验积累和进一步学习，进入管理层秘书地位得到承认，秘书成为终身职业。服务的直接性和稳定性秘书是上司的直接的贴身助手，不存在中间环节，大多是“一对一”的服务模式。秘书与服务对象之间有相对的稳定性，除了“业缘关系”之外，还多了一层“人情关系”。二、秘书工作的性质与特点1.辅助性：帮助上司完成其规定任务，实现预定目标。2.从属性：依附于领导机构或领导成员，不能独立存在。3.服务性：在西方划归第三产业，秘书要做到“三个服务”。4.被动性：一切以领导的目标为自己的目标。5.综合性：既有日常的程序性较强的例行工作，又有临时的、突发性工作，门内众多，内容复杂。6.机密性：保密是秘书人员的首要职业道德。三、我国秘书工作发展趋势服务对象的多元化出现在各行各业、各种类型组织中；政务秘书、商务秘书、涉外秘书、法律秘书、教学秘书、私人秘书等新的专业和行业秘书名称；以商务秘书为主体的职业秘书阶层；公务秘书人员相对减少，并逐渐脱离了官本位，出现了职业化趋势。秘书工作职业化劳动部《秘书职业资格鉴定》使秘书不仅是行政人员的一部分，而是某种专业人员，得到社会和法律的承认与保证；在国外有秘书工会，有职业资格证的秘书有资格参加自己的职业工会，其就业、待遇、升迁、权利等等都可得到工会的保障；我国的秘书人员也有到其他国家担任秘书职务并享受同等待遇的可能性；以自己的知识、能力服务于用人单位和雇主，并获取相应的报酬。双向选择有利于秘书能力充分发挥，更有利于提高秘书服务水平。秘书职业永久化有些在岗的秘书虽然持有本科文凭，但存在短期工作心理问题，把担任秘书作为跳板；我国外资企业中已出现了一些30岁以上、比较稳定的女秘书。她（他）们从事秘书工作是在经历过多次比较和思考后选择的，具有长期干下去的准备，同时具有比较冷静的头脑、丰富的处世经验以及待人接物的技巧。这些都是刚毕业的学生难以企及的，也是大公司领导最看重的素质。秘书技术现代化通过手机、手提电脑，在家中、在出差途中完成工作；通过电子政务系统，实现政府网上办公，随时接受民众咨询；实现企业电子商务、网络营销和信息化管理；提高工作效率，减少差错；改变原有的工作习惯和交流模式。秘书服务行业发展迅速移动（手机）通讯秘书服务、寻呼秘书服务以及电子邮件方式的网络秘书服务；专业化、规模化的秘书服务公司，依托酒店的会员资源和高级商务会员资源，开展商务秘书服务；秘书服务是这种专业化分工的结果，保质保量完成自己最擅长的、最核心的事务，把不擅长的、非核心的工作委托他人来做；通讯及互联网的广泛应用，秘书服务工作日趋现代化、专业化、规模化和虚拟化，使行业发展有了物质基础；现代专业人才市场的迅猛发展，许多有专业技能的人才脱离了过去那种严密组织的束缚，成为某个松散组织的成员，或成为自由职业者。◆20世纪以后秘书成为一支职业大军日本高中女生把秘书职业看成“理想职业”的达20%。原因在于，除了工作环紧好，待遇高之外是最能提升自己能力，最容易得到晋升的职业。美国的职业分为41大类，438小类，秘书在从业人数最多的前10类中占第三位。美国有1200多所院校设有秘书专业。欧洲培养秘书的培训机构叫“文官学院”、“国家行政学院”。美国、加拿大在20世纪50年代联合设立“国家秘书协会”，1998年改名为“国际行政管理人员协会”。现该协会已有30多个国家的44000名会员。美国规定每年四月的第二个星期日为“秘书节”。•一位政府机关秘书的自述屈指算来，我的秘书生涯有近三年时间了。三年来，从一名秘书专业毕业生成长为一名文字秘书业务骨干，其中的甘苦，决