会务的组织和管理

1主讲人：周玲秀2会议的组织和管理目录一、会前准备二、会务实施三、会后总结和决算四、中小型会议的会务管理目录3会议的组织和管理会前准备-目录会前准备策划案的内容Team小组会场勘察起草协议会务分工制定会议费预算4会议的组织和管理目录前四周前一周汇款;物资备齐前二周与宾馆签协议;起草预算并通过前三周策划案定稿;会务组成立;会场勘察开会日期策划案起草;成立会议TEAM;会务准备开始5会议的组织和管理会前准备-策划案的内容目的、主题、时间、参会人员（类型、人数）、地点、会议日程、议程、人员分工、各项工作负责人、各项活动的推进时间等会务工作是围绕会议的内容、形式进行的。策划案的内容6会议的组织和管理会前准备-策划案的内容案例：《99年代理会及联欢会策划实施案》7会议的组织和管理会前准备-成立TEAM组组织落实，成立TEAM组TEAM组负责人职责总指挥整个活动的总负责、总协调副总指挥协助总指挥，负责常务工作策划组会议形式、发奖形式、布展、AV、奖品礼品定制、条幅内容、制作、娱乐活动策划……会务组负责参会代表的吃、住、行、接送站等，以及相关物资、资料的准备，费用的预算、决算等秘书组会议内容的策划、发言稿的跟踪、PPT制作、会议资料的整理、汇编8会议的组织和管理会前准备-策划案的内容会务工作要保证策划案的顺利实现会务工作五个意识：全局意识、客户意识补台意识、奉献意识创新意识9会议的组织和管理会前准备-会场勘察会场勘察会场院勘察俗称“踩点”是会前必须要做的基础性工作10会议的组织和管理会前准备-会场勘察原则勘察原则：会务工作为会议内容服务以策划案为依据，方便操作、节约资金，保证会议顺利进行11注意事项会议的组织和管理会前准备-会场勘察会场方面宾馆的软硬件12注意事项会议的组织和管理会前准备-会场勘察餐饮方面租车问题价格问题13会议的组织和管理会前准备-起草协议《协议》是会务组与宾馆合作的基础和标准，要细致、全面、对等、无漏洞。14会议的组织和管理会前准备-起草协议1、会议日期2、住房标准及费用3、场地安排及费用内容涉及15会议的组织和管理会前准备-起草协议4、餐饮及费用5、甲方对乙方的规定6、乙方对甲方的规定7、结算等内容涉及16会前准备-起草协议会议的组织和管理案例：2000与成都银河王朝酒店的协议17会议的组织和管理会前准备-会务组的分工会务组的分工人员分工负责人会前会中会后总负责会务总协调、考察、签约、预算、组织等内外沟通、协调、处理突发事件结算、善后、总结物资组采购会议物品、印刷、制作、落实设备分发物资、采购会中物品食品、保证设备到位结帐、剩余物资处理签到组邀请、人员落实、房间、餐桌、车辆分配签到、发资料、安排代的食宿、订餐落实退房、回收问卷、结帐车辆调度寻租车资源、签约、接站场地租用、领导行程接站组织、车辆调度、交警联系、司机安排结帐18会议的组织和管理会前准备-会务组的分工案例：99代理会人员分工职责19会议的组织和管理会前准备-会务组的分工案例：2000年代理会邀请信内容：1、前言2、会议日程3、注意事项4、入住宾馆地点及电话5、回执20会议的组织和管理会前准备-会务组的分工1、北京制定原则、分配名额；2、大区操作定名单；3、E-mil参会代理；4、代理填个人资料回执发大区；5、大区审核E-mil北京；6、北京终审、给编号；7、编号分别发大区；21会议的组织和管理会前准备-会务组的分工案例：2000代理会物资准备清单22会议的组织和管理会前准备-会务组的分工工作认真负责、细心、耐心沟通协调能力强任劳任怨能连续作战服从分配协作意识好原则性强应变能力强23会议的组织和管理会前准备-制定会议预算必须注意的问题年初有预算；全面、精细、节约；距开会日期前两周，做出预算送审批；24会议的组织和管理会前准备-制定会议预算必须注意的问题距开会日期前一周，务必汇出所需款项；提前行文，写明规则。25会议的组织和管理会前准备-制定会议预算案例：99年代理会预算表26会议的组织和管理案例案例：《99代理会费申请报告》《99代理会费用使用、审批、报销规定》《关于参加西安活动的人员通知》27会议的组织和管理目录一、会前准备二、会务实施三、会后总结和决算四、中小型会议的会务管理目录28会议的组织和管理会务的实施会务的实施会务组：出发时间及工作内容签到注意事项会议期间的工作会议结束的工作29会议的组织和管理会务的实施-出发时间提前两天出发熟悉环境检查工作熟悉各自接口人购物及准备工作开预备会30注意事项会议的组织和管理会务的实施-签到关键点：住房钥匙签到台住房分配其它31会议的组织和管理会务的实施-签到案例：签到程序界面演示32会议的组织和管理会务的实施-签到33会议的组织和管理会务的实施-开会期间与餐厅的联系与会场的联系与服务台的联系与客房部的联系处理突发事件34会议的组织和管理会务的实施-会议结束会议结束的工作1退房；整理物品；结帐；回收问卷。35会议的组织和管理会务的实施-会议结束案例：意见反馈样式36会议的组织和管理目录一、会前准备二、会务实施三、会后总结和决算四、中小型会议的会务管理目录37会议的组织和管理会后总结和决算总结经验教训，表彰先进会后的总结和决算案例：汇款、99年总结、会务人员考核标准38会议的组织和管理会后总结和决算统计分析参会情况会后的总结和决算案例：2000年代理会分析39会议的组织和管理其它代理签到情况444179748369403666626560020406080100东北华北华东西北西南中南报名人数签到人数40会议的组织和管理其它代理入住情况大区报名人数签到人数未到人数所占比例东北444137%华北797456%华东83691417%西北4036410%西南666246%中南656058%总计377342359%41会议的组织和管理其它代理地域分布东北13%华北22%华东22%西北11%西南14%中南18%42会议的组织和管理会后总结和决算会议费的报销、决算和分摊会后的总结和决算案例：99决算43会议的组织和管理目录一、会前准备二、会务实施三、会后总结和决算四、中小型会议的会务管理目录44会议的组织和管理中小型会议的会务实施中小型会议的会务实施会务工作程序会议准备检查表会议主持人自我检查表45目标管理为什么实行目标管理1、会议目的：2、会议的形式：3、会议的时间：4、会议议程及主持人：5、会议地点；6、会场如何布置；7、出席人数；8、出席者名单；9、出席者座位安排；10、是否准备座签；高效会议基本环节及注意问题几个注意问题举例：会务准备检查46目标管理为什么实行目标管理11、是否安排出席人员往返会场的交通工具；12、会议是否安排出席人员住宿问题；13、有无资料随会议通知预先发出；14、准备那些必要的辅助视听器材；15、准备文具（文件夹、订书机、订书针、胶带纸等）；高效会议基本环节及注意问题几个注意问题47目标管理为什么实行目标管理16、准备会议场所周边位置图（行车路线、洗手间、茶水间、休息室、餐厅等；17、是否要求与会者准备资料及副本的份数；18、安排食宿及床位及娱乐项目；19、其他：是否有少数民族、是否有人吃素、是否有翻译、是否有记者参加；高效会议基本环节及注意问题几个注意问题48会议的组织和管理其它其它《会务指南》《会场安排一览表》《各会场布置要求一览表》49会议的组织和管理谢谢大家课讲完了，对大家有用吗？谢谢大家！休息，休息一会儿！