企业年会执行方案(非常详细)

第1页共27页大宇重工2004年财富合作精英年会（暂拟）活动执行草案客户名称：大宇重工业烟台有限公司项目名称：大宇重工2004年财富合作精英年会（暂拟）提案日期：2003年12月11日实施日期：2004年2月8~11日方案目录1．年会创意思路2．职责分工安排3．年会4天安排及执行细节4．附录第2页共27页大宇重工2004年代理商年会思路根据企业要求，结合实际情况，我们对本次年会有如下的理解：此次年会的重要意义：大宇重工10年历程，以技术服务中国，取得了骄人的业绩，所以这次年会对于大宇重工的回顾与展望具有里程碑的意义。本次年会与会人员主要是大宇重工产品全国的代理商，因为选择正确的合作伙伴，疏通和增强销售和售后服务渠道，对于大宇重工企业的生存和发展起着非常重要的作用。所以我们的策划案将活动目的就是成功的举办大宇重工2004年代理商年会，一方面增进大宇重工和代理商的感情沟通，另一方面树立和强化大宇重工企业形象，增强品牌的亲和力。明确了服务对象和内容，我们对本次活动的策划整理出如下思路：根据大宇重工企业自身的国际化特征，以及新经济形势下的要求，本着能使本次活动达到推陈出新的效果，我们建议：一、关于命题1．年会命名为：“大宇重工2004年财富合作精英年会（DAEWOOFY(2004)kickoffmeeting）”2．本次年会的主题定位为：“合作创造财富，合作源于信赖，大宇重工，您最值得信赖的合作伙伴”。合作与财富本身一种是辩证的关系，共赢是现代商业发展的主题；大宇重工的企业实力和信誉是合作双方坚实的基础；大宇重工企业和代理商之间的相互支持和信心是企业发展的源泉。第一条主线：树立大宇重工企业形象，增进品牌的亲和力，借势宣传新产品。二、锁定年会的两条诉求主线第二条主线：传达大宇重工对代理商的感谢之意。1．年会会议三、切实做好三项重要活动安排2．庆功宴建议庆功宴命名为：“大宇重工‘服务中国’2003--2004年度庆功晚会”第3页共27页3．参观活动“澎湃动力尽在大宇重工第五代挖掘机”“与大宇重工同行”职责分工安排鉴于此次年会的重要性，且会务工作相对较为复杂，建议企业有必要为此次年会成立专门的“年会筹备小组”，此小组主要由以下几个分组组成，各司其职，分工明确，落实到人：1．协调分组：负责年会各小组之间、所有工作的统筹安排与协调事宜，负责处理会议期间的紧急事件协调与处理；2．接待分组：负责所有与会人员的迎、送、食、宿安排与落实；3．会务分组：负责年会所有会议议题、议程、内容及程序的安排、组织与落实；4．宣传分组：负责所有涉及年会的物品的设计、制作、安装与发布；5．摄像分组：企业内部配备专人负责摄影、摄像，对会议信息进行全程跟踪与采集，以备留存。6．安全分组：负责会议期间的保安、消防及交通管制（请求政府部门的协助）等的协调与落实，确保会议期间的安全工作。注：年会筹备小组须明确人选，并建立24小时通讯录，确保会务期间的随时沟通。2004年会四天安排及执行接待方案日期：2004年2月8日一、前期筹备：1、邀请函准备与发放:会务组按拟定与会名单进行邀请，以传真、EMAIL为佳，速度快、成本低、易执行；特别VIP如政府要员、同业高朋等可采用正式发送邀请函形式（邀请函样式见附件1）（责任落实：接待分组）2、沿途广告牌形象画面更换（画面主题：大宇重工，辉煌十年）第4页共27页机场路立柱牌一块，更换喷绘画面；大宇重工厂区外三面立柱牌一块，更换喷绘画面；厂区周围1公里范围内主干道路灯杆广告牌、桥体广告牌发布（视审批及费用情况酌情安排）。（责任落实：宣传分组）3、与会代表名单落实（责任落实：接待分组）在会议前做三次与会人数落实确定，以便做好相关接待安排工作，三次时间分别为：会前30天第一次发出邀请函，并在邀请函中要求复函日期；第二次在会议前15天以电话询问为主，主要是针对未复函的客户，确定是否参会；第三次在会议召开前3天，最终确定与会人数。与会确切名单由事业部于会议前3日统计并按要求分类整理交相关执行部门。4、接待车辆（责任落实：接待分组）根据实际参会人员及其复函的到达方式确定各接站处的接待车辆安排，预留机动车辆进行灵活调度；会议期间的接待车辆需提前安排行程，并确定每辆车责任到人，确保会议期间所有司机开通24小时联络方式，随叫随到；接待车辆需落实内容：型号/数量/座位/有无空调/司机安排等。5、接站路径（暂拟）火车站——北马路——烟台山医院——金海湾机场——商城广场——南大街——东风电影院——张裕——烟台山医院——金海湾6、接站牌（责任落实：宣传分组）内容：大宇重工2004年财富合作精英年会接站处数量：8个位置：火车站内2个（手持），火车站外1个（立式）机场内2个（手持），机场外1个（立式）船站内1个，船站外1个（立式）7、指示牌（责任落实：宣传分组）内容：签到处数量：2个8、X展架（责任落实：宣传分组）内容：预祝大宇重工2004年财富合作精英年会圆满成功第5页共27页数量：4个9、充气拱门（责任落实：宣传分组）条幅内容：欢迎您参加大宇重工2004年财富合作精英年会热烈欢送大宇重工2004年财富合作精英年会与会代表数量：各1个10、签到处（工作人员：8人，2人负责签到，6人负责接待）（责任落实：接待分组）形象板:2.5*8m拉网展架签到桌：1个（责任落实：宣传分组）花篮：4个（责任落实：宣传分组）椅子：6个，工作人员2个、客人4个（责任落实：宣传分组）X展架：8个，内容主题：大宇重工，值得信赖的重装备供应伙伴大宇重工，技术大宇，服务中国大宇重工，精英合作，创造财富大宇重工欢迎您（责任落实：宣传分组）资料袋：企业年报、日程表、笔、信笺纸；数量根据客人数量（责任落实：宣传分组）11、客房（责任落实：接待分组）鲜花1束水果若干（夹感谢卡1个，卡片内容见附件2）日用品包括：刮胡刀（男宾用）、卫生巾(女宾用)12、联络工具准备（责任落实：接待分组）规格：数量：13、工作证（责任落实：宣传分组）数量：二、接站现场布置（责任落实：宣传分组制作，接待小组安放）火车站、轮渡客运站接站时间：6:00-21:00(特别贵宾特殊安排)执行：1．在出站口正对面停放接待车辆；2．出站口显眼处摆放接站指示牌；第6页共27页3．专门人员负责调度车辆；4．接站人员负责在站台接站；5．站台接站人员保持与外部接待人员联系；6．服装统一并带有大宇重工LOGO，佩带工作证；7．接站人员核对与会代表名单；8．接站人员与签到处联系。流程示意：接站———接站车———去酒店———签到处||____联络_____接站车____联络_____签到处机场工作时间：第一架航班到港开始全天执行：1．在出站必经路段停放接待车辆；2．出站口显眼处摆放接站指示牌；3．专门人员负责调度车辆并与签到处保持联系；4．接站人员负责在站台接站；5．接站人员保持与外部接待人员联系；6．服装统一并带有大宇重工LOGO，佩带工作证；7．接站人员核对与会代表名单；8．接站人员与签到处联系。流程：接站———核对名单———接站车———去酒店———签到处||_____联络_____接站车____联络_____签到处三、酒店（7:00——24:00）1．酒店外第7页共27页充气拱门：欢迎您参加大宇重工2004年财富合作精英年会（责任落实：宣传分组）专门入口：酒店正门右侧迎宾人员：4人（责任落实：宣传分组）服务人员：4人（责任落实：接待分组）服务人员职责协助搬运行李引导客人至签到处2．酒店内（责任落实：接待分组）签到处在酒店入口右侧签到处工作人员职责签到核对到会代表名单记录代表联系方式保持与接站人员联系发放会议期间物品：会务资料：会议日程安排表，会议车辆安排与联络，参会人员身份识别说明，会务组咨询服务通讯录，会议提供服务及设施说明；公共信息：烟台地图，电信服务指南，购物指南等；会务期间自助式用餐券；(注:所有文本资料如果时间允许可考虑装订成册，制作成“代表参会指南”)签到处服务人员职责引领客人到指定房间休息在签到处领取资料袋一个解答客人疑问日常接待服务由酒店负责完成特殊接待事务由大会服务人员负责完成流程：签到———核对名单———记录联系方式———客房||___客人到达后联络_注：2月8日——11日，签到处为总服务台，负责客人动态管理___接站处第8页共27页3．客房（责任落实：接待分组）金海湾客房标准间基本全部征用鲜花、水果、感谢卡放在桌上日用品放在卫生间4．餐会X展架4个（责任落实：宣传分组）11:40——11:50大会服务人员负责引导客人到餐厅12:00——14:00自助午餐时间服务人员在场内及接待处等候18:00——23:00自助晚餐17:40——17:50大会服务人员负责引导客人到餐厅6：00——23：00自由活动时间由工作人员3人组成控制小组：负责协调签到处、接站处确保与会代表安全及确切位置。工作推进（2003年12月9日——2004年2月7日）工作内容设计完成期制作完成期执行期备注邀请函12.1312.2012.25沿途广告牌12.201.101.11与会代表名单1.25收集完成接待车辆1.25前预定2.7安排接站牌12.202.12.7指示牌1.152.12.5-2.7X展架1.152.12.7充气拱门2.12.7签到处2.12.7展架1.152.12.7资料袋1.152.12.7客房12.20前预定感谢卡1.152.1通讯录2.1完成工作证1.152.12.7第9页共27页会议部分日期：2004年2月9日一、前期筹备（责任落实：接待分组，会务分组，宣传分组）1、接待酒店选择：通过对烟台现有几所高档酒店的综合考察比较，我们建议将金海湾酒店作为会议拟选定酒店（包括住宿、会议会场、晚会会场选址）(各酒店基本情况见附件3酒店调查情况说明)12月12日前确定与金海湾酒店合作意向2月1日制定完毕与会人员的住宿名单（为女性宾客安排特殊楼层）2、会议期间所需工作和物品与酒店详细沟通确定；（责任落实：接待分组）3、庆功宴期间所需工作和物品与酒店详细沟通确定；（责任落实：接待分组）4、确定各活动流程。（责任落实：会务分组）二、全天日程安排7:30—8:00自助早餐8:00—8:15会前准备8:15—8:30入场仪式8:30—10:00会议10:00—10:15咖啡小休10:15—12:00会议12:00—13:00自助午餐13:00—14:00休息14:00—15:30会议15:30—15:45咖啡小休15:45—18:00会议18:00—18:10晚宴入场准备18:10—19:00歌舞表演及颁奖19:00—20:30欢迎晚宴三、活动细则（19:30—20:30穿插抽奖）（一）、会议时间安排7：30—8：00自助早餐第10页共27页8：00—8：15会前准备8：15—8：30入场仪式8：30—10：00会议10：00—10：15咖啡小休10：15—12：00会议12：00—13：00自助午餐13：00—14：00休息14：00—15：30会议15：30—15：45咖啡小休15：45—18：00会议（二）、会议活动细则（责任落实：会务分组）活动名称：大宇重工2004年财富合作精英年会（DAEWOOFY(2004)kickoffmeeting）时间：2004年2月9日8:15—18:0地点：烟台金海湾大酒店会议大厅（暂定）参会人员：1〉大宇重工业各地代理商2〉大宇重工业各支社社长及代表3〉大宇重工业各部门长及代表4〉VIP（大宇重工业烟台及本部）5〉市场及销售员工议程安排：8:15入场（时间控制15分钟）（说明：此安排为草案期臆想议程，仅作参考，待客户提供详尽会议议程及相关内容后另行安排）1、该时间里所有参会人员入场2、大宇重工VIP于大厅门口列队欢迎致礼3、礼仪小姐引导参会人员找到各自座席8:30会议开始（时间控制10分钟）1、主持人宣布会议正式开始2、宣读大会主题主旨及会议议程3、介绍与会贵宾名单第11页共27页8:40大宇重工VIP致词（时间控制20分钟）1、鼓掌2、开幕词3、