物资管理部组织结构图

山西宏厦建筑第一有限公司机关部室职责物资管理部183物资管理部组织结构图管理部部长部长助理计划组管理组办公室财务组保管组建材组木场山西宏厦建筑第一有限公司机关部室职责物资管理部184序号职责要求部长部长助理办公室计划组财务组保管组建材组木场管理组1管理职责●○○○○○○○○2文件资料控制●3物资采购控制○●●●4物资信息○○○○●5安全生产、业务培训○○○●6质量验收、标识○○●●●●7质量体系、审核控制●○○○○○○○○8材料贮存、库容库貌●●○9材料招标●○○○○●10废旧回收○○●11供应商评审●●○○○●注：●为主管部门；○为相关部门物资管理部职能分配表山西宏厦建筑第一有限公司机关部室职责物资管理部185物资管理部部门职责一、以管促供、保证供应1、根据公司生产安排的施工计划书及施工单位上报的用料计划申请，认真编制公司的“材料采购计划”及资金计划。每月25日前提出下月公司“材料采购计划”报公司总经理、经营副总经理及经营部、财务部、由公司统一会审批准安排当月材料采购资金计划后组织实施。2、负责全公司的材料供应协调工作，掌握重点工程动态及材料供求变化情况，发现问题及时处理，保障供应。3、建立单位工程主要材料供应台帐，建立材料供应业务例会及日碰头会制度，做好材料的平衡工作，合理利用库存材料，降低材料库存资金。4、加强材料管理工作，定期对基层单位材料仓库及施工现场材料进行检查，定期对材料人员进行业务培训，提高材料管理人员业务素质。二、认真做好全公司大宗材料的招标工作及材料采购合同的订立、履行和监督的管理工作。1、认真做好材料采购合同的订立，掌握合同标准。2、认真组织合同会签工作，凡签订材料采购合同时必须做到标的清楚，责任分明，表达准确，格式正确，印鉴齐全。3、负责全公司材料招投标制度、办法起草和编制工作。4、负责组织实施对单一品种在五万元以上材料采购招投标的工作。5、负责组织全公司材料系统合格供应商的评审工作。三、仓库储备、保质保量、保证供应1、负责全公司材料的采购、运输、保管、保养、质量检验等管理工作。山西宏厦建筑第一有限公司机关部室职责物资管理部1862、认真把好材料“采购、入库、出库”的质量关。负责主要材料标识的建立和转移工作。3、负责仓库储备材料的保管保养工作，保证所管物资不变质、不锈蚀、不漏撒。4、负责全公司生产施工所需材料的发放工作，做到随用随供24小时发料。四、认真做好全公司废旧物资的回收工作和清仓利库工作，努力降低材料成本。五、认真做好仓库的防火、防盗、防洪工作，确保公司仓库财产安全。六、认真按“6S”行为规范标准执行。物资管理部岗位职责部长：一、及时采购，保证供应，降低采购成本，订立采购合同并组织实施1、根据公司生产安排及基层单位工程备料计划，认真编制公司“材料采购计划”。每月25日前提出下月公司“材料采购计划”报公司总经理、经营副总经理及经营部、财务部各一份。由公司统一会审批准并安排当月材料采购资金计划后实施。2、围绕材料采购计划，千方百计组织货源，保证供应。（1）、依靠集团公司供应处为供货主渠道。（2）、要建立相对稳定的供货渠道，对工程需要的“长线”材料，要选择优质价廉又有一定实力和信誉的供应商，建立良好的长期合作关系，做到随时保证供应。山西宏厦建筑第一有限公司机关部室职责物资管理部187（3）对零星冷门材料，要广泛搜集信息，积极落实厂家，及时联系，保证按时供应。原则上正常采购计划备料期为15天，追加及变更计划为7天，特殊及临时交办计划为3天，突击抢险等应急计划当天必须落实，未能办理的要及时向分管领导汇报。3、要实行重点工程材料责任供应制。建立单位工程主要材料供应台帐，建立材料供应业务例会及日碰头会制度，及时了解和掌握重点工程动态及材料供求变化情况，每月深入工地不低于4次，做到随时发现问题，解决问题，协调关系，保障供应。4、加强经营管理，降低采购费用，制定措施，力争每年采购成本降低达到公司规定。5、认真做好材料采购合同的订立、履行和管理工作（1）、严格掌握合同标准。凡1万元以上的材料采购业务必须订立采购合同并经公司审计部鉴证。凡5万元以上合同必须经集团公司审计处鉴证批准。（2）、合同订立必须严谨、严肃，必须充分体现维护本公司权利、义务。做到标的清楚、责任分明、表达准确、不留漏洞、格式正确，印章齐全。（3）、认真组织合同会签工作。凡材料采购合同必须经有关部门会签、批准后方可执行。原则上本公司会签合同必须在3日内完成，集团公司会签合同必须在7日内完成。（4）严格监督合同履行。要及时发现对方违约行为并及时终止合同或提出索赔直至配合审计部门诉诸法律，以切实保证公司合法权益不受侵害。山西宏厦建筑第一有限公司机关部室职责物资管理部188二、认真做好大宗材料招标采购工作1、负责单一品种材料采购价格达到5万元以上的招标定货工作，实行“阳光采购”。2、编制招标文件，报经公司招标领导组批准后执行。3、采购招标要本着公开、公正、公平竞争的原则，采取社会招标和邀请招标两中方式进行。选择三家以上具备相应资质和实力的供应商，由公司招标领导组及相关技术人员或邀请集团公司有关专家组成评委或委托招标公司进行招标，最后择优确定中标供应商，报招标领导组批准后签订正式采购合同。4、对单一品种5万元以下的材料采购，也要比照招标要求，选择三家供应商填报报价表，进行比质比价，择优定货。三、认真做好清仓利库工作，努力降低库存1、积极做好清仓利库工作，鼓励基层施工单位多多利用积压物资，降低库存。凡库存有的一律不采购。同时做好各基层单位利用公司库存积压材料的统计汇总工作。按公司有关政策，年终财务决算时统一核转差价。2、对超限储备进行再分析，经核实后酌情向公司考核办提出处罚意见。四、推进物流体制改革，加快物资超市建设1、制定“物流体制改革实施方案”及相关管理办法，确定时间，并按计划实施。2、建立新型的物资供应管理体制。充分利用公司现有的场地及材料需求优势，与供应商签订代储代销协议，利用供应商或厂家的资金代替公山西宏厦建筑第一有限公司机关部室职责物资管理部189司储备物资，做到“借鸡下蛋”、“为我所用”，从而逐步减少和压缩公司储备资金占用，直至实现“零库存”。3、要加强对“入市”供应商的管理工作。首先要做到“入市”审核，要结合“合格供应商”评审工作，严把“入市关”。其次要严格程序，做好代储代销材料的核算工作。第三是对“入市”供应商要实行动态管理，凡供应材料出现质次价高问题两次以上就要坚决清退。第四要加强对供应商代储材料的管理，凡库存超过两个月无动态的代储材料一律要求退货或换货，以加快代储材料周转率，提高利用率。五、做好部室管理与工作任务考核1、建立部室工作责任制、部门人员岗位4E标准和工作考核办法，对部室人员实行日写实、日打分。2、制定部室全年理论、业务学习计划和提高业务素质目标，每星期组织一次部室人员的理论业务学习并作出学习记录。3、每月制定重点工作计划，每周召开一次部务会议，检查工作落实情况对部室人员工作情况进行讲评。4、每月按照部室人员岗位4E标准和部室考核办法对部室人员进行考核评定，按得分高低与工资分配挂钩奖惩。部长助理：一、协助部长抓好业务管理工作，保证各项供应业务工作正常进行。1、制定本部计划采购、保管、结算、价格等业务管理办法，并在具体实施过程及时进行修订完善。2、及时了解和掌握本部各业务口之间业务衔接和动态，及时发现制定和山西宏厦建筑第一有限公司机关部室职责物资管理部190改进业务流程和办法，确保业务工作顺利进行。3、督促各业务口及时办理有关业务手续，如材料估价、发票报帐、货款清理、货款回收等，要做到日清月结，日事日毕，月清月交，每月30日要分别汇总各有关清理情况及时报主管部长。二、负责抓好费用管理工作1、认真制定本部费用计划及相关管理办法，每月初下达当月专项费用指标，严格监督检查和控制执行，书面向部长汇报上月费用支出情况。2、认真抓好经营分析工作，每月进行一次专题经营分析，10日前提出上月经营情况书面分析报告，分析采购成本超降原因，业务管理存在的问题及应采取的措施等。三、编制月度资金计划，确保采购需要1、每月3日根据公司生产安排、库存资金水平及月度采购计划，拟定月度资金使用计划。2、每周五召开例会对资金使用做一次统计分析工作。分析资金占用情况，计划剩余情况，确保采购需要。3、每月末对上月资金计划支付情况进行统计汇总比较，报出明细。四、做好财务核算工作1、严格执行财经法规，遵守《会计法》及有关财务制度，进行材料核算工作，实行会计监督。保证会计资料做到真实、准确、及时、完整。2、月度财务报表，于次月4日前审阅，年末财务报表于年末终了15日前审阅。3、每月10日召开一次在途材料的清理会议，通报在途材料资金占用情况，山西宏厦建筑第一有限公司机关部室职责物资管理部191制定清理措施。五、抓好仓库物资管理、努力降低库存1、每月30日组织编发库存材料余额明细表，保证采购、计划、使用部门及时掌握库存情况，做好平衡调剂，清仓利库。2、掌握库存资金动态，每半年组织对库存物资进行一次大盘点，反馈长期无动态物资，按照有关规定和程序处理。六、做好物资超市管理运行工作1、负责拟定物资超市及物资配送的管理办法，以及相适应的业务流程细则，负责建立和完善超市的业务核算电算化联网工作。2、随时掌握物资超市运作中业务流程工作，做到随时发现问题，随时解决，逐步建立和完善物资管理核算模式。采购提料员：1、根据本部计划员提出的当月采购计划，进行合理采购。2、在采购中要做到三比一算，即比质比量、比差距、比运距。3、降低差旅费，实六能六不制度。能就地就近，不上远处买。能改制代用不买新品。能利用库存不采购。能批发不零零售。能直接从厂家订货不买批发。能直接送货不转库。4、采购人员必须按计划员下达的品名、规格、数量、质量采购，不得超购。5、要做到五不购：没有计划不购，规格不符不购，库存有积压的不购，库存的品种能代用或用加工改制利用的不购，近处有不到远处购。6、要做到四快：快采购、快提运、快交库、快报销。山西宏厦建筑第一有限公司机关部室职责物资管理部192保管员：1、严把材料入库关，确保入库材料合格率为100%材料入库时要认真核对材料的品名、规格、型号、数量，出厂合证及相关资料是否与凭证相符，凡单据凭证与实物不符，不符合标准，破损数量超过规定，随货相关资料不齐全或无计划采购未经领导批准的不予收料。2、料入库及时做到，外地另担到货不超过3天，整车到货验收不超过7天，当地采购当天验收。材料验收后要做好验收记录，保存好相关资料。3、材料的存放要坚持科学分类，认真做到“四号定位”“五五摆放”、“三条线”、既物资堆放一条线、料架摆放一条线、料签悬挂一条线。帐、卡、物资金“四对口”。各种报表及时。（资金报表、余额表、收、付存情况表）在每月30日前报出。4，对库存物资要每周进行一次检查，维护、保养，每周对所管卫生区的卫生进行一次清扫，保持仓库地面、墙壁、门窗、货物和货架干净。每月对库存材料进行一次盘点清查。保证所管物质不锈蚀、不漏撒、不变质、不丢失、不超期失效。认真做到“班前三查”“班后三看”。遇到风雨、雪天气，要及时对仓库物质进行检查，对存在问题及时处理并做好记录。5、材料发放时认真核对发料手续，核对领料单是否正确印签是否齐全，物资名称、规格、数量、是否相符。凡无正式手续或手续不全的不予发料。每天要做到日清月结，下帐及时，手续清理及时。6、每月25日结帐做到日清月结，下帐及时，月末编制余额表，帐面不得山西宏厦建筑第一有限公司机关部室职责物资管理部193出现挖、涂、刮、擦现象。并且对手续清理过程中的问题要书面编报说明情况。7、每月26日编制单位用料明细表报财务组挂帐收款。8、每月30日编报库存材料收、付、存情况表，长期无动态物资明细表，并详细注明形成原因。9、仓库的度量衡和工具要认真管理，度量衡要定期检验、维修。10、认真完成领导交办的其它工作任务。材料核算员：1、每月5日开始按照部门的有关规章制度，根据审核无误的发票，运杂票等原始凭证开据验收单，按业务流程办理相关业务，对票据做到认真审核、分类