武汉大学 信息管理学基础 考研 9 信息机构

第九章信息机构管理简介信息机构是实施信息搜集、加工、分析、储存、传递等有关信息管理活动的组织形式。主要包括图书馆、情报所、统计局及其他政府信息服务机构等非营利性信息机构(或称公益性信息机构)，以及以咨询公司为代表的营利性信息机构9.１息机构管理的本质图书情报机构是非营利信息机构，也就是说，这些机构的首要目标是传播信息，推进经济、科技与社会的进步，而不是营利。一个非营利信息机构的继续存在必须与继续为社会提供信息服务联系在一起。这种机构之所以有必要存在，就是因为它能完成营利机构所不能完成的为社会普遍服务的使命，这也是它能吸引人们为之工作并能争取到外界支持的原因所在。无论一个信息机构建立的目的是要获取利润还是要推行普遍服务，为了实现它的目标，都必须要运用现代化管理办法。我们认为非营利信息机构管理的本质在于：第一，要找到有利于推进其信息服务事业更有效率、更经济的管理模式。第二，要在政府投资日益减少的情况下吸引或获取足够的经费，以保证信息机构完成它们的社会使命。这些经费可以是政府或基金资助、私人或公司捐赠、机构的营业收入，但无论如何，一个非营利信息机构为了生存，至少要做到收支平衡。这是现代非营利信息机构的管理重点。9.2信息机构的经营思想非营利信息机构也经常担心经商是否会影响政府投资部门和私人捐赠者支持非营利事业的积极性。换言之，来自商业冒险的源源收入会使政府和捐赠者感到资助变得没有必要了。这种风险确实存在。但是，有两方面的好处足以使非营利信息机构去冒此风险：第一，用从事商业行为获取的收入来代替本来就不第二，非营利信息机构从经商中得到其部分收入这一事实，很可能会促使私人捐助者甚至政府部门给该机构以更高的评价。9.2.1开发市场为了获取资金发展公益信息服务的目标，非营利信息机构必须认真地像成功的咨询公司一样采用“市场导向”策略。非营利信息机构要随时了解市场的需求，而不能主观想象公众需要什么。9.2.2利用相对优势相对优势是指一个组织机构在哪些方面可以相对地比它的竞争者干得更好，在哪些方面是独一无二的，以及在哪些方面可以充分利用它的天生实力。这样，就要求对一个信息机构的实力和弱点做客观的评价，并与其竞争对手就同样的方面加以比较。在这个充满激烈竞争的社会里，一个组织只有清楚地认识到其实力所在，才能客观地确定它的发展方向。9.2.3寻求资助寻求资助是非营利信息机构获取资金的一个重要途径。信息机构可以用以下指标来评价(1)满足社会的成本—收益效率，即社会能否负担预计收益的成本。(2)项目获得支持的可能性，即该项目是否有市场。这需要进行双重检验：社会对该项服务有没有需求，以及有没有愿意资助此项目的人或者愿意为该项目奋斗的人。9.2.4投资投资是非营利信息机构的一种非常重要而又普遍不受信息机构重视的营利方法。对非营利信息机构来说，进行有效的投资选择是获取资金、保证公共事业发展的重要途径。一个非营利信息机构可以按下列方式筹措投资资金：(1)用现在正在进行的创收活动所得到的收入进行投资。(2)用风险资金或其他传统的公共或私人资金来资助高质量的新的商业活动。(3)同某个商业信息公司联合投资来发展商业。(4)由商业公司提供所有的资本和直接管理，而非营利信息机构的主要作用限于对商业公司产品的许可和进行质量控制。信息机构在选择投资方式时，必须分析如下因素：(1)是否能够为投资计划或项目提供技术或资源；(2)在计划允许的资金范围内，可提供哪些实施本计划商业经验所需要的专门技能和经验；(3)在商业投资中所寻求达到的目标是什么。9.2.5营利部门的设置非营利信息机构为什么要另外设置专门营利的部门?第一，非营利信息机构如果经商在经营管理方面的能力令顾客担心，它很难改变顾客心目中已经建立起来的固有认识，人们通常认为非营利信息机构在商业活动中是缺乏经验的。第二，机构的宗旨可能被混淆。非营利信息机构和营利信息机构两者之间的文化价值观念相差较大。9.3信息机构的管理方法战略规划、营销活动和预算是一个信息机构确定和重新确定其方向的最重要的管理工具。尽管宏观规划、营销计划和预算是互不相干的管理技巧，但把它们综合成一个协调的过程则是高级主管确定其信息机构基本方向必不可少的手段。它们能够使管理适应变化，并能够提供程序上的手段使该机构的计划和运转适应新的环境。9.3.1战略规划战略规划是确定一个信息机构发展方向的关键。在通过战略规划确定方向的过程中，首先应确定信息机构的任务性质——该机构应该是怎样一个机构，它应该提供什么服务和为谁服务。构想一个成功的战略规划，应遵循以下几个相协调的步骤：(1)任务的确定；(2)评价竞争对手的行为；(3)外部环境的评价；(4)支出和收入的预测；(5)制定具体目标；(6)建立工作规范和反馈机制9.3.2营销计划营销计划是总体战略规划过程的一个重要组成部分。它的基本方法是：首先确定该组织的产品和服务项目在同一竞争领域中相对于其他组织的产品或服务项目的位置，即确定组织的核心竞争力。然后设计一种战略去巩固或促进这种定位，进而把战略发展为具体销售目标。在这一过程中，要通过市场调查来提供信息以确定消费者需求。其次，要设计一些实施战略的具体战术，以实现销售目标。战略定位、战略和目标以及实施战术组成了销售计划的内容。信息机构在制定营销计划时需要考虑以下几点策略：(1)市场定位策略①对市场的有效细分；②对目标市场的界定；(2)产品和服务策略①产品和服务定位；②产品和服务类别组合；③营销计划报告中需要对以上产品和服务策略做出具体描述，其中必须强调整体营销策略思想是决定产品策略的惟一指导原则。(3)价格策略①价格定位；②价格组合；③定价策略；④盈利空间。(4)渠道策略①渠道策略思想；②分销网络建设；(5)促销策略①整体促销策略；②促销推广形式；③推广内容整合。9.3.3预算预算是所有以货币及其他数量形式反映的有关组织未来一段期间内全部经营活动各项目标的行动计划与相应措施的数量说明。其中最重要的是财务预算。财务预算是指一系列专门反映组织未来一定预算期内预计财务状况和经营成果，以及现金收支等价值指标的各项预算的总称，具体包括现金预算、预计利润表、预计资产负债表和预计现金流量表、可流动资本预算等内容。非营利信息机构常用的预算方法有零基预算法和滚动预算法。(1)零基预算法零基预算法是指机构在编制成本费用预算时，不考虑以往会计期间所发生的费用项目或费用数额，而是以所有的预算支出均为零为出发点，一切才能够从实际需要与可能出发，逐项审议预算期内各项费用的内容及开支标准是否合理，在综合平衡的基础上编制费用预算的一种方法。零基预算编制的程序如下：第一，动员与讨论。第二，划分不可避免项目和可避免项目。第三，划分不可延缓项目和可延缓项目。零基预算法的优点是：①不受现有费用项目限制；②能够调动各方面降低费用的积极性；③有助于机构未来发展。(2)滚动预算法滚动预算又称连续预算或永续预算，是指在编制预算时，将预算期与会计年度脱离开，随着预算的执行不断延伸补充预算，逐期向后滚动，使预算期永远保持为12个月的一种方法。其具体做法是：每过一个季度(或月份)，立即根据前一个季度(或月份)的预算执行情况，对以后季度(或月份)的预算进行修订，并增加一个季度(或月份)的预算。这样如此逐期向后滚动、连续不断地预算和规划机构未来的经营活动。滚动预算法有以下优点：①透明度高；②及时性强；③连续性、完整性和稳定性突出。9.4信息机构的人员管理9.4.1高级管理者的选择在选择高级管理者时，不应把重点放在候选人是不是一个杰出的专业工作者上，而应把他是否能履行一个信息机构领导者的职责作为衡量标准，这些职责包括：①②提出达到信息机构目标的策略，包括投资、吸引③识别机构的经营管理人才，尤其是杰出的年轻人，并保证他们的专长得以发挥，给他们施展才能的机会。9.4.2吸引管理人才非营利信息机构必须建立一套补贴政策以吸引和激励优秀人才努力工作。在制定补贴政策时，有三个关键的目标：(1)支付有竞争力的工资；(2)在支付报酬上，保证机构内部公平合理；(3)基于表现的补贴。9.4.3管理风格作为一个信息机构的最高管理者首先要选择优秀的人才为我所用，而后把时间花在为他们创造舒适的工作条件上。要和下属经常沟通和对话，认真倾听他们的意见，哪怕是批评，也要认真听取。要“放手”——给人有施展才能的机会。一个明智的领导，应该能承受下属欠完善的表现所造成的风险，同时，也要掌握好何时去介入，提出指导意见。最后一点，是使下属对你有好感，这意味着最高管理者有时并不依从下属的观点。一个有魄力的领导者要有个人主见，并能明确表达自己的观点，以便为本机构指明方向。