XX建筑工程有限公司快递寄件管理规定

快递寄件管理规定1目的为提高公司快递寄件的效率、节约成本，实现快递寄件的规范化、统一化管理，特制定此办法。2范围公司机关各部室、公司驻外地分部及大连地区所有基层项目部。3管理内容3.1邮寄快递物品范围指上述单位工作人员因工作需要，寄送文件资料、或其他工作所需的物品。包括由对方发件，寄到我公司实行到付的快递件。3.2职责3.2.1综合部负责与快递公司的沟通与联系，并达成月结协议。负责统计每月快递寄件情况，对整体快递费进行管控，并办理报销。负责梳理公司寄件流程，规范寄件制度。3.2.2各单位各单位安排一名快递管理人员，负责本部门日常寄件安排及月度统计工作。每月20日上交本月快递统计表，由主管领导签字，由综合部归档统一办理报销。3.3寄件规定3.3.1使用快递寄件严格执行登记审批手续。各单位需要邮寄时必须由经办人填写《快递使用审批单》，经部门负责人签字、主管经理审批签字后，方可联系快递公司业务员来取件。综合部未存有签字后的审批单，快递费用不予报销，本人承担相关费用。3.3.2快递申请人需提前预估快递费，并填写在《快递审批单》中。3.3.3快递公司收件后，寄件人员应将快递寄件单交回综合部，综合部检查《快递使用审批单》、《快递寄件单》内容是否一致。快递公司提供打印软件，安装在各部室，因此要求寄件打印出内容完整的快递单，信息填写不详细的，存根联不清楚的，内容如不符合要求，不予报稍，费用由寄件人自负。如快递单为手写，上述项目填写要求字迹清晰可见。3.3.4公司报稍的快递费只是用于工作需要而发生的快递费用的支付，其他非工作需要而发生的快递费由寄件人自行联络及负责。3.4到付的快递规定3.4.1由寄付方寄送到我公司，需要收件时我方支付的费用，快递使用要求与寄件的规定一样，需提前做好审批单，经收件人本人确认后签字并把底联和结算单及时送到综合部3.4.2请员工尽量协调不必要的寄件到付，降低公司快递费用。3.5与快递公司的相关要求与我公司签定业务协议的快递公司只有顺丰快递公司一家，发件人与快递公司业务员发件时，除遵守以上规定外，还需在快递单上清楚标明业务员的名字，否则综合部不予受理。发件目的地没有顺丰快递，或有其它特殊情况的，及时与综合部和财务部联系，取得部门领导的许可，方可办理使用其它快递公司的快递业务，否则财务部不予报销。3.6本规定自公布之日起实施。3.7本规定由综合部负责解释。附：1、快递使用审批单2、到付邮件审批单3、快递使用月度登记表4、快递使用月度统计表5、快递使用流程附件1、快递使用审批单快递使用审批单日期申请部门使用人签名预估快递费寄件目的地寄送内容使用部门负责人审批意见主管经理审批意见备注2、到付邮件审批单到付邮件审批单日期申请部门使用人签名预估快递费发件地寄送内容使用部门负责人审批意见主管经理审批意见备注3、快递使用月度登记表快递使用月度登记表部门：序号日期快递内容发件目的地费用签字确认12345678910费用合计：４、快递使用月度统计表快递使用月度统计表各部门件数费用签字确认总计5、快递使用流程快递寄件使用流程输出文档各部门综合部开始04审核是否通过是02快递寄件申请否01制定快递寄件管理办法管理员03审核申请主管领导及部门负责人05备案管理员02填写快递寄件申请寄件人员06联系快递人员收件寄件人员管理员07留存快递单及收据结束07快递单及收据08月度统计报销管理员