XX有限公司沟通管理程序

XX有限公司溝通管理程序文件編號:P-0007版本:A制作審核核准XX有限公司編號P-0007溝通管理程序版本A頁次版次修訂履曆表No:日期版次內容修訂者審核核准表格編號：F-0003-AXX有限公司編號P-0007溝通管理程序版本A頁次1OF3版次目錄1.目的………………………………………………………2/32.范圍………………………………………………………2/33.權責………………………………………………………2/34.定義………………………………………………………2/35.作業內容…………………………………………………2/36.相關文件…………………………………………………3/37.附件………………………………………………………3/3制作日期01.05.15制作部門人事部表格編號：F-0011-AXX有限公司編號P-0007溝通管理程序版本A頁次2OF3版次01.目的：為確保企業員工與管理者之間的溝通,使公司的制度得到及時的貫徹,建立良好的企業文化,使本企業在社會政治和經濟活動中和諧運作,維持良好的企業形象.2.范圍：公司內部與外部.3.權責：由客聯部、人事部、采購部、營業部擔當責,做到內外關系暢通.4.定義：為解決工作方面的問題,保持公司內部與外部特殊聯絡為管理形式.5.作業內容:5.1.溝通管理流程圖(附圖一).5.2.為了使企業與社會各組織、供應商、客戶及企業內部保持正常良好的協調關系,以加強團結,促進友好合作關系而特設此程序.5.3.根據溝通的對象不同,區分為內部溝通和外部溝通.5.3.1.內部溝通形式:可建立公司宣傳專欄/公告欄/宣傳刊物/口頭/Email/電話/FAX/意見箱/聯絡單/會議/看板/通告/通知等多種溝通形式,員工可以針對不同的問題提出意見或合理建議,由行政部門專人收集意見或建議,並予以調查核實清楚后立即解決問題,行政部門根據反映問題的特點和性質,以宣傳刊物/通告/獎勵表彰等方式推行宣傳教育.部門之間可用聯絡單的形式就某些工作事項加以聯絡,最終解決問題.5.3.2.外部溝通形式:除公司與社會各團體保持良好的關系和招待外,主要是客聯部、采購部、營業部與客戶供應商之間的溝通,從業務洽談開始到最終產品的售后服務,需長期保持溝通聯系,以解決業務中出現的一系列相關問題,如:產品特性、價格、交貨、規格等售后向客戶發出產品質量、服務態度調查表或向供應商提供售后保障.表格編號:F-0001-AXX有限公司編號P-0007溝通管理程序版本A頁次3OF3版次05.4.溝通的方案要切合實際、有成效,在形式上可根據溝通內容的重要程度由部門經理和行政部經理審核,提出具體目標和解決問題的措施.5.5.在溝通過程中,對溝通需求的發生、實施、結果均要有記錄.5.6.在具體溝通過程中,會產生不同的問題及信息給相關部門,相關部門應對此進行分析、鑒別.5.7.溝通管理須持續不斷,不良狀態要努力改進;良好狀態要鞏固發揚.5.8.溝通管理周而復始,永不松懈.6.相關文件:(無).7.表單:7.1.溝通管理流程圖(附圖一).7.2.聯絡單(附表一).7.3.意見書(附表二).7.4.會議記錄(附表三).表格編號:F-0001-AXX有限公司溝通管理流程圖(第A版)流程責任單位相關表格相關部門客聯/采購部部門經理/行政部相關部門相關單位相關單位行政部/相關部門相關單位相關單位聯絡單/建議書會議記錄表溝通需求審查登錄下次溝通擬溝通方案溝通聯絡回復評價改進附表一:XX有限公司工作聯絡書致:主旨:抄送:由:發出日期:年月日時回復:□需□否處理時限:□一般(24小時內)□急件(4小時內)□特急件(1小時內)回復內容:擬制:____________審批:____________備注:擬制:____________審批:____________表格編號:F-0185-B附表二:XX有限公司建議/意見書提議人個人資料Name姓名Sex性別Age年齡DEPT.部門Post職位Date日期建議/意見(內容):處理情況:回復日期回復人注:建議/意見書未署名的視作無效.表格編號:F-0186-A附表三:XX有限公司會議記錄會議日期會議地點會議時間記錄員會議召集人會議主持人會議主題及內容：出席會議人員：記錄內容（事項）_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________表格編號:F-0021-A