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城建档案的保管和提供利用周伟玲一、城建档案保管工作(一)档案保管工作的内容1.档案的库房管理,即库房内档案科学管理的日常工作。2.档案流动中的保护,即档案在各个流动环节中,一般的安全防护。3.档案保护的专门措施,即为延长档案的寿命而采取的诸如复制和修补等各种专门的技术处理。一、城建档案保管工作(二)、城建档案保管工作的含义城建档案保管工作就是采取有效的保护技术和保管方法,集中统一地保管好城建档案,保护党和国家机密的安全,延长档案的寿命,以便更好地发挥城建档案的作用,为加快城市建设和科学管理城市服务,为社会主义事业服务。一、城建档案保管工作(三)、档案保管工作的意义1.档案保管工作是整个档案工作的重要组成部分,是一个独立的工作环节。2.档案保管工作是贯彻档案工作基本原则、维护档案的完整和安全的重要环节。3.档案保管工作质量的高低,对提高档案管理水平具有重大影响。一、城建档案保管工作(四)、档案保管工作的任务与基本要求1.防止档案的损毁。2.延长档案的寿命。3.维护档案的安全。保管档案的基本要求:(1).以防为主,防治结合。(2).相互协调,密切配合。(3).加强重点,照顾一般。(4).立足长远,保证当前。一、城建档案保管工作(五)、城建档案保管工作的产生原因(1)人为原因。由于档案工作人员或利用档案、接触档案的有关人员玩忽职守,不遵守规章,以及缺乏档案学知识等等,导致管理或使用不善造成档案的丢失、损坏或档案系统的紊乱,在档案管理过程中档案的流动和利用难以避免地加速档案的老化。(2)自然原因.①内因。档案本身,即文件制成材料如纸张、胶片、磁带等载体材料,墨水、油墨等书写、印刷材料及其他附着材料,这些因素的变化直接影响档案的寿命。②外因。档案所处的环境和保管档案的条件,如不适宜的温湿度、光线、灰尘、虫鼠、水、火以及机械磨损等因素对档案的破坏。一、城建档案保管工作(六)、城建档案保管工作与其它工作环节的联系城建档案保管工作是整个档案工作有机组成部分之一,它与档案工作其他环节有着密切的联系,不能离开其他环节而单独存在和独立进行。如果没有档案的收集和提供利用,就不会有城建档案保管工作;没有整理工作,保管城建档案难以有条理;没有鉴定工作,保管的档案将会庞杂而无重点,珍贵档案的安全也难保证;没有统计,保管城建档案就心中无数。要做好城建档案的保管工作,必须与城建档案工作的各个环节密切配合,掌握城建档案工作各环节对保管工作的促进和制约作用。二、库房管理(一)档案架(柜)的排放和编号(1)排列一致,横竖成行。(2)有窗库房的架(柜)排列,应与窗户垂直,以避免强烈光线直射,无窗库房架(柜)子的排列,纵横均可,但注意不要有碍通风。(3)架(柜)子排列应注意最大限度地利用库房的地面与空间,但是也要便于档案的搬运和取放,不宜太松太紧,架(柜)子之间的主要通道的宽度应便于档案小型搬运工具(如手推车)的通行,一般可在一米至一米二之间。(4)编号方法。二、库房管理(二)调节库房内温湿度不适宜的温湿度能直接影响图样的线条、印迹和加速纸张的损坏过程。为保持库房内正常温湿度,应该经常注意库房内温湿度调节,可以采用空调、暖气、加湿器、抽湿机等设备。必要时,可以采取自然通风的方法来调节温湿度,档案管理人员要每天记录库房温湿度的变化情况。二、库房管理(三)保持库房清洁卫生,防止灰尘灰尘对档案的破坏作用表现在:灰尘落在城建档案上会把城建档案弄脏,带有棱角的灰尘颗粒会磨损纸张。在湿空气中,灰尘与水分一起会使城建文件的纸张粘连在一起揭不起来,形成“档案砖”。有的灰尘带有强烈的腐蚀性,如苏打、水泥或其他化工厂中飞出来的灰尘,常常带有酸性或碱性,它们像有害气体一样可以破坏城建文件材料。灰尘是微生物寄生与繁殖的场所,也是各种菌类的传播者,许多城建文件材料的霉烂与灰尘传播菌类是有关的。二、库房管理(四)杀虫、灭菌有害昆虫和菌类种类很多,活动范围很广,城建档案文件的损坏和霉烂常常是害虫和菌类破坏的结果,为防止害虫和菌类的滋生,应保持库房内清洁卫生,空气清新,控制温湿度,一旦库房内发现害虫和菌类时,采取各种有效方法来杀菌和灭虫,在选择杀菌、灭虫方法时,必须充分考虑到城建档案制成材料的特点,以防城建档案本身的破坏。青岛市城建档案馆采用档案柜中放置樟脑精(防霉驱杀虫药[天然植物芳香]),入库之前档案用微波杀菌灭虫机进行杀菌灭虫消毒。二、库房管理(五)防光光的照射会发生各种光化作用,促进纸张字迹的变化,影响城建档案的寿命,太阳光谱的紫外线部分,具有特别强烈的光化作用,它对纸张纤维素、非纤维素有很大的破坏力,致使纸张强度降低,尤其是蓝图上的感光药液遇到这种光线易于退色,使线条印迹逐渐消失,纸张变黄变脆,底图则会降低机械强度,极易破裂。因此,要设法避免光线直接照射在城建档案上,更不要在烈日下曝晒城建档案,通常,库房的窗子要小,有遮光窗帘,档案柜排列应与窗户垂直。二、库房管理(六)防火火灾对城建档案破坏极大,而且不可弥补。因此,防火问题在保管中必须引起注意。库房内严禁吸烟,定期检查电器、照明设备,消除隐患,为防止火灾,档案库房内应设有防火装置,如自动报警器、灭火器等。(七)档案库房设备1、空气调节空气调节的目的是使库内空气的温度、湿度、洁净度等等符合一定的要求。要调节库内空气的温度、湿度和洁净度,就要对空气进行适当处理(如加热、冷却、加湿、干燥、过渡等)和输送分配。目前,社会上有多种方式的空调系统,档案库房使用何种空气调节系统,要视具体情况而定。(七)档案库房设备2、防火、灭火设备(1)灭火剂。①水。②泡沫灭火剂。③二氧化碳灭火剂。④干粉灭火剂。⑤卤代烷灭火剂。(2)灭火装置。①人工灭火。②半自动灭火系统。③全自动灭火系统。(七)档案库房设备3、档案装具档案装具是指用于存放档案的各类柜、架、箱以及包装档案的卷盒、卷皮、卷夹等。(1)装具用材要求。(2)装具类型及特点。档案柜是比较传统的保存档案的装具,使用起来比较灵活,便于挪动,有利于防尘、防火、防盗等。活动式密排档案架减少了通道的面积,使库房的容量提高了一倍以上,并在防火、防盗、防尘等方面集一般档案架和档案柜的优点。密集架是一种具有发展前途的档案装具。三、档案库房排架及存放位置索引——排架编号1.分类排架法2.固定排架法3.档案存放位置索引四、城建档案检索工作(一)、城建档案检索工作的内容和发展趋势(1)内容。①检索系统的建立,以及检索工具的组织和积累,这部分内容称为编目。②根据利用者和管理的需要,通过目录索引等各种检索工具,从庞大的档案群体中检出所需要的档案,利用检索系统进行检索。(二)、检索工具的职能、内容结构(1)职能①存贮:把有关档案的特征著录下来,成为一条条查找档案的线索,并把它们系统的排列,这就是档案线索的存贮。②检索:提供一定的查寻手段,让人们按照一定的检索方法,借以检出所需要的档案,这就是档案的检索过程。(二)、检索工具的职能、内容结构(2)城建档案检索工具的内容结构。包括说明、目次、主体部分、简图或示意图、城建档案管理特征的标准和附录等。①说明。②目次。③主体部分。④简图或示意图。⑤城建档案管理特征的标注。⑥附录。(三)检索工具的形式(1)卡片式检索工具。包括保管单位卡片、工程卡片、专题卡片、人物卡片、数据卡片等。①保管单位卡片②工程卡片③专题卡片④人物卡片⑤数据卡片(三)检索工具的形式(2)簿册式检索工具。包括城建档案总目录、分类目录、专题目录①城建档案总目录。②城建档案分类目录。(三)检索工具的形式(3)专题目录。①总登记号。条目的流水顺序号,反映城建档案保管单位的总库藏数量,即每一个总登记号都反映截止登记时的城建档案的总库藏数量,最后的总登记号则反映城建档案的库藏总量。②归档进馆日期。可以反映出城建档案归档入库的大体时间,同总登记号结合起来,便于进行库藏统计。(三)检索工具的形式(四)、评价检索系统的标准查全率:是用来描述检索系统检出相关档案能力的一种尺度。查准率:是用来描述检索系统拒绝不相关档案的能力或检索精确度的一种尺度。查全率和查准率结合起来,描述了检索系统的检索成功率。五、城建档案的分类(一)分类依据和目的依据《中国档案分类法》、国家建设部颁发的《城建档案分类大纲》(修订稿),结合城建档案接收范围和馆藏档案实际情况制订。对城建档案实体进行科学分类,编制分类检索工具和组织分类目录。五、城建档案的分类(二)分类原则1、采用实体分类,以档案来源为主的原则。以档案编制单位的性质为分类的主要依据,同一单位移交的档案尽量集中。2、下级类目服从上级类目的原则。分类实施时,应按大类、属类、小类的顺序依次选类。3、对难以确定产权归属的建筑以及难以按单位性质归类的城建档案,按房屋性质确定分类。五、城建档案的分类(三)编号方法采用英文字母与阿拉伯数字混合编号,大类号用英文字母“A、B、C……R”表示,属类、小类、案卷号均用阿拉伯数字表示,在属类与小类之间用“、”隔开,在小类与案卷号之间用“——”隔开。五、城建档案的分类(四)编号形式1、基本档号格式大类+属类+(小类)+案卷号2、有形成年代的特殊性的档号结构大类+属类+(小类)+形成年代+案卷号3、有地形图图幅号的档号结构大类+属类+(小类)+图幅号五、城建档案的分类(五)建设部城建档案分类大纲本《分类大纲》设置18个大类,105个属类,小类是在考虑馆藏档案的基础上结合各类城建档案的特殊需要和未来发展而设定的。具体类目设定六、城建档案著录工作(一)《城市建设档案著录规范》GB/T50323—2001由中华人民共和国建设部、国家质量技术监督局2001年3月5日联合发布,2001年7月1日实施。六、城建档案著录工作(二)城建档案著录的意义城建档案著录是城建档案馆(室)编制检索工具时,对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。1、著录是建立档案检索系统的基础和前提。2、著录为查找档案材料提供依据。3、著录是决定检索效率和质量的重要因素。六、城建档案著录工作(三)著录级别1、工程(项目)级著录是对一个工程(项目)的所有档案的内容及形式特征进行分析、记录。2、案卷级著录是对一个案卷的档案内容和形式特征进行分析、记录。3、文件级著录是对一份文件的内容和形式特征进行分析、记录。六、城建档案著录工作(四)著录文字要求1,著录用文字必须规范化。2、文件编号、时间项、载体与数量项、专业记载项、排检与编号项的数字一律用阿拉伯数字。3,其他语种文字档案著录时必须依照其语种文字书写规范。六、城建档案著录工作(五)著录信息源1、著录信息来源于被著录的档案。2、单份文件著录时,主要依据文头、文尾。3、一个案卷著录时,主要依据案卷封面、卷内文件目录、备考表等。4、被著录的档案信息不足时,参考其他有关的档案、资料。六、城建档案著录工作(六)著录格式1、表格式著录格式2,段落符号式著录格式形式为卡片式时,卡片尺寸一般为12.5cm×7.5cm,著录时卡片四周均应留1cm空隙,如卡片正面著录不完,可接背面连续著录。城建档案的提供利用一、城建档案利用工作的内容与意义城建档案利用工作的内容基本上包括两个部分:一是准备档案检索工具,编辑介绍和报道档案馆(室)保存档案的内容和成份,为提供利用作好准备。二是通过各种方式和手段提供档案资料为社会各项工作服务,这是目前城建档案利用工作的核心内容。第一,城建档案利用工作是城建档案业务工作中最富有活力的环节城建档案工作者通过向社会提供档案与社会各界发生直接联系,充分发挥档案的作用,满足多方面的需求,扩大档案工作的社会影响。事实证明,利用工作开展得好的档案部门,工作就有生气、有活力,就会得到领导和社会的重视,就会获得自身发展的良好条件。从档案工作的发展看,进一步加强档案利用工作,是搞活档案工作的重要手段,也是今后一个时期的重点。第二、做好利用工作是带动整个城建档案工作发展的关键步骤通过档案利用工作能够比较客观地发现档案工作其他业务环节中存在的问题和不足,如收集是否齐全完整、整理是否规范、档案鉴定是否科学、检索工具是否适用等等。同时,随着档案利用工作的不断发展,会对其他业务工作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