主动参与以人为本努力做好高校档案工作

热烈欢迎安徽省高校档案研究会同行来馆交流指导工作南京大学档案馆、南京大学校史博物馆南京大学拉贝与国际安全区纪念馆档案信息化建设一、档案信息化建设概述二、档案信息化建设任务三、档案信息资源建设（一）馆藏档案数字化（二）电子文件归档与管理（三）档案数据库建设四、档案信息资源开发与利用五、数字档案馆建设六、档案信息管理系统和档案信息发布系统建设一、档案信息化建设概述（一）信息社会信息的重要性人类社会经历几千年的农业社会、几百年的工业社会，现在已跨入信息社会。随着社会信息化进程的加快，信息资源已成为人类经济、社会活动的战略资源。信息、物质、能源并列为信息社会的三大财富。当今世界，谁占有最新科技信息，谁就有了决策的主动权。谁占有的信息量大，谁就占据信息时代的制高点。十多年前日本人就称他们有三大骄傲，其中之一就是在24小时之内可以知道全世界最新科技信息。信息资源的开发利用程度，已成为检验一个国家和地区的经济、文化、科技乃至综合国力的重要标志。联合国曾作过一项调查发现，100万人口的城市，初步实现信息化，在总投入不变的情况下，总产值可增加2.5-3.1倍。党的十六大报告中明确指出：“信息化是我国加快实现工业化和现代化的必然选择”，并及时提出要“以信息化带动工业化”战略决策，将信息化建设列为国民经济和社会发展的首要内容。（二）信息社会给档案工作带来的各种挑战随着信息化社会的到来，档案资源、档案利用需求、档案管理手段和档案部门的生存条件都发生了很大的变化。1、文件载体变化：•现代信息技术的普遍应用，几乎每位工作人员都能熟练地使用计算机起草管理性文件，制作各种图表，撰写各种论文和专著等，这就产生了大量公务电子文件、论文著作电子文件和各种信息数据库。•随着办公自动化、数字化校园建设的不断发展，许多单位的电子文件还通过网络广为传递，各单位都制作了十分精美的网页供用户点击浏览，这又形成了大量现行的网页电子文件。•电子文件已成为各单位新产生文件的主体，也是政务信息化的主体。这些新形成的电子文件本身就是数字化的文件，可直接用于全文检索利用，不必象馆藏纸质档案那样要逐页扫描、逐字识别后才能成为可供全文检索利用的信息，它是一种十分宝贵的信息资源，如不及时采集归档,任其“自生自灭”，会给档案信息化工作带来无法挽回的损失。•2、信息需求变化•网络化、数字化环境下档案馆利用者的需求也发生了变化：（1）档案信息需求主体的多元化、广泛性。（2）档案信息需求的系统性。要求提供浓缩的有序化信息(例211工程、985工程、本科评优等需要大量系统的文件)。（3）档案信息需求的针对性强(如国家需要某位部领导的文件讲话等)。（4）档案信息需求的及时性。越来越注重档案信息的新颖性和时效性。因此，档案部门不仅要大量收集归档纸质档案，收集电子文件和电子信息，还要努力把馆藏档案数字化后使之变成电子档案，并将有用的档案信息开发出来，建设各种数字档案和档案信息数据库，并充分利用现代传媒途径，不断拓展档案工作服务领域，才能满足当今社会对档案和档案信息的各种需求。**3、生存条件的变化：•过去30年里，全球《财富》杂志刊登的世界500强企业淘汰率很高。1970-1980年，32%消失1980-1990年，47%消失1990-1998年，54%消失9年之间有一半企业退出世界500强的行列。审视这些数字背后的含义时，就会发现只有那些“创造了在市场竞争中不可取代位置”的企业才能存留下来。而“创造了在市场竞争中不可取代位置”中很重要的一点，就是要比竞争对手能更快地获取和处理信息。**档案部门是一个信息供应部门，其生存条件就在于数据库化的信息和网络化的服务。如果不能比其他部门更快地获取和处理信息，不能占据信息的制高点，其生存条件也会受到严峻挑战。4、档案管理手段的变化信息技术是当今发展最快的技术之一.我们已经生活在一个网络化的时代，通信、计算机和网络技术正改变着整个人类和社会.如果用芯片集成度来衡量微电子技术，用CPU处理速度来衡量计算机技术，用信道传输速率来衡量通信技术，那么摩尔定律告诉我们，它们都是以每18个月翻一番的速度在增长，这一势头已经维持了十多年。(1)档案数字化技术：扫描仪、照片机、摄像机、视频采集(2)档案信息采集技术：计算机录入、手写识别、汉字识别、语音识别、网上采集下载、图像捕获等(3)档案信息存贮技术：磁盘、光盘、磁带、磁盘阵列(4)档案信息输出技术：打印机、彩喷机、画图仪、展览、印刷出版等(5)档案信息处理加工技术：如：文本处理、图像处理（如photoshop等）、动画制作（flash、3D动画制作）、多媒体制作、网页制作、信息过滤（数据库信息查询）、数据挖掘等等(6)档案数据管理技术：数据库管理技术、数据仓库技术(7)档案信息发布技术：网上信息发布(局域网、广域网、互连网)、新闻媒体发布提出控制论的数学家维纳,在其著名的、饱含人文关怀的著作《人有人的用处——控制论与社会》中明确指出:信息的价值在于传播,而不在于储藏。任何“意义”、“价值”一类的判断,在没有传播的情境下只能是无意义与无价值的。档案部门要及时跟上时代的发展，要尽量采用现代信息技术处理、管理和传播档案信息，以便最大限度地发挥档案作用。5、档案管理理念及档案管理手段也要变化：档案工作者要尽快更新观念，使档案管理思想跟上当前形势的发展，努力培养以下意识：(1)信息意识：抓住机遇，及时采集、捕获和开发档案信息。(2)参与意识：以主人翁精神，积极主动参与本单位工作，超前收集、开发档案资源，为本单位中心工作服务。(3)效益意识：最大限度地发挥档案的社会与经济效益，使单位对档案部门的投入与产出成正比。（一分投入、十分回报!——蒋校长）(4)服务意识：热情周到服务，提高领导及员工对档案工作的满意度。(以服务求支持、以奉献求发展—周部长)(5)创新意识：管理工作本身就是一项创造性的工作,因循守旧是没有出路的。(6)竞争意识：抢占本单位档案信息的“制高点”。(7)尽量用现代信息管理技术管理和发布档案信息。档案部门要重新定位，要从以档案实体保管和利用为重点，转向档案信息的数字化存储和信息服务为重心，要使封闭的档案馆(室)要走向服务性的公共档案馆(室)。要从单纯地保管基地，走向集保管基地、教育基地、档案信息服务中心、现行电子文件管理利用中心四位一体的部门。从而使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化。(三)档案信息化建设1、定义：档案信息化建设，是指在国家档案管理部门的统一规划和组织下，在档案管理的活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用的过程。是将档案“信息化”中的“信息”通过各种方法、手段进行整合、开发，使之“资源化”并为社会广泛使用的转“化”过程。国家档案局十分重视档案信息化建设，早在2002年底就印发了《全国档案信息化建设实施纲要》的通知。要求各地档案部门要本着统筹规划，统一标准，分级建设，安全保密的原则，加快档案信息基础设施建设，加快档案信息资源建设和档案信息管理应用系统建设；加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推进馆藏档案数字化和数据库建设。2、档案信息化建设主要内容（1）基础设施建设（三网一库建设）路-车-货：路-内部网、外部网、互联网车-计算机的硬件和软件货-数字化的档案信息资源库（2）档案信息资源建设主要内容：A、现有馆藏档案数字化；B、电子文件的收集与归档；C、档案数据库的建立、充实与完善；D、档案网站建设（把数字化档案信息在网络上发布出来）。（3）档案信息化保障体系建设A、标准规范建设（“交通规则”建设）：管理性、业务性和技术性标准规范B、人才队伍建设信息处理技术队伍，计算机软件应用与数据录入队伍，档案信息开发与档案编研队伍等（4）档案信息管理系统建设档案信息化基础设施建设**输出子系统激光打印机A0彩色喷绘仪照片打印机照片扫描仪底片扫描仪输入子系统A3高速扫描0号彩色图纸扫描仪HP磁盘阵列存储子系统HP光盘库HP磁带库网桥Brocade光纤交换机防火墙WEB服务器1243QuadV.34ModemRN/FLCiscoAS51WANTWANRLANRLANTRN/FLDualT1CardWANTWANRLANRLANTRN/FLNetworkMgtCardWANTRN/FLRN/FLRN/FL1243QuadV.34Modem1243QuadV.34Modem1243QuadV.34Modem1243QuadV.34ModemRN/FLRN/FLRN/FLRN/FLCiscoAS51WANTWANRLANRLANTRN/FL1243QuadV.34ModemRN/FL1243QuadV.34ModemRN/FL1243QuadV.34ModemRN/FLCiscoAS51WANTWANRLANRLANTRN/FL1243QuadV.34ModemRN/FL1243QuadV.34ModemRN/FL1243QuadV.34ModemRN/FL1243QuadV.34ModemRN/FL1000M交换机LAN子系统路由器广域网3、档案信息化建设的原则:•档案信息化建设，是一项关系档案事业发展全面的战略举措，必须遵循三条基本原则，即：1、文档一体化原则；2、双轨制原则；3、确保网络安全的原则．档案信息化工作流程调研及可行性研究档案实体数字化(。文本、图象、声音档案数字化、原始档案数据获取、处理与存储体系建设)硬件建设档案数字化立项、审批组建队伍档案信息提取与分析体系建设（电子文件全文采集、著录与标引,纸质文件目录信息提取）档案数据库建设(构建各种档案数据库、向机内录入各种数字化档案信息)档案编目与信息检索、统计体系建设档案信息发布与网上数据数据实时采软件建设档案服务利用软件体系建设数字化档案管理软件建设档案管理软件建设办公自动化（OA）过程中形成的电子文件上传与接收即与OA无缝链接接口软件与OA接口软件建设返回二、档案信息资源建设档案信息化建设可以分为信息技术和信息内容两个层面。网络建设、应用系统开发、标准规范化建设、安全保障体系都属于信息技术范畴。而信息资源开发的规模（信息量）和信息利用的程度则属于信息内容的范畴。信息化关键不在于信息技术，而在于信息内容。可以说内容决定一切,内容决定生存。因为信息技术市场化比较成熟,只要有这方面的需求,有经费，提出要求,一般情况下市场都能解决。信息内容市场解决不了,只能自己解决。信息化建设全过程中,伴随始终的主要是信息内容。档案工作的优势在于信息,档案工作的活力在于规模化的信息量。信息成规模,才可能有丰富的内容,才可能有广大的受众面,才可能编研满足不同需求的服务品种。否则,纵有很好的思路,新颖的创意,也会是无源之木,无本之水。所以,我们当前应该把主要精力放在集中力量开发档案信息资源上,使档案信息规模化、“资源化”是档案工作追求的价值目标。档案信息资源建设，一是档案数字化工作，二是对电子文件的采集和管理，三是档案数据库建设，四是档案网站建设。(一)多媒体档案数字化1、纸质档案数字化用光电扫描仪扫描录入用数字相机拍摄录入语音识别录入手工录入2、照片底片数字化用光电扫描仪扫描录入3、录音、录象档案数字化用视频采集卡和相关的软件采集录入南大校歌童弟周讲话录音扫描的会计档案中的工资报表扫描的学籍档案中的学籍表返回(二)电子文件归档与管理1、电子文件管理体制和归档途径•国际档案理事会在档案术语中将电子文件定义为：“通过代码形式记录于载体，如磁盘、磁带或穿孔卡带，它的内容只能通过机器来利用，并根据来源原则来进行整理。”•电子文件的形成、承办、运转、整理与归档等工作，应按来源原则，由承办（业务）部门负责。•电子文件形成单位应指定有关部门或专人负责本单位的电子公文归档工作(电子文件管理员)，将电子公文的收集、整理、归档、保管、利用纳入机关文书处理程序和相关人员的岗位责任。•电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，移交前由形成部门负责，移交后由档案部门负责。•管理体制：机关档案室（或电子文档信息中心）—电子文件管理员—电子文件承办人•归档途径：（1