关于公文格式、印章与档案管理的若干问题XXXX0210

关于公文处理、印章与档案管理的若干问题安徽大学教授马仁杰博士二O一一年二月十日2019/9/112主要内容一、公文处理二、印章管理三、档案管理2019/9/113一、公文处理（一）发文程序与办理发文程序是公文处理的重要环节，《国家行政机关公文处理办法》第二十四条规定“发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。”发文处理是一个不断形成和积累公文的过程；是发文机关履行法定职责，表达自身意志和愿望，形成、加工和记录、传递有用信息的过程；是由发文机关众多工作人员共同参与的集体活动过程。2019/9/1141、拟稿•拟稿即拟定公文文稿，是发文办理的初始环节，也是最重要的一个环节。拟稿一般由机关或单位的秘书部门负责，具体的由秘书草拟。如果草拟内容是在职能部门承办范围之内的，则由职能部门的工作人员草拟。•拟定公文不同普通的文学创作，由于公文的特殊性，因而要求拟定的内容符合单位的集体意识，具体而言，是在领导授意内容的基础上进行的写作。这要求秘书部门要收集相关信息，以正确的政策为指导，以领导的意识为方向，对公文进行草拟。•拟稿要做到符合法律、法规和政策要求，内容要明晰，条理要清楚，要体现单位领导的意识，要格式规范，文字简洁。•为了更好的拟稿，工作人员要加强政策、理论和相关业务知识的学习，要及时收集单位的有用信息，要学会总结领导的意图，提高文字表达的能力。2019/9/1152、会商•会商是指发文单位拟稿的内容涉及其他职能部门时，应主动与其他职能部门联系，进行商讨，争取获得同意和支持，以免越权或者造成其他矛盾，使得收文单位难以处理。•会商是提高公文的合法性和有效性的重要环节，是十分重要的。如果各个部门下发的公文相互冲突，就会导致政令不统一，影响公文的效用，使得相关工作无法顺利开展。这就提醒我们在发文之前进行必要的会商、将不统一化为统一是非常重要的。•会商要弄清楚除了发文机关，还涉及哪些部门，如果涉及其他多个部门，都需要联系，不能遗漏会商对象。会商的方式有很多种，可以通过电话进行联系，也可以采用书面文书的形式交流，还可以通过面谈、座谈等方式进行协商。对于会商的结果，如果各方达成统一意见，需要在相关的意见栏内注明；如果会商未能统一意见，则需要上报上级机关，由上级机关定夺。2019/9/1163、审核•审核是指机关或单位秘书部门的领导人或负责人，对拟稿的公文进行审查、核准以及修改。这个过程是对草拟的公文进行把关，看其是否符合相关政策，是否做到了真正体现部门的意识，是否交代清楚了需要传递的内容，从而确保发文的质量。•审核过程十分重要，一般是由经验丰富的秘书人员或办公室相关负责人担任。通过审核，不仅可以保证公文的质量，而且可以控制发文的数量。•具体而言，审核内容包括：（1）确认是否具有发文的必要；（2）确认公文的格式是否正确；（3）确认公文选用的文种是否恰当；（4）确认公文的内容是否符合国家相关法律法规，是否正确、全面地体现了单位的意识，语言是否准确，结构是否完整，涉及的数据、人名、时间、地点、标点等是否无误等；（5）确认公文的发文单位是否正确，行文方式是否恰当。•针对审核过程中发现的问题，要及时进行处理和修改，以保证公文的权威性。2019/9/1174、签发•签发是指机关或单位的领导对已经进行审核的公文进行最终的审核，并进行签署，决定印发。签发是发文过程中公文草拟的最终环节。公文一旦进行签发，即刻生效，具有法律效力•进行签发前，单位的领导要对公文进行最后一次的全面审查，及时纠正错误，确认无误后才能进行签署。签发时，领导首先要明确签署自己的意见，如“同意”、“发”等，然后签署自己的姓名和签署时间。签发后的公文是定稿，是可以作为法律依据的文件。•签发时首先要先对公文内容进行最后的把关，确保公文的质量，提高工作效率；其次，签发不能越级，各级领导人只能负责签发自己职责以内的公文；如果相关领导人不在，可以授权或委托其他负责人负责签发；再次，签发时态度要严肃，签署姓名要写全称，不可只写姓；签发的时间也要清楚注明。2019/9/1185、复核•复核是在缮印公文前，出于慎重以及对公文具有法定效力的尊重，秘书部门对定稿履行复核手续。这种复核手续包括从格式到内容的检查，具体包括复核公文的格式是否规范；复核公文签发手续是否完整；复核公文内容是否准确；复核公文行文关系是否正确。6、缮印•缮印是指将公文的定稿印成正式对外发送的文本。缮印可以先进行人工誊写或者是机器誊写，无论采取哪种方式，都要做到文本清晰、字体适中、装订美观。缮印而成的文本是具有法定效力的，是最终的成品。印制文件可以采用油印、复印、胶印、激光打印等多种方式，要在规定时间内完成指定份数的印刷。•缮印时要注意几个细节。首先是缮印要以定稿为底本，不能随意地改动，对原稿也要进行保存。其次是缮印机密文件时，要做好保密工作，由专人负责，以免泄露机密。2019/9/1197、校对•校对是依据定稿，对缮印的内容进行核准，发现缮印错误的地方要及时进行修正。校对的基本原则是忠于定稿。校对时要认真仔细，杜绝错误，保证公文的法定效力和严肃性。为了明确责任，负责缮印和校对的工作人员都应当在校本上签名。8、用印或签署•用印是指在公文的正本上加盖机构或单位的公章。用印后的公文法律效力即刻生效。签署是指在公文的正本上由领导人签署姓名或加盖领导人印章，签署姓名或加盖领导人印章后，公文的法律效力即刻生效。•用印是有要求的。首先，未经签发的公文不可用印；其次，用印时采用的公章要与发文单位一致；再次，用印时，若是单独盖章要清晰端正，盖在成文日期上，上边缘不能压住正文，下边缘要骑年盖月；若是联合行文的，发文机关都需要用印（具体的印章管理内容放在本讲座的第二部分）。2019/9/11109、登记•登记是指发文机关在用印或者签署后，在公务分发之前，将公文的相关内容按照一定的格式进行登记，方便查找、统计和管理的重要环节。•登记主要采用簿式登记。登记内容包括公文标题、发文日期、发文字号、密级、发送单位、份数等。10、分发•分发是指发文机关将公文分装发送至收文单位。这个环节需要及时进行，因为公文的时效性很强，尤其是紧急公文更需要迅速传递。•分发公文也是有规定的。分发之前，要填写《发文通知单》或者是《回执单》，然后，将公文装入封套，填写收文单位的名称和地址，最后，是封口。如果是急件或者密件，要在封套上表明紧急程度和密级，再按照紧急程度和密级发送。2019/9/1111（二）收文程序与处理根据《国家行政机关公文处理办法》的规定：“收文办理是指对收到公文的办理过程，它包括签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办等程序”。收文程序属于将收到的公文进行加工、处理的过程，它与发文程序处于同等重要的地位，是单位履行工作职责的条件和保证。因此，应高度重视。2019/9/11121、签收•签收是指收文机关或单位对收到的公文进行确认、清点、检查、签注等。收文人员要在发文单位随同公文发来的《发文通知单》或《回执单》上进行签字。•签收是收文程序的第一步，通常由各机关、单位秘书部门所属的收发室进行，称为外收文。然后，当收发人员签署完毕后，及时交给办公室人员接收，称为内收文。如果是注明送呈领导的“亲启”公文，则应该直接交给领导本人或者是交给领导指定的秘书。2、登记•登记是指收文机关对收到的公文进行一定形式、内容的记录，从而便于查找、管理，也可以作为交接公文的凭据。•公文登记的方式可以采用登记簿式、卡片式或电脑登记。登记簿式即按照事先定好的流水号形式进行记录，容易保存，然而按照内容查找时不方便。卡片式即以单独的卡片对各个公文进行记录，这种形式很灵活，可以按照发文单位进行归档，但是卡片容易散落。电脑式是将公文的主要信息，如标题、发文单位、主题词进行登记，这种方式最容易检索，是现代文秘办公的主要形式。2019/9/11133、分发•分发是指收文机关或单位将收到的公文送达有关部门告知或处理。分发文件需要按照紧急程度、密级、部门职责、文件性质等进行。•文件可以分为阅读件和办理件。阅读件是多为信息的告知，如简报、抄送文件的内容等。办理件是指需要部门办理的文件，一般先由秘书部门提出拟办意见，然后进行批办、承办等。•分发文件是有要求的。如果分发的是阅读件，分发前要附上《文件传阅单》；如果分发的是办理件，分发前要附上《收文处理单》。如果分发的是给各部门的文件，分发前要填写《文件交办单》；如果分发的是给领导直接办理的文件，分发前要填写《送领导人文件登记单》。2019/9/11144、拟办•拟办是指秘书部门根据文件内容对公文提出的初步办理意见，相当于请示或建议，供领导参考。•拟办是收文处理中的重要环节，它会直接影响公文的最终处理结果。•拟办也是有要求的。为了提高效率，首先，秘书要熟悉相关政策，熟悉自己部门的情况，熟悉公文办理的程序；其次，要认真研究收到的公文，对问题仔细考量，提出细致的解决方案，要条理清楚，简明扼要。•拟办的意见一般附在《文件交办单》的拟办栏中，并附上拟办人姓名以及拟办日期。2019/9/11155、批办•批办是指机关或单位的领导针对公文提出的问题，在拟办意见的基础上，对文件作出批示或指示。批办时，要表明对拟办意见的态度。•拟办意见只是参考性的建议，而批办则是单位负责人作出的决策，两者的意义是不同的。•批办的意见一般附在《文件处理单》的批办栏中，并附上批办人姓名以及批办日期。6、承办•承办是指有关部门根据批办的意见具体办理事务。承办属于收文的中心环节。通过承办，各方的意见才能得以落实。•承办是有严格的时效性要求的，因而承办部门应对收到的文件及时办理，尤其是对于紧急公文，更要设定明确的办理时限，以免贻误时机，影响工作。2019/9/11167、催办•催办是指机关或单位的秘书部门对公文承办的情况进行监督、检查，以免公文挤压，延误事情。•催办有多种形式。可以通过电话的形式，提醒承办单位；可以填写《催办单》，以书面文字的形式提醒；也可以举办座谈会或面谈，进行催询；还可以直接登门，口头进行催办。一般要求对紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。8、注办•注办是由承办人在文书处理单上简要注记公文的处理情况，以备日后查考和公文的整理，使公文处理的来龙去脉留下清晰的记录。•注办一般包括以下内容：⑴一般的传阅文件，在有关人员传阅完毕后，由文书人员注明阅毕的日期；⑵需要办理复文的文件，办完后由文书人员注明“已复文”，并注上复文的日期和文号；⑶用口头或电话答复的文件，文书人员要注明时间、地点、接谈或接话人、主要内容等，并由承办人签字；⑷不需复文的文件，文书人员要注明“已办”、“已阅”、“已摘记”等字样。2019/9/1117（三）文书立卷与归档1、文书立卷及其意义文书立卷是指将一定时期内（一般为一年）处理完毕的、具有保存价值的公文，按照一定的规律和联系进行系统的整理，形成一个个案卷的工作。通过文书立卷，既可以有效地利用公文，又可以有效地保护公文，它是将公文转化为档案的必不可少的环节。2019/9/11182、文书立卷的原则（1）保持公文之间的历史联系文书立卷，不能随意组合，而是要遵循公文之间的客观规律，保持公文之间的联系，在此基础上进行立卷。也唯有此，才能真实地再现公务活动的过程，使得公文真正成为再现公务活动的载体。（2）便于查找和利用为了做到这一点，首先，要选择合适的组卷方法，案卷排列要也要合理；其次，每个案卷内的文件数量要适宜，文件的份数不宜太多，也不宜太少，一般提倡立小卷；最后，重要文件和次要文件要分开。重要文件利用频率高，可以相对细分，单独装订；次要文件参考价值不大，可以较为集中。2019/9/1119（3）区分文件的保存价值文书立卷时，要根据文件的保存价值进行划分。具体方法有以下几种：A按照文件的密级进行立卷。对有密级的文件，应该按照不同的密级进行划分，这是因为不同的密级规定着文件有不同的使用范围，因而在文件立卷时，不同密级的公文要区分开来，同一密级的文件可以组成同一个案卷。B按照文件的保管期限进行立卷。根据国家档案局公布的《