三、工作分析的结果

第三章工作分析的结果——工作说明书（岗位说明书）引导案例：“吴经理，我一直想象不出你究竟需要什么样的工程师”，人力资源部徐经理抱怨，“我已经给你安排了三位面试人员，他们好像都还挺符合工作说明书中规定的要求，但你一个也都不满意”。“什么工作说明书？”吴经理答道，“我所关心的是找到一个能胜任那项工作的人，但你派来的人都无法胜任，而且我从来就没见过什么工作说明书。”徐经理递给吴经理一份工作说明书，并逐条解释给他听。他们发现，要么是工作说明书的内容与实际工作不相符，要么是它规定以后，实际工作又有了很大的变化。在吴经理吧工程师必备的知识、技能、条件及工作内容同徐经理交流清楚以后，徐经理说：“我想现在我们可以写一份准确的工作说明书，以它为指导，我们就能找到适合这项工作的工程师了。让我们在以后的工作中多加强联系，希望这种情况再也不要发生。”分析：从上面案例我们可以看出，工作说明书在人力资源管理中起着十分重要的作用，但如果工作说明书编写的不科学，或者工作说明书不能随着企业的发展而动态更新的话，工作说明书就不能起到应有的作用。到底应该如何编制一份好的工作说明书呢？一、工作说明书的内容工作说明书的主要内容：1、工作标识2、工作综述——工作性质、工作目标的总体描述3、工作职责——工作综述的细化，关注“做什么？”4、工作任务（工作程序）——工作职责的细化，关注“如何做？”5、工作条件和工作环境6、工作权限7、工作联系8、绩效标准9、任职资格（工作规范）工作标识又称工作识别，主要包括：职位名称、所属部门、汇报关系、职位代码等。1、职位名称：请使用HR部的现有岗位名称规范，如“人事管理员”就是一个岗位名称。一个好的职位名称将很接近工作内容的性质，并与其他工作区别开来。（一）工作标识2、直接上级：指直接汇报的上级岗位，如HR部副科长直接上级是“HR部长”3、直接下属：指直接指挥的下级岗位，如如HR部长的直接下属岗位是“HR部副科长”和“人事管理员”4、职位代码：可暂不填（二）工作综述（岗位目标）——岗位存在的理由和目的为……（目的、目标）在……（限制）/通过……（手段）做……（岗位存在理由）简练的语言文字介绍工作的总体性质、工作目标。工作综述（示例）HR部长----为实现公司整体目标，通过不断完善人力资源管理与开发模式，提高人力资源效益，满足企业发展对人力资源的需求。物资部长----为了实现公司整体目标，通过对采购控制流程的管理和运行，确保生产经营活动所需物资的按质、按量供应，降低采购成本，提高公司核心竞争力。技术开发部部长----为实现公司整体目标，组织实施新产品开发，优化工艺技术，促进企业技术创新，提高企业的可持续发展能力。市场部部长----为实现公司整体目标，落实公司营销战略，通过市场调研以及营销策划与实施，提升企业形象和品牌形象，促进产品销售。仓储部部长----为实现公司整体目标，通过对公司物流全过程的管理，实现储运工作的安全性、科学性、准确性和时效性，确保生产经营活动对仓储运输的要求。（三）工作职责（内容）的描述工作职责是指任职者所从事的工作在组织中承担的责任，所需完成的工作内容。工作职责主要包括：1、日常工作2、上级分配的任务的性质和数量。3、与组织内外人员的关系，包括建议、培训等。4、对于业绩、利润等的责任。5、与上级和下级的权责关系。6、所要使用的设备与机器等。格式：简短的句子概括某一工作用动词准确描述此工作内容“负责”一词使用频率最高，实际上对行为的界定不太清楚。谁对企业不应负责任？如何撰写岗位职责？示例工作职责：1、负责公司日常行政工作的组织和管理；2、负责销售公司（上海）办公室日常人事、事务的管理，及办公用品的配置管理；3、负责销售公司（上海）与新疆办公室的协调管理工作；4、负责公司文件的打印、速递、传真等事务；5、负责销售公司客户接待工作；6、及时向各大区办公室传递公司的通知、文件及酒业公司的各种文件；7、负责销售公司的员工考勤记到工作；8、负责处理销售公司办公室的各种票务费用处理，如水电费缴纳等；9、协助市场部展开各种营销公关活动10、负责销售公司（上海）人员的招聘，培训及新酬福利管理工作；11、其它与人事及行政相关的工作。主要职责：1、主持召开股东大会、董事会议，并负责上述会议的贯彻落实；2、召集和主持公司管理委员会议，组织讨论和决定公司的发展规划、经营方针、年度计划有及日常经营工作中的重大事项；3、检查董事会决议的实施情况，并向董事会提出报告；4、提名公司总经理和其他高层管理人员的聘用、决定报酬、待遇以及解聘，并报董事会批准和备案；5、审查总经理提出的各项发展计划及执行结果；6、定期审阅公司的财务报表和其他重要报表，全盘控制全公司系统的财务状况；7、签署批准公司招聘的各级管理人员和专业技术人员；8、签署对外重要经济合同、上报印发的各种重要报表、文件、资料；9、处理其他由董事会授权的重大事项。（1）把主要职责和责任顺序排列;列出主要职责，然后是次要职责。（2）分别精炼的说明每个职责;这个说明语句应当是独立的而不要与其他人的重叠。三个明确任务可以更好的说明上述说明：-把所有账目录进总分类账目里-支付一周前受到的所有发票-每周一次合并和结算帐户例如,说明一个会计师的语句“把所有账目分类入账，包括已支付账目款项；然后把他们放在同一账户里”如何写岗位职责（3）文字要“精确”二个说明语句可以更好的说明上述职责：说明土建工程师职责：检查合同-根据签订的合同（依据什么）-拟出合同执行过程中的关键控制点（做什么）（4）减少定性说明，增加定量的句子。双重否定、或不适当的修辞方式会分散读者对重点的注意最好这样说“按照总工程师确认的质量标准对工程质量每周进行检验”例如,不要这样说明一个项目经理的其中一个职责“努力保持产品在一个符合公司要求的高水平，定期对工程质量进行检验，并确认是否与标准间有差异”（5）避免泛泛而谈这样写可能更好“进行每周例会，与直接下属回顾和讨论部门的工作。”例如，这样说明一个主管“对别人提供指导和领导”太广义。哪一类指导、如何提供？领导的是哪些或哪个人？（6）简写在所有岗位中都会出现的的次要责任或偶发任务。顺理成章要做的事情也可以简化。上面的语句可以包括在一个更广义的说明里，即“负责收发邮件”例如，秘书的任务是“打开和管理邮件，并将其转发给办公室的相关人员”关于工作分析需要注意的问题：1、避免由任职者填写，然后进行书面整理。2、工作分析会带来什么样的结果，且看以下案例，并进行思考。（四）工作程序是对工作职责的进一步分解，是针对每项工作职责如何具体完成的过程性的描述。（五）工作条件与工作环境自然环境安全环境社会环境（六）工作权限是指该任职岗位任职者所能掌握的资源的数量和质量，组织赋予的决策范围以及该职位在多大程度上对组织产生影响。包括：人力资源的权限：上下级人员数目与级别财务资源的权限：年度预算、项目成本等活动范围：“接待客户的人数”，“每星期内部沟通的次数”指内部沟通关系和外部沟通关系•内部沟通关系：指从事此岗位在业务上需同公司内部部门层次及部门以上层次进行的沟通关系•外部沟通关系：指从事此岗位在业务上需同外部公司、政府机关及其他单位进行的沟通关系•如“招聘专员”岗位的外部工作关系可表述为“与人才中介机构和培训机构进行业务洽谈”（七）工作关系（八）绩效标准是在明确界定工作职责的基础上，对如何衡量每项职责完成情况的规定。是完成一项工作的基本条件要求技能：competence，主要指心智、行为、人际等方面的潜能和素质skill主要指操作性实务方面的技术能力，重点关注外语、计算机、具体业务流程和设备操作方面工作经验：从事从岗位需要的相关工作经验教育背景：学历、专业背景等，如：XX及以上学历，XX或XX专业毕业（九）任职条件（资格）其他要求：指执业资格、性别、党派、身体状况等不代表现有人员的情况，而是指胜任此岗位所需的条件。职前培训：指上岗前需要接受的相关制度、法规等培训对事不对人尽可能具体，可操作表述准确剔除废话任职资格与岗位责任对应建立工作系统，完善任务与岗位的关系二、编写职位说明书注意事项编写要求清晰、具体（使用具体的动词）、简短（6－8项）注意事项逻辑顺序通俗时间比例工作分析的难度不是一项立竿见影的工作。虽然它与人力资源管理的后续工作紧密相关它对工作分析的实施者有一定的专业素质要求。工作分析，但它很难为企业产生直接和立即的效应。工作分析工作不是某个部门单独可以完成的，它需要企业每个部门，甚至是每位员工的协助。岗位职责和岗位要求要随着企业岗位的调整和职能的转变而相应地变化。一名机床操作工不小心将大量的液体洒在机床周围的地板上。车间主任主任叫他将液体清扫干净，操作供拒绝，理由是工作说明书中没有包括清扫的条文。车间主任又找到清洁工。清洁工开始也不愿意，后来经威胁，勉强同意。但向公司进行了投诉。实际上，操作工的工作说明书上说：有责任保持车床的整洁，使之处于可操作的状态，但未清扫，清洁工也是如此。思考讨论：过分强调工作分析的结果——岗位职责，将会有什么危害？工作分析的思想与组织公民行为的要求是相矛盾的组织公民行为：不被工作职责说所要求，不需付薪，却对组织有利，因为对自己也有利。因此，不能过分强调工作说明书的作用。工作分析不能作为教育员工的依据。