采购管理制度与流程

哈尔滨智恒时代科技有限公司文件密级批准人R2李强文件状态审核人V1.1于佳文件编号编写人高兴成ZHSD-RSXZ-ZD-023日期2017-11-04采购管理规范（2018试行版）一、目的为了进一步加强公司制度管理，健全企业采购管理制度，监督和控制不必要的开支，保证采购工作的正常化、规范化，特制定此规范。二、采购经理职责1、2、3、4、5、6、7、8、9、10、11、12、13、14、根据企业发展制定供应商开发计划，开发符合产品定位的供应商，建立供应商档案。负责与供应商谈判，确定供货速度、商品质量检验、付款方式、退换制度等，签订供应合同。负责供应商关系的管理，维护和发展与重要供应商的关系，掌握供应商的变化情况。在新产品采购时，负责对供应商的资质进行审核，在审核通过后，按公司标准采购流程实施采购。负责供应商的考评，并对其进行定期考核评审及淘汰，每年按照一定比例更新供应商。负责跟踪与供应商合同的执行过程，及时有效反馈供应商合同执行情况，督促合同的顺利进行，对合同执行中出现的问题及时解决。收集市场信息，对公司采购策略，产品组合结构调整改进，商品定位等提供参考意见。提出符合经营发展的建议和设想，关注市场动态，包括相关产品，竞争品的动态，作出阶段性的研究报告。按时、按质、按量完成采购计划，积极开拓货源市场。及时跟踪掌握商品市场价格行情变化及品质情况，执行询价，比价，议价制度，以期提升产品品质及降低采购成本。负责对采购的产品按公司规定标准进行信息录入，负责协助库管人员办理商品验收，入库，清点交接、数量核对等手续，协助财务人员进行应付账款核对。负责与供应商，销售、售后及各相关部门沟通协调，及时处理其反馈的意见。负责部门员工的管理，培训考核等工作。服从分配，听从指挥，严格遵守公司的各项规章制度和有关规定，完成领导交办的其他任务。三、采购专员职责1、供应商管理：对以往合作良好的供应商建立合格供应商名单，并跟踪供应商供货质量及交付及时情况，作为对供应商再评价的信息。若供应商多次出现质量问题和交付不及时，且供应商无改善迹象时应及时上报建议考虑取消合格供应商，对于纳入合格供应商名单的供应商建立供货基准时效表以便评估供货周期；询价：对一些非主流的产品负责询价、比价、记录，将最具有优势的价格和产品汇报给主管人员；订货：对于有正常备货的产品，在销售和售后人员采购产品时，采购人员以销售和售后提供的审核后的采购预购单为准进行订货；订货时采购人员需与预购单提交人员进行针对性沟通，了解客户需求信息，进行针对性订货。采购人员与供应商签订签订合同后，采购人员在纷享逍客软件里面填写的付款申请，付款申请需要在提前一天晚上提交，领导审批完后，打印出审批单与合同原件及入库单号一起给出纳付款。信息录入：采购人员将已付款及发货的产品合同进行入库，提交给库房人员，库房以便于货物接收和核对，如果库管发现货物与入库单不符，库管要及时与采购人员沟通，查明情况。沟通协作管理：采购专员每天及时与仓库管理员沟通，了解产品到位情况，负责协助库管人员办理商品验收，入库，清点交接、数量核对等手续，协助财务人员进行应付账款核对。及时与供应商进行沟通，了解发票开具情况及邮寄情况，确保当月的付款当月收回发票。2、3、4、1、2、3、哈尔滨智恒时代科技有限公司文件密级批准人4、5、6、7、8、R2李强文件状态审核人V1.1于佳文件编号编写人高兴成ZHSD-RSXZ-ZD-023日期2017-11-04在进行新产品采购时，需对供应商资质进行审核，审核通过后方可进行采购。负责对采购的产品按公司规定标准进行信息录入，（并及时更新替代产品名称）以便于销售和售后人员查询。负责与供应商，销售、售后及各相关部门沟通协调，及时处理其反馈的意见。每天查看软件与库存提醒，并及时备货，以免影响销售。按时完成公司领导交办的其他工作任务。四、采购管理规范1、禁止触犯公司红线，不允许私自接收厂家给的任何礼品，如收到必须上交给库房，作为公司的礼品.2、作为公司的采购人员必须做到产品采购价格的保密性，不允许与其他人员讨论其采购价格，一定发现严重处理。3、采购人员必须保证产品到货的及时性，库存配件及其他产品的出库运转顺畅，确保常规产品相应的库存数量。4、针对售后与销售常规产品的报价必须在两个小时内给予结果，对非常规产品的报价必须在2天内给予回复。5、对各部门提出的同等产品报价偏高的问题，每季度有两次相关人员质疑的，一经查询情况属实，采购人员将做书面检查，并做出相应的处罚。6、每个季度及时更新供应商数据库，对不能及时供货，口碑不好的供应商及由于供应商的原因导致客户对公司产生异议两次以上的供应商，应及时把问题处理并解决，清除供应商数据库。7、对采购入库的产品如有问题应及时与供应商沟通并调换货，产生的费用由供应商承担，对一些不及时处理问题的供应商，将取消合作。8、对合作的供应商在发货前，汇款后应及时把发票的扫描件或原件寄到采购部，以免发票收到的及时，导致财务发票的紧张。9、对由于采购人员的原因而导致的误采购的产品，不能与供应商协调处理的，采购人员将负全部所有损失，（对供应商能及时给予协调处理的，相关费用由采购人员负责）。10、对误采购的产品，隐瞒事实，不及时处理及上报而造成公司损失的，一经发现，采购负责人将扣除当月工资，并给予开除处理。11、销售人员在订常规或非常规的产品时，必须通过销售助理下预购订单，（非常规产品订货时如果没有预付款或合同情况下，必须在纷享逍客里面填写审批@采购部，同意才可以下单订货）采购人员在看到订单时，根据提供的信息（信息确保无误），采购人员将具体的到货时间告知销售人员。注：必须有订单才可以订货，销售人员不允许直接找采购订货。12、采购人员按照销售助理提供的信息，把非常规的产品采购入库，销售人员要及时把产品出库，如客户有退货或换货时，销售人员与采购人员协调处理，如无法调整的，销售人员将负相应责任，目的是保证库存无积压。13、售后人员在订购配件及其他产品时，也必须下预购订单，非常规产品订货或询价必须提供：收到客户全款后，提供产品图片、规格、型号及其他数据，才可以进行下去，否则不给予订货或询价，确保采购信息的无误。14、如按照售后人员提供的信息，将非常规的产品采购入库，由于客户的某些原因或是售后的原因将产品退货，售后人员将承担全部责任。15、售后工程师和销售人员在维修时需要采购一些相应的配件：如轴承或皮带等等，在采购配件前必须与采购人员沟通，才可以采购，如私自采购或采购回来的配件，没有及时交给采购入库，采购人员将不给予报销此费用。哈尔滨智恒时代科技有限公司文件密级批准人R2李强文件状态审核人V1.1于佳文件编号编写人高兴成ZHSD-RSXZ-ZD-023日期2017-11-0416、采购人员每月5日需向销售助理/售后调度当月旺销/滞销产品信息（设备，配件及用品等），及时调整最低库存标准，保证公司相关产品的合理备货；如因采购人员原因未及时更新库存标准，造成库存不足，影响业务，采购人员乐捐100元/次。17、采购人员每天及时向库管员了解当天库存变化信息，当库管员提交的库存信息有产品低于最低库存时，采购要根据库管员提交的预购单及时补足库存。如因采购人员原因造成库存不足，影响业务，采购人员乐捐100元/次。18、采购人员在采购完商品做入库时，必须以商品的最小单位入库，售后调度/销售助理在办理出库时要保持单位的一致性。19、采购人员要定期组织公司新品的培训，使公司销售售后及相关部门充分了解产品，便于推广产品。20、采购人员为客户更换产品时，要留存产品小样，以备后期查询。五、采购分类1、根据采购需求的不同，商品采购主要分为日常备货采购和业务员/技术员要求采购备货两类。日常备货采购指采购部根据仓库商品库存和市场行情主动备货，预购订单由采购下；业务员/技术员要求采购备货指业务员/技术员根据销售需要向采购部提出采购备货，预购订单由销售助理/售后调度下，但必须经领导审核签字确认。2、根据采购渠道的不同，商品采购可以分为非代理供应商采购和代理供应商采购，具体如下：1)对非代理供应商的采购a.如果我公司现有的供应商满足不了采购的需要，则需要再重新选择供应商。b.首先要收集资料，至少需要三家供应商对比，了解其是否为正规厂家，要求提供厂家资质文件，主要经营的品牌、财务结算方式、资金占用情况，了解其产品的市场占有率、质量保证期、售后服务情况，以及它的主要客户对其产品的使用方向。c.了解要采购商品的同档产品的情况，包括价格，服务，信誉情况，以及是否可以替代。d.了解产品的主要性能、组成部件、品质保证、大体价格（包括含税价格和不含税价格），以及是否包含运费。了解采购商品的付款方式（大件设备一般预付30%，留10%质量保证金。中小产品预付50%。金额很小的商品可全额支付），了解可发货时间及物流情况。e.制作订购单发给供应商。f.签订采购合同，必须仔细阅读合同条款及价格，一式两份。g.如果厂家不包邮，需要我方确定物流公司，则需要寻找三家物流公司，来比较其服务和价格。h.付款：在纷享逍客软件里面填写付款申请，标注付款内容，备注是哪位销售员的订货或库存备货，领导审批后将以审批完的付款单及采购合同一起交给出纳，付完款后将汇款底联提供给供应商，供应商确认后安排发货。注：对于非我公司主做的产品，如果销售人员有单而需要订货时，要求销售人员提供图片、参数、技术要求，不允许其指定品牌和型号。采购人员要先订购样品，如果样品合乎要求，再按样品订大批货。销售人员要根据采购人员所预测的到货时间，加上三天的余量来承诺给客户交货日期。销售人员详细填写订购单，采购人员根据订购单来订货。无订购单或不按流程订货而造成损失的，相关人员要各承担损失的10%。2)对代理供应商的采购a.对我公司长期合作的供应商，主要以代理商协议价格为主，结合相应政策，看有否其它价格支持，或针对具体项目申请价格。哈尔滨智恒时代科技有限公司文件密级批准人R2李强文件状态审核人V1.1于佳文件编号编写人高兴成ZHSD-RSXZ-ZD-023日期2017-11-04b.签订采购合同，必须仔细阅读合同条款及价格，一式两份。c.制作订购单发给供应商。d.付款：对于款到发货的供应商，与对非代理商采购付款流程相同；对于有账期的供应商（如凯堡）：做好欠款记录，根据各供应商情况定期付款，付款流程同上。e.供应商要周期性优化，定期增加优质供应商，对供应商的信誉做评估，信誉不好的直接拉黑名单；f.同一商品的供应商要有备份，每一个商品的供应商2-3家为宜；g.对于已合作的供应商不允许无理由随意更换，如需更换需要和公司报备申请，阐述理由（或是质量提升或是成本降低，理由充分），通过后才允许更换。六、货物跟踪、发票跟踪及系统录入从厂家订货后应及时通知库管人员，及时做好产品的存放准备工作。到货后由库管和采购人员一起验收，由库管审核入库，完成入库程序。入库原则：所有到货均需要入库（包括单配件），拆机的配件不需入库。如果到货后验收时，与所订货品不符，或是由于采购人员的疏忽，所到货品并不是公司想要订购的，应立即与供货商联系，协调更换。由此产生的费用需要相应责任人承担。如果货物破损，则拒绝卸货和签收，并将机器破损情况照片及外包装照片以微信或邮件形式及时传给厂家及物流公司负责人，等候厂家答复。对于货值在壹万元以上的，要求厂家出据明确的索赔函，且有主管级以上的负责人签字！七、对帐采购人员每月23号对账，统计发票的开据情况，及时跟踪催开发票。统计应付的采购款项，定期付款。账目核对准确后要取得对方盖章的对账单传真件。八、订货原则：1、对于无库存产品，采购人员要根据销售助理下的预购订单和销售合同，并且确认已付了预付款或有领导纷享销客的审批，然后再看销售人员清理陈欠的具体情况，再予以订货。2、查看可用量分析表产生采购订单，定期查看各种整机和配件的可用量分析表，根据实际库存与最低库存的差额（如果是负数则需要进货），生成采购订单。3、财务规定每周一、三、五是付款时间，需要销售助理和售后调度在每周的二、四、六下午15:00，采购根据提交的数量和库存数量安排订货，厂