培训机构行政前台接待规范及岗位职责

培训机构行政前台业务流程及岗位职责前台接待流程图询问来访者学习何课程↓询问学习时间↓询问目前学习程度，并给予建议↓拿出相应教材让其参看↓具体介绍课程设置及时间安排已报名：填写学员情况登记表，并指引交费未报名：详细询问后，请其留下联系方式，填入咨询记录登记表※由咨询员填写归类填写学员登记表填入当月学员档案一览表制作学生出勤登记表前台日常工作流程前台咨询日常工作大致可以从两个方面来进行描述：A：咨询工作（来电咨询；来访咨询）B：行政工作第1页共5页下面我们以表格的形式表达出来，以方便大家对比记忆。来电电话铃响┅┅┅“您好！培训中心”“对！这里是培训中心”“请问我有什么可以帮助您的吗？”┅┅┅┅┅┅┅┅┅“好的，您可以留下您的联系方式吗？以方便我们通知您！”“您放心，开课之前我一定会打电话通知您的”“好的，再见！欢迎您随时打电话来咨询！”“谢谢您打电话来培训中心，欢迎您有时间到我们学校来参观一下，再见！”等对方先挂断电话后，方可放下电话。并在咨询记录表上详细记录来电咨询内容及其它相关信息。如有重要事情，应及时上报上级部门。来访看到咨询者进入咨询室┅日常行政应提前至少15分钟到岗起身微笑示意：“您好，欢迎光临*查看交接记录表，注意或完成今天培训中心”，“您请坐！”。“您是给需要注意的工作自己咨询呢，还是帮朋友咨询？”*打扫咨询区域卫生拿出课程设置或是优惠宣传品，双手放到来访者面前或手中“这是我们的课程设置，您看你需要哪方面的，我可以帮你介绍一下”，“这是我们近期推出的一项优惠措施，您也可以参考一下”┅┅┅┅┅┅┅┅┅根据相关信息，合理推荐咨询者合适的课程，介绍相关教材及上课时间。对于报名者，应指导其填写相关表格及交费。对于没有当场报名者，也应留其咨询内容及联系方式，以便于后期跟踪服务。咨询完毕，咨询者离开咨询室时，应礼貌地说：“再见！您请慢走”，“如果再有需要您可以拨打我们前台的电话”，“很乐意为你服务，再见！”如果咨询的人不多，应当有一名咨询员送客到门口。*清理咨询台面及饮水机等处*察看电话卡是否有余额*检察听课证、缴款单据是否够用*整理必须具备的前台各项表格*如果有班级上课，应在告示板上写好当日课程表及教室安排*检查各个教室的门是否打开，纯水机的水是否喝完；做好这些准备工作后，开始一天的咨询工作。*如无咨询者时，应制作、整理相关表格，了解各个班级情况及学员情况。熟悉课程设置、相关收费标准及最近优惠措施。*如果有调休或是交接班，对于在岗时办理的，需要同事注意的事项，应认真记录在交接记录表上*晚上值班人员，应当在所有学员离校后，方可下班。下班前应检查：1教室电器及门窗，2办公区电器及门窗确保安全后，锁门离校。第2页共5页前台收费财务流程图收费，开具收据，听课证↓学员登记表上注明听课证编号，学号及收费金额↓将已报名学员档案登记归档↓晚上制作即日收入日报↓次日向财务室报告前一日收入（各班各科分列）↓每周一上交上周收支总汇表，教材明细周报↓每30日交上月收支汇总月报,预提工资表，教材明细月报，下月收支预算表请购单第3页共5页前台学员档案管理流程图每月初制作当月新开班学员收费一览表，分班标示↓汇总已报名学员登记表，完备其所填写项目，分类整理↓将已报名学员填入所报班级一览表，写清学号，↓联系方式，所交金额，注明有效期限↓制作考勤表，于开班前交于任课教师，下课后收回↓转班学员，从原班中划掉，填入新班一览表，标明转入金额↓退费学员，完备退费手续后，从原班中划去↓每月末制作本月学员档案表,老生新生分列，注明金额，联系方式↓每月末制作本月招生情况表，注明新开课和已结课班级相关情况↓每月末制作在校人数及班级人数统计表，上交分校管理中心↓定期整理已报名学员登记表，分类装订完成学员档案及文件管理第4页共5页学员档案和学校文件是学校重要的资源，不可或缺，因此档案和文件管理流程必须标准化，完善化。一份完备的档案能够为日常工作的开展提供诸多的方便，也就对一名档案管理员提出了严格的要求。1.档案管理员应具备三心：耐心，细心，热心，对档案管理具有高度的责任感和严谨求实的工作态度；2.指导学员填写原始档案表，各栏目填写清楚，如有特殊情况另行注明，不得马虎了事；3.如有转班转学学员，需填写新的原始档案表，注明从哪个班级或分校转入，转入金额，完备相关项目；4.将已报名学员档案表分类归档，填入学员一览表中相关班级，插班，转班，转校特别注明。不得出现漏登，错登，或登记不全的情况；5.开课前填写好学员考勤表，并督促老师认真填写，课后收回。如有转班，插班，转校生，应及时在考勤表上注明，不得漏登；6.如有学员未报满全期，应在考勤表上注明有效期（在表上结课期标注◎），并转告教务处，以便考勤。一经发现有未注明的情况，或此类学员未续费仍继续上课，将追究相关人员责任；7.如有学员办理停课，及时在停课记录登记清楚，并在考勤表和学员一览表上予以登记，不得出现漏记，以免给以后工作造成麻烦；8.如有学员退费，协助财务做好有关工作，可劝其转班或停课；如学员执意退费，完备相关手续后，在原始档案表，学员一览表，考勤表中标注，不得漏记；9.每月3日前上交上月招生人数统计表，在校学生及班级数量统计表，按规定填写，不得虚报，错报，漏报。10.定期整理学员档案，将已结课班级相关档案表，未结课班级学员原始档案表上交档案室，不得长期累积，以免造成档案遗失。11.学校下发的各类文件在主管签收后，须统一保管，不得携带回家，不得随便转借他人，更不能随意散放，以防学校重要信息泄露。12.档案管理员应严格按照以上制度执行，如出现重大问题，档案管理员将承担相关责任。第5页共5页