工作分析内容说明书

第四讲工作分析中大畅想（湖南）教育发展有限公司郑海元第一节工作分析的基本概念及术语一、工作分析的基本术语工作要素：工作中不能再分解的最小动作单位任务：为了达到某种目的所从事的一系列活动责任：个体在工作岗位上需要完成的主要任务或大部分任务。职位：根据组织目标为个人规定的一组任务及相应的责任。职务：一组重要责任相似或相同的责任。职权：依法赋予职位的某种权力。职业：在不同组织、不同时间，从事相似工作活动的一系列工作的总称。工作族：又称工作类型，指2个或2个以上的工作任务相似或要求的人员特征相似的一组工作。二、工作分析的定义——是对组织中某种特定工作职务的目的、任务或职责、权力、隶属关系、工作条件、任职资格等相关信息进行收集与分析，以便对该职务的工作作出明确的规定，以确定完成该工作所需要的行为、条件、人员的过程。第二节工作分析的内容与作用一、工作分析的内容工作分析主要包括两个方面的内容：一是确定工作的具体说明，这叫做工作描述；二是找出工作对任职人员的各种要求，即任职说明。（一）工作描述工作描述具体说明了工作的物质性质和环境特点，主要解决工作内容与特征、工作责任与权力、工作目的与结果、工作标准与要求、工作时间与地点、工作岗位与条件、工作流程与规范等问题。工作描述的主要内容包括：1、工作名称：组织对从事一定工作活动所规定的工作名称或工作代号，以便对各种工作进行识别、登记、分类以及确定组织内外的各种工作关系。工作名称应当简要。2、工作活动和工作程序：这是工作描述的主体部分，必须详细。包括所要完成的工作任务与负担的责任，执行任务时所需要的条件，工作流程与规范，与其他人的正式工作关系，接受监督以及进行监督的性质。3、物理环境：指工作的基本条件。4、社会环境：工作群体中的人数及其相互关系、部门关系，工作地点内外的公益服务、文化设施、社会习俗等。5、聘用条件：人员在组织中的安置等情况。某银行贷款助理员的工作描述工作名称：公司贷款助理员部门：公司信贷部工作代号：科室：信贷一部在职者：工作地点：公司总部工作关系上级：公司会计主管A先生、B女士；下属：无内部联系：公司信贷部的C、D、E、F等其他员工工作责任帮助公司进行商务帐单管理，保持与公司有利益关系的公司的合作关系工作内容A.信用分析（每周）在信贷主管的指导下，分析客户公司的历史、在行业中的地位、现在的状况、会计程序、贷款需求；考察信用报告；为潜在的贷款者推荐贷款方案；考察和总结现有贷款者的绩效；准备且跟踪信用未来与报表以及合法的贷款协议清单。B.业务（每周）帮助客户处理贷款问题与需求；出具客户有效需求的信用信息；根据公司资产内负债情况分析帐面利润，给各个客户贷款；指导公司贷款票据部门的基金收支、贷款签订过程，纠正内部偏差。C.贷款文件（每周）起草贷款所需的文件，帮助客户完成贷款文件；在贷款工作结束后立即对照贷款文件检查贷款的完成情况。D.报告/信息系统（每周）准备信用报表，描述和分析与客户的关系和贷款协议的条件；为信息输入信息系统作准备，检查信用报表的正确性。E.客户/内部关系（每周）熟悉客户的产品、生产能力与行业，与客户建立深层次的关系，与客户及其他银行保持经常联系，以求得与贷款相关的信息，解答客户的问题，准备关于与客户及未来的与之沟通和合作的报告，对影响客户及未来的重大事件编写备忘录。F.辅助主管（每月）帮助特定的主管进行信用信息支持密切客户关系；监督帐目，坚持和保管信用文件，在贷款过程中协调票据在各部门中流动；在主管不在时处理客户问题与需求。G.辅助科室（每月）总结银行在行业中的经济活动，跟踪行业与地区的发展；帮助科室经理规划科室近期和未来的经营活动，面试贷款助理的求职者；在主管不在时，代理主管行使职权。工作条件与环境75%以上的时间在室内工作，不受气候影响，工作场地温度与湿度适中，无噪声，无有害气体；无生命及其他伤害危险，一般无外出要求，只有在信贷调查时才外出，因工作需要配备一台计算机、一部电话及其他办公用具，个人无独立的办公室。聘用条件每周工作35小时，每天7小时。因工作需要而加班，一天加班时数一般部超过2小时，每周部超过4小时，非节假日加班其加班工资按加班时数*平均小时工资数*2计算，节假日加班其加班工资按加班时数*平均工资小时数*4计算。法定节假日放假，每年有带薪休假（详见《员工手册》）。每月月薪4500元。该工作的试用期为3个月，试用期间，若因个人业绩达不到规定标准或严重违反公司纪律等因素，公司有权在不提前通知的情况下予以解雇，个人也可直接向公司提出辞职。使用合格即可与公司签定正式录录用合同。员工被正式录用后，公司因经营不善，或因员工个人因素需要解雇员工时，公司必须提前1个月向个人宣布解雇决定，且公司必须向个人补贴生活费，补贴金额为：员工在公司工作的周年数*该员工解雇决定宣布当月的工资总额，不满1年的味当月工资总额的2倍，员工在公司工作期间，每年按业绩进行奖励，按《员工手册》的规定享受公司一切福利。晋升与培训机会本职位为最低职位，可晋升贷款或会计主管，有知识和技能培训机会。（二）任职说明书任职说明书即任职要求，说明担任某项职务的人员必须具备的生理和心理要求。主要内容有：1、一般要求：年龄、性别、学历、工作经验2、生理要求：健康状况、力量与体力、运动的灵活性、感觉器官的灵敏度。3、心理要求：观察能力、集中能力、记忆能力、理解能力、学习能力、解决问题的能力、创造性、数学计算能力、语言表达能力、决策能力、交际能力、性格、气质、兴趣、爱好、态度、事业心、合作性、领导能力等。某银行贷款助理的任职说明工作名称：公司贷款助理年龄：25岁—35岁性别：男女不限学历：大学本科以上工作经验：在银行工作三年以上体能要求：视力良好，能听见20英尺以外的说话声，对数字口头表达能力强有充沛的体力巡访客户，能用手书写，无严重的疾病和传染病。知识技能：良好的语言沟通能力，如倾听与提问的能力，具有一般会计能力，有良好的书写能力，有良好的综合分析能力，能对财务文件进行研究，有能力代表公司的形象，具有销售技能，具有企业管理与财务知识，具有银行信用政策和服务的知识，熟悉和银行相关的法律知识与术语，能熟练运用计算机，有独立工作的能力，能适应搞强度的工作；具有面试能力，对经济/政策事件有分析能力。其他特性：具有驾驶执照；愿意偶尔在下班后或周末加班，能每月/周出省出差，愿意在下班后参加各种活动平时衣着整洁。二、工作分析的作用1、工作分析是人力资源规划的基础2、工作分析有助于选拔和任用合格人员3、工作分析有助于设计积极的人员开发计划4、工作分析可以为绩效评估提供标准和依据5、工作分析有助于实现公平报酬6、工作分析有助于人力资源开发于管理之整合功能的实现。7、工作分析是实现人力资源调控的基本保障。第三节工作分析的过程准备阶段调查阶段分析阶段完成阶段一、准备阶段1、组成由工作分析专家、岗位在职人员、上级主管参加的工作小组2、确定调查和分析对象的样本，同时考虑样本的代表性3、利用现有资料和文件对工作的主要任务、主要责任、工作流程进行分析总结4、把各项工作分解成若干工作元素和环节，确定工作的基本难度。5、提出原来的任职说明书二、调查阶段1、编制各种调查问卷和调查提纲2、到工作现场进行现场观察，观察工作流程，记录关键事件，调查工作必须的设备和工具，考察工作的物理环境和社会环境。3、对主管人员、在职人员广泛进行问卷调查，并与主管人员、“典型”员工进行面谈，收集有关工作的特征以及需要的各种信息，征求改进意见，注意做好面谈记录注意面谈的方式方法。4、若有必要，工作分析人员可直接参与要调查的工作，或通过实验的方法分析各种因素对工作的影响。三、分析阶段1、仔细审核、整理获得的各种信息2、创造性地分析、发现有关工作和工作人员的关键成分3、归纳、总结出工作分析的必要材料和要素四、完成阶段1、根据工作分析规范和经过分析处理的信息草拟“职务描述书”和“任职说明书”2、讲草拟的“职务描述书”和“任职说明书”与实际工作对比3、根据对比的结果决定是否需要再次进行调查研究4、修正“职务描述书”和“任职说明书”5、若需要可重复2—4的工作，重要岗位的“职务描述书”和“任职说明书”需要经过多次修订6、形成最终的“职务描述书”和“任职说明书”7、将“职务描述书”和“任职说明书”应用于实际工作，并注意收集应用的反馈信息，不断完善“职务描述书”和“任职说明书”8、对工作分析本身进行分析评估，注意将“职务描述书”和“任职说明书”归档保存，为今后的工作分析提供经验和信息基础第四节工作分析的基本方法一、资料分析法为了降低工作分析的成本，应尽量地利用现有资料，特别是现有的岗位责任制资料。二、问卷调查法1、管理职位描述问卷（ManagementPositionDescriptionQuestionnaireMPDQ）是一种对管理者的工作进行定量化测试的方法，它涉及到管理者所关心的问题、所承担的责任、所受的限制以及管理者的工作所具备的各种特征，共197项问题，这197项问题被划分为13类工作要素：（1）产品、市场与财务规划；（2）与其他组织与人员的协调；（3）组织内部管理控制；（4）组织的产品与服务责任；（5）公众与顾客的关系；（6）高级咨询；（7）行为的自治；（8）财务委托的认可；（9）员工服务；（10）员工监督；（11）工作的复杂性与压力；（12）高层财务管理责任；（13）海外员工人事管理责任。2、职位分析问卷法（PositionAnalysisQuestionnairePAQ）类别内容例子工作元素数目信息输入员工在工作中从何处得到信息？如何得到？如何获得文字和视觉信息？35思考过程在工作中如何推理、决策、规划？信息如何处理解决问题的推理难度14工作产出工作需要哪些体能活动？需要哪些仪器与工具设备？使用键盘式仪器、装配线49人际关系工作中与哪些有关人员有关系？指导他人或与公众、顾客接触36工作环境工作中物理环境和社会环境是什么？是否在高温环境或与内部人员冲突的环境中工作？19其他特征与工作相关的其他活动、条件和特征是什么？工作时间安排、报酬方法、职务要求413、面谈法工作分析专家和任职者面对面地谈话，主要围绕以下内容：（1）工作目标：组织为什么要设立这一工作，根据什么确定该工作的报酬（2）工作内容：任职者对组织的作用，其行为对组织目标的影响（3）工作的性质与范围：工作在组织中的关系，完成工作所需能力，工作权力。技术知识、管理知识、人际关系知识、要解决问题的性质（4）所负的责任：涉及组织、战略决策、执行等方面4、现场观察法：在工作现场运用感觉器官或其他工具，观察员工的工作过程、行为、内容、特点、性质、工具、环境等，并用文字或图表形式记录下来，然后进行分析与归纳总结。5、关键事件记录法6、实验法7、功能性分析法8、秩序分析法9、日记法