文书档案学

第一节文书和档案一、文书、文件、档案文书，就是人们在实际事务活动中为了凭证、记载、公布和传递等的需要而形成和使用的内容系统、体式特定的文字材料。文件，是由机构或个人在其活动的开始、进行和结束过程中所产生或接收的记录信息，该记录信息由足以为其活动提供凭证的内容、背景和结构而构成，而不管记录的形式或载体如何－－国际档案理事会电子文件委员会问题：文件生命周期理论“在文件管理的领域内像在人类遗传学的领域内一样，也能够发现‘节制生育’它帮助确定何种文件应该打入火化炉的‘地狱’，何种文件应该升入某个档案馆的‘天堂’，或者，偶尔让它先到某个文件中心的‘炼狱’或‘挽留所’去呆一个时期。”文件在不同的运动阶段内呈现不同的价值，因而要采用不同的存放地点和不同的管理方式来处置文件。现行期半现行期非现行期现行价值凭证价值历史研究价值(形成使用文件部门)(文件中心或档案室)(历史档案馆)二、档案的定义、种类及价值《清太宗文皇帝实录》在崇德三年（公元1638年）正月甲午日的记载“他物皆记档案，独金数未经登记”（王金玉，王永.档案词源新证.中国档案）杨宾的《柳边纪略》(1707年)说：“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木牌故也，存贮年久者曰档案，曰档子，积累多，皮条挂壁若档故了。然今文字之书于纸者，亦呼为牌子，档子矣。”“档案”一词显然并没有一个不可更动而必须优先采用的、最终的、最完备的定义，它的定义可以在不同的国家作不同的修改，以适应不同的需要。－－（美）谢伦伯格档案，是在执行法律和处理事务中制成或收到的因具有永久价值而保存起来的文件的有机体，包括文稿、簿册、地国、录音带和其他文献材料在内。－－《美国大百科全书》任何自然人或法人，任何国家机关或组织，任何私人机构或部门，在自身活动中产生或收到的文件整体，不管其形成日期、形式和制成材料，都是档案－－法兰西共和国档案法本法所指的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录－－中华人民共和国档案法（一）定义档案是国家机构、社会组织和个人在社会实践活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。档案是各种机关组织和个人在其特定的社会活动中形成的档案是保存备查的历史文件-档案的形式是多种多样的档案是原始的历史记录-档案是保存备查的历史文件：使用完毕或办理完毕的文件才能作为档案具有查考利用价值的文件才有必要作为档案保存按照一定规律保存起来的文件才能最后成为档案注意：资料与档案的区别一般说来，凡是对人们研究、解决某一问题有一定价值的所有相关信息均可称为资料，而无论其具体是什么，文书、档案、图书、报刊、文章、录音录像乃至文物等，只要对于人们研究解决某一问题有信息支持价值，都可看成是资料。档案可以被看作资料，但资料不能作为档案看待并使用。（二）档案的种类、纸质档案、非纸质档案2、文书档案、科技档案与专门档案文书档案科技档案.工程档案：竣工图专门档案：人事档案3、历史档案（旧政权档案、革命历史档案）与现行档案奏折旧政权档案旧政权档案革命历史档案（三）档案的基本价值案例：东京巨额遗产案追踪赵欣伯赵碧琰赵宗阳（赵重光）《第三帝国的兴亡－－纳粹德国史》美国记者威廉.夏伊勒凭证价值参考价值问题：档案真实性指什么：档案是真实的历史记录？档案内容的真实？档案内容的真实等于记录形成者观点的正确？汪伪档案中的罪恶一页第二节文书工作与档案工作注意：文书学与档案管理学的传统理论认为：以归档为界，归档以前是文书处理工作，归档以后便开始了机关档案管理工作。一、文书工作文书工作，也称文书处理工作，是指文书的形成、处理和管理等一系列互相衔接的程序和手续。文书处理主要内容文书的制作形成（拟稿、审核、签发、复核、缮印、校对、盖章等）文书的传递（收发、登记、分发、传送等）文书的办理（拟办、批办、承办、催办、查办等）文书的管理（保管、保密等）文书的整理归档或销毁文书工作机构及其组织形式集中形式除承办外，其他环节集中由办公厅（室）统一处理。分散形式由办公室（厅）和各业务单位的文书部门或专职、兼职的文书人员来分工负责。二、档案工作通常所说的档案工作，是指档案室和档案馆所从事的档案业务工作，即用科学的原则和方法管理档案。档案管理工作从理论上划分为两个基本方面：实体管理档案内容信息的开发利用档案工作基本内容包括以下八项：档案的接收和征集档案的整理档案价值鉴定档案保管档案编目与检索档案编辑与研究档案利用服务档案统计简称收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用和统计工作。档案工作机构档案实体管理机构：（1）档案室、档案信息中心（2）档案馆（3）文件中心（4）档案寄存中心（5）档案事务所档案行政管理机构如:档案局组织内档案工作机构的组织形式:分立型、综合型。三、文档一体化系统文档一体化，就是从文件和档案工作全局出发，实现从文件生成制发到归档管理的全过程控制。课程内容：文书处理工作文件整理归档工作档案整理工作档案保管工作档案检索工作档案开发利用工作声像档案的管理电子档案的管理参考书籍：赵映诚：文书工作与档案管理.高等教育出版社陈祖芬：职业秘书资料与档案管理教程.清华大学出版社靳古隆：机关文书与档案管理模拟训练.陕西旅游出版社陈琳：档案管理技能训练.机械工业出版社孙淑扬、邱晓威：档案计算机管理教程.中国人民大学出版社刘家真：电子文件管理理论与实践.科学出版社第一章文书处理工作文书处理工作，是指文书的形成、处理和管理等一系列互相衔接的程序和手续。登记收文登记簿填写文件处理单宏远电机股份公司公文处理单交办公室主任拟办宏远电机股份公司公文处理单交王总批示宏远电机股份公司公文处理单将通知交信息中心李主任，请他负责办理（承办）。5月10前催办一次李主任会议后填好办理结果、日期和其他有关内容，和文件一起送回陈秘书归档整理取回后送机要室盖章填写发文登记簿发文登记簿一、文书处理工作主要程序收文程序：签收、登记、拟办、批办、承办、传阅、催办、查办、整理归档等程序。发文程序：草拟、审核、签发、复核、缮印、校对、用印、登记、分发、整理归档等程序。第二节文书处理具体程序简介一、签收秘书在送来的《文书投递单》或《送文登记簿》上签字，需要认真核对和清点。二、登记文件登记是机关管理与保护文件的一种工具，用它记录文件的收进、发出和运转情况，统计文件的数量和检查文件的处理周期。收文和发文一般应分别进行登记，密件和平件应分开登记。登记的形式有簿式、卡片式和联单式。簿式登记易于保存，是一种普遍使用的登记形式。三、分发与传阅分发是指文书工作人员将文件分送给有关领导人、有关部门或承办人员。传阅指单份或份数不多的文件，需要经许多位领导人和部门阅知与处理时，由文书工作人员组织先后在他们中间传递和阅读工作分发给本机关领导人和各部门的文件，均应履行签收手续。注意：传阅工作应以负责组织传阅的文书工作人员为中心点，各个阅文对象收退文件均应直接与组织传阅的文书人员联系，以利保密和安全。传阅工作必须建立登记手续，阅文人应在阅读文件后签全名和签注时间。四、拟办与批办拟办是部门或承办人对于某份文件准备如何办理所提出的初步意见，以供机关领导人或有关负责人审核定夺。拟办的意见，相当于一种请求或建议。案例：拟办者“来文内容违背ⅩⅩ文件精神，不宜批准。刘ⅩⅩ，Ⅹ年Ⅹ月Ⅹ日”“此件提法不妥，建议慎重处理。王ⅩⅩ，Ⅹ年Ⅹ月Ⅹ日。”“该件反映问题不清楚，也不全面，不宜做明确批示。建议领导实地调研一次，或请ⅩⅩ处再了解一下。刘ⅩⅩ，Ⅹ年Ⅹ月Ⅹ日。”程序性拟办与实质性拟办“请ⅩⅩ同志阅。张ⅩⅩ，Ⅹ年Ⅹ月Ⅹ日。”“该件反映问题不清楚，也不全面，不宜做明确批示。建议领导实地调研一次，或请ⅩⅩ处再了解一下。刘ⅩⅩ，Ⅹ年Ⅹ月Ⅹ日。”拟办多由具体的承办人、秘书部门负责人、业务部门的负责人承担。拟办的意见应写在“文书处理单”上。批办是机关领导人或部门负责人，就某份文件应如何处理，对有关承办部门或承办人所作出的批示意见。批办意见宜写在“文书处理单”上。批办这一程序，在次序安排上有两种：一是先批办后交承办人承办一是先由承办人拟办，然后批办五、催办、查办文件的催办、查办工作指的是对于需要办复的文件，根据缓急情况和承办时限的要求，适时对承办工作进行督促检查，以防止积压和延误。六、发文审核与签发审核（核稿）是由秘书部门负责人或单位领导人对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发作好准备。审核是文书处理的关键环节之一，也叫做“把口”或“把关”。（一）审核要做到“六查”：1.查是否需要行文，以什么名义行文，是否符合行文规则要求；注意：行文制度的基本规则分清隶属关系，领导与被领导关系。党、政、工、青、妇等不同系统机关之间，无论级别如何悬殊，都是不相隶属关系。行文关系，是发文机关与收文机关之间依据组织辖属和职权范围而形成的关系。根据系统和级别两个因素可以把社会各机关间形形色色的行文关系归结为三类：隶属：领导与被领导，指导与被指导，决定因素就是同一系统的不同级别。平级：同一系统相同级别；不同系统的相同级别。不相隶属：不同系统的不同级别机关之间的关系。党委、政府的办公厅(室)根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文；其他部门和单位，不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的机关部门行文。党委、政府的部门依据职权可以相互行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文案例中地委统战部该怎样行文才是合适的，才能实现目的？一是向地委请求以地委或地委办公室名义向各县（市）委发文并起草代拟稿；二是地委统战部行文指示各县（市）委统战部提出贯彻落实意见报县（市）委批准。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。上行文行文方式：行文方式，是将文书运行到终极收文机关的方式。逐级行文-越级行文多级行文《关于将我市列入全国“优化资本结构”试点城市的请示》（德阳市政府向四川省政府行文，请求报转国务院审批）下列几种特殊必要情况下，才可超级向上行文：由于情况特殊紧急，逐级上报会延误时机造成损失的问题；上级机关交办的并指定越级直接上报的事项；对直接上级机关进行检举、控告的问题；直接上下级机关之间有争议而无法解决的事项；需要直接询问、联系的极个别的具体问题等。涉及多个部门职权范围之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当应当责令其纠正或者撤销。同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。同级党的机关、同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府及其部门与同级党委或军队机关及其部门可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位、公司也可以联合行文。向上级机关行文，原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。“请示”应一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。2.查文稿内容与法律、法规和政策及上级政府的有关规定是否一致，与平行机关和本部门的已有的规定是否矛盾；3.查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签；如：撞车与顶牛4.查要求和措施是否明确具体，切实可行；5.查文字表达是否准确、简练、条理清楚，标点使用是否正确，文字书写是否规范；6.查公文格式是否符合规定。注意：“收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘书部门应当进行审核。”－－《行政机关公文处理办法》签发指机关领导人对文稿的最后审定、签字发出。一般由主要领导人或具体分管的副职领导人签发，也可由秘书长、办公厅（室）或部门负责人签发。联合发文或内容涉及其他部门的公文，要实行会签。签发时应在发文稿纸的签发一栏写明意见，签署姓名、日期。签发人对文稿的内容和行政效力负责