文书档案管理(最新版本)

文书档案管理东莞市档案局监督指导科2012年3月13日文书档案授课讲议第一章归档文件第二章归档文件的形成第三章文件归档第四章归档文件整理方法——单份文件整理第五章归档文件整理方法——立卷法第一章归档文件第一节归档文件概述第二节归档文件的种类第三节归档文件的体式与稿本一、文书档案的概念和来源1.概念：文书档案是记录政务活动（包括党务、行政管理等）的档案。它记录了机关、团体、企业、事业单位所从事的各种管理性活动，如党务管理、政务管理、财务管理、人事管理、业务管理、科研管理等。因此,文书档案通常也被称为管理性档案。办理完毕保存价值文件系统整理档案移交归档图1文件转化为档案的基本条件2.来源：文书档案来源于文件。文件办理完毕之后经鉴定具有保存价值的部分，经过归档整理，转化为文书档案。可以说，文件是文书档案的前身，文书档案是文件的归宿之一，“文件”与“文书档案”实际是同一事物在生命周期的不同发展阶段的不同称谓。（文件生命同期理论）第一节归档文件概述一、文件与归档文件文件是指国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录，通常具有一定的体式和处理程序。与文件一词相近的有“文书”和“公文”文书是组织和个人在社会活动中直接记录下来的信息材料。公文是机关组织在履行公务过程中直接形成的信息材料。“文件”一词最早见于清末。概念外延十分广泛，除各种收发文，如命令、指示、决定、通知、通告等公务文书，也包括个人在私务活动中形成的各种私人文书，如信函、日记、证书、遗嘱、家谱等。主要载体形式是纸张，但磁盘、光盘等新型特殊载体也在得到广泛使用。文书立卷、文件立卷或公文立卷均指同一概念。档案工作所指的文件主要是不同形成主体在各自公务活动中产生的公务文书。二、归档文件的特点归档的定义：是指一系列的公文处理程序之后，办理完毕且具有保存价值的文件要经过系统整理及时移交档案室或档案馆集中保存，这一过程通常称为“归档”。归档文件具有以下特点：一是从公文处理流程来看已经办理完毕；二是按照各单位《文书档案归档范围和保管期限表》的要求，属于应归档范围，具有继续保存备查的价值；三是必须按照规范要求进行了系统整理。第二节归档文件的种类归档文件种类即为公文的种类，简称文种。按《中国共产党机关公文处理条例》中规定，对外发文文种有14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。按《国家行政机关公文处理办法》中规定，对外发文的文种有13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。文件分类一、根据文件的使用范围划分：通用文件、专用文件和科技文件；（一）通用文件指党、政、军各级机关和人民团体、企事业单位在行政管理中普遍使用的公文。如公函、通知、通报、指示、决定、决议等。1、按行文方向划分：上行文、下行文与平行文三种。上行文指直属上级领导机关报送的文件，如报告、请示等。下行文是指本机关为了布置或进行宣传教育、业务指导等，而向所属的下级机关发送的文书，如命令、指示、批复等。平行文是指同级机关或不相隶属机关之间为了联系事务、商洽问题或知照情况等，而相互发送的文书，如函、通知、介绍信等。2、按文件的来源划分：发文、收文二种；发文是指本单位拟制的文件。二种情况：一是本单位在开展职能活动中因工作需要而拟制的向外单位发出的文件，称为外发文，主要文种是《国务院公文处理办法》中规定的12大类，如，请示、批复、通知、函等，通常以红色版头的形式发布。根据行文关系，向上级单位发上行文，向下级单位发下行文，向平级或不相隶属单位发下行文，具有法定的权威性。二是发文是本单位为处理日常事务而使用的文件材料，称为内发文或内部文件，主要文种有计划、总结、会议记录、调查报告、大事记、规章制度等，这部分文件不能地外行文，如因需要，可附在对外发文的文种之后。收文是指从外单位发来的文件。三种情况：一是有上级的命令、指示、批复二是有下级单位的请示、报告三是有平级和不相隶属机关的通知、函等3、按文件的密级，可分为对外公开、国内公开、内部使用、秘密、机密、绝密六种。对外公开的文件指内容不涉密可直接对国内外公布的文件。限国内公开文件旨内容不涉密但不宜向国外公布，只能在国内公开的文件。内部使用文件指不宜向社会公开，只限在机关内部使用的文件。秘密文件是指一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益受到损害的文件。机密文件是指含有重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利用受到特别严重损害的文件。绝密文件是指含有最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益受到特别严重损害的文件。4、按文件的性质、作用，可分为法规和规章性、指挥性、报请性、知照性、记录性、交流性文件。规规章性文件，包括法律、法令、行政法规和规章以及组织、团体制定的具有规范性、制约性的章程、法办法、细则、规定等，是约束人们的组织活动和行为的，带有强制执行性的准则文件，在有效制约范围内，须人人遵守。指挥性文件，领导机关为实施领导、部署工作、指挥行动、贯彻政令而制成的文件，如命令、指示、决定等。报请性文件，下级机关和上级机关报告情况、提出建议、请求批准事项的文件，如请示、报告、情况反映等。知照性文件，机关之间或机关向人民群众知照情况、事项、安排、规定、要求的文件，如通知、通报、通告、函等。记录性文件，机关用来记录活动、事项、会议情况的文件，如总结、记录、会议纪要、大事记等。交流性文件，用于交流、沟通信息和问题的文件，如简报及典型经验介绍等。一、规范性公文规范性公文主要包括7个种类，条例、规定、办法是其中最具代表性的类型。（还有：细则、章程、规程、制度等）（一）条例条例是领导机关制定或批准规定某些事项或机关团体的组织、职权等带有规章性质的法规性文件中共中央发布：《中国共产党纪律处分条例》、《中国共产党内监督条例》、《中国共产党党员权利保障条例》、《中国共产党基层组织选举工作暂行条例》。国务院发布：《中华人民共和国国务院公报》2008年第8期刊登了国务院第278号和279号令，分别发布了《中华人民共和国森林法实施条例》和《建设工程质量管理条例》。重点掌握：一是中共中央组织所制定的条例，都是作为独立文件发布的；国务院都是用命令的方式予以发布，一般不独立发布。二是只有党中央组织才能制发条例；只有国家及其最高行政机关和地方立法机关，才有制发条例的资格。《广东省档案条例》于2007年7月27日由省第十届人大常委会第三十三次会议修订通过。广东省档案条例（1998年6月1日广东省第九届人民代表大会常务委员会第三次会议通过2007年7月27日广东省第十届人大常委会第三十三次会议修订）第一章总则第一条为加强档案的收集、管理、有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律法规，结合本省实际，制定本条例。第二条本条例所称档案，是提过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图表、声像、电子文件等形式的历史记录。第三条档案工作应、、、、、、（二）规定规定是领导机关对特定范围内的工作和事务制订相应措施，要求所属部门和下级机关贯彻执行的法规性公文，可作为国家法律、地方性法规、行政法规和规章以及党内规章和机关内部规章制度的名称。规范性公文中使用范围最广、频率最高的文种。规定与条例的异同：同：都不作为独立的公文发布；异：规定制发机关相对较宽泛，各级领导机关和职能部门都可以制定和发布规定；内容比较局部、具体，要求和标准更加明确，行动约束力更强。国家档案局令第8号《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》已经于2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过，现予公布，自公布之日起施行。局长杨冬权二00六年十二月十八日（三）办法办法是党政机关、社会团体、企事业单位等针对某一项工作、活动制定具体处理方法时常用的一种规范性公文。与法规相比较其所涉及的事物、问题规模更小，性质更轻，针对性更强，内容也更加详尽、具体而精细，更具可操作性。如2000年国务院发布《国家行政机关公文处理办法》；1999年国家档案局第5号令公布的《中华人民共和国档案法实施办法》；1996年广东省政府第4号令公布的《广东省名人档案管理办法》等。（四）其他细则：主要用于根据法定职责或专门的明确授权对法律、法规、规章及其它规范性公文中的有关事物或要领作出具体解释，规定具体的实施办法与规则，明确规定各种事物与要领间的精细界限，为这些法律、法规、规章的有效实施确立保证。章程：主要用于规定某个组织的性质、宗旨、组成人员、组织结构和活动规则。规程：主要用于规定带一定技术特点的某一工作程序过程和活动规则。制度：主要用于规定在工作中人们的行为应达到的标准。二、领导指导性公文领导指导性公文常用于上级对下级进行领导指导工作。领导指导性公文包括5个种类：指示、命令、决定、批复、通报、通知。（一）指示指示用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。由三部分内容组成：一是行文的客观依据或目的、意义；二是指示事项的具体任务与安排；三是对落实指示事项提出具体注意事项和要求。如《中共中央国务院关于进一步做好计划生育工作的指示》等（二）命令命令与令是同一个文种，用于为法律明确授予制发权的机关依照有关法律规定发布法规和规章，宣布重大强制性行政措施，嘉奖有关单位及人员等。有权发布命令的是国家主席、国务院及各部、委、各级人民政府。如2008年第513号公布的《国务院关于修改〈全国年节及纪念日放假办法〉的决定》等。中华人民共和国主席令第一号根据中华人民共和国第十一届全国人民代表大会第一次会议的决定，任命温家宝为中华人民共和国国务院总理。中华人民共和国主席胡锦涛2008年3月16日（三）决定决定适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。如《中共中央国务院关于进一步加强人才工作的决定》，《中共中央国务院关于加速科学技术进步的决定》等。（四）批复批复适用于答复下级机关的请示事项。批复时必须针对请示的问题做出肯定或否定的答复，表态和指示都应十分明确，不能模棱两可。（五）通报通报适用于向下级单位和有关人员表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。褒扬、批评。可发往上级、下级、平级。（六）通知通知适用于批转有关下级机关的公文，转发上级机关或不相隶属机关的公文，发布规范性公文，传达要求上级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项，任免和聘用干部等，主要用于下行文、平行文。《关于XXX通知》和关于转发《关于XX通知》三、公布性公文公布性公文常用于公布各种重要信息。公文公布形式多样，可直接张贴、广播，可在报刊上发表。主要有三种类型：公告、公报、通告。（一）公告公告适用于地位较高、影响较大的机关向国内外宣布重要事项或法定事项。常在以下情况使用：依法宣布颂行实施重要法律，宣布做出重要决定，告知出现重要人事变动，发生世人瞩目的重要事件，依照国际惯例发布需要国内外周知或遵行的事项等。发送形式：张贴或登报，无具体特指受文对象。如《2012年中央机关公开遴选公务员公告》《广东省2012年选拔乡镇公务员公告》等。（二）公报公报适用范围与公告基本相同。常用以下情况：需要有关方面更详尽了解有关重要事项的场合，告知涉及国计民生的重要事项的基本情况，公布重要事件的情况，宣布重要决定及其形成过程，公布重要统计数据。如《国务院公报》、《广东人民政府公报》、《东莞市人民政府公报》等。（三）通告通告适用于各类机关在一定范围内公布需要有关人员遵守或周知的事项，其强制力和约束力都次于公告。常用以下情况：宣布新的立场观点，公布准备广泛施行的与所辖区域内绝大多数人关系密切的政策、措施或要求，公布要求有关人员共同遵守执行的事项或规范，公