工作分析（PPT96页)

第五章工作分析引导案例：工作职责的分歧一个机床操作工不慎将大量的液体洒在机床周围的地板上，车间主任要求操作工将地板上的液体打扫干净。操作工拒绝执行，理由是任职说明书里没有清扫的条文。案例车间主任又找来一名服务工来做清扫工作。但服务工同样拒绝，其理由是任职说明书里同样也没有包括这一类工作，这个工作应由勤杂工来完成，因为勤杂工的责任之一是做好清扫工作。案例车间主任威胁服务工说要解雇他，因为这种服务工是分配到车间来做杂务的临时工。服务工勉强同意，但是干完后立即向公司投诉。案例的启示有关人员接到投诉，分别审阅了其任职说明书：机床操作工——有责任保持机床的清洁，使之处于可操作的状态，但并未提及清扫地板。服务工——有责任以各种方式协助操作工，如领取原材料和工具，随叫随到，即时服务，但也没有包括清扫工作。勤杂工——负责各种形式的清扫工作，工作时间从正常工人下班以后开始。引出问题机床周围地板的清洁工作谁来做？机床操作工勤杂工服务工岗位说明书中没有清扫地板的条文有清扫条文，但工作时间是从正常下班开始岗位说明书中没有清扫的条文得出结论必须进行工作分析案例的启示第一节工作分析的概述一、工作分析的基本概念1、定义工作分析，就是将组织中的各项职能有效地分解到各个职位上，明确地规定每个职位的目的或使命，规定该职位所承担的各项职责与所需完成的各项任务，并针对其职责和任务规定相应的绩效标准，明确各个职位与组织内外其他单位和个人所发生的关联关系，规定各个职位的权限，确定职位任职者的基本要求。一、工作分析的基本概念2、组织需要进行工作分析的情况：建立一个新的组织。由于战略的调整和业务的发展，使工作内容、工作性质发生变化。企业由于技术创新，劳动生产率提高，需要重新进行定岗、定员。建立制度的需要。二、工作分析中常用的重要术语工作要素怎样把大象塞进冰箱三、工作分析所收集的信息—6W1H收集工作分析资料的人员选择工作分析专家主管任职者收集工作分析资料的人员选择1、工作分析专家——最客观公正，保持信息的一致性，可以选择不同的分析方式价格昂贵，对组织缺乏了解，可能忽略某些无形的方面收集工作分析资料的人员选择2、主管——对所要分析的工作的无形的方面具有全面而深入的了解收集信息的速度比较快要对主管进行工作分析的培训不足：对主管也是时间上的负担某些情况下难以保证信息的客观性收集工作分析资料的人员选择3、任职者——对工作最熟悉，信息收集速度快不足收集信息的标准化程度较差；工作职责的完整性较差；可能造成员工间矛盾四、工作分析所输出的结果——工作说明书（一）工作说明书1、定义工作说明书，是对每一工作的性质、任务、责任、环境、处理方法及对工作人员的资格条件的要求所作的书面记录。它是根据岗位分析的各种调查资料，加以整理、分析、判断所得的结论编写成的一种文件，是岗位分析的结果。四、工作分析所输出的结果——工作说明书（一）工作说明书2、工作说明书包括两个部分工作（职务）描述(JobDescription)（工作说明书）“干什么”职位要求/工作规范(JobSpecification)（任职资格说明书）“谁来干”工作分析工作描述工作规范工作程序物理环境工作条件职务名称工作活动社会环境聘用条件一般要求心理要求生理要求年龄性别学历经验健康状况体力力量运动灵活性感的觉灵器敏官度能力态度观察爱好性格合作思考创新兴趣学习工作分析的内容四、工作分析所输出的结果——工作说明书（二）工作说明书的具体内容1.职位名称2.职位在组织中所处的位置3.工作的目的或职位的使命4.工作的职责与任务5.各项职责和任务所占的时间比重6.衡量绩效标准7.原材料、机器和设备8.权限9.职位的晋升与替代10.与组织内外其他部门和人员的关联关系11.任职者的基本要求（二）工作说明书的具体内容分类内容项目项目内涵应用目标核心内容工作标识工作名称、所在部门、直接上级职位、薪点范围等工作概要关于该职位的主要目标与工作内容的概要性陈述。工作职责该职位必需获得的工作成果和必需担负的责任。工作关系该职位在组织中的位置。选择性内容工作权限该职位在人事、财务和业务上做出决策的范围和层级。组织优化、职位评价履行程序对各项工作职责的完成方式的详细分解与描述。绩效考核、上岗引导工作范围该职位能够直接控制的资源的数量和质量管理人员的职位评价、上岗引导职责的量化信息职责的评价性和描述性量化信息职位评价、绩效考核工作条件职位存在的物理环境职位评价工作负荷职位对任职者造成的工作压力职位评价工作特点与领域上岗引导/职位评价第二节工作分析的过程一、工作分析的准备阶段（一）确定工作分析的目标和侧重点确定工作分析主要想解决什么问题，获取信息的途径是什么工作分析的不同目标决定了在收集信息时有不同的侧重点组织要选取有代表性、典型性的职位进行分析一、工作分析的准备阶段（二）制定总体的实施方案1.工作分析的目的和意义2.工作分析所需收集的信息的内容3.工作分析所提供的结果4.工作分析项目的组织形式与实施者5.工作分析实施的过程或步骤6.工作分析实施的时间和活动安排7.所需的背景资料和配合一、工作分析的准备阶段（三）收集和分析有关的背景资料1.国家职业分类标准或国际职业分类标准•职业分类，是采用一定的标准方法，依据一定的分类原则，对从业人员所从事的各种专门化2.有关组织信息的资料（组织机构图、工作流程图、部门职能说明书）3.现有的职位说明书或职位描述材料中华人民共和国职业分类第一大类：国家机关、党群组织、企业、事业单位负责人第二大类：专业技术人员第三大类：办事人员和有关人员第四大类：商业、服务业人员第五大类：农、林、牧、渔、水利业生产人员第六大类：生产、运输设备操作人员及有关人员第七大类：军人第八大类：不便分类的其他从业人员下面以“3-03-02-02话务员”为例来具体说明我国职业分类的体例样式：3（GBM3）办事人员和有关人员在国家机关、党群组织、企业、事业单位中从事行政业务、行政事务工作的人员和从事安全保卫、消防、邮电等业务的人员。本大类包括下列中类：3-01（GB3-1）行政办公人员3-02（GB3-2）安全保卫和消防人员3-03（GB3-3）邮政和电信业务人员3-99（GB3-9）其他办事人员和有关人员3-03(GBM3-3)邮政和电信业务人员从事邮政、电信及电信通信传输业务的人员。本中类包括下列小类：3-03-01（GBM3-31）邮政业务人员3-03-02（GBM3-32）电信业务人员3-03-03（GBM3-33）电信通信传输业务人员3-03-99（GBM3-39）其他邮政和电信业务人员3-03-02(GBM3-32)电信业务人员从事电信营业、话务、报务和电报投递的人员。本小类包括下列职业：……3-03-02-02话务员从事值守长途话务、国际话务、查号、无线寻呼、信息等各类话务台，受理接续用户发长途电话、国际电话、电话号码查询，用户寻呼业务以及处理机上业务查询的人员。从事的工作主要包括：（1）按呼叫依次应答，受理用户使用电信业务，填写记录单；（2）接续、处理用户业务需要；（3）……下列工种归入本职业：话务员（21-027）长途话务员（21-028）查号话务员（21-029）国际话务员（21-032）无线寻呼话务员（21-033）信息服务话务员（*）一、工作分析的准备阶段（四）确定所欲收集的信息参考因素：工作分析的目标和侧重点对现有资料的研究6W1H的内容一、工作分析的准备阶段（五）选择收集信息的方法考虑因素：工作分析所要达到的目标所分析职位的不同特点实际条件的限制二、工作分析的实施阶段（一）与有关人员进行沟通在开始实施工作分析时，工作分析小组要与工作分析所涉及的人员进行沟通，通常以召集员工会议的形式进行。目的：消除内心顾虑和压力，争取支持与合作时间安排了解可能使用的方法，如何配合二、工作分析的实施阶段（二）制定具体的实施操作计划更细致的操作计划具体且精确的时间表及时通知相关人员。二、工作分析的实施阶段（三）收集和分析工作信息职位名称分析工作内容分析工作环境分析工作任职者的必备条件分析三、工作分析的结果形成阶段（一）与有关人员共同审查和确认工作信息（二）形成职位说明书四、工作分析的应用与反馈阶段（一）职位说明书的使用培训1、让使用者了解职位说明书的意义与内容，了解职位说明书中各个部分的含义2、要让使用者了解如何在工作中运用职位说明书（二）职位说明书的反馈与内容调整工作分析的具体步骤：以观察、座谈法结合为例职务信息的初步调查第一次工作现场考察谈话第二次工作现场考察信息的综合处理职位说明书的检验职位说明书的定稿步骤(1):职务信息的初步调查1．浏览已有的文件，对此项工作的主要任务、主要职责及工作流程有大致的了解；2．准备最初的提纲，作为面谈的参考；3．列出此项工作的主要任务与职责。步骤(2):第一次工作现场考察1．目的是使分析者熟悉现场的环境，了解任职人员使用的工具、设备、机器、一般的工作条件及主要的职责。2．对复杂或不熟悉的设备亲自直接观察。3．最好由任职人员的上级陪同做向导，进行现场观察。步骤(3):谈话1．同该职务的实际担任者谈话，了解此工作所规定的各项任务。2．同基层的管理者谈话，进一步了解有关工作的情况。3．每天的谈话对象最好不要超过两人，每人不超过三个小时。步骤(4):第二次工作现场考察1．澄清、明确或进一步充实通过谈话获得的信息；2．最好仍是由首次观察与访谈时的那同一位基层管理者陪同去进行。步骤(5):信息的综合处理1．对从书面材料、现场观察、与基层管理者及任职人员的谈话中获得的信息进行分析、归类，写出一份工作说明书；2．工作分析者在遇到问题时，还需随时得到基层管理者的帮助；3．再查看一下最初列出的“主要任务与职责单”，确保所有的任务都能得到体现。步骤(6):职位说明书的检验1．召集整个调查中所涉及的基层管理者及任职人员，讨论由工作分析制定的职务说明书是否完整、准确。2．讨论、斟酌工作说明书中的每一行、甚至每个词语，由工作分析者记下大家的意见。步骤(7):职位说明书的定稿1．根据讨论的结果，最后确定出一份详细的、准确的工作说明书；2．最后的工作说明书应清楚、明了。第三节工作分析的典型方法工作分析的典型方法一、问卷调查法二、观察法三、纪实分析法与工作日志法四、主管人员分析法五、访谈法六、工作实践法七、典型事例法和关键事件法一、问卷调查法让员工通过填写问卷来描述其工作中所包括的任务和职责。通过结构化的问卷来收集信息，不必亲临现场观察。问卷法比观察法更便于统计和分析。适用：脑力工作者、管理工作者或工作不确定因素很大的员工，比如软件开发人员，行政经理等。问卷法的形式：结构化问卷、开放式问卷一、问卷调查法问卷法的操作要点（1）针对不同的组织应设计不同的问卷；（2）易于理解；（3）语义明确；（4）选择合适的提问方法；（5）独立完成。二、观察法观察法，指分析人员从旁观察员工的工作活动，并用文字或图表形式记录下工作过程、行为、内容、特点、工具、环境等，然后进行分析与归纳总结。适用：•对于生产操作岗位二、观察法观察法的优缺点优点：1）操作较灵活、简单易行；2）直观、真实3）可以了解广泛的信息。缺点：1）时间成本很高，效率低下；2）观察周期不易确定；3）对岗位分析人员要求较高；4）任职资格条件难以由观察得出；5）观察结果的可信度。二、观察法观察法的使用原则①被观察的员工的工作应相对稳定②适用于大量标准化的、周期较短的工作③应尽量多观察几名，然后综合工作信息④同时注意要选择有代表性的样本⑤不干扰被观察员工的工作⑥观察前要有详细的观察提纲三、（一）纪实分析法纪实分析法，是通过对实际工作内容与过程的如实记录，达到工作分析目的的一种方法。将大量的事情记录下来，按照他们所描述的内容进行归类，有助于员工对工作的全面理解。写实纪录表例机构名称：办公室工作：办公室主任编制：3人主任：1人，打字员：1人，办事员：1人三