档案利用工作

档案利用工作西安市档案局黄海绒档案利用工作一、档案利用工作概述二、档案利用工作的途径与方式第一节档案利用工作概述一、档案利用工作的含义：档案利用工作，亦称“档案利用服务”、“档案提供利用”，是档案部门将本馆（室）及其他单位所藏的档案信息资源，通过一定的方式进行开发并传递给利用者，为利用者提供服务，满足社会需求的一项工作。档案与档案信息：档案：档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。----《档案法》档案信息：档案信息是指档案的内容及表达档案内容的文字、图形等信息。档案是由档案内容信息和记录档案内容信息的载体两部分组成。无论是内容信息还是载体信息都是具有原始性。档案信息指档案的内容信息，人们可以通过信息处理手段将档案的内容信息（文字、图形等）转换到其它载体上，使其脱离原始载体。这时的档案内容信息仍具有原始性，因为它来源于档案，但是它的载体已经不是原来的载体。就是说，载体的原始性已经失去，只保留了内容信息的原始性。档案利用工作与利用档案：档案利用工作是档案部门通过一定的途径与方式提供档案；利用档案是利用者为了研究解决一定的问题而实际的使用档案；二、档案利用工作的基本内容1、熟悉馆(室)藏档案内容和各种档案检索工具的使用方法，介绍、报道本馆(室)所藏档案的内容、成分和价值，引导利用者利用档案。2、开发、挖掘档案信息资源，为利用者利用档案作好必要准备。3、开展各种形式的利用服务，向利用者提供所需要的档案信息；三、档案利用工作的指导思想以服务社会发展，服务经济建设，服务科技、文化发展为宗旨，通过各种有效手段开发传递档案信息，最大限度地满足社会各方面对档案信息的需求，充分实现档案的价值。四、档案利用工作的基本要求1、明确服务方向，坚定服务思想2、熟悉档案，了解利用需求。3、运用先进技术手段，加速开发利用档案信息资源。4、做好对档案利用效果的收集与分析研究，应用反馈机制，科学地开发档案信息资源。检验档案检索效率的四项检验指标：①检全率（查全率）：被检索出的有关档案占符合利用者要求检索的档案的百分比。反映出检索的网络度，也称查全率、检出率。②漏检率：根据利用者提出的检索要求，未能检索出的有关档案材料占参与检索的全部有关档案材料的百分比。③检准率（查准率）：根据利用者提出的检索要求，检索出符合要求的有关档案材料占检索出的全部档案材料的百分比。反映出检索的专指度。④误检率：根据利用者提出的检索要求，检索出的无关档案材料占检索出的全部档案材料的百分比。计算公式：检全率R=a/(a+c)×100%漏检率O=c/(a+c)×100%检准率P=a/(a+b)×100%误检率M=b/(a+b)×100%公式中：a——被检索出的有关档案材料；b——被检索出的无关档案材料；c——未检索出的有关档案材料；举例：测算某机关档案室某段时间档案检索效率如：被检出的有关材料档案a=100被检出的无关档案材料b=30未被检出的有关档案材料c=10检全率R=a/(a+c)×100%=100/（100+10）×100%=91%漏检率O=c/(a+c)×100%=10/（100+10）×100%=9%检准率P=a/(a+b)×100%=100/（100+30）×100%=77%误检率M=b/(a+b)×100%=30/（100+30）×100%=23%5、正确处理档案利用工作几个方面的关系①正确处理利用工作与基础工作的关系②正确处理利用与保密的关系《档案法》《保密法》《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》③正确处理利用档案与保护档案的关系④正确处理被动服务与主动服务的关系五、档案利用工作的意义1、档案利用工作是档案工作的根本目的。2、档案利用工作能够检验和促进档案基础工作。3、档案利用工作是对档案工作最有效、最实际的宣传。第二节档案利用的途径与方式一、档案利用的基本途径第一、提供档案原件第二、提供档案复制件第三、提供经过发掘整理的档案信息资料二、档案利用的方式（一）传统提供利用（二）主动开发利用（一）传统提供利用传统提供利用方式以查档室“窗口”服务为典型。有档案阅览，档案外借，提供档案复制本，提供档案证明，信函、电话和网络查询等常用服务方式。1、开设档案阅览室（查档室）①调档阅览②开架阅览2、档案外借档案外借，是档案部门为了某些特定利用者利用档案的特殊需要，按照一定的制度，将有关档案材料借给利用者带出档案馆（室）阅览和使用的一种利用方式。档案外借服务应注意的问题：档案外借服务一般适用于机关、企事业单位档案部门，借阅档案的人员必须是本单位内部、而且短期内不会离开工作岗位或工作现场的利用者。借阅档案的范围和数量要适当控制。必须履行审批登记手续。3、提供档案复制本提供档案复制本，是档案部门运用复印、打印、拍照、晒印、缩微、扫描、摄录、抄录等手段，制作与档案原件内容相同的各种复制件，为利用者提供服务的档案利用方式。提供档案复制本，分为全录提供（副本提供）和节录提供两种形式。4、出具档案证明出具档案证明，是档案馆（室）根据利用者的需要，为证明某种事项、问题在本馆（室）保存的档案中有无记载和如何记载而提供书面证明材料的服务方式。5、信函、电话和网络查询信函、电话和网上查询，是利用者通过信函、电话或通过网络提出查档需求，由档案部门提供相应查档服务的利用方式。传统提供利用方式的特点：第一、以提供档案原件或复制件为主；第二、对档案部门来说，是被动式服务；（二）主动开发利用主动开发利用是档案部门针对本单位或社会对档案信息的需要，利用保管档案的优势，发掘馆（室）藏资源，通过一定方式方法主动向外报道或提供利用档案信息的档案利用服务方式。其具体方式有印发公布档案目录、提供档案编研资料、举办档案史料陈列展览、档案信息上网、开放档案、公布档案等。1、公布档案目录公布档案目录是档案部门依据一定专题，编制印发档案目录，主动向社会或有关部门报道、传播档案信息的一种档案利用服务方式。2、开放档案开放档案是国家档案馆将超过一定保管期限的档案向社会公开提供广泛利用的一项方针政策。做好档案开放工作的基本要求：①明确开放档案的范围；②做好基础工作，为开放档案创造条件；第一、做好到期档案的鉴定工作。《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》《各级国家档案馆开放档案办法》《保密法》第二、编制开放档案检索工具。③建立开放档案的各项管理制度；④积极宣传开放档案的内容和开放效果；3、公布档案公布档案是指国家授权的档案馆或者有关机关以及非国有档案的所有者，通过一定形式首次向社会公开档案的全部或者部分原文，或者档案记载的特定内容，以使档案内容被社会知晓的行为。公布档案的形式：①在正式的合法的出版物上发表；②在各级国家广播电视台和电视台播放；③通过公众计算机信息网络传播；④在公开场合宣读，播放；⑤出版发行档案史料、资料；⑥向社会公开出售、散发或者张贴档案复制件；⑦展览、公开陈列档案或者其复制件。4、档案信息上网档案信息上网，指档案馆、档案室将可公开利用的档案内容信息上载到局域网或因特网，用户只要按照有关要求或程序操作，即可查阅所需档案信息。5、政府信息公开查询利用（1）行政机关政府信息公开查询利用2005年12月10日《陕西省政府信息公开规定》颁布2007年4月5日《中华人民共和国政府信息公开条例》颁布2008年4月11日《西安市人民政府信息公开规定》颁布第一、建立健全政府信息公开的制度；第二、做好信息整理工作；政府信息划分为应主动公开、依申请公开、免于公开三类。第三、积极做好信息公开工作，有条件的行政机关要设置公共查阅室或公共查阅点，方便公众进行政府信息的检索、查询和复制。《陕西省政府信息公开规定》确定的信息公开的形式：1、政府网站；2、各级国家综合档案馆；3、政府公报或者报刊、电视、广播等新闻媒体；4、公开栏、电子屏幕、电子触摸屏等设施；5、政府信息公开服务热线；6、政府新闻发布会；7、其他便于公众及时、准确获得信息的形式。（2）档案馆已公开现行文件利用已公开（非涉密）现行文件：第一、非机密的可公开文件；第二、未到进馆期限，按规定应保存在形成单位的文件；第三、具有时效性的文件；《陕西省政府信息公开规定》确定各级国家综合档案馆为各级政府主动公开政府信息的形式之一莲湖区人民政府政务服务中心6、举办档案展览举办档案展览，是档案部门为了配合各项工作的需要，按照一定的主题，以文字、图片、档案复制品的陈列展出为手段，系统地揭示、介绍档案馆藏、室藏有关档案内容的一种服务方式。展览的特点：一是具有主动性：展览是档案部门主动向利用者介绍档案内容的服务方式。二是具有系统性：展出的档案信息主题突出、内容集中,使利用者能得到系统的信息。三是具有广泛性：展览能吸引众多利用者，服务面广，提高了档案资源的利用率。四是具有多样性：举办展览时可根据需要决定时间长短、规模大小、内容多少、形式多样、不拘一格。五是具有生动性：图文并茂、形象直观，能给人留下深刻印象。构成展览的基本要素：主题、内容、展品、艺术形式举办展览的基本程序：一、研究确定主题和基本内容；二、选择和征集展品，包括文字材料、图片、音像资料、档案（复制品）及其他实物展品；三、拟定展览大纲和陈列的具体方案；四、进行艺术形式的设计和陈列设备的设计和制作；五、布展（现场安装布置）；六、开展前的各项准备；七、正式展出。国家档案局于2005年颁布档案行业标准《国家档案馆爱国主义教育基地工作规范》。《规范》指出：档案馆开展爱国主义教育以举办各种形式的基本陈列和展览为主，同时兼顾其他多种教育形式，即还可通过举办报告会、演讲会、讨论会、夏令营等活动，制作播放电视专题片等开展爱国主义教育活动。7、开展档案编研工作档案编研工作，是以馆室藏档案文献为主要对象，以主动提供档案信息内容为主要目的，在深入研究的基础上，按照一定的题目要求，对档案文献进行搜集、筛选和不同性质、不同层次的加工，使之转化为不同形式的出版物，供社会或者有关方面利用。主动开发利用的特点：第一，在服务方式上，档案部门是在有明确服务对象和服务目的的情况下提供服务，处于主动，而利用者处于被动。因此，对档案部门来说是主动提供服务。第二，档案部门提供给利用者的是经过档案部门发掘、整理、加工的更加系统、准确的档案内容信息，而不完全是档案原件或复制件。思考题：档案利用工作的基本要求有哪些？请结合本单位实际，提出搞好档案利用工作的几点设想。