档案及档案管理

档案及档案管理一、什么是档案档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。我们可以从四个方面来对档案进行理解：1、档案是有相对固定来源的。它来源于一定的形成单位，产生于形成单位的自身活动。所以必须尊重档案的来源原则，以历史唯物主义和系统论为指导，开展档案的收集、积累、保管和系统整理工作。2、档案是有保存价值的。一个单位在自身活动中会形成许许多多的材料，但并非所有的材料都会转化为档案。一部分随着记事等现行功能的结束，便失去了它存在的社会价值而被淘汰，另一部分由于对今后活动仍有查考价值而被保存下来，就转化为档案。3、档案的物质形态是多种多样的。不仅有文字的，还有声像的，还有磁盘、光盘等。4、档案是原始的记录。档案是在社会实践中直接形成的，不是事后编写或另外收集的材料，所以不同于一般文献，具有很强的原始性。原始记录性是档案的本质属性。二、档案的作用1、凭证作用。档案的凭证作用体现了档案不同于其他各种文献资料的最基本的特点。档案之所以具有凭证作用，是由档案的本质属性——原始记录性决定的。首先，从档案的形成来看，它是从当时当事直接使用和产生的文件材料转化来的，是令人信服的历史证据。其次，从档案本身的物体形态来看，文件上保留着真切的历史标记。2、参考作用。档案能以知识原载体的形式，给人以相互联系的、系列性的、广泛的情报信息，对于人们查考既往情况，掌握历史资料，研究有关事物的发展规律，具有广泛的情报价值。三、归档范围•凡在教学、科研、管理各项活动中直接形成的，对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料；•根据《高等学校档案实体分类法》规定应该归档的有十大类文件材料：党群类、行政类、教学类、科研类、产品类、基建类、设备类、出版类、外事类、财会类；•反映学院工作和活动的有保存价值的声像载体材料；•征集国内外与学院有关的各种具有保存价值的其他材料；•院内个人在其非职务活动中形成的文件材料，可按征集、代管、捐赠的方式处理。党群类应归档材料：1、上级党组织有关党的建设的文件2、院党代会文件材料3、院党委会、书记院长碰头会议记录、纪要4、院党委工作计划、总结5、院党委发布的决定、办法6、院党委负责人在院内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿7、院党委大事记8、院党群系统统计材料9、院内各支部年度工作计划总结、请示及党委批复10、院内支部设置变动、改选报告、审批材料11、院党员名册12、反映本院全貌、重大活动的各种宣传材料13、学院教职工政治思想动态及调查材料14、学院统战工作材料15、学院工会工作材料16、学院团委工作材料行政类应归档范围：1、上级有关行政管理的文件2、全院性的规章制度3、学院年度工作计划、总结4、院长办公会议记录5、院领导在会上的重要讲话和参加院外会议的发言稿6、教职工代表大会文件7、本院向上级的请示及其批复8、教研室的请示及学院的批复9、学院年度报表、统计材料10、院内启用印章的文件及印模11、本院的历史沿革、情况介绍、大事记12、学院教研室负责人任免的请示批复13、学院教职工名册14、学院教职工评定、聘任专业技术职称材料教学类应归档范围：1、上级有关教学工作的文件材料2、本院有关教学的规章制度3、学院学科建设和实验室建设有关材料4、学院各教研室教学计划、教学大纲5、学院各科期考试题6、学院典型教案7、自编、主编教材，教学指导书、习题集和其他有保存价值的参考资料8、学院教师进修计划、安排9、学院教师工作量的规定及执行情况10、学院教师业务考核情况科研类应归档范围：科研准备阶段1、开题报告与课题调研论证材料2、任务书、合同、协议书3、课题研究计划、设计4、计划执行情况5、课题投资和预决算材料研究实验阶段1、实验、测试、观测、调查、考查的各种原始记录2、数据处理材料（如程序设计说明、计算结果等）3、研究工作阶段小结、年度报告4、配套的照片、底片、录音带、录相带、幻灯片等5、样品、标本等实物的目录总结鉴定阶段1、论文、专著2、工艺技术报告3、专家评审意见4、鉴定材料（鉴定代表名单、记录、鉴定意见、鉴定证书）5、推广应用意见6、课题工作总结申报奖励阶段1、科研成果登记表2、科研成果报告表3、科研成果奖励申报与审批材料4、科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或复印件5、专利申请书或证书原件或复印件推广应用阶段1、转让合同、协议书2、生产定型鉴定材料3、成果被引用或投产后反馈意见4、推广应用方案及实施情况5、扩大试生产的设计文件、工艺文件6、成果宣传报导材料7、对外学术交流材料设备类应归档范围：1、申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录等）2、上级或主管领导批复和准购批示3、定购合同4、开箱记录及装箱单5、安装调试记录和双方签字移交文件、保修单6、索赔来往函件及结果文件7、设备说明书及全套随机文件材料8、使用、检修、故障事故记录9、重大事故的调查分析及处理结果四、档案管理的现代化1、利用计算机辅助档案管理目录级文件级联机检索2、改革立卷方法指导思想：简化整理深化检索主要做法：破除“卷”的概念，直接以单份文件为单位进行归档整理。目的：最大限度地保持文件的历史原貌，便于计算机的管理和应用，逐步与办公自动化相适应（即随办随归档），最终过渡到文档一体化。整理档案工作程序1、区分年度2、区分类别3、盒内排列4、打印目录或输入管理软件5、装盒并做标识6、上架排列