档案和档案工作概述

档案和档案工作概述第一节档案的起源与沿革一、档案起源诸说中外档案界关于档案起源，归纳起来大致有四种不同观点：1）国家——文字——档案（国家文字条件说）2）文字——国家——档案（文字国家条件说）——阶级社会产物论3）文字——档案——国家——有条理的档案（社会文明产物论）4）结绳刻契——最早档案——文字——国家——有条理的档案（社会生活产物论）——原始社会产物论二、我国档案的历史演变1．甲骨档案甲骨档案的主要特点是：其一，它是商王朝政治和宗教活动的原始记录，内容无所不包；其二，它是一种占卜文书，有了比较固定的篇章结构，大致上包含四个部分——前辞、命辞、占辞和验辞；其三，它是由当时的史官记录并有意识积累保存而形成的，开创了以文字记录社会生活、保存备考的先例，为我国档案的形成和发展奠定了基础。2．金石档案商周时期，铸在青铜器上的铭文档案和刻在石头上的石刻档案合称为金石档案。出土于陕西岐山的“毛公鼎”就记载了周宣王褒奖臣子毛公厝的诰命，长达497字；江苏丹徒出土的“宜侯矢盘”则记载了周成王封矢为宜侯，授予土地、人口、牲畜等详细情况。公元前536年，郑国大夫子产首创刑鼎后，出现了铁质刑鼎。石刻档案产生于东周以后，其中最著名的石刻档案是东周初年的“石鼓文”。泰山石刻、会稽石刻、琅琊石刻和都江堰石刻被称为秦代四大石刻。3．简牍档案自商周直至东晋时期，特别是周代至汉代的1000多年之间，人们多用竹片和木板来撰写文书和保存档案。其中，写在竹片上的叫“简”，写在木板上的叫“牍”，合称为简牍档案。30年代在内蒙境内的居延汉代烽燧遗址中发现的一万多枚汉简，是我国最早发现的简牍档案；1975年在湖北云梦秦墓中出土了1000余枚竹简，是我国目前发现的历史最早的简牍档案。简牍档案对我国古代文化发展起了继往开来的作用。4．缣帛档案随着社会生产力的发展，春秋战国以后特别是汉代时期，出现了以丝织品为书写材料的档案——“缣书”和“帛书”，（缣即为丝，帛即为绸）。1972年在长沙东郊楚墓中发现的帛书，是迄今发现的最早的缣帛档案，属于战国时代的古文书。1975年在湖南马王堆汉墓中出土的帛书舆图，则是我国也是世界上迄今发现的最早的地图档案。5．纸质档案纸的发明和使用，是我国也是世界文化史上的一件大事，使文书、档案和其他文献载体和记录方式发生了空前变革。两汉时期，简、帛、纸几乎同时作为书写材料，但由于简重帛贵，不便于广泛使用，而纸张质地柔软加上价格低廉又容易书写和传递收藏，所以纸张逐渐代替简帛成为最主要的最基本的书写材料。到了东晋时期，规定公文一律用纸书写，从而促进了文书的发展，形成了我国丰富多彩的纸质档案。纸张作为书写材料一直沿用了2000多年直到今天，所以纸质档案是我国最基本的档案，数量最多，内容最丰富。6．胶磁档案清末民初，照相技术和电影技术相继传入我国，使我国档案载体和记录方式也发生了变化，胶磁档案在我国也随即形成并逐步得到普及，到今天出现了纸质档案与胶磁档案相互依存、互为补充的新格局。所谓胶磁档案是指以胶片、磁带、磁盘为载体的一种特殊档案，也叫音像档案。它直接记录事物的原貌，是文字记录的一个补充。文字档案与音像档案相互补充，兼容并蓄，使档案更富有查考利用价值。7．电子档案电子档案是指利用计算机技术形成的以代码形式存储于特定介质上的档案。随着计算机技术的广泛运用，机关、团体和企事业单位在日常活动中形成了越来越多的电子文件，这种文件存储在特定介质上并加以命名，需要时只要指出其文件名即可调出来阅读或打印用，将这些电子文件归档以后就形成了电子档案，也称为“机读档案”或“数字式档案”。三、档案的词源清初学者汪婉在清朝初年所著的《钝翁类稿》中曾说“本朝用薄板五六寸，作满字其上以代簿籍。每数片，辄用牛皮贯之，谓之档子”，这是目前见到的最早的档案称谓；此后他在1680年著的《起居注》残稿中记载“部中无档案”，这是最早的档案一词的词源。清初文人杨宾在1707年所著的《柳边纪略》是迄今所见的最早的对档案所作的说明。第二节档案的定义与属性一、中外档案定义评介1．国外档案定义概述二三十年代档案定义的代表性观点，是英国档案学家希拉里·詹金逊在《档案管理手册》中提出来的。五六十年代档案定义的代表性观点，则是由德国学者阿道夫·布伦内克在《档案学：欧洲档案工作的理论与历史》一书中提出来的。七十年代，美国档案学家谢伦伯格在《现代档案——原则与技术》一书中提出了新的观点。八十年代以后，档案定义的代表观点是国际档案理事会编纂的《档案术语辞典》中的定义。2．我国档案定义概述二三十年代档案定义的代表性观点是何鲁成在《档案管理与整理》中提出来的。五六十年代以来，档案定义的代表性观点是《档案工作》杂志1960年第11期社论中提出来的。八十年代特别是1987年9月5日颁布的《档案法》以后，档案定义已逐渐规范化。3．简要的结论归纳起来有以下四个方面：1）构成档案定义的四个基本要素：其一，档案的来源和成因；其二，档案的价值因素；其三，档案的物质形态和范围；其四，档案的主要特点和性质。2）档案定义的三种主要模式：一是以广义的“文件”作为属概念，即“档案是……的文件”；二是以“信息”作为属概念，即“档案是……的信息”；三是以“记录”或“原始记录”作为属概念，即“档案是……的（原始）记录”。3）档案定义的两种表述形式：档案定义的表述有详简两种形式。4）档案定义的一个核心问题：无论采取什么方法给档案下定义，都必须揭示档案的本质属性，这是档案定义的一个核心问题。二、档案的定义及其基本含义为了方便教学，我们综合各方面情况，给档案作这样的定义——档案是国家机关、社会组织和个人在社会活动中形成的作为原始记录保存起来以备查考的文字、图表和声像及其他各种形式和载体的文件材料。这个定义的基本含义有以下四方面：1．档案是各种机关组织和个人在特定的社会活动中形成的。2．档案是保存备查的历史文件，是由文件材料有条件地转化而来的。3．档案的形式是多种多样的。4．档案是历史的原始记录。档案与图书报刊有相似之处，它们都记录了各种信息和知识，都被人们有意识地保存收藏。但是，从档案的形成及性质来看，两者又存在本质区别：其一，产生的范围不同其二，产生的时间不同其三，记录的信息不同三、档案的属性档案的属性是指档案本身所固有的不可缺少的性质，它分为特殊属性和一般属性。档案的特殊属性即原始记录性；档案的一般属性包括信息属性、知识属性和价值属性等。1．原始记录性是档案的基本属性2．档案的一般属性（1）信息属性（2）知识属性（3）价值属性第三节档案的价值与作用一、档案的基本价值档案的作用是多方面的，但从根本性质上看，其最基本最重要的作用是凭证作用和参考作用两个方面，这就是档案的基本价值。1．档案的凭证作用2．档案的参考作用二、档案的具体作用1．机关工作的查考凭据2．生产建设的参考依据3．政治斗争的必要手段4．科技研究的可靠资料5．宣传教育的生动素材三、档案发挥作用的特点和规律1．档案作用范围的扩展律档案是在各自单位的实践中产生的，因此在一定时间内它首先对各自形成者发挥作用，这就是档案的第一价值。随着时间的推移，特别是档案从本单位档案室移交到各级档案馆以后，档案作用范围逐渐扩大，不仅可以对形成单位起作用，而且社会上各单位和个人都可以查阅利用这些档案了，这就形成了档案的第二价值。因此，所谓档案的第一价值，简单地说，就是档案的局部作用和现实作用，是对形成者本身的作用；档案的第二价值则是它的整体作用和长远作用，是对整个国家和社会的作用。所以，从某种意义上讲，档案的第二价值比第一价值更重要，我们形成和积累档案的最终目的就是为了实现其第二价值。2．档案机密程度的递减律3．档案作用发挥的转移律4．档案作用发挥的条件律档案的作用不会自发地发挥出来，它是潜在的，需要创造条件才能实现。档案作用的发挥，一般来说受到以下三个条件的限制：1）受社会发展水平的限制2）受人们对档案的认识水平的限制3）受档案管理水平的限制第四节国家档案全宗一、国家档案全宗思想的由来和发展国家档案全宗是社会主义国家档案工作的一个专业术语。它的含义是指归国家所有的，由国家统一管理的具有政治、经济、科学文化或历史意义的一切档案财富的总和，它包括一个国家的各个历史时期、各个机关、社会组织和著名人物形成的各种内容、形式与载体的档案材料。国家档案全宗是社会主义国家档案管理的重要原则和制度，建立国家档案全宗的目的是为了集中统一地保管和利用档案材料。国家档案全宗这个概念，主要包括两方面内容：一是它的实质，二是它的构成。我国国家档案全宗这一思想，经历了长时间的积累、形成、发展和完善的过程，它主要包括三个阶段：它萌芽于民主革命时期。它形成于社会主义革命时期。国家档案全宗思想和制度的最终确立是在社会主义建设时期。二、我国国家档案全宗的基本构成1．中华人民共和国时期的档案2．革命历史档案（革命政权档案）3．旧政权档案第五节档案工作概述一、档案工作的内容和基本任务档案工作有狭义与广义之分：狭义的档案工作是指档案室和档案馆工作人员所从事的档案业务工作；广义的档案工作是指档案事业工作。1．档案业务工作的内容档案业务工作的内容包括八个环节，即档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和利用，按照各环节之间的关系，一般又将前六个环节称为基础工作，后两个环节称为利用工作。基础工作是为利用工作提供物质基础和条件，利用工作是档案工作为党和国家各项工作服务的直接体现，反过来又会促进基础工作。两者相互制约，相互促进。2．档案业务工作各环节之间的关系1）档案业务工作各环节都有各自不同的工作内容、特点和要求，每个环节都是档案工作的有机组成部分，都是必不可少而又相对独立的环节。2）档案业务工作各环节之间彼此依存，相互制约，相互促进。3）档案业务工作各环节从本质上看可以分为基础工作和利用工作两个方面。3．档案事业工作的内容档案事业工作的内容，按其特点和分工的不同，主要由以下几方面组成：1）机关档案室工作2）各级档案馆工作3）档案教育工作4）档案科研工作5）档案事业管理工作6）档案宣传出版工作7）档案界国际交流与合作工作。上述各项工作中，机关档案室工作和各级档案馆工作是最基本的。4．档案工作的基本任务根据我国《档案法》和党和国家的有关政策指示，现阶段我国档案工作的基本任务包括五个方面的内容：1）坚持集中统一管理档案的原则；2）建立国家档案工作制度；3）科学地管理档案，大力开发档案信息资源；4）逐步实现档案管理的现代化；5）努力使档案工作更好地为社会各方面服务。二、档案工作的性质1．档案工作的科学管理性第一，档案工作是负责管理档案的一项专门业务。第二，档案工作存在于一切机关组织当中，是机关工作的组成部分。第三，档案工作是一项科学性、技术性很强的管理工作。2．档案工作的信息服务性3．档案工作的政治机要性三、档案工作的基本原则1．统一领导、分级管理档案工作1）国家全部档案由各级各类档案机构集中管理。2）全国档案工作在各级人民政府的领导下，由各级档案事业管理机关统一、分级、分专业进行管理。3）实行党政档案和党政档案工作的统一管理。2．维护档案的完整与安全1）维护档案的完整。2）维护档案的安全。3．便于社会各方面利用四、建国以来我国档案工作的发展概况1．初创和发展阶段（1949——1966）2．破坏和否定阶段（1966——1977）3．恢复和再发展阶段（1978——现在）初步建立了独具特色的社会主义档案事业体系。这个体系包括：以党和国家档案工作的路线方针政策和法规为依据，以档案行政管理部门为组织协调中心，以机关档案室工作为基础，以各级各类档案馆工作为主体，以档案专业教育为保证，以提供档案利用和开放历史档案为社会各方面服务为目的，以档案科研工作为先导，以档案界国际交流与合作为对外开放窗口。第六节档案机构我国目前的档案机构主要有以下三种；一、机关档案工作1．机关档案工作的性质2．机关档案工作的任务按照《机关档案工作条例》的规定，机关档案工作主要有三项任务：一是对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作进行指导和监督。二是负责管理本机关的全部档案并积极提供