档案管理基础

档案管理基础第一章企业文件材料与档案概述第一节企业文件材料与档案的概念一、文件材料的概念•文件材料的概念：企业文件材料是企业在各项工作和活动中直接产生和形成的反映生产经营、技术开发等各方面情况的各种信息记录材料。•上述表述揭示了企业文件材料的本质属性以及企业文件产生形成的特点，它的含义可以从以下四个方面去理解：•（一）文件材料的本质属性是信息记录材料；•（二）文件材料记录的信息是原生信息；•（三）文件材料的信息记录内容广泛；•（四）文件材料的信息记录方式多样（包括文字、图表、声像、机读）二、档案的概念•企业档案是企业现行使用完毕或告地段落的具有保存价值的各种文件材料。•它揭示了档案与文件材料在本质上的联系及特点和形成规律。其含义从三个方面去理解：•（一）从事物属性方面揭示了档案与文件材料之间的本质联系；•（二）从存在条件方面揭示了档案是具有保存价值的文件材料；•（三）从发展过程方面揭示了档案是现行使用完毕或告一段落的文件材料。第二节企事业单位文件材料与档案的联系与区别一、文件材料与档案的联系•具体体现在四个方面：•（一）种类多样（二）专业性能（三）主体突出（四）价值明显•常见的企业事业单位文件材料与档案有三大类、十种。1.综合管理性文件材料与档案–企业各种组织活动工作(事业为党群工作)–行政管理–生产技术管理(含质量管理)–经营管理2.科技文件材料与档案–（1）产品–（2）科研–（3）基建–（4）设备3.其他文件材料与档案–（1）会计档案–（2）干部职工档案二、文件材料与档案的区别•企业文件材料与档案之间的相互区别主要体现在以下三个方面：–更改补充方面–制备数量方面–单元组合方面第三节企业文件材料与档案的基本类型一、文字材料•文字材料是以文字为主体，配合数字，图表等，用来记录和表达有关信息的文件材料。•企事业单位的文字材料主要有三种：①综合管理性文件材料；②科技文字材料；③其他文字材料二、图样材料•图样材料是指按照有关制图标准方法，用专门的线条、符号等绘制的图形。P11•企业事业单位的图样材料主要有三种①综合管理性图样材料②科技图样材料¾1、产品图样；2、施工图样；3、设备图样；4、其他图样③其他图样三、表式材料•表式材料是以表格的形式，用线条、文字和数据编制而成的反映某种事物概况的简明文件材料。P12•企业事业单位表式材料主要为三大类：①综合性表式材料②科技表式材料（产品表式材料、基建表式材料、设备仪器表式材料）③其他表式材料（会计、干部职工）四、特种材料•特种材料是以感光材料、磁性材料等特殊材料为载体，以摄像、录音、刻录等为记录手段，产生和形成的文件材料。第四节企业文件材料与档案的作用一、文件材料的作用•企业文件材料的作用是指文件材料在现行使用阶段的作用，也即文件材料传递、运转、承办和使用过程中所发挥的作用。•企业文件材料在现行使用阶段的作用也被称之为企业文件材料的现行作用。•从总体上来说主要体现在以下四个方面：①依据作用②执行作用③推动作用④记录作用二、档案的作用•企业档案的作用是企业文件材料经过归档、进入“保存阶段”后所发挥的作用。•企业事业单位档案的作用主要有以下三个方面：¾（一）资源作用（二）凭证作用（三）查考作用第二章企业文件材料的来源与构成第一节企业事业单位综合管理性文件材料的来源与构成•企业各种活动(党群工作)文件材料的来源与构成•行政管理文件材料的来源与构成•生产技术管理文件材料的来源与构成•经营管理文件材料的来源与构成第二节企业事业单位综合科技文件材料的来源与构成•产品科技文件材料的来源与构成•科技研究科技材料的来源与构成•基本建设工程项目科技文件材料的来源与构成•设备管理科技文件材料的来源与构成第三节企业事业单位其他文件材料的来源与构成•会计文件材料的来源与构成•干部职工文件材料的来源与构成第三章企业文件材料的管理第一节企业文件材料管理概述•文件材料管理的内容企业文件材料管理就是遵循企事业单位各项管理活动的规律和特点，有效地组织实施企事业单位文件材料的运转、积累、整理和归档，充分发挥企事业单位文件材料作用的一项工作。一、文件材料的运转文件材料的运转是指文件材料形成以后的传递、登记、验收、更改、复制、使用和回收等整个处理过程。文件材料管理的具体内容二、文件材料的积累文件材料的积累是指文件材料现行作用实现以后，人们通过一定的方式，将其适当集中妥善保存的过程。三、文件材料的整理文件材料的整理是指依照一定的原则和方法，对现行使用完毕后暂时存储的零散文件材料进行鉴别、组卷和编目等处理过程。四、文件材料的归档•企业文件材料的归档是指按照归档制度的要求，将经过整理的企业事文件材料移交档案部门保存的过程。•文件材料管理的基本要求•文件材料管理的有关具体规定第二节企业事业单位文件材料管理的运转一、综合管理性文件材料的运转①收文的运转企业事业单位收文的运转是指企事业单位从文件收进开始，依次进行办理，到最终办理完毕的整个过程。②发文的运转企业事业单位内发文的制发阶段包括登记、编号、印制、用印、分装和发送等五个工作环节。企业事业单位收文的运转签收启封登记分发拟办传阅批办承办催办注办整理销毁清退归档收进阶段阅办阶段承办阶段后处理阶段☺二、科技文件材料的运转1.产品图样和工艺文件的运转•11环节分为4个阶段a.收进阶段（底图整理和移交验收）b.配套准备阶段（晒制蓝图、加盖印章、整理发放登记和归档保存）c.使用阶段（现场使用和更改）d.回收阶段（旧图回收和旧图销毁）2.工程设计文件材料的运转P67•8环节分为3个阶段3.基本建设工程项目施工文件材料的运转•9环节分为4个阶段a.收发阶段（收进验收、登记分发）b.使用阶段（调剂使用、现场收集、变更汇总）c.整理阶段（材料整理和竣工材料编制）d.移交归档（材料移交和归档保存）4.设备随机文件材料的运转•7个环节3个阶段第三节企业文件材料的积累•企业文件材料积累的具体要求•企业文件材料积累的特点和拟订要求¾企业文件材料的积累范围是企业各项工作中应产生和形成的各种文件材料的条目汇总。•文件材料的积累办法•科技文件材料的积累办法•文件材料积累的重点时期和阶段第四节企业事业单位文件材料的整理企业事业单位文件材料的整理就是将企业事业单位零散的需要进一步系统化的文件材料进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序体系的过程。•文件材料的组卷D文件材料组卷的具体要求D文件材料组卷的方法一、文件材料组卷的方法1.综合性文件材料组卷的方法n按问题组卷o按作者组卷p按名称组卷q按时间组卷r按地区组卷D文件材料组卷的方法2.科技文件材料组卷的方法n按结构组卷o按子项目组卷p按工序或阶段组卷q按专业组卷二、卷内文件材料的排列D综合管理性文件材料卷内排列的方法D科技文件材料卷内排列的方法三、案卷的编目1.案卷提名的拟制案卷提名又称案卷标题，是案卷内全部文件材料的总标题，是案卷封面的核心内容。¾综合管理性文件材料组成的案卷，一般提名结构为：作者——内容——名称。例：如东县政府关于安全生产的意见、通知¾科技文件材料组成的案卷，一般提名结构为：项目名称（代字代号）——内容——名称。例：如东县地税局办公楼建筑施工竣工图四、案卷的装订–装订前的准备：–装订方法：三针一线–装订要求：结实、美观大方第五节企业事业单位文件材料的归档一、文件材料归档前的检查企业事业单位文件材料的归档是指将企业事业单位内部各职能部门和所属单位在各项工作和活动中产生和形成的具有保存价值的文件材料，按照归档制度移交给企业事业单位档案部门集中保存的过程。¾1、检查归档文件材料的质量是否符合要求¾2、检查归档文件材料是否完整齐全¾3、检查归档文件材料是否经过系统整理二、文件材料的归档制度企业事业单位归档制度的内容包括：归档范围、归档时间、归档份数、归档要求和归档手续等。归档范围的概述：指应当归入有关门类档案中保存的各种文件材料的条目汇总1.各种文件的归档时间①综合管理文件材料的归档时间•一般在第二年的上半年内由各部门向交归档。②科技文件材料的归档时间（5种）•a、按项目结束时间归档b、按工作阶段归档c、按子项目结束时间归档d、按年度归档e、随时归档③会计文件材料的归档时间•一般在会计年度终了后，暂由企事业单位财务会计部门保管一年，期满后移交档案部门保管。④干部职工文件材料的归档时间•一般应在办理完比后10天或半个向档案部门移交归档。第四章企业档案工作概念第一节企业事业单位档案工作的内容、性质与基本原则•☺档案工作的内容P107•档案的收集、档案的整理、档案的保管、档案的鉴定、档案的检索、档案的编研、档案的利用、档案的统计•档案工作的性质P111•管理性、专业性、服务性、保密性第一节企业档案工作的内容、性质与基本原则•档案工作的基本原则档案工作实行统一领导，分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。①统一领导，分级管理。②维护企业事业单位档案的完整与安全。③便于企业事业单位和社会对企业事业单位档案的利用。第二节企业档案工作的管理体制•档案工作的宏观管理体制•档案工作的微观管理体制第三节企业档案工作的机构与人员一、档案工作机构的职责和设置原则¾职责四个方面¾设置原则：自主原则、配套原则、效能原则、效益原则。二、档案工作机构设置模式三、企业档案馆四、档案工作人员档案工作人员应具备思想素质和业务素质。第四节企业档案工作的规章制度•档案工作规章制度的性质和作用•档案工作规章制度的制订要求9综合性、系统性、适用性•企业事业档案工作规章制度制定要注意掌握以下四种具体方法：①深刻领会有关档案工作的法规文件。②掌握企业的各项工作、活动、档案产生和形成的特点。③将档案工作规章制度与其他规章制度有机结合起来。④争取单位各职能部门的精密配合。•档案工作主要的规章制度•档案工作规章制度的实施与考核第五章企业档案收集工作第一节企业档案收集工作的一般理论z档案收集工作的概念企业事业单位档案收集工作是指企业事业单位档案部门按照有关制度的规定，接受企业事业单位内部各部门应归档的文件材料，各所属单位应移交的档案和征集散存在社会上的对本单位有用的文献资料的一项工作。第二节企业档案收集工作的量化控制第三节资产与产权变动中企业档案的移交接收一、档案与资产的关系设备仪器是企业事业固定资产的重要组成部分，在全部资产中占有很大的比重。同样，基建档案也是企业事业单位建筑物和构筑物等固定资产的构成要素。正是因为设备仪器档案和基建档案是企业事业单位固定资产的组成部分，所以只要设备仪器、建筑物和构筑物的产权发生变化，档案就要随之转让（移交）。二、资产与产权变动中档案移交接收的原则资产与产权变动中档案移交接收应遵循以下三项原则：①维护资产所有者的合法权益②便于社会各方面对档案的利用③保证档案的安全第六章企业档案整理工作第一节企业档案整理工作的一般理论第二节企业档案的分类•档案分类的原则•档案分类的基本方法9档案分类方法有职能分类法、问题分类法、组织机构分类法、年度分类法、对象分类法、专业分类法、地域分类法、档案载体形式分类法等多种形式。9对象分类法在实际应用中有三种分类形式：型号分类法、工程项目分类法、课题分类法。第三节企业档案的编号•企业事业单位档案的编号是企业事业单位档案部门用来反映档案分类层次和档案排列顺序的一组符合，它起着固定档案整理成果，反映档案分类和排列顺序，指引查找档案的作用•档案分类类目的标识•指对企业事业单位档案分类体系的各个类目定类目代号。•档号的编制要求•唯一性、合理性、稳定性•档号的结构D全宗号D类号（分类号）类号（分类号）是企事业单位档案分类类目标识的结果。D案卷号是企业事业单位档案每个保管单位的排列顺序号。D档号编制的具体方法P188D档号的核心部分是类号（分类号）和案卷号•案卷目录编制•档案的排架D综合管理性档案的排架方法D科技档案的排架方法P198企事业单位科技档案一般采用大类——性质（专业）——项目的排架方法。P200第四节企业档案案卷目录编制与档案排架会计档案的排架方法•一般按核算单位——类别——年度排列，即先区分不同核算单位，在每个核算单位内