档案管理技能训练第一章

档案管理技能训练刘思琼短号：652089邮箱：[e-mail]课程主要内容第一章走进档案室（馆）第二章档案的收集与鉴定第三章档案的整理第四章档案登记与统计第五章档案的检索第六章档案的保管与利用第七章档案的编研第八章人事档案管理第九章会计档案管理第十章特殊载体档案第十一章档案管理软件操作第十二章家庭档案DIY其他类型档案介绍：科技档案、实物档案……第一章走进档案室（馆）概念档案管理工作是指对于处理完毕并具有保存价值的各种文件实体及信息进行收集、整理、鉴定、保管、开发和提供利用的一系列业务活动。档案管理是各个单位的一项必不可少的、专业性很强的工作。第一章走进档案室（馆）第一节认识档案室（馆）第二节掌握档案概念、分类及工作环节第三节了解档案工作人员第一章走进档案室（馆）第一节认识档案室（馆）一、认识档案室（馆）类型与任务1、档案室类型：普通档案室、科技档案室、音像档案室、人事档案室、综合档案室……基本任务：集中统一地管理本机关各部门形成的各种门类和载体的全部档案，为本机关各项工作服务，并为党和国家积累档案史料。第一章走进档案室（馆）第一节认识档案室（馆）一、认识档案室（馆）类型与任务2、档案馆类型：国家档案馆、部门档案馆、企事业及其他社会组织单位档案馆基本任务：收集、保管和利用档案，维护档案的完整与安全，维护历史的真实，服务于现实和未来。广州市国家档案馆简介第一章走进档案室（馆）第一节认识档案室（馆）3、档案工作机构与工作制度各级档案局各级各类档案馆单位档案室/文件中心档案行政管理部门、《档案法》的执法主体第一章走进档案室（馆）第一节认识档案室（馆）档案管理机构档案室与档案馆的联系与区别：档案室：是集中统一管理本单位档案的部门，是单位内部具有信息服务与咨询性质的机构，一般不对外开放。档案馆：是党和国家设置的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地和对外提供档案服务的单位，因此它成为社会各方面利用档案的中心。档案局：是我国档案行政管理部门，国家档案行政管理部门主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导。第一章走进档案室（馆）第一节认识档案室（馆）4、档案室应标示的工作制度（制度上墙）（1）档案工作人员岗位职责（2）文件材料归档制度（3）档案保管制度（4）档案阅览制度（5）档案鉴定与销毁制度（6）档案保密制度（7）安全防火制度第一章走进档案室（馆）第一节认识档案室（馆）5、档案室布局要求与防护措施（1）布局要求①档案室要求库房、办公室、阅览室三分开；②用平房做档案室的，位置要在办公室附近，地势要高于周围地势；③用楼房做档案室的，原则上位置不要在顶楼或楼两侧；④档案室要远离卫生间、洗漱间、热水房等；⑤使用计算机管理档案时，计算机要求放在档案工作人员办公室。第一章走进档案室（馆）第一节认识档案室（馆）5、档案室布局要求与防护措施（1）档案室的防护措施①要在明显处标识“严禁烟火”警示牌；②照明灯具要选用40W或60W乳白色白炽灯，并加装防爆罩禁止使用日光灯；③灭火器材要方便取放，不允许放在档案库房内；④配备手电筒；⑤库房温度控制在14~24℃，相对湿度50%~65%；⑥库房的窗户配备遮光窗帘；⑦档案橱柜的摆放应与窗户垂直；⑧安装防盗窗、防盗门，并妥善保管钥匙。第一章走进档案室（馆）第一节认识档案室（馆）二、了解档案工作基础设施1、有专门的库房，做到档案库房、阅览室、办公室三分开。库房要求配备抽湿机、空调、温湿度计。安装防盗门窗、配备灭火器等消防设施。2、充足并规范统一的档案箱柜、密集架、底图柜。第一章走进档案室（馆）第一节认识档案室（馆）二、了解档案工作基础设施3、照相机、录音机、录像机、复印机、计算机、扫描仪、打印机、装订机、档案缝纫机第一章走进档案室（馆）第二节档案的概念、分类及工作环节一、档案的概念1、什么是档案？档案是指机关团体、社会组织和个人在社会活动中产生的，作为原始记录保存起来以备查考的文字、图表、声像及其他各种载体的历史记录。档案是历史的原始记录。档案的来源“法人”“自然人”关系有机整体密不可分依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的各种组织。依法享有权利并承担义务的个人。2、档案的法定含义“本法所称的档案，是指过去和现在国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”——《中华人民共和国档案法》第一章走进档案室（馆）第二节档案的概念、分类及工作环节二、档案概念的演变历代称呼不同1、商代：册2、周代：中3、秦汉：典籍4、汉魏以后：文书、文案、案牍5、明末清初:档案第一章走进档案室（馆）第二节档案的概念、分类及工作环节档案的起源与沿革我国早在三千多年前的殷商时代，就已经有档案保存。甲骨文——中国已发现的古代文字中时代最早、体系较为完整的文字第一章走进档案室（馆）第二节档案的概念、分类及工作环节图1：安阳出土的甲骨文图2、3：甲骨上的象形文字第一章走进档案室（馆）第二节档案的概念、分类及工作环节几个甲骨文图片简牍档案和缣帛档案简牍：简牍是对我国古代遗存下来的写有文字的竹简与木牍的概称。用竹片写的书称“简策”，用木版（也作“板”）写的叫“版牍”。由于文字内容有异，其称谓有别，如军事的文书叫“檄”；用于告示者称之“榜”；将信写于木版，然后再加一版叫作“检”。在检上写寄信人和收信人的姓名、地址叫作“署”---这是信封的起源。一枚简牍称为简，常写一行直书文字。字数较多的，写在数简上，编连在一起，称之“册”。长篇文字内容成为一个单位的，叫作“篇”。一“篇”可能含有数“册”。第一章走进档案室（馆）第二节档案的概念、分类及工作环节金石档案除甲骨外，现今保存下来的，还有殷商和周代铸在青铜器上的铭文，一般称之为金文或钟鼎文。毛公鼎内壁铭文第一章走进档案室（馆）第二节档案的概念、分类及工作环节档案的特点历史性档案形成的时间多元性档案产生的主体广泛性档案来源的渠道原始性档案形成的特点价值性档案保存的目的多样性档案的表现形式记录性档案的本质属性第一章走进档案室（馆）第二节档案的概念、分类及工作环节档案的本质属性——原始记录性▲为什么说原始记录性是档案的本质属性？根本原因在于：档案是其形成者在工作活动中形成和使用的原始记录的转化物。首先，档案是原始的信息，而不是再生信息；其次，档案内容是其形成者工作活动的直接记录，具有客观记录性。原始性与记录性的有机结合构成了档案独一无二的本质特征。第一章走进档案室（馆）第二节档案的概念、分类及工作环节档案的一般属性：知识属性和信息属性（一）档案是贮存和传播知识的一种形式档案不仅具有贮存知识的功能，当它被人们利用时又可以发挥传播知识的功能。（二）档案是一种重要的信息资源什么是信息？钱学森在《论系统工程》一书中，有比较明确通俗的定义：“信息是代表物质某一状态的资料”，“情报、图书、文献和档案都是一种“信息””。第一章走进档案室（馆）第二节档案的概念、分类及工作环节▲档案的形成条件有哪些？1.处理完毕的文件才能成为档案现行文件档案文件未处理完毕文件处理完毕后第一章走进档案室（馆）第二节档案的概念、分类及工作环节2.对以后工作活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存现行文件办理完毕无查考利用价值，可销毁具有利用价值作为档案保存鉴定第一章走进档案室（馆）第二节档案的概念、分类及工作环节3.经过立卷归档集中保存起来的文件，才最后成为档案。档案与文件的关系文件是档案的前身，档案是文件的归宿；文件是档案的基础，档案是文件的精华；文件是档案的因素，档案是文件的组合。第一章走进档案室（馆）第二节档案的概念、分类及工作环节档案的分类档案的基本分类1、按生产领域分文书档案、科技档案及专门档案（会计档案、诉讼档案）。2、按制成材料分甲骨、竹简、缣帛、纸质、胶片、磁带、光盘、实物档案3、按单位性质分党政机关档案、事业单位档案、企业档案、军队档案、农村档案4、按形成时期分新中国成立前档案（包括革命历史档案和旧政权档案）、新中国成立后档案。前者常称为历史档案，后者常称为现实档案。档案的分类档案的分类档案实体分类档案信息分类档案种类划分全宗内档案的分类档案馆档案的分类科学研究文化、教育、卫生军事按所有权划分对国家所有档案的划分按档案工作中通行的方法划分按档案的载体形态划分档案的版本：是指文件从拟写到办理过程中所形成的不同稿本。归档时：注重选择可靠程度最高的定稿、正本、试行本、修订本等版本；一般只保留原稿、原本，不留存副本；文件办文纸和文件阅办单要与文件一并保存。档案的一般作用行政管理的查考凭据生产建设的参考依据政治斗争的必要工具科学研究的可靠资料宣传教育的生动素材维护国家、集体和个人利益的法律书证第一章走进档案室（馆）第二节档案的概念、分类及工作环节档案的基本作用（一）确凿的凭证作用档案具有凭证作用的根本原因是档案的原始记录性，决定因素是档案的形成过程和形成特点。档案是从当时当事直接形成的，是令人信服的历史证据；从档案的载体形态上看，档案文件上保留了真切的历史纪录，具有可靠的真实性。（二）广泛的参考作用发挥档案参考价值的优势在于：*档案具有原始性和可靠性；*档案信息内容的广泛性；*档案的信息内容是人们顺利进行工作活动的标志。档案工作环节档案管理工作8大内容（环节）：收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用、统计。档案管理工作的性质（一）档案工作是一项管理性的、科学性的工作；（二）档案工作是一项服务性的、条件性的工作；（三）档案工作是一项政治性的工作；档案管理工作的基本原则档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。（一）统一领导，分级管理（二）维护档案的完整与安全（三）便于社会各方面利用（论述：如何理解档案工作的基本原则？）一、档案工作人员应具备的素质（1）政治素质忠诚于档案事业，恪守本职，遵纪守法，勤奋工作。（2）专业素质熟悉档案工作的法律、法规和规章制度，掌握档案工作的一般规律，学习、掌握档案工作专业知识，不断提高档案业务技能，善于解决档案工作实际问题。（3）相关素质广泛了解与档案工作相邻、相关专业知识，努力提高科学、文化、历史和现代化管理等知识水平和开拓创新能力第一章走进档案室（馆）第三节了解档案工作人员二、了解档案工作人员岗位职责爱岗敬业业务熟练有良好的职业道德、职业操守保证档案利用服务质量加强档案室管理工作第一章走进档案室（馆）第三节了解档案工作人员思考题1.概念比较：档案、图书、情报之间的相同点和不同点？2.为什么说原始记录性是档案的本质属性？3.试列举出我国古代出现过的五种档案形式？