泸贵公路养护档案管理细则

成自泸赤高速公路（泸州段）项目公路养护档案规范化、标准化管理实施细则编制部门：四川龙光泸贵高速公路有限公司养护工程部编制时间：二0一六年十月四川龙光泸贵高速公路有限公司养护工程部第2页共44页2公路养护档案规范化、标准化管理实施细则1、总则1.1为进一步加强并规范四川龙光泸贵高速公路有限公司（以下简称“我司”）公路养护档案管理水平，统一公路养护管理档案文件形成、收集、整理、归档等一系列活动的操作标准，保证公路养护管理档案存放有序，检索明白方便，按照《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》(交办发[2001]390号)、《四川省交通重点建设项目竣工文件编制及档案整理规范》（川交办[2002]245号）、《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）、GB/T11822—2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《公路养护技术规范》（JIGH10-2009）等办法、规范要求，结合我司具体管理情况，编制本实施细则。1.2本细则所称公路养护管理档案主要是指我司养护工程部在公路日常养护、小修保养、大中修养护等养护生产与管理全过程中形成并具有保存、查考、利用价值的文字、图像、声像等以纸制、胶片、磁介、光介等载体形式存在的全部文件。1.3我司公路养护档案管理应遵循“统一管理、分级负责、规范填写、及时归档”的原则。1.4本实施细则仅适用我司养护工程部。2、职责分工2.1分管领导养护工程部分管领导负责养护档案形成、收集、整理、归档等一系列活动中人员、物资、资金、任务分工等工作的总体协调、安排，贯彻档案管理相关规定，完成应由其本人亲自完成的档案形成的相关工作，督促指导分管工作范围内养护档案的形成系列工作。四川龙光泸贵高速公路有限公司养护工程部第3页共44页32.2养护工程部负责人养护工程部负责人负责落实养护档案形成、收集、整理、归档等一系列活动中人员、物资、资金、任务分工等工作的协调、安排，宣传并贯彻档案管理相关规定，完成按照部门岗位职责分工应由其本人亲自完成的相关档案工作内容，并及时提交给档案管理专职人员整理归档，督促指导考核本部门养护档案工作落实情况。负有向分管领导汇报养护档案形成相关情况的义务。2.3养护工程部工程师养护工程部各专业工程师负责完成各自工作范围内养护工程所需形成的档案资料，并及时提交各自形成或承办的所有养护档案给档案管理专职人员整理归档。负责中唯系统中自己工作范围内相关资料的录入形成工作。负有及时向部门负责人汇报反应养护档案形成相关问题的义务。2.4养护工程部档案管理专职人员负责收集由其它人员形成或承办的各种养护档案，并对档案齐全性、完整性进行检查，合规后按要求整理归档。负责完成自己工作范围内应编制的养护档案。负责检查中唯系统中养护档案资料的录入是否及时与完整。负有及时向部门负责人或养护工程师反应养护档案形成收集整理归档存在的问题情况的义务。3、档案管理要求3.1公路养护档案管理工作遵循“统一管理、分级负责、规范填写、及时归档”的原则。3.2公路养护档案管理应严格执行档案管理的有关规定，所形成档案应及时归档，并由实行集中统一管理，避免分散在承办部门或个人手中保存3.3分类归档要遵循文件的自然形成规律和成套性特点，保持卷内四川龙光泸贵高速公路有限公司养护工程部第4页共44页4文件的有机联系，便于查找使用。3.4卷内档案文件排序：同一事由文件材料批复在前，请示在后；正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；文字材料在前，图样在后。针对一个批复文件有多个单位的请示的情况，批复在前，其次附批复所针对的请示文件，最后是依次上报的请示文件。3.5档案编制形成文本格式要严格按照相关规定要求执行，不得随意更改，确保档案形成统一规范标准。3.6每一案册必须有封面、目录，卷内文件不得有重分，不同载体的文件应分别立卷。3.7档案应分类排列存放，不准堆放与档案资料无关的东西，做到完整干净、存放有序、查询便捷。同时认真做好防火、防盗、防潮、防尘、防有害生物、防有害气体、防高温、防光、放磁化等“九防”工作。3.8档案的借阅利用应遵循“按照公司相关办理、私自出借转借、禁止私自随意涂改抽拆、妥善保管案卷、用毕及时归还”。3.9电子档案各养护档案形成或承办责任人应做好文字、数据、影像记录等电子文件的保存和维护，逐步实现养护档案电子化。4、档案质量要求4.1文件材料按照GB/T11822—2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》，采用70g/m2以上的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为70%以上，韧性好，不洇水的纸张。规格为297mm×210mm或297mm×420mm。4.2公文用纸一般适用纸张定量为60g/㎡～80g/㎡的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85％～90％，横向耐折度≥15次，不透明度≥85％，pH值为7.5～9.5。4.3案卷封面、卷内目录采用70g/m2复印纸，纸张白度为70%以上，四川龙光泸贵高速公路有限公司养护工程部第5页共44页5韧性好，不洇水的纸张。规格为297mm×210mm。4.4文件材料应字迹清楚、工整、图样清晰、图表整洁，完好无损，签字认可手续完备，同类资料各式统一。文件材料书写必须使用碳素或蓝黑墨水，不得用易褪色材料（如红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、热敏纸、铅笔）书写绘制；若有已用易褪色材料形成的文件应及时复印，复印件与原件一并归档，组卷时原件在前，复印件在后。电传文件不宜长期保存，应复印归档，并在复印件上加以说明。复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像必须清晰。对于文件材料尺寸不符合规范要求和破损的，应粘贴、托裱或折叠，图样的标题栏露在右下角。对批语、签注意见写在文件装订线内的，应予以粘贴补宽。4.5录音、录像文件应保证载体的有效性。长期存储的电子文件应采用不可擦除型CD格式的光盘。声像、图片档案应分类别统一编排、单独成册按国家标准要求装入声像、图片档案盒。声像档案的整理要进行分类、组合、排列和编目，具有系统性，便于保管和利用。照片材料应有文字说明，内容包括照片编号、名称、时间、作者(摄制者)、地点、人物、事由等要素尽可能齐全。数码图片和摄录资料还应刻录成光盘装入相应的档案盒保存。录像、录音材料应有必要的剪辑及准确生动的说明，达到简明、完整地表现内容，展示工程建设、管理的实况。4.6案卷内不同尺寸大小的文件材料要折叠成297mm×210mm（A4）的统一幅面装订。4.7在归档时案卷厚度应适当控制，装订前去除塑胶、塑膜、胶圈等易老化腐蚀纸张的封面或金属物。装订可采用三孔一线装订或胶装两种形式。5、档案主要内容及分类5.1经过梳理，现将我司目前主要公路养护管理档案内容存档作如四川龙光泸贵高速公路有限公司养护工程部第6页共44页6下分类排序，按请遵照执行。1养护管理制度（指制度、手册等）2养护管理计划（指年季月旬计划等）3养护管理报表（指编制的年季月报表或报告等）4与政府往来文件（指与各级政府管理单位之间往来的通知、通报、请示、批复、函、复函等，应分单位，按时间先后顺序归档）5与集团往来文件（指与集团公司各部门之间往来的通知、通报、请示、批复、函、复函等，按事件及时间顺序归档）6与合作方往来文件（指与合作单位之间往来的通知、通报、函、复函及其它等，应分单位，按时间先后顺序归档）7公司内发文件（指公司下发的通知、通报等，按事件时间存放）8养护工程部内部文件（指养护工程部内部会议、培训等文件，按时间归档）9合同履约文件（指对各合作方履约情况检查、考评文件，分单位，按时间归档）10养护工程部人员资料（指养护工程部员工名单、简历、资质证书及身份证复印件及培训考核证明资料等）11养护工程基础信息表（含桥隧涵洞工程、声屏障工程、高边坡路基、房建工程等）12招投标/询报价/合同文件（指招标（询价）书及补充澄清→投标（报价）书及补充澄清→开评标记录→合同书（协议）及补充文件等，按同一工程事件前述文件集中顺序归档）13综合性技术交底书（指非专项性交底，即交底内容包括较多专业及较多分部分项工程内容，且这些工程是在后续施工中陆续发生，为了方便而一次性编制并向相关施工作业方进行的交底书，按时间顺序归档）四川龙光泸贵高速公路有限公司养护工程部第7页共44页714计量支付文件（指合同款拨款通知单→付款申请单→合同结算表→合同呈批表（首次附施工或服务协议/合同，末次附结算协议/合同）→计量支付报表等，分单位，按期归档）15小修养护实施及验收文件（指小修养护工程施工任务单、现场验收单及其附件）16专项养护实施及验收文件（指桥隧涵、路基、路面、交安、环保、房建等工程的专项养护，每个专项养护工程资料原则上包含专项工程施工设计图、施工许可及开工报审文件、专项施工组织（方案）设计，专项安全技术交底及工程材料质量证明文件、施工试验文件、施工过程质量验收和交工验收文件等，文件分专业归档）17巡查日志18一隧一档文件（指大事记、隧道卡片、隧道平面图、位置图、管理信息表、经常检查记录等）19一桥一档文件（指大事记、桥梁卡片、桥梁平面图、桥位图、管理信息表、经常检查记录等）20涵洞工程文件（指经常检查记录、定期检查记录等）21健康监控监测文件（指桥隧涵路基、路面、房建等工程健康监控监测建议书或方案、记录及报告等，按专业分类归档）22公路技术状况检测评定（含桥隧涵、路基、路面、沿线设施等技术状况检测与调查之外委和自检形成的报告记录等）23科学决策（含科学决策制度、相关基础数据信息等）24养护材料采购使用资料（指材料采购出入库记录、材料质量证明及验收文件等）5.2经过梳理，现将我司目前主要公路养护管理中小修养护工程与专项维修养护工程整套资料明细及顺序整理如下，方便档案人员对照收集归档。四川龙光泸贵高速公路有限公司养护工程部第8页共44页8一、小修养护工程资料明细及顺序1、询价、报价、合同文件（相当于立项文件）；2、施工任务通知单及附件；3、施工安全技术交底书；4、现场验收单及附件（含质量验收描述结论）；5、计量支付文件(可单独存档）；6、新增单价请示及批复（若有，可单独存档）。二、专项养护工程资料明细及顺序1、立项文件（即请示、批复，顺序批复在前请示在后，含附件）；2、招投标、合同文件（可单独存档）；3、组织实施文件（专项工程开工报告审批表、施工组织设计报审表，含施工方案及安全技术交底书等）；4、交工验收文件（包括交工验收单或检测报告等）；5、计量支付文件(可单独存档）；6、新增单价请示及批复（若有）。6、附则6.1本实施细则自二〇一六年十月起施行。6.2本实施细则由我司养护工程部负责解释，并根据相关反馈意见择时修订完善。附件：四川龙光泸贵高速公路有限公司公路养护档案部分主要常用表格式样四川龙光泸贵高速公路有限公司养护工程部第9页共44页9表1：一桥一档封面四川省高速公路桥梁技术档案资料G4215成遵高速K218+000石坝村大桥G4215510521L0050四川龙光泸贵高速公路有限公司四川龙光泸贵高速公路有限公司养护工程部第10页共44页10表2：一桥一档卷内目录卷内目录所属工程名称：序号文件编号责任者文件题名日期页号备注1桥梁大事记2基础资料2.1桥梁卡片2.2桥位平面图2.3桥型布置图3管理资料3.1桥梁管理信息表4检查资料4.1桥梁经常性检查记录表2014年每季度不少于1次4.2桥梁经常性检查记录表2015年4.3桥梁经常性检查记录表2016年四川龙光泸贵高速公路有限公司养护工程部第11页共44页11表4：一桥一档大事记登记表桥梁大事记登记表所属工程名称：序号时间事件内容照片编号备注注：桥梁大事记，用于记录发生的与桥梁有关的重要事件（如碰撞、震损、爆破等）。四川龙光泸贵高速公路有限公司养护工程部第12页共44页12表5：一桥一档管理信息表四川省高速公路桥梁管理信息表路线名称成遵高速路线编号G4215桥梁名称石坝村大桥中心桩号K218+000养护单位泸州市江南建筑工程有限公司联系电话[phone]管理单位四川龙光泸贵高速公路有限公司联系电话[phone]分管领导米庆华联系电话1820