登记档案

房地产登记档案房地产登记档案重点围绕三个问题：什么是房地产登记档案？如何管理房地产登记档案？如何做好房地产登记档案的利用工作？第一部分什么是登记档案☞掌握登记档案、登记簿、登记材料的定义☞掌握登记档案、登记簿、登记材料三者之间的关系☞熟悉登记档案的作用☞了解登记档案的特点一、登记档案、登记簿、登记材料的定义◆登记档案的定义◆登记簿的定义◆登记材料的定义㈠登记档案的定义◆定义的表述◆定义的内涵登记档案定义的表述◆房地产登记档案（以下简称登记档案）是房地产档案中的一种。是指登记机构在房地产物权登记活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种形式的历史记录。它反映了房地产物权设立、变更、转让、消灭的情况，是城市房地产物权登记工作的真实记载和重要依据。◆登记档案的定义有广义和狭义之分。广义的登记档案，指登记资料归档后成为登记档案。登记资料由房屋登记簿（以下简称登记簿）和房屋登记材料（以下简称登记材料）两部分内容组成。狭义的登记档案，特指原始登记材料，也就是传统意义上的以卷宗为外在表现形式的登记档案，包括了登记过程中产生的申请、审核、发证等原始资料。◆本教材所称登记档案，是指广义的登记档案。登记档案定义的内涵◆说明了登记档案的来源◆指出了登记档案的形成条件◆明确了登记档案的形式◆显现了登记档案的本质㈡房屋登记簿的定义◆房屋登记簿是房屋权利归属和内容的根据，可以采用电子介质，也可以采用纸介质，是房屋登记机构制作和管理的，用于记载房屋基本状况、房屋权利状况以及其他依法应当登记的事项，并可以公开查询的特定簿册。㈢登记材料的定义◆登记材料是申请登记的原始资料与登记机构内部审核文件的统称，是物权确认过程中直接形成的原始资料，具体包含有：申请物权登记的证明资料、物权审核的过程及结论资料、缮发证的过程及结果记录、与登记相关的其他资料。也就是平常所用的狭义的登记档案概念。二、登记档案、登记簿、登记材料三者之间的关系◆三者之间的联系◆登记簿和登记材料二者之间的关系登记档案、登记簿、登记材料三者之间的联系◆登记档案由登记簿和登记材料构成，登记簿和登记材料是登记档案不可或缺的两个组成部分。登记簿和登记材料二者之间的关系◆相同之处◇形成的主体相同。◇两者都具有凭证作用。◆不同之处◇在记载内容上，登记材料所涵盖的内容远远大于登记簿。◇在利用上，登记簿的公开性远远大于登记材料。三、登记档案的作用◆为物权确认提供重要依据，是房地产登记的全程工具。◆维护房地产权利人的合法权益。◆促进房地产市场健康发展。◆具有为加快城市建设提供信息服务的功能。◆具有维护正常的金融秩序和社会稳定的功能四、登记档案的特点◆专业性◆动态性◆真实性◆完整性◆价值性◆法律性㈠专业性◆登记档案产生于专业部门◆登记档案材料是专业性材料◆登记档案有自己专业管理方法㈡动态性◆登记档案的动态性是登记档案最显著的特点㈢真实性◆真实性是登记档案的生命，是发挥档案现实效用的基础和前提。㈣完整性◆房地结合◆图档结合㈤价值性◆房地产属于不动产，价值高，关系到权利人的根本经济利益。㈥法律性◆登记档案记载了房地产权利归属并拥有详实的凭证材料，是房地产登记部门和司法部门确认房屋权利归属、处理房地产纠纷的主要依据。第二部分如何管理登记档案☞了解登记档案管理的内容☞了解登记档案管理的职责☞掌握登记簿的管理☞掌握登记材料的管理一、登记档案管理的内容◆登记档案生成◆立卷整理◆归档◆鉴定◆保管◆异动管理◆利用㈠登记档案生成◆登记档案生成由登记受理开始，并贯穿于登记确认的每一个环节。受理、审核、登簿、发证各环节，要按照归档范围和要求收集、制作登记资料，并做好向下一环节移交的工作，以保证登记档案生成的规范。㈡立卷整理◆登记档案立卷整理工作是将接收的登记资料排序、编目，使之科学化、规范化、标准化的过程。㈢归档◆登记档案的归档是指将立卷后形成的登记档案移交档案管理人员入库保存的过程。㈣鉴定◆是登记档案管理的基础工作之一，是按照有关规定对登记馆藏档案不断优化，推动登记档案利用工作顺利进行的一个重要环节。㈤保管◆是登记档案管理的重要工作内容，是实现维护档案完整和安全的重点环节和主要手段。㈥异动管理◆是指房地产状况发生变化后，及时对登记档案进行异动整理和统计，建立与实际一致的档案。㈦利用◆管理登记档案的目的，是为各项工作及社会提供利用。为满足利用者的需求，采取各种形式和方法，对登记档案进行利用，就形成了登记档案的利用工作。二、登记档案管理的职责◆依法管理：《中华人民共和国物权法》《中华人民共和国档案法》◆依职管理六大基本职责◆加强人员管理具备档案管理的技能具备登记官的专业素养三、登记簿的管理◆登记簿的形成者和管理者◆登记簿的建立◆登记簿的记载内容◆登记簿的异动◆登记簿的归档◆登记簿的保管㈠登记簿的形成者和管理者◆形成者和管理者均为——房屋登记机构㈡登记簿的建立◆法律依据◆建立方法◆建立要求法律依据◆《物权法》◆《房屋登记办法》◆《房屋登记簿管理试行办法》建立方法◆电子登记簿的建立：在登记系统内完成，并有备份。◆纸质登记簿的建立：以房屋编号为顺序建立，对于每个编号的房屋，分别以簿页记载房屋自然状况、权利状况及其他依法应当登记的事项，将这些簿页按房屋编号的顺序连缀装订。建立要求◆房屋登记簿应按照房屋基本单元建立，并有唯一的房屋编号，房屋分割、合并时应重新编号。◆建筑区划内依法属于业主共有的公共场所、公用设施和物业服务用房，应在房屋初始登记时单独记载，建立登记簿，并与建筑区划内房屋基本单元的登记簿形成关联。◆登记簿采用电子介质的，应能够转化为唯一、确定的纸介质形式；采用纸介质的，应采用活页等方便增页和编订的方式编制，注明目录和页码。◆记载登记簿时应保证登记簿内容的真实性、完整性和有效性。㈢登记簿的记载内容◆房屋自然状况部分。主要记载房屋编号、房屋坐落、建筑面积、规划用途等。◆房屋权利状况部分。主要记载房屋所有权、他项权等有关情况。◆补换证记录部分。主要记载原证编号、补换证编号、补换发时间、说明等。◆限制情况部分。用于记载司法查封、行政限制及注销限制等内容。◆其他状况部分。如预告登记，异议登记等。㈣登记簿的异动◆电子登记簿的异动在办理相关登记事项时登记审核完毕后的记载登记簿环节，由系统自动生成。◆纸质登记簿的异动是按登簿内容用增页等方式记载，注明目录和页码，并将增页归并到已建立的纸质簿册中。㈤登记簿的归档◆电子登记簿归档逻辑归档：登记官记载完毕，一经确认，即为电子登记簿逻辑归档。物理归档：指定期把电子登记簿备份到可脱机保存的载体上，编制目录向登记机构的档案管理部门移交。◆纸质登记簿归档纸质登记簿入册即为归档。㈥登记簿的保管◆登记机构永久保存四、登记材料的管理◆登记材料管理工作的步骤：接收整理扫描立卷入库鉴定保管异动管理各步骤的定义接收是登记部门在登记过程结束后将登记材料移交登记档案管理部门的过程。整理是将登记材料排序、编目使之科学化、规范化、标准化的过程。扫描是根据档案数字化的要求对登记材料进行数字化处理，形成完整清晰、便于利用的登记档案图像数据库的过程。立卷是将登记材料编号，填写卷内文件目录和备考表，案卷封面编目与案卷装订的过程入库是将登记材料形成的案卷，依丘号大小按厨柜从上到下、从左到右的顺序排列的过程。鉴定是对登记材料进行去粗取精，不断优化登记材料质量的过程。保管是登记材料管理的重要工作内容，是实现维护档案完整和安全的过程。异动管理是动态管理登记材料，对登记材料进行异动整理和统计，建立与实际一致的登记档案的过程。下面重点讲以下几个环节的要求与方法接收整理立卷入库保管鉴定㈠登记材料的接收◆依法接收◆接收的要求◆接收的内容依法接收◆接收工作要根据法律规定，按归档制度和专门征集办法来进行。接收的要求◆接收的材料应当是原件；原件已存城市建设档案馆或者经房地产管理部门批准认定的，可以是复印、复制件，但复印、复制件应当由经办人与原件校对、签章，并注明校对日期及原件的存放处。◆接收的材料应当是书写合乎标准、字迹工整、内容规范、图形清晰、数据准确，符合档案保护的要求。◆登记材料管理部门应对接收的材料进行验收，不符合要求的，不予接收。接收的内容◆申请人提交的资料：申请表、房屋权利设立、变更、转让、消灭或限制的具体依据以及提交的其他资料。◆登记部门内部产生的资料：在房屋登记工作中直接形成的文字、图表、声像等不同形式的资料。㈡整理◆登记材料的整理方法◆登记材料整理的排序要求登记材料的整理方法◆按丘编号整理法◆分类流水编号整理法按丘编号整理法◆规则：丘号的编定按国家《房产测量规范》标准执行，应为12位数字，考虑到作为档号，数位不宜过大，原始登记材料如以市为立档单位，可将市代码2位省略，为10位。◆种类：按丘编号法整理登记材料时，又可分为登记材料的按丘立卷整理和按户立卷整理。分类流水编号整理法◆适用：未测制房地产平面图的城市。◆优点：排架无需留空位，倒架次数减少，各类档案集中。◆缺点：登记材料分散，查档完全依赖检索。登记材料整理的排序要求◆按所有权在前、他项权在后排列。◆按权利客体在前、权利主体证明文件在后排列。◆按权利变动证明文件在前、其他证明文件在后排列。◆按房屋登记材料形成时间的先后排列。◆按房屋登记材料之间的逻辑关系排列。（三）登记材料的立卷◆立卷原则◆立卷要求◆立卷责任人的确立立卷原则◆立卷范围应符合相关规定原则◆即时立卷原则登记材料的立卷要求◆立卷内容完整◆立卷内容准确◆形式标准规范立卷内容完整◆种类齐全◆材料完整立卷内容准确◆登记材料记载的内容要与实际状况相符，绝不能有差错。◆立卷的登记材料，不能张冠李戴，误入别人或别处的档案之中。◆不准确的材料要退回上道工序。形式标准规范◆文件材料标准◆变动管理规范◆验收标准规范文件材料标准◆书写用纸标准化◆各种表格标准化◆文字书写标准化变动管理规范◆按簿、图、档案、房屋四相符的要求，分别核查所接收的资料与变动情况是否一致，核对归档清册，确认无误后方可作为原始登记材料。验收标准规范数量充分，质量优化内容翔实，结构合理立卷责任人的确立◆登记材料立卷责任人为完成对登记材料整理、装订，制作登记卷盒及将登记材料装盒等工作的作业人员。（四）入库◆档案架(柜)的排放与编号要求◆档案排列要求◆编制档案存放位置索引◆实行档案代卷卡制度档案架(柜)的排放与编号要求◆档案架(柜)的排放应一致，做到横竖成行，尽可能达到整齐美观。◆档案架(柜)的排列应与窗户垂直，以免阳光直射，并便于通风。◆档案架(柜)的排列不宜太紧或太松，既要注意最大限度地利用库房面积，又要便于平时档案的取放。◆档案库房中的档案架(柜)应进行统一的编号。档案排列要求◆档案排列，应遵循《城市房地产权属档案管理办法》中的原始登记资料应依丘为单位建档的原则进行排列。◆档案按丘号从小到大的顺序竖排于档案架上，脊背朝外，使丘号一目了然，便于今后的查找和利用。◆档案排列要疏密适度，每类档案案卷后要留出一定数量的空架、空格以便随时插入新入库的档案，力求避免经常倒架。编制档案存放位置索引◆目的：为了便于档案保管工作人员掌握档案的存放情况和迅速地取放档案。◆种类：一是指明档案存放位置；二是指明各档案库房保存档案情况。实行档案代卷卡制度◆为了便于库房档案保管工作人员掌握档案的流动情况和随时做好安全检查工作，填制一种卡片放在被暂时移出档案的位置上，以说明此档案何时、什么原因、由谁经手被暂时借出。㈤登记材料的保管◆登记材料的保管要求◆登记材料的保管期限登记材料的保管要求◆工作人员要有高度的责任心。◆在保管工作中，要贯彻“以防为主，防治结合”的思想。◆在保管工作中，要贯彻保护重点照顾一般的原则。◆要把登记材料的保管工作贯彻到各个环节中，注意避免单纯的“为保管而保管”。登记材料的保管期限◆根据房地产登记档案的作用，登记材料的保管期限一般来讲都应该做到长期或永久保存。㈥登记材料的鉴定、销毁◆鉴定工作的意义◆鉴定工作的组织和制度的基本内容◆登记材料的销毁。鉴定工作的意义◆便于更好地发挥档案的作用◆便于档案的安全保管◆便于应付突发事件鉴定工作的组织和制度的