西安市城建档案馆归档业务指南（PDF50页）

建设工程档案归档流程一、流程图：准备纸质、电子、声像全套工程档案不合格合格二、业务联系电话：纸质档案审核：029-87454374一层大厅电子档案审核：029-87623001一层大厅声像档案审核：029-87454417一层大厅档案移交入库：029-87400073三层库区咨询领表填表全部带回整改城建档案审核（建设单位按照《城建档案馆工程档案归档指南》装订成符合要求的成品档案）移交入库（档案入库前，完成《西安市城建档案馆进馆会签表》前5项审核）入库后，1个工作日内签发归档通知单。—1—西安市城建档案馆工程档案归档指南一、范围《西安市城建档案馆工程档案归档指南》(下称《指南》)规定了西安市建设工程竣工档案归档资料的报送内容和质量要求。《指南》适用于西安市行政区域内建设档案的收集、整理、立卷、报送、接收等活动。《指南》所称城市建设档案，是指在城市规划、建设、管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件、实物等各种形式和载体的历史记录。二、规范性引用文件下列文件中的条款通过《指南》的引用而构成本《指南》的条款：《建设工程文件归档规范》（GB/T50328—2014）；《建设电子文件与电子档案管理规范(CJJ/T117—2017)》；《建设电子档案元数据标准（CJJ/T187-2012）》；《城建档案业务管理规范CJJ/T158-2011》。三、术语1、建设工程经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的建设工程基本单位。它由一个或若干个具有内在联系的单位工程所组成。2、建设工程文件在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，简称为工程文件。3、工程准备阶段文件工程开工以前，在立项、审批、用地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。4、监理文件监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。—2—5、施工文件施工单位在施工过程中形成的文件。6、竣工图工程竣工验收后，真实反映建设工程施工结果的图样。7、竣工验收文件建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。8、建设工程档案在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种形式的历史记录，简称工程档案。9、建设工程电子文件在工程建设过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。10建设工程电子档案工程建设过程中形成的，具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件及其元数据。11、建设工程声像档案记录工程建设活动，具有保存价值的，用照片、影片、录音带、录像带、光盘、硬盘等记载的声音、图片和影像等历史记录。12、整理按照一定的原则，对工程文件进行挑选、分类、组合、排列、编目，使之有序化的过程。13、案卷由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。14、立卷按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。15、归档文件形成部门或形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定向本单位档案室或向城建档案管理机构移交的过程。16、城建档案管理机构—3—管理本地区城建档案工作的专门机构，以及接收、收集、保管和提供利用城建档案的城建档案馆、城建档案室。17、永久保管工程档案保管期限的一种，指工程档案无限期地、尽可能长远地保存下去。18、长期保管工程档案保管期限的一种，指工程档案保存到该工程被彻底拆除。19、短期保管工程档案保管期限的一种，指工程档案保存10年以下。四、基本规定1、工程文件的形成和积累应纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。2、工程文件应随工程建设进度同步形成，不得事后补编。3、建设工程文件材料必须准确反映工程项目从立项、设计、施工到竣工的全过程，做到图物相符，有关盖章、签字手续齐备，技术数据准确可靠。4、每项建设工程应编制一套电子档案，随纸质档案一并移交城建档案管理机构。5、建设单位应按下列流程开展工程文件的整理、归档、验收、移交等工作：（1）在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应明确竣工图的编制单位、工程档案的编制套数、编制费用及承担单位、工程档案的质量要求和移交时间等内容；（2）收集和整理工程准备阶段形成的文件，并进行立卷归档；（3）组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作；（4）收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案；（5）收集和整理竣工验收文件，并进行立卷归档；（6）对列入城建档案管理机构接收范围的工程，工程竣工验收后3个月内，应向当地城建档案管理机构移交一套符合规定的工程档案。6、勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向—4—建设单位移交。7、建设工程项目实行总承包管理的，总包单位应负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并应及时向建设单位移交；各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位应负责收集、整理、立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。8、城建档案管理机构应对工程文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导。五、纸质文件的归档质量标准1、归档文件的质量要求（1）归档文件应为原件。其中国有土地使用证、供地批文、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证及建设工程竣工规划验收合格证可以为与原件同大小的黑白复印件，复印件应注明原件存放处并加盖建设单位公章。（2）归档文件的内容及其深度必须符合国家有关勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。（3）工程文件的内容必须真实、准确，应与工程实际相符合。（4）工程文件应采用耐久性的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水等耐久性强的书写材料，不得使用易褪色的书写材料，如红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等，计算机输出文字和图件应使用激光打印机。（5）工程文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。（6）工程文件中文件材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297×210）。图幅宜采用国家标准图幅。（7）工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应为新蓝图。计算机出图必须清楚，不得使用计算机出图的复印件。（8）竣工图要将所有设计变更文件的内容如实绘制在新的施工图上。所绘制与改绘应符合国家现行有关制图标准的规定，禁止徒手绘图。竣工图必须符合《建筑制图标准GB/T50104—2010》，同时必须加盖出图章、注册章、审图章、竣工图章。要按《建设工程文件归档规范》要求填写竣工图章的内容。竣工图章颜色为不易褪色的红色印泥。竣工图章应盖在图标栏的上方空—5—白处，图标栏上方无空白时，可盖在图纸正面其他空白处，禁止盖在图纸背面。2、工程文件立卷（1）立卷流程、原则和方法A、立卷应按下列流程进行：对属于归档范围的工程文件进行分类，确定归入案卷的文件材料；对卷内文件材料进行排列、编目、装订、装盒；排列所有案卷，形成案卷目录。B、立卷应遵循下列原则：立卷应遵循工程文件的自然形成规律和工程专业的特点，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用；一项建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程立卷;不同载体的文件应分别立卷。C、立卷应采用下列方法：对于工程文件按照建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分。工程准备阶段文件应按建设程序、形成单位等进行立卷；监理文件应按单位工程、分部工程或专业、阶段等进行立卷；施工文件应按单位工程、分部（分项）工程进行立卷;竣工图应按单位工程分专业进行立卷；竣工验收文件应按建设工程项目进行立卷；电子文件立卷时，每个工程（项目）应建立多级文件夹，应与纸质文件在案卷设置上一致，并应建立相应的标识关系；声像资料应按建设工程各阶段立卷，重大事件及重要活动的声像资料应按专题立卷，声像档案与纸质档案应建立相应的标识关系。D、施工文件的立卷应符合下列要求：专业承（分）包施工的分部、子分部（分项）工程应分别单独立卷；室外工程应按室外建筑环境和室外安装工程单独立卷；当施工文件中部分内容不能按一个单位工程分类立卷时，可按建设工程立卷。案卷不宜过厚，文字材料卷厚度不宜超过20mm，图纸卷厚度不宜超过—6—40mm。案卷内不应有重份文件。建设工程电子文件的组织和排序可按纸质文件进行。（2）卷内文件排列A、卷内文件应按本《指南》附录A、附录B和附录C、D的类别和顺序排列。B、文字材料应按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主体与附件不应分开，并应按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主体在前、附件在后、汇总在前、内容在后的顺序排列。C、图纸应按专业排列，同专业图纸应按图号顺序排列，图纸目录应在最前面。变更通知单不能和图纸排列在一起，应与其他施工文件材料共同组卷，变更通知单数量较多时可考虑单独组卷。D、当案卷内既有文字材料又有图纸时，文字材料应排在前面，图纸应排在后面，但应遵循主件与附件不能分开的原则。(3）案卷编目A、编制卷内文件页号应符合下列规定：卷内文件均应按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“001”开始。页号编写位置单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。页号应用号码机打出，蓝色或黑色均可，不应徒手书写编号。案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。《西安市建设工程档案编制说明》应装订入工程项目的首卷首页，编入卷内目录中。B.卷内目录的编制应符合下列规定：卷内目录排列在卷内文件首页之前，式样宜符合本《指南》附录F的要求。序号应以一份文件为单位编写，用阿拉伯数字从l依次标注。责任者应填写文件的直接形成单位或个人。有多个责任者时，应选择两个主要责任者，其余用“等”代替。文件编号应填写文件形成单位的发文号或图纸的图号，或设备、项目代号。文件题名应填写文件标题的全称。当文件元标题时，应根据内容拟写—7—标题，拟写标题外应加“［］”符号。日期应填写文件的形成日期或文件的起止日期，竣工图应填写编制日期。日期中“年”应用四位数字表示，“月”和“日”应分别用两位数字表示。页次应填写文件在卷内所排的起止页号。备注应填写需要说明的问题。C、卷内备考表的编制应符合下列规定：卷内备考表应排列在卷内文件的尾页之后，式样宜符合本《指南》附录G的要求；卷内备考表应标明卷内文件的总页数、各类文件页数或照片张数及立卷单位对案卷情况的说明；主要说明卷内文件复印件情况、页码错误情况、文件的更换情况等。立卷单位的立卷入和审核人应在卷内备考表上签名，年、月、日应按立卷、审核时间填写。立卷人和审核人必须是案卷编制单位的责任人和负责人。工程准备阶段文件和竣工验收文件为建设单位的责任人和负责人；勘察设计文件一般为勘察、设计单位的责任人和负责人；监理文件为监理单位的责任人和总监；施工文件和竣工图为施工单位的资料员和技术负责人。D、案卷封面的编制应符合下列规定：案卷封面采用内封面形式。案卷封面的式样宜符合本《指南》附录E的要求。案卷封面的内容应包括总卷号（建设单位留出位置，不填写）、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、本案卷所属工程的案卷总量、本案卷在该工程案卷总量中的排序（建设单位应注明：“本工程共卷，本案卷为第卷”）。E、编写案卷题名，应符合下列规定：建筑工程案卷题名应包括工程名称（含单位工程名称）、分部工程或专业名称及卷内文件概要等内容；当房屋建筑有地名管理机构批准的名称或正式名称时，应以正式名称为工程名称，建设单位名称可省略；必要时可增加工程地址内容；道路、桥梁工程案卷题名应包括工程名称（含单位工程名称）、分部工程或专业名称及卷内文件概要等内容；必要时可增加工程地址内容；地下管线工程案卷题名应包括工程名称（含单位工程名称）、专业管线名称和卷内文件概要等内容；必要时可