办事处的工作职能与有效管理

1群英顾问高级培训第一单元办事处的工作职能与有效管理2群英顾问高级培训办事处的功能•公司在当地的代表性和合法性•公司的窗口和形象•储存作用（资料和样品〕•财务和现金管理•固定资产管理•设备维修和物业管理3群英顾问高级培训设置办事处的基本原则•当地必须有销售经理•销量或市场潜力大的省市•必须在正规的饭店或写字楼•办公室的布局、办公区、会议室、仓库、接待室等装修标准及格式全国统一（公司整体形象）•如果当地有库存则必须按财务要求有专人管理•尽量与总部通过电子邮件联网4群英顾问高级培训办事处的设置及管理•当地经销商的管理•当地卫生机构及政府部门的公关•销售人员/行政人员奖金的评定•地区性人员培训•地区性客户档案的建议/VIP客户的日常拜访等5群英顾问高级培训办事处人员的设置•如何确定队伍的大小•销售队伍区域网络的设计•销售人员的招聘•劳工法律问题6群英顾问高级培训如何确定办事处的大小•全市场和分市场的销售预测•确定各地区分市场的销售量•确定各地区分市场数•计算销售队伍所需要的人数•顾客数和人群数常用于确定地区数7群英顾问高级培训如何确定办事处的合适地点•市场潜力•政策、规定和政府限制•人口、疾病、经济水平•竞争•交通、费用和成本•其它因素8群英顾问高级培训办事处营销网络的设计•按产品或产品群•按功能(生产，市场，技术，售后服务)•按地区•按顾客•按发展9群英顾问高级培训工作职责的明确•明确主要职责和期望的要求•各时间阶段的确定•权限的明确•汇报及报告•职位的升迁和培训10群英顾问高级培训办事处的行政管理•通信终端和汇报•资料印刷，递送和管理•顾客数据库•酒店，票务，约会，出差，工作安排•来访者的安排和处理•该地区的内外信息的收集记录和反馈11群英顾问高级培训办事处的行政管理•接待和翻译•内务会议和培训•公司文凭和记录的保存•市场信息系统（MIS)•销售数据和分析系统（收集输入，分析处理和建议〕•涉外事务（行政，工商税务，媒体〕12群英顾问高级培训办事处的行政管理•市场销售的支持•公司形象的支持和加强•邮寄快递•财会管理•文化，氛围，队伍激励•部门间的帮助和协调13群英顾问高级培训办事处的行政管理•当地的销售经理即为办事处的主任•当地销售人员及行政人员的日常管理•召集每周的销售例会•销售人员报表（月行程/月总结、医院拜访记录、客户档案等）审核•各种费用的审核14群英顾问高级培训办事处的行政管理•考勤制度•安全保卫制度•会议制度•财务制度•电话、传真等办公设备使用制度•顾客查询处理制度•节约制度15群英顾问高级培训第二单元如何制订区域市场/销售计划16群英顾问高级培训如何制订区域市场/销售计划一切计划都微不足道计划工作才是最重要的。——大卫•D•艾森豪威尔计划不是满足上级的一项任务，而是改进技效的一种工具。17群英顾问高级培训区域市场开发计划(一)区域市场分析1、市场概况2、市场大小及增长趋势3、市场细分4、产品特性分析5、竞争产品分析6、市场环境分析7、SWOT分析18群英顾问高级培训区域市场开发计划(二)区域市场开发目标1、财务目标(销售目标分解)2、市场开发目标19群英顾问高级培训区域市场开发计划(三)区域市场开发策略1、产品推广优先顺序2、目标市场确定3、产品定位策略4、竞争策略5、推广组合策略6、推广预算7、客户管理系统20群英顾问高级培训区域市场开发计划(四)行动计划1、人员配置及职责分工2、具体推广活动安排与预期目标3、现有资源及期望总部提供帮助4、具体工作进度安排21群英顾问高级培训四、计划的执行、监督与控制◆指导性拜访与支援性拜访(CoachingcallandJoincall)◆周报告与月报告◆投入产出动态观察◆定期了解市场份额变化和医生态度变化22群英顾问高级培训区域销售行动计划的制定区域销售行动计划根据公司的需要和本地区的市场状况，有效地利用资源（人力、物力、财力），通过编制、执行、检查、合理安排以达到理想销售结果的策划过程。区域销售行动计划的基本要求目标一致性（公司、区域、代表）领先于其他推销活动计划控制不能分开注重效率具体额度安排代表的销售行动计划与之协调23群英顾问高级培训区域销售行动计划的制定区域销售行动计划的优点弥补市场变化和意外带来的问题鼓励员工更系统的思考区域内分工得以协调制定一套绩效考核标准为公司整体计划带来更多活力集中目标：区域内的每位代表都全力以赴提高效率：事半功倍没有计划只能听天由命盲人摸象24群英顾问高级培训区域销售行动计划的制定区域销售行动计划的制定程序地区经理摘要当前营销状况机会与问题分析销售目标营销战略备选方案评价方案/确定方案预算使计划数字化预计的损益表行动计划25群英顾问高级培训区域销售行动计划的制定经理摘要计划的目标、内容要点当前营销状况市场、产品、竞争、分销、宏观环境等状况目标销售目标、财务目标、增长率、市场份额扩大顾客范围、实现的价格与利润机会与问题分析O/T分析──机会与威胁S/M分析──优势与劣势26群英顾问高级培训区域销售行动计划的制定营销战略（竞争计划）–营销定位、组合（4P）、销售费用的主要决策–市场渗透：鼓励购买、吸引对手顾客、教育更多人使用–市场开发：潜在顾客、分销商管理、增加分销网络–产品开发：后向一体化、前向一体化几种方案备选并采用最佳行动方案（见下页）预算使计划数字化–销售量、销售费用、盈利率控制–目标和预算按月、季制定；落后的代表说明原因–采取改进计划、权变计划27群英顾问高级培训区域销售行动计划的制定行动方案–内容明确、具体，5个W和1个H任务量分配（市场潜在、客户分布、推销价值）销售人力分配（人员能力、区域特点综合考虑）经费预算、分配清晰合理促销活动时间表执行中修正（调整力）上下级沟通──反馈对中间商：上市会、销售政策、奖励方案、宣传等–对医务人员：产品介绍、临床试验、学术交流、赞助等–对患者及家属：、广告、报纸、咨询门诊、宣传册–对竞争对手：针对性具体措施、扬长避短28群英顾问高级培训区域销售行动计划的制定计划的方法前瞻性计划回朔性计划滚动式计划网络式计划区域销售经理制定计划时应注意：与影响市场成功、失败关系很大的人（全国销售经理、区域内的代表）讨论并合作。此外，还应参考经销商、生产、财务部门的意见。29群英顾问高级培训案例讨论：如何结合本公司、本地区现状，制定区域市场开发/销售行动计划？30群英顾问高级培训产品与销售管理销售任务的分派要考虑人员能力与地区潜力的交互影响作用结合有成功销售业绩的主、客观成功因素考虑不同的销售人员对不同地区的挑战表现可能不同最好的销售人员在最好的地区不一定是最佳选择目标医院的系统性工作准备阶段对象选定与判断决策人认同的过程执行、评估、修改31群英顾问高级培训产品与销售管理产品运行产品知识掌握经销商的选择与谈判远近结合的经营策略资金运行管理产品进、销、存管理产品的使用与管理问题的预测与解答资料提供副反应处理临床实验32群英顾问高级培训产品与销售管理现场工作区域销售经理至少有1/3时间在现场工作你的销售技术和管理技术对代表来说同等重要销售科学是实践科学现场工作重点经销商的开拓与发展-价格谈判-货款回收与清偿-货源组织、调配-加深感情33群英顾问高级培训产品与销售管理现场工作卫生行政部门的沟通物价工作工商、税务的关系融洽公司的发言人专业协会、组织的拜访大型推广会的组织与现场安排协同拜访单独访问填补空白点大客户管理代行空缺代表的职责34群英顾问高级培训产品与销售管理现场工作重点关键大医院的亲访代表重要医院的决策人物拜访公关交际特别问题解决现场工作的主要形式──协同拜访新代表的协同时间长有经验的代表也应安排团队销售35群英顾问高级培训产品与销售管理现场协同拜访是区域经理的重要工作身教胜于言教对下属是最好的激励为代表制定客户交往战略巩固和发展与顾客的业务、感情现场示范是最好的培训协同拜访安排（新代表、老代表比例）36群英顾问高级培训产品与销售管理协同拜访自我的收获客房的感受代表的激励作用目的要明确准备比代表充分注意角色安排更讲求技巧别进入误区实战培训跟踪总结37群英顾问高级培训产品与销售管理团队销售活动客户密度──时间效率组织、策划与准备角色的协商注意竞争对手的行踪38群英顾问高级培训产品与销售管理销售促进用短期刺激工具──赠送礼品、优惠券、赠奖、购买折让来刺激消费市场、经销商、内部营销人员销售促进要求促销目的选择促销工具择取最佳方案预示促销方案实施/改进促销方案评价促销结果39群英顾问高级培训产品与销售管理销售总结会必要性时间安排会前准备（经理、代表）讨论议题确定会议组织与主持会议结果调查与反馈地区推广会议会议成功可能性分析目的和目标的确认程序及步骤规模决策与市场形势预算与执行40群英顾问高级培训产品与销售管理反映地区销售状况──呈送公司报表销售计划的报告经费预算与实施报告当前市场形势分析竞争对手的策略及方法分析创新的建议与构想销售任务的执行情况回款任务的执行情况下一阶段工作安排（行踪、活动、人员）对人员变动的说明特殊活动和费用的专项说明对今后可能发生事情的预见41群英顾问高级培训产品与销售管理公司下发指示、报表认真对待，按公司要求实施、转达分析本区域销售状况在全国的地位盈亏状况分析产品推广形势分析地区步调与全国步调的一致性总结并改进工作绩效行政报告的重视与执行采取因应措施42群英顾问高级培训产品与销售管理审阅、分析、指导代表报表/报告日、半月、月工作报告周、月、季、年工作计划市场分析报告推广计划的实施结果财务报告的及时性、规范性、合理性客户分析意见与建议近期行动计划（出差、会议、特殊活动）43群英顾问高级培训第三单元办事处的人员管理44群英顾问高级培训医药代表的甄选与录用招聘：是最重要的管理决策！•招聘到合适人才的益处是什么？•招聘到不合适人才的代价是什么？面试谈话•个性、态度与人生观•目标、雄心与激励•与公司之适合性未来潜力•学校/原工作单位之文化45群英顾问高级培训医药代表的甄选与录用面谈的目的——发现应聘人员的：能力、意愿、意向、心态•接受领导管理•主动性•成熟性•销售员特性面谈主持人种类•健谈型•询问型•被动型（冷淡型）•笔记型46群英顾问高级培训医药代表的甄选与录用面谈时间的问题•资格——学历、培训、课程•经历——主动、成就、失败、离职•工作习惯——单打或团队、工作时间、加班•进取心——未来、金钱、权力、竞争•兴趣——运动、电视、阅读•个性——长处、短处、哲学思想•健康——病假、暗疾、压力•家庭背景——一般状态、限制因素47群英顾问高级培训医药代表的甄选与录用问题举例（一）：请谈谈你自己目的——•自我感观，对他人及过去经验之看法。•对自我人生及工作有认识及具有叙述能力。问题举例（二）：过去工作中最不好的上司是怎么样的？为什么？目的——•发现与人相处的能力，了解他人的价值与信念，巧妙和批评他人。问题举例（三）：如果你的工作中被发现犯了严重的错误，你会如何反应？目的——•认错负责的态度，从错误中去学习。不采取消极态度。48群英顾问高级培训医药代表的甄选与录用招聘录用条件：•个人简历/申请表格•测验•高度技术/专业能力•主动性•工作留用期长招聘途径与效益：•广告（报纸及专业刊物）•自我介绍（朋友、亲戚、熟人）•面试谈话•正式与非正式之推介•增进团队表现•人力开发潜力与成长•创新力•公司定期大专生招聘会议•国家机关/专业单位49群英顾问高级培训怎样激励销售人员•为什么对营销人员的激励很重要•在营销人员的表现中起很重要的作用•往往是精神上的鼓励或物质上的奖励•需要满足营销人员的十条基本需求•十条基本需求——安全感——挑战——承认——沟通——有价值——指导/改正——有机