常发地产成本系统操作指引

常发地产成本系统作业指引201010版目录第一章．成本管理系统登录方式第二章．成本管理系统权限管理制度第三章．目标成本（含合约规划）的制定与调整原则第四章．过程中有效控制动态成本的方案第五章．合同及付款录入规范及审批流程第六章．合同变更签证结算录入规范及审批流程第七章．成本系统数据分析功能说明第一章成本管理系统登录方式常发地产成本管理系统使用的是“明源地产ERP系统”中的成本管理模块，采用B/S架构通过浏览器进行访问，微软IE浏览器访问效果最佳。内网登陆方式：内网域名访问：://172.172.9.11通过常发地产OA主界面导航栏可以进行单点登录，有权限的用户可以不需要输入用户名密码直接登录。外网登录方式：由于ERP系统为常发地产内部核心系统，考虑到安全问题，无法从外网直接登录，但由于部分员工办公环境或者出差的员工需要使用ERP系统，此类情况需要通过VPN方式拨入内网进行访问，具体操作咨询地产总部运营部。首次登录时需要安装系统插件，否则无法正常使用系统。安装完插件后使用授权的账号密码登录系统，总部相关人员进入时会有各城市公司选择，请选择相对应需要进入的公司。点击ERP系统左边导航中“项目运营管理”进入“成本管理”，进入相应模块进行操作。第二章成本系统权限管理制度明源ERP系统中的权限设置由地产总部运营部ERP系统管理员统一管理。根据员工岗位不同设置不同的权限。账号及权限申请方式：登录常发地产OA系统，行政类流程中发起“IT类相关申请流程”，待审批通过后地产运营部将会即时开通账号，并通知流程发起人。成本系统权限设置规则：1．合同录入（变更、结算）权限：合同主体为总部的由总部行政部合同管理员负责、合同主体为项目的由城市公司成本专员负责、城市公司财务负责结算工作；2．付款计划录入权限：付款经办人；3．实付款登记权限：总部及城市公司财务部财务人员；4．合同及付款审批权限：根据《常发地产付款、合同权限表》执行。5．目标成本调整权限：总部全面预算管理委员会；6．合约规划调整权限：总部全面预算管理委员会；7．供应商信息维护权限：总部工程管理部、采购合约部；8．合同及付款查阅权限：总部相关领导及职能部门拥有所有城市公司数据查阅权限，城市公司相关领导及职能部门拥有本公司数据查阅权限；9．系统相关报表及数据分析权限：根据岗位情况进行授权；10．系统参数设置权限：地产总部运营部系统管理员。第三章目标成本（含合约规划）的制定与调整原则目标成本：目标成本的形成是一个过程，从项目定位到方案设计，再到施工图预算阶段，目标成本层层深化、逐级修订，形成最终的项目目标成本。合约规划：合约规划是指项目目标成本确定后，对项目全生命周期内所发生的所有合同大类及金额进行的预估，是实现成本控制的基础。合约规划也可以理解为以预估合同的方式对目标成本的分解，将目标成本控制科目上的金额分解为具体的合同。根据常发地产成本系统业务解决方案，常发地产各项目的目标成本制定根据项目开发阶段不同制定2个版本：详规方案批复后制定方案版的目标成本，在项目施工图出图之后50天内制定施工图版目标成本，施工图版本目标成本为执行版。目标成本（含合约规划）制定：流程详见《常发地产成本管理业务解决方案》中“目标成本建立（含合约规划）”流程。在制定目标成本的时候总包费用中应扣除材料费用，把材料费用的目标成本单列，待实际发生时对应到材料费用的合约规划中去。在制定施工图版本时，需要对历史数据进行分析，充分考虑后续的变更与结算后对动态成本带来的影响，合理的确立目标成本。目标成本（含合约规划）调整原则：目标成本在施工图出图之后由方案版目标成本调整成施工图版目标成本（执行版目标成本），将进行锁定；目标成本（含合约规划）调整的条件：1.由于政策性原因造成开发成本增加的；2.由于材料或者人工市场价格波动发生重大变化的；3.由于总部决定进行的采购合同、重大设计变更、提高产品配置、增加媒体投入造成开发成本增加的；在以上情况发生时，城市公司成本部必须及时把成本分析情况上报给城市公司总经理及总部相关部门，通过审批后在系统中追加目标成本，然后再签订合同。具体流程详见《常发地产成本管理业务解决方案》中“目标成本调整及动态成本分析流程”。当执行版目标成本制定之后，城市公司及总部相关部门签订目标成本责任状，并计入绩效考核范围。（建议）第四章过程中有效控制动态成本的方案动态成本是指项目进行过程中，对项目结束时最终全成本的预测。在项目整个生命周期的任一时间点，都能实时掌握项目最新的全成本。通过实时反应目标成本和动态成本的差异，帮助相关部门及时发现问题并解决问题，实现对成本的控制。动态成本=已发生成本+待发生合约规划+预估变更待发生合约规划：未对应合同的合约规划分摊到相应科目的金额预估变更：所有合同的“预估变更”分摊到相应科目的金额对于成本中动态成本的管控思路的理解，“过程中的控制”及“全员成本概念”是关键，“全员成本概念”指的是全公司从上到下都要有成本管控意识，不能一味的为了达到某个目的调整成本，需要对数据进行分析，为高层决策提供依据。“过程中的控制”指的是在开发过程中把成本控制的风险尽量消灭在签合同之前。在设计阶段，技术部门按照方案版目标成本让设计院按制定的成本范围进行设计，在施工图出图后针对目标成本进行重新测算，合理的制定执行版目标成本，尽量减少过程中的设计变更。在采购阶段，城市公司成本部在业务部门提出采购申请时对该次采购项对应的合约规划进行成本分析，提供数据给总部采购部在招标时参考，采购部在最终定价之前把标的转给城市公司成本部进行成本分析，为高层最终决策提供参考。根据公司《设计变动、签证和成本结算联合审批制度》要求，对于过程中的签证，变更等行为需要先核价核量，通过审批后及时录入明源成本系统。在此环节城市公司成本部同样要针对变更签证对动态成本造成的影响为决策提供参考。为了使动态成本更加精确，经公司领导决定，禁止签订“0”总价合同，所有合同必须有总价，对于一些很难计算出精确总价的合同也要测算出合理的暂定价。第五章合同及付款录入规范及审批流程合同数据录入和付款计划构成了成本系统的基础数据，为确保其准确性和规范性，现制定如下原则：一．合同录入规则及指引：1．合同录入由各城市公司成本专员录入，初始状态为预计合同；2.合同信息录入需要准确完整，合同分类在系统中分到一级分类，便于统一及分类查询，非合同费用合同类别统一选择“非合同费用类”；3.合同细类的选择统一口径，关于甲供材相关合同A.工程类合同包含甲供材的，合同细类选择工程类；B单独的甲供材采购合同，合同细类选择甲供材采购类；4.合约规划严格按照最新版本的合约规划模板进行对应，并通过日常经验积累完善合约规划模板；5.对于合同中约定的付款条件严格按照合同上约定录入，出现模糊不清的可以咨询经办人做到尽量精确，付款原因需要写清楚；6．预计合同录入完之后发起明源系统中的“合同审批流程”，流程最终审批通过之后系统会自动把预计合同状态变成已定合同；7．关于非合同中的“管理费用”的录入规定：财务部门每周在系统中一次性打包录入“管理费用”，此处打包统计时注意要扣除属于“管理费用”科目的合同及非合同费用；8．在合同执行过程中，原先合同中包括了各种费用，但由于某些原因使部分内容发生变化，进行单独签合同执行。这种情况发生时要及时把原合同中的费用进行扣除，以免造成动态成本的虚高。9．预计合同录入后，合同管理员把合同的格式合同的电子档及非格式合同的扫描件上传至系统中；10.报建合同及不产生成本的合同不录入明源成本系统，以免混淆。二．付款录入规范指引1.成本专员在录入合同的同时会录入合同约定的付款条件，但由于实际支付有时与合同约定会有一定程度的不同，经办人需要维护好各自经办合同的付款计划，及时更新付款比例及付款时间，同时对付款原因要填写清楚；2．经办人在调整好付款计划后通过提交明源系统中的“付款审批流程”，通过审批后付款计划状态会自动变成“申请通过”，财务就可以支付了；三．合同及付款审批流程指引根据《常发地产价格、合同、付款审批权限及管理办法》，明源系统中设“总部 合同审批表”、“城市公司合同审批表”、“总部付款审批表”、“城市公司付款审批表”、“工程决算付款审批表”，选择流程时请根据实际情况选择，流程节点审批人员根据相     应权限进行审批。     四． 实付款登记规范指引 当付款审批流程结束之后，总部及城市公司财务部出纳根据付款审批表上的金额进行支付，不能抹零，在付款之后及时在系统中进行实付款登记，详细填写付款登记各项内容（如发票编号、收据编号等），便于日后查询。五．关于地库成本的解决方案由于目标成本制定时不含地库的土建成本，但是在日常合同签订过程中，地库这块是和主体合同签在一起的。为了区分，在新项目建立目标成本和及合约规划时，把地库作为一个项目单列，在合同录入是对应的合约规划进行划分。第六章合同变更签证、结算操作规范根据常发地产《设计变动、签证和成本结算联合审批制度》，合同执行过程中的变更、签证都需要先在OA系统中提报“设计变动、签证和成本结算联合审批单”，在审批之后由城市公司成本专员作为变更及时录入到成本系统中去。当合同的变更录入系统中之后，合同金额就会发生变化，经办人在付款时需要将付款计划中未支付的款项重新调整。关于合同结算，有两种情况：1.根据总部造价审计部出具《工程造价审定单》,经办人需要把结算单交至财务人员，在系统中进行结算操作后经办人再发起“工程结算审批流程”，否则数据就会不准确。2.合同在执行过程中当最后一笔款项支付完之后，城市公司财务专管员也要对此份合同进行结算，如果实际支付的金额与合同金额有差异，需要在系统中体现。第七章成本系统数据分析功能说明成本系统各种基础数据最终通过各类数据分析功能及报表功能进行反馈，这也是公司高层领导需要了解的数据。下面介绍一下几个常用的功能：1．动态成本监控：在这个功能模块中，可以看出最新版本的目标成本与动态成本的差异，可以看出目前待发生合约规划的金额。同时，可以点击每个科目进入查看明细；2.动态成本构成：这个功能模块中，我们可以看到动态成本组成的所有因素，同时可以看到各个科目动态成本数据的构成，点击进入查看明细；3.实际成本分析：这个功能模块中，我们可以看到目标成本与目前实际发生的成本的差异，同时可以查看各个科目中实际成本的构成；4.产品分摊：这个功能模块通过各种分摊规则设置，根据需要进行动态成本单方及动态成本可售单方的计算，为高层决策做出参考。5.报表功能：通过报表功能，我们可以从系统中生成出所需要的表格，便于日常的统计与分析。6．关于明源系统中“规划余量”说明：按我公司合约规划制定原则，每个合约规划科目金额不留额外余量，各科目“规划余量”金额为0，一旦发生变更，费用就会进入“规划余量”显示为负数，签订的“0”总价合同发生实际金额时也会出现同样情况，“规划余量”数据不影响动态成本。