XXXX事业单位中公内部资料_公文写作常识讲义

版权所有翻印必究中公教育学员专用资料第148页共197页第四部分公文常识第一章公文基本常识一、公文的概念广义的公文，是指党政机关、社会团体、企事业单位为处理公务而形成的文字材料。狭义的公文，是指党政机关处理公务时所使用的公文。公文不是谁都可以任意制发的，公文是由法定的作者制成和发布的。公文的法定作者，就是指依据法律和有关的章程、条例、决定成立的并能以自己名义行使职权和承担义务的国家机构与其他社会组织（以下统称为机关）或代表机关组织的领导人。二、公文的种类：分类名称文种通用公文：各类各级机关、团体、企事业单位都使用的文件请示、报告、函按公文形成和使用范围专用公文：一定专业机关、部门和业务范围内专门使用的文件照会（外交文件、军事文件）对外公开文件：内容不涉及国家秘密，可以直接对国内外公开发布限国内公开文件：内容虽不涉及国家秘密，但其内容不宜或不必向国外公布内部使用文件：内容不涉及国家秘密，但不宜对社会公开，只限在本系统或本机关内部使用秘密文件：其内容含有一般的国家秘密，泄露会使国家安全、利益遭受损害机密文件：含有重要的国家秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害按公文内容所涉及的国家秘密程度绝密文件：内容含最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全、利益遭受特别严重的损害我国的三级涉密文件上行文：指向有隶属关系的上级领导、指导机关报送的公文公文制发机关行文方向平行文：向同一组织系统的同级机关或非同一组织系统的任何机关发送的公文报告、请示议案本章重点、难点版权所有翻印必究中公教育学员专用资料第149页共197页下行文：向所属被领导、指导的下级机关发送的公文命令（令）、决定、通知、公告、通告法规性公文：国家权力机关、行政机关根据法定权限制发的、对人们或组织的行为规范和准则做出规定的公文条例、规定指挥性公文：上级机关根据法定的只能权限，对下级机关宣布决策，部署工作，实施指挥、协调和管理的公文。决定、通知、意见、批复公布性公文：通过广播、电视、报纸等新闻媒体或公开张贴等形式传递信息、告知事项与要求的公文公布、公告、通报、通告报请性公文：指汇报工作、反映情况、提出建议、请示问题、请求审议的公文报告、请示通联性公文：指机关或单位之间相互联系商洽工作、询问和答复问题的公文函按公文的性质和作用记录性公文：记载会议情况，归纳会议等事项会议纪要平件：没有特殊时间要求，按常规处理的文件急件:内容重要、紧急而需要优先传递处理的文件按对处理时限的要求特急件:内容非常重要并特别紧急，需立即优先迅速传递处理的文件。收文:本机关收到的来自外部的文件按机关内部根据文件来源发文:本机关制作发往外部的文件阅件：只需按规定交有关部门、有关人员阅知的收文。按收文机关对收到公文的处理方式办件：承办性公文，必须交有关部门有关人员及时办理的收文。三、公文的效用公文的效用就是指公文的实际效力和功用。公文有两个方面的效用，第一是现行执行效用，也就是公文对受文者以及其他机构、组织和个人有关行为的强制影响；第二是历史效用，是指公文在记录和印证历史事实方面的权威性作用和影响。四、公文的稿本公文的稿本是指公文的文稿和文本，同一内容和形式的文件，在撰写印刷过程中，以及根据使用时的不同需要，又往往形成不同的文稿和文本。公文的文稿是指公文在起草过程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿两种。同一份文件，根据它们的不同用途，可分为正本、副本、存本、修订本；一些法规性文件又有试行本、暂行本等形式，同一内容的文件使用不同的文字就又成为不同的文字文本。（一）草稿草稿也称为未定稿，指拟成而未最后定稿的历次文稿。1.草稿是供讨论、征求意见、修改审核、审批用的原始的非正式文稿，内容未正式确定，版权所有翻印必究中公教育学员专用资料第150页共197页不具备正式公文的效用。2.草稿的外观特点是没有生效标志（签发、用印等），文面上常见“讨论稿”、“征求意见稿”、“送审稿”、“草案”、“初稿”、“二稿”、“三稿”等稿本标记，标记大都位于标题下方或右侧加括号。（二）定稿定稿也称为签发稿，是经审阅修改，由机关单位负责人签发或经一定会议讨论通过正式生效的文稿。1.定稿是内容已确定，已履行法定生效程序的最后完成稿，具备正式公文的效用，是制作公文正本的标准依据。定稿一经确立，如不经法定责任者（如签发人、讨论通过该公文的会议等）的认可，任何人不得再对其予以修改，否则无效。2.定稿的外形特征是有法定的生效标志（签发等）；有的还标明“定稿”、“最后完成稿”等稿本标记。（三）正本正本是根据定稿按正规格式印刷的供向外发出用的正式文本。1.正本内容必须是对定稿的完整再现。2.正本的外形特征是格式正规并有印章或签署等表明真实性、权威性、有效性的标志，在一些特殊公文上还标有“正本”字样的标记。（四）副本副本是指再现公文正本内容及全部或部分外形特征的公文复制本或正本的复份。副本供存查、知照用。1.作为正本复份（与正本同时印刷）的副本与正本在外形上基本上没有区别，这种副本只在送达对象和使用目的上与正本有所不同，正本送达主送机关，供对方直接办理，副本送抄送机关了解内容或由本机关留存备查、归档等，在效用方面均具备正式公文的法定效用。2.作为复制件的公文副本（如抄本、复印本等）因不能再现公文的全部特征（如印章或签署者的亲笔签名等），公文的真实性无切实保障，因此不具备正式公文的法定效用，只能供参考、备查。此类副本常需加注“副本”字样的标记。（五）存本存本是发文机关留底存档的文本。1.存本作为对外发出的正本的样本，是不向外发送的，因此可不必盖印和签署。2.存本的作用是用于存档，且可以用它与定稿对照并检查正本发出后可能出现的问题。如是印制过程中产生的问题，即属内部责任，通过存本与定稿核对即可查清；如属文件发出后产生的问题，通过存本与正本核对即可查清。(六)试行本1.试行本是规范性公文正本的一种特殊形式，即试验推行本，在规定的试验推行期间具有正式公文的法定效用。试行本主要适用于发文机关认为公文内容待一段时间的实践检验后可能将予修订的情况下使用的文本。2.试行本的外形特征主要是在公文标题中加注稿本标记，一般是在文种后用括号注明“试行”字样。（七）暂行本1.暂行本也是规范性公文正本的一种特殊形式，即暂时推行本，在规定的暂行期间具有正式公文的法定效用。暂行本常用于发文机关认为因时间紧迫公文中的有关内容可能存在不够详细周密等缺欠，不长的一段时间之后可能将予修订的情况下。2.暂行本的外形特征是在公文标题的文种之前加注“暂行”字样，如《行政法规制定程序暂行条例》。版权所有翻印必究中公教育学员专用资料第151页共197页第二章公文格式一、公文的基本构成公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。（一）眉首部分——头眉首，又称公文的“红头”部分，其位置是相对固定的，它相当于公文的“头”。其中包括：1.公文份数序号公文份数序号要求用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第1行。通常根据印制数量来确定编制几位数的序号，如需印1～99份之间的，从“01”开始编写，需印100～999份之间的，从“001”开始编写。２.秘密等级和保密期限秘密等级和保密期限指涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。公文的秘密等级分为秘密、机密、绝密。应将其顶格标识于版心右上角第1行；秘密等级和保密期限之间加“★”隔开，如“机密★一年”。3.紧急程度紧急程度表明公文送达和办理的时限要求。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”“特急”、“加急”、“平急”。标注紧急程度的作用在于提醒处理时限，为催办公文提供依据，避免办文、办事延误。其位置是顶格标识于版心右上角第2行，与秘密等级和保密期限对齐，字体字号与保密等级相同，如无秘密等级和保密期限，可以顶格标识于版心右上角第1行。4.发文机关标识发文机关标识用红色标识发文机关，以显示公文的权威性和郑重性。它一般由有关部门核定的发文机关全称或规范化简称加上“文件”二字组成，如“杭州市人民政府文件”、“国家商务部文件”等。使用简称时应注意其规范性、郑重性，避免产生歧义。单一行文时，发文机关名称“一”字排开；联合行文时，主办机关排列在前，协办单位排在后，发文机关标识推荐使用小标宋体字，字号以醒目美观为原则，一般应小于22mm×15mm。本章知识体系本章重点、难点版权所有翻印必究中公教育学员专用资料第152页共197页5.发文字号发文字号又称文号，是制发机关按顺序编列的公文代号，主要作用是便于统计、查询和引用。由机关代字、年份、序号三部分组成。如“浙政〔2010〕15号”，“浙政”是浙江省人民政府的机关代字，“〔2010〕”是年份“15号”是序号。发文机关代字编写的一般原则：以哪个单位的名义发文，就编哪个单位的代字，例如“国发”表示国务院的发文，“国办发”即表示国务院办公厅的发文。但是有时为了反映机关内公文的主办部门，也可以加上主办部门的代字，例如：“财农发”则表示财政部农业司承办的公文。编写代字时，要注意维护公文的严肃性；年份要用四位阿拉伯数字准确表达，并用六角号“〔〕”括起，不得用两位数简写，如“〔00〕”。6.签发人发文机关最后核查并批准公文向外发出的领导人姓名。其作用在于对公文的制发和内容负责。签发人只用于上报公文。在发文字号右侧标注签发人，签发人后加全角冒号。发文字号和签发人左右各空1个汉字平行排列；如有多个签发人，主办单位签发人姓名位于第1行，协办单位签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下，按照发文机关顺序依次顺列，其发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行。（二）主体部分——身体主体部分又称行文部分，这一部分是指红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间各要素的统称。主体部分由公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注等要素组成。（1）标题。公文标题一般由发文机关名称、事由、文种三部分构成。它位于公文首页红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。公文标题除法规、规章名称等可加书名号外，一般不用标点符号。在撰写公文标题时，发文机关名称要写全称或规范化简称，如果文件首页有发文机关标识，其标题可省略发文机关名称。事由是标题的主题部分，应准确、简炼地概括公文的主要内容。版权所有翻印必究中公教育学员专用资料第153页共197页文种是公文的种类名称，用以概括揭示公文的性质与制发的目的。公文的标题通常有四种形式：一是发文机关名称、事由、文种三个要素全部具备的公文标题。二是事由和文种两个要素构成的公文标题。三是发文机关名称和公文文种两个要素构成的公文标题。四是只标明文种的公文标题。（2）主送机关。主送机关是负有公文主要处理责任的受文机关。主送机关名称应当使用全称或规范化简称、统称。上行文一般只写一个主送机关，如需要同时报送另一上级机关，可用抄送形式。下行文可以有若干机关。版权所有翻印必究中公教育学员专用资料第154页共197页（3）正文。正文是公文的核心部分，用来表达公文的具体内容，体现发文机关的意图。正文的结构一般由开头、主体和结尾三部分组成。开头部分用简洁的语言写明发文的依据、目的或原因等。主体部分是正文的核心，主要写明公文的内容或事项，做到重点突出，意见具体、明确，叙述有条理。结尾部分根据文种和行文关系的不同有不同的写法。这一部分后面将结合具体文例加以介绍。公文正文的书写位置是：主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。（4）附件。附件是公文的附属材料。有的附件是一些文字材料，有的附件是实物如照片、图表等，应当注明所附材料的名称，件数。公文如有附件，在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；