《应用文写作》第二章行政公文——函、会议纪要

行政公文——函一、函的概念（适用范围）适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。向有关上级主管部门请求批准不用那个函，只能用请示。二、函的特点运用的宽泛性内容的非强制性言辞的礼貌性三、请示的种类根据主要用途，分为3类：商洽函询问函答复函另外有：请批函：向不相隶属机关有关主管部门请求批准的函答复请批事项函四、函的结构1、发文字号：XX函﹝XXXX﹞X号2、标题：完全式①始发函：关于+……eg：商洽、请求、请问等表明此函的种类“XX研究所关于商洽建立全面合作的函”“XX工厂关于商请外语进修事项的函”“XX公司关于请求减免XX营业税的函”②复函：一定要在文种名称“函”前加“复”字，也可以像批复的标题写得比较复杂，写出双方的单位名称。eg：XXXX关于XXXX给XXXX的复函复函机关事项发函机关3、正文：单层式多层式：开头+主体+结尾。①开头：多写缘由部分“你单位XXXX年X月X日《关于…….的函》收悉”②事项：最好不用条列式，一般两个自然段。发函，要写清楚商洽、询问或请求的主要事项；复函，要针对来函事项逐一郑重作答。答复要具体明确，不能不置可否或答非所问。③结尾：发函—“专此函达，请予函复”、“可否，请函复”复函—“专此函复/复函”、“特此函复/复函”不用致谢语、致敬语也可以事完文止，不写结尾。五、函的写作要求(1)函是平行文公文，文辞不能向私人信件那样随意，要具有公文的庄重，又有礼貌。(2)询问函，要求一函一事，便于对方尽速办理与答复。(3)答复函，开头第一行要写明来函的标题、日期、或发文字号，而后再写答复的内容。(4)在正文结尾时，常用致意的词语，如“烦请予以大力支持为盼”、“……为荷”以及“敬礼”等。六、注意事项1、不要用错文种2、一函一事3、注重礼仪：4、公函和便函的区别：公函是正式公文，文头、标题、发文字号、印章等都跟其他公文一样郑重；便函不是正式文件，行文比较简单，可不用公文纸，不用完整公文格式，可用单位的便笺，加盖公章即可，效用与法定公文一致。因为比较简便，则发出的较多，可以不存档。关于请求解决我县枯水期间用电指标的函X府函﹝2008﹞X号××市供电局：2004年以来，我县利用本地水力资源发展小水电，每年丰水期输入国家大电网电达3000-6000万度，每度电价0.05元，而枯水期间我县则严重缺电，以每度电价0.32元购进1500万度，仍然不能保证城镇居民生活用电，几间水泥厂、糖厂或因缺电或因电价过高企业用不起电而停产。为此，我县请求从2008年起每年11月1日至次年3月31日的枯水期间内，每天配给我县基数电10万度。可否，请予函复。××县人民政府（章）二○○八年X月X日例文××市供电局关于同意解决部分基数电给××县人民政府的复函×供函﹝2008﹞×号××县人民政府：你县﹝2008﹞X号函收悉。近年来我市各县的乡镇企业发展很快，工业用电供求矛盾比较尖锐，每年秋冬两季尤为突出。为顾全大局和用电需要，同时也充分考虑到你县给国家输电的贡献，同意从2008年起至2010年止，每年11月15日至次年2月15日，每天配给你县基数电6万度。专此函复。××市供电局（章）二○○八年X月X日病文关于解决毕业生实习问题的函××国营林果厂：兹有我校林果专业学生毕业实习即将开始，经研究决定，分配一○届学生到你厂实习，务请妥善安排。请迅速回音。××县××林业学校二○○九年四月四日毛病所在一、有关情况表述不具体。如学生有多少人，实习多长时间，住宿和吃饭问题如何解决，有关经费如何开支，等等。二、用语不得体，没礼貌。对对方不尊重。修改关于请求解决毕业生实习问题的函××国营林果厂：我校林果专业学生今年的毕业实习即将开始，由于贵厂的工作内容与我校学生所学专业对口，经研究，拟让学生到贵厂实习。本届学生共54人，其中男生30人，女生24人，实习时间暂定一个月(从5月3日起到6月3日止),食宿问题也将请贵厂一并解决。如能接受此次实习，所需各项费用我校将全部承担，有关各种工作细节另派人前来与贵厂协商确定。以上要求妥否，请函复。××县××林业学校二○○九年四月四日行政公文——会议纪要一、会议纪要的概念（适用范围）适用于记载和传达会议情况和议定事项。二、会议纪要的特点纪实性概括性约束性三、会议纪要的种类办公会议纪要专题会议纪要四、会议纪要的结构与一般公文格式不同1、文头：就是公文文面的首部。发文字号：可跟大序列走，也可跟XX会﹝XXXX﹞X号2、行文部分：无主送机关，把主送机关移到文尾，表示在抄送栏中，为：发：XXXX，XXXX，XXXX。不加盖公章3、标题：主要有两类①单行标题：定期召开的会议纪要、决策性的例会会议纪要无标题不定期召开的会议纪要就有标题：会议名称+会议纪要eg：全国农村工作会议纪要发文机关+关于XXXX工作+的会议纪要eg：广东省和广西壮族自治区关于进一步加强经济技术协作的商谈会议纪要②双行标题——文章式会议纪要：正标题+副标题eg：狠抓落实促效益——XX工作会议纪要4、正文：①开头：会议的名称、时间、地点、开会的目的、依据、出席人、列席人、主要议题等等。然后用承启句过渡：“现将会议纪要如下”……“现将会议研究决定的事项纪要如下”——决策性会议“会议确定/议定以下事项”——协调性会议“现将会议有关事项纪要如下”——研讨性会议②主体——事项：以说明性文字反映会议研究的问题、会议讨论的情况或意见、会议作出的决定，对今后工作的安排等。应该用“会议视角”，用“会议决定/要求/希望/同意……”可以用条列式写法，把讨论的问题和决定的事项，分条列项写出来。排序按重要程度递减方式可以用综合式写法，把会议内容按性质综合为若干部分，然后逐一写出。工作经验交流会纪要、学术问题研讨会纪要，一般都用这种写法。③结尾：一般提出希望、号召，要求与会者或者有关单位认真贯彻会议精神；也可以提出具体措施和要求；也可以事完文止，没有结尾。五、会议纪要的写作要求分清主次，抓住要点叙议结合，注重归纳精心构思，层次分明六、会议纪要与会议记录的区别：会议记录和会议纪要既有密切的联系，又有各自的特点。会议记录比会议纪要更接近于会议的原貌，会议记录经加工整理，可提炼成会议纪要；会议记录一般不像会议纪要那样公开和向外传递。作业：P70五、写作题：52007年11月，某市商业厅拟在本系统开展篮球比赛活动，一次促进本单位职工的体育锻炼，增强他们的身体素质。为此欲向该市青山中学借用篮球场两个，时间为11月中旬到12月底的每周双休日的上午。该厅承诺派人打扫卫生，并支付水电费及其他有关费用。请代该厅向青山中学写一份商洽函。作业示例：关于向青山中学借用体育场地的函青山中学：为了提高我厅在职干部的身体素质,我厅拟向贵校借用体育场地，举办本系统篮球赛。时间是2007年11月中旬至12月底的每周双休日上午，我厅将派人打扫卫生，消耗的水电费用也会如数支付。此事关系到提高我厅干部身体素质的问题，意义重大，望贵校予以大力支持为盼。可否，请函复。××市商业厅二OO七年十月X日