《应用文写作》第二章行政公文概述

应用文写作主讲人：TEL：第二章行政公文写作一、行政公文的概念法定效力工具规范体式第一节行政公文概述二、行政公文的种类13种命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要按照不同角度我们把13种公文进行分类1、按行文方向划分：上行文、下行文、平行文上行文：即向上级机关报送的公文。如：报告、请示。下行文：是向所属下级机关发送的公文。如命令、决定等。平行文：是同级机关或不相隶属机关之间往来的公文。如知照性通知、函等。行文方向由行文关系决定隶属关系：又叫上下级关系如：市政府跟区政府、市委跟区委、市政府与其职能部门（人事局、交通局、公安局等等）指导关系：指同一组织系统内上级的有关业务职能部门跟下级的有关业务职能部门之间的关系。如：市政府的职能部门与区政府的职能部门平行、平级关系：指同一组织系统内同级机关单位、团体之间的关系。如：人事局与交通局、交通局与公安局不相隶属关系：指非同一组织系统内的任何单位、机关之间的关系。如：武昌区政府与江苏省人民政府2、按秘密等级划分绝密文件机密文件秘密文件一般公文3、按紧急程度划分特急公文急件公文平件公文三、行政公文的特点1、法定性①作者的法定性②内容的法定性③程序的法定性2、规范性①体式的规范性②运作的规范性3、时效性四、行政公文的行文规则行文精简行文方式：逐级行文多级行文越级行文直达行文向上请示联合行文文件抄送规则精简规则：可抄送可不抄送的坚决不抄送越级行文时应给越过的上级抄送上级机关向受双重机关领导的下级机关发文时，同时要向其另一领导机关抄送协商一致文件退回规则五、行政公文的格式必备的格式——每篇公文必须有的项目，也叫指定性格式项目选择性格式——根据具体情况可能有，可能没有的格式项目，不是必备的，是活的，灵活处理（一）公文的一般格式眉首（首部）+主体+版记（尾部）1、眉首部分（首部）首页上1/3部分是属于文件眉首——文件头，有间隔线，为细实线，线之上为文件头。①公文份数序号左上角选择性格式项目序号为7位数，不足的用“0”补齐“0000001”②秘密等级和保密期限右上角，3号黑体字秘密等级★保密期限秘密期限的写法：如不满年则写“月”，满年则写“年”。如：“三个月”、“一年”、“一年六个月”等。选择性格式项目③紧急程度右上角，3号黑体字，秘密等级和保密期限之下选择性格式项目④发文机关名称（也叫版头）小标宋体字，居中，套红印刷，俗称的“红头文件”机关名称+文件，比如说书上示意图中的“XX市人民政府文件”必备项目“XXXX”联合行文时，版头可出XXXX文件,主办机关排列在前XXXX少数民族地区的文件版头要用两种文字，汉字和其本民族语言的文字。⑤发文字号在发文机关名称也就是版头之下，3号仿宋体字机关代字+年份+序号机关代字：抽取发文机关名称中最有代表性的1-3个汉字表示。第一个字选用辖区或所属区域的简称，无简称的要自己选字，比如湖北——鄂、重庆——渝第二个字为符合约定俗成，最能表示机构性能的字，如：政府——府第三个字用“发”，必须是党政机关发文，而且是下行文，单位、团体不用“发”字年份：﹝2010﹞序号：大排序，机关公文排序是按年度排序阿拉伯数字+号”，不用添“0”补位如“渝府发﹝2010﹞3号”。联合行文，以主办机关的发文字号来排公文中的命令是专门字号——“令号”，为单令，是由领导任期来确定如“中华人民共和国主席令”第三十五号⑥签发人发文字号之后，与发文字号中间空一个字，用3号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标签发人姓名。“XX发〔XXXX〕X号签发人：XXX”如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排。⑦间隔线间隔线位于首页1/3处时为下行文。上行文间隔线降下很多，篇头很宽，这是礼仪的表现。2、主体——行文部分①标题:一般写法——完全式、简式（居中）完全式：发文机关名称+文件事由（文件主题）+文种名称《湖北省人民政府关于印发湖北消防工作改革与发展纲要的通知》简式：上述三项缺一或缺二的情况，但不能省掉文种名称缺一：省发文机关：如《关于增加财会审计专业本科计划的请示》省事由：如《中央军委命令》、《中华人民共和国国务院令》，文告类，如公告、通告可以省；缺二：省发文机关和事由，只有文种名称，如通告、通知。特殊情况：XXXXXXXX关于……XX（文种名称）XXXX用空格：XXXXXXXX关于……XX（文种名称）概略法：XXXX等关于……XX（文种名称）如：武汉大学武汉科技大学华中科技大学关于……的通知武汉大学等三所高校关于……的通知②主送机关：位于标题下，左起顶格，用3号仿宋体标识使用全称或者规范性简称、统称如：“共青团湖北省委员会”，简称“团省委”主送机关与抄送机关的区别：主送机关要负责答复和办理公文抄送机关只是阅知，并不负责答复和办理。上行文、平行文中，主送机关是单一的下行文中有单一的，也有多个的情况如省政府发给“各市、县人民政府、各地区行署及省直各单位”的文件——注意不能写成泛称，如“各有关单位”。无主送机关的情况：文告类公文（公告、通告）、会议类公文（会议纪要）③公文正文：左空2格，注意数字、年份不能回行大致结构：发文缘由（开头）+发文事项（主体）+结语（结尾）发文缘由：表明行文目的、行文根据、行文原因，可以用一些介词来表示“为了…”、“根据…”、“按照…”、“依据…”、“鉴于…”、“由于…”、“查…”主体：结语（结尾）：形式一般采用尾语惯用式、说明要求式、希望号召式、自然结束式等④附件：跟公文一起发送的跟公文内容有关的文件、材料等等在正文结束之后，落款之前写明，写的位置就在正文下空1行、左空2格写“附件：”编号时格式：附件：1.XXXXXXXX2.XXXXXXXX⑤落款：发文机关名称、成文时间、印章发文机关：行政公文——在该公文是单一机关发文时不要标明发文机关，只标注成文时间和加盖公章党的机关公文——三者齐全发文机关写法与主送机关相同，写全称或规范性简称行政公文的联合发文三者齐全成文时间：距离右边沿空4个字行政公文——”二OO九年十月三十日“党的机关公文“2009年10月30日”成文时间以负责人签发日期为准；经过会议讨论通过的文件，以会议通过日期为准，这样的情况成文时间不写在落款处，而在标题之下，用圆括号括起来，写明什么会议，什么时间，什么时候生效，此时的这个时间称为“题注”，不加盖公章成文时间的确定既不是领导人签发的时间，也不是会议通过时间，而是当公文因故在签发后12天也没有发出，此时的成文时间就得另行确定，以印发的时间为准。印章：如有发文机关名称，则盖章的时候要盖住机关名称，不能压正文，下面要“骑年盖月不遮日”印章应正盖党的公文，会议纪要和印制有特定版头的普发性公文可以不盖公章，电文也没有公章。联合行文时，如果是联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章，如果是下发的公文，联合发文机关都应当加盖印章。每排最多排3个印章，最下面一排不管是1个章还是2个章，都要居中排列。⑥附注：加（）标注，位于成文时间下一行3、版记部分：主题词、抄送单位、印发机关和印发日期等①主题词：规范化，位于附注下方、文尾横线上端规范化词语——主题词表上词语论文主题词——自主标引公文主题词——受控标引作用:可帮助检索、存档，也便于阅文者明了公文的基本内容主题词在上行文中必须有，下行文中简单的下行文可以省主题词的个数最少2个，一般在5个左右主题词标注的方法：标题的事由部分包括了某些主题词，再从正文中概括主题词与主题词之间不加标点符号，用空格处理类别词在前，类属词在后如：外事外交国际事务类属词的顺序以文中表述先后为准最后一个主题词必定是文种名称，有两个类别词的按涵义大小排序《XX省政府关于进一步抓好经济作物生产的通知》主题词标为：农业经济作物生产通知主题词之下有一条线，称为栏线，栏线之下是抄送②抄送：抄送：XXX（机关名称）机关全称或规范化简称、统称机关名称之间用“，”隔开，末尾写“。”同一层次的应该党在前，行政在后如：党，人大，政协，政府。③印发机关和印发日期：位于抄送机关之下左边空1格写印制机关，右空1格写印发日期印发日期用阿拉伯数字书写（二）公文的特定格式1、信函式（函）：发文机关名称距离页的上边缘为30mm，字号由发文机关酌情定夺。发文机关全称下为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗）。发文机关名称及双线均印红色。发文字号要标明其为函，函的顺序号是单列2、命令：文头为全称”，用红色宋体字。“XX（机关名称）+令/命令发文字号名称为“令号”3、会议纪要：特定版头——XX（机关名称）会议纪要发文字号可以跟函字号走不加盖印章六、其他规范1、排列规范：横写、横排，左侧装订少数民族文字按其习惯书写、排版。民族自治地方，可并用汉字和通用的少数民族文字2、用纸规范：A4张贴公文，如通知、通告等，纸张大小可根据实际需要确定。3、数字使用规范：①部分结构层次叙述：要特别注意数字后的符号要求第一层次：一、第二层次：（一）第三层次：1.第四层次：（1）第五层次：①②词、词组：一天、一位③惯用词（包括成语）：三个代表④缩略语：五讲四美三热爱,八荣八耻⑤对古代的纪年方式或传统的记时方式用汉字数字（包括农历、星期几）⑥“倍”、“成”、百分数的使用