主要公文文体及写作要求

主要公文文体及写作要求第1页共8页主要公文文体及书写要求目录第一节总述一、公文的概念………………………………………………………………………2二、公文主体格式……………………………………………………………………2第二节事务性通知一、事务性通知的分类………………………………………………………………4二、事务性通知的写法………………………………………………………………4第三节通告一、通告的概念与特点………………………………………………………………5二、通告的写法………………………………………………………………………5第四节会议记录一、会议记录的概念与特点…………………………………………………………6二、会议记录的结构与写法…………………………………………………………6三、注意事项…………………………………………………………………………6第五节计划一、工作计划的概念与特点…………………………………………………………7二、工作计划的结构与写法…………………………………………………………7三、注意事项…………………………………………………………………………7第六节总结一、总结的概念与类型………………………………………………………………8二、总结的结构与写法………………………………………………………………8三、注意事项…………………………………………………………………………8主要公文文体及写作要求第2页共8页第一节总述一、公文的概念行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书。但在社会实践中，公文的使用范围已远远超出机关的范畴，这里所称“公文”，除公文外，还包括日常事务文书。日常事务文书，是指机关、单位、团体和个人为处理日常事务使用的除法定公文以外的其他文体，主要有公务书信、备忘录、计划、总结、会议记录、简报、通知等。二、公文眉首格式（一）发文机关标识（二）发文字号（三）签发人（四）紧急程度（五）间隔横线三、公文主体格式公文主体格式包括：公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、特殊情况说明、附注、附件等（一）公文标题公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。完整的标题包括发文机关名称、公文事由和文种三个部分，简称标题三要素。如《XX市人民政府关于开展财务大检查的通知》（二）主送机关“主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、通称”。主送机关位于“标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体标识，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。所有上行文都必须有主送机关，且主送机关一般只能有一个。下行文的主送机关有两种情况：一是针对性强的下行文，都应当有主送机关，如指示性通知等这类针对性强的下行文，主送机关可以是一个，也可以是多个。二是凡收文对象无法限定或无须限定时，可以不用主送机关，如公告、通知等。平行文一般都有主送机关，可以是一个，也可以是多个。（三）公文的主体（正文）格式公文正文位于主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。除综合性内容的公文主体外，一般公文要求一文一事。（四）附件及附件说明附件是指那些用来说明、补充正件的图表、统计数字、情况说明以及其他文字材料。附件说明，是指用于说明公文正件所附材料的名称及件数的专用格式。公文如有附件，应当注明附件顺序和名称，在正文下一行左空两格用3号仿宋体字标识“附件”，后表全角冒号和名称。附件如有序号须使用阿拉伯数字（如“附件：1、ＸＸＸ”），附件名称后面不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，有序号时标识序号。（五）印章公文除“会议记录”和以电报形式发出的以外，应当加盖公章。主要公文文体及写作要求第3页共8页印章的作用：一是证实公文的效力，二是证实公文的信用，三是表示对公文的负责。印章的位置和规范：单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空４格，加盖印章应端正、居中下压成文时间，印章用红色。（六）签署（七）成文日期四、文尾格式（一）主题词（二）抄送机关注：以上为正式公文格式，但公司有统一发文表头，内部发文以公司统一表头为准。主要公文文体及写作要求第4页共8页第二节事务性通知一、事务性通知的分类事务性通知可分为：事项通知、非正式公文类通知和会议通知。二、事务性通知的写法（一）事项通知，其目的主要是为了让对方了解某件事情或某些情况，一般不要求执行或办理。事项通知的适用范围：当发文单位需要向有关方面知照某一事项或交流某些信息时，可使用这种通知，如撤销、调整某一机构，更换单位名称，更正某一次发文的差错等这种通知的正文结构比较简单，要开宗明义，直叙其事，写得清楚实在，使对方不仅能了解到有关情况和动态，而且还能从中受到启发和教益，对工作有所推动和改进。这类通知在形成时大都不编号发文，用过之后，也无须立卷归档。（二）非正式公文类通知1、启事型通知：这类通知与启事相近，但需要把一些临时发生的情况和准备采取的措施告知有关单位和个人时，多使用这种通知，有些启事型通知的标题并不标明事由，可只写“通知”二字。2、凭证型通知：这种通知既起到告知有关情况的作用，又起证明对方身份的作用，如某单位要主持召开一个学术讨论会，要事先向有关单位和个人发出通知，一方面告知与会议有关的单位和个人做好准备，一方面又作为其参加会议的凭证。（三）会议通知：要把与会议有关的事项一次性交待清楚，应开门见山，直述其事，把会议通知的有关要素写清楚。1、把召开会议的根据、原因写清楚。2、把会议的名称写清楚。3、把会议的主持单位（主持人）写清楚。4、把会议的起止时间写清楚。5、把与会人员、会议地点、时间写清楚主要公文文体及写作要求第5页共8页第三节通告一、通告的概念与特点通告是一种行政公文，适用于在一定范围内公布应遵守或者周知的事项。其特点主要有三个：一是公开性、二是广泛性、三是严正性二、通告的写法通告的标题经常将文种名称“通告”二字放大并置于突出的位置，标题下空一行，顶格写明所要告知的单位或团体，并以冒号结尾。下行空两格写正文的主体内容，其内容多采用分条列项的结构。正文内容完成后，下行空两格写明“特此通告”，也可根据内容的实际需要应用谦语，如“不便之处，敬请谅解”。尾部右下方需落款并写明日期。例文关于打击小额走私成品油活动的通告各市、县人民政府，省直属有关部门单位：为保障我省改革开放和经济建设的健康发展，打击小额走私成品油活动，特通告如下：一、……二、……特此通告。广东省人民政府二OO七年一月十五日主要公文文体及写作要求第6页共8页第四节会议记录一、会议记录的概念与特点会议记录是开会时当场将会议基本情况和会议报告、发言、讨论、决议等内容如实记录下来的文书。会议记录的特点：一是真实性，二是资料性。例文ＸＸ公司项目会议记录时间：Ｘ年Ｘ月Ｘ日上午Ｘ时地点：公司第一会议室出席人：各分公司与直属部门经理主持人：张三（集团公司副总裁）记录：李英（总经理室秘书）一、主持人讲话：今天主要讨论一下娱乐城的兴建立项以及如何开展前期工作的问题。二、发言：第一分公司齐总：该项目的选址……（略）第二分公司刘总：该项目应以体育健身为龙头……（略）市场部郭总：汇报市场调查与预测的结果（略）财务部黄总：汇报公司的资金状况（略）三、决议：（一）……（二）……四、散会（上午Ｘ时）主持人：（签名）记录人：（签名）二、会议记录的结构与写法会议记录的结构是：标题＋正文＋尾部（一）标题：会议名称＋文种。如“ＸＸ公司第三届董事会会议记录”。也可以直接用文种作为标题。（二）正文：首部＋主体＋结尾１、首部：会议概况，包括会议名称、会议时间、会议地点、会议主持人、会议出席、列席话缺席情况、会议记录人签名等２、主体：即会议内容。一是会议议题。如有多个议题，可以在议题前分别加上序号。二是发言人及发言内容。记录每人的发言时要另起一行，写明发言人的姓名，然后加冒号。三是会议决议。决议事项应分条列出，有表决程序的要记录表决的方式和结果。３、结尾。另起行，写明“散会”并著名散会时间。（三）尾部：右下方写明“主持人：（签名）、记录人：（签名）”。三、注意事项１、记录速度快。２、记录内容真实。３、及时整理。主要公文文体及写作要求第7页共8页第五节计划一、计划的概念与特点计划是各级机关、企事业单位、社会团体和个人对未来一定时间内的活动拟定出实现目标、内容、步骤、措施和完成期限的一种事务性文书。计划的特点其一是针对性，计划是根据相关政策及法律法规，针对本系统、本部门的实际情况制定的，目的明确，具有指导意义。其二是预见性。计划是在行动之前制定的，以实现今后的目标。二、计划的结构与写法计划的格式大致有两种：文章式和表格式。因文章式较常用到，以下对其做详细介绍。（一）标题１、单位名称＋时间＋事由＋文种，如《ＸＸ公司２００７年工作计划》２、时间＋事由＋文种，如《２００７年政治理论学习计划》３、单位名称＋事由＋文种，如《ＸＸ公司员工轮训工作安排》４、事由＋文种，如《业务考核计划》５、文种，如《计划》（二）正文正文的构成是：前言＋主体＋结尾１、前言。这是计划的开头部分，简明扼要地概述制定计划的指导思想、依据等。２、主体。包括目标和任务、措施和步骤、其他事项及应注意的问题。３、结尾。可以提出执行的要求，也可以展望计划实施的前景。（根据内容表述的需要确定，决定是否写结尾）３、尾部包括落款和成文日期两项。落款写明制定计划的单位名称。成文日期写计划通过或批准的日期。三、注意事项1、注意从本部门的实际情况出发，不把任务指标定得过高或过低，计划的目的、任务、指标、措施、步骤要制定得具体明确，以便落实和监督。2、语言简洁明了，朴实自然，表达方式以说明为主，不必议论。主要公文文体及写作要求第8页共8页第六节总结一、总结的概念与类型总结是各级机关、企事业单位、社会团体和个人通过对过去一段工作的回顾、分析和研究，从中找出经验、教训，得出一些规律性的认识，用以指导今后工作的事务性文书。总结按性质分，可分为综合性总结和专题性总结。（一）综合性总结：也叫全面工作总结，是一个单位或一个部门对某一时期各方面工作进行的全面性的总结，如阶段工作总结、年终工作总结等。例文燃气集团公司２００６年度工作总结２００６年，公司在市投资管理公司的正确领导下，坚持以邓小平理论为指导，按照“三个代表”重要思想，坚持党的基本路线，认真贯彻落实党的各项方针制度，加大改革力度，超额完成了计划指标，取得了良好的经济效益和社会效益。概括起来，我们做的主要工作有：一、……二、……三、差距和不足（略）燃气集团公司二ＯＯ七年七月十日（二）专题性总结专题性总结也叫单项工作总结，是一个单位或一个部门对某项工作所作的专门性的工作总结。如经济工作总结、思想教育工作总结等。二、总结的结构与写法总结的结构是：标题+正文+尾部（一）标题1、公文式标题：单位名称+时间+事由+文种，如《XX公司2006年度工作总结》2、非公文式标题：此类标题比较灵活，有的为正副标题，如《开源节流，减员增效——销售部第四季度工作总结》。有的为单行标题，如《推动人才交流，培植人才资源》。（二）正文：前言+主体+结尾1、前言：概括介绍基本情况，交代背景，点明主旨或说明成绩。2、主体：包括成绩和经验、存在的问题和教训以及今后努力的方向等，对于一般的工作总结，重点放在成绩和经验上。3、结尾：可以包括全文，重申主旨，可以提出改进设想或展望未来。三、注意事项1、正确的指导思想：正确反映实际工作情况，从中总结出能够指导现实的有价值的经验来。2、坚持实事求是：内容真实可靠，如实反映客观实际，增强总结的科学性和可信性。3、总结出规律性的东西4、分清主次，突出重点。5、语言简明、准确。