企业常用公文写作(-56)

企业常用公文写作公司办宋利敏一、公文概念及其作用二、常用文种写作范式三、常用公文写作要求—概念公文公务文书的简称是党政机关、人广义民团体、企事业单位在各自的公务活动中�为处理公务而形成的�具有一定格式的文字材料狭义是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书�是依法行政和进行公务活动的重要工具。—企业公文的概念是企业机关治理企业的重要工具�也是企业中的各部门共同使用、企业处理公共事务的书面文字材料。它担负着传达贯彻党和国家的方针、政策�请示答复问题�指导商洽工作�汇报沟通情况�总结交流经验等重要职能。—作用公文是规范协调组织各项活动的重要工具公文是体现自我综合素质的重要载体公文就是一个组织�企业�的脸面�在公务活动中具有代表公司书面沟通与交流的作用�可以说是公司整体水平的书面代表。公文处理的正确与规范也代表着公司的管理水平�同时也可为公司创造效益并减少不必要的麻烦。—特点公文必须与党的方针政策相符合�保证各项方针政策的贯彻落实。是否需要行文、文字如何表述、文种如何选用、格式如何安排以及处理程序等�均有严格的规范要求。政策性规范性撰写公文是为了解决实际问实题用�性及时性公文都有着实用目的�迟反映的情况和事例必须确实�有现实的针对性。缓或拖延办理�必然给工作带来损失。—文种文种�用于揭示公文的性质、发文机关的职权范围与行文目的以及发文机关之间的行文关系�是公文标题的组成部分。正确选择文种的依据�国家的有关法规�不得漏掉、错选或自造文种发文机关的职权发文机关的行文目的发文机关与主送机关之间的行文关系—文种《国家行政机关公文处理办法》�国办发〔2000〕23号�规定的13种文种命令�令�、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要—文种决定�适用于对重要事项或者重大行为做出安排�奖惩有关单位及人员�变更或者撤销下级机关不适当的决定事项《中共中央关于国有企业改革和发展若干重大问题的决定》通知�适用于转发上级机关和不相隶属机关的公文�传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项�任免干部《关于春节放假的通知》、《关于XX等职务任免的通知》通报�适用于表彰先进�批评错误�传达重要精神或者情况《关于XX市场数据业务弄虚作假的情况通报》报告�适用于向上级机关汇报工作�反映情况、答复上级机关的询问《薪酬调查报告》—文种请示�适用于向上级机关请求指示、批准《关于召开2009年度总结表彰大会的请示》批复�适用于答复下级机关的请示事项《关于抗震救灾捐赠额度的批复》意见�适用于对重要问题提出见解和处理办法《劲牌公司关于加强接访活动的实施意见》函�适用于不相隶属机关之间商洽工作�询问和答复问题�请求批准和答复审批事项《关于开展健康美食周活动的函》会议纪要�适用于记载、传达会议情况和议定事项《劲牌公司经营例会会议纪要》—分类按性质分�党内公文、行政公文、社会团体公文及企事业单位公文。按紧急程度分�特急件、急件和平件。按行文方向分�上行文�下级机关向上级机关报送的公文平行文�同级或不相隶属机关之间的公文下行文�上级机关向下级机关发送的公文目录一、公文概念及其作用二、常用文种写作范式三、常用公文写作要求—请示请示是下级组织向上级组织或业务主管机关请求指示、批准时使用的公文。—请示的写法标题�上款�发么文机关+事由+文种�请示�可省略主送机关�只限一个�正文�落款�缘由事项结尾语发文机关上级的精神、下面的情况请求的事项妥否�请批复。�当否�请批示。�时间�中文、全称�二00九年十月十日�案例�—写作请示的常见问题1.把请示写成“请示报告”2.抓不住问题的关键�请示缘由写得太抽象、太笼统�使人看不出所要办理的事情的必要性�同时对如何办理这件事未提出办法和措施�或措施欠具体3.不是一事一请示�而是把不同类的事情�或几件事情放在一份请示中写。这是不允许的4.在写请示时限定领导机关几日内批复�这是不礼貌的。作为下级机关�最多只能写“请速批示”�而不能限定时间案例�关于暂缓调高旅游专项资金在交通建设附加费中分配比例的请示.d—报告报告是下级组织向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关询问时使用的公文。—报告的写法标题�上款�发文机关+事由+文种�报告�可省略主送机关�不限一个�正文�落款�缘由事项结尾语发文机关上级的精神、下面的情况报告的事项特此报告。时间�中文、全称�二00九年十月十日�案例�于出差深圳的学习报告.d—报告的撰写要求1.报告中不能带呈请事项�不能要求上级务必给予批示2.应突出重点情况�重点讲按制度规定和上级要求或上级关心的新情况、新经验、新问题�淡化次要内容3.应及时行文�以便于上级能掌握即时信息�及时指示方向�纠正错误�解决问题4.对有关数字、数据的陈述务必真实、准确、全面�以免上级以此为依据制定决策时造成失误5.撰写答复询问的报告时�要注意针对性�首先要指明所针对的来文日期与来文询问的内容�然后扣住上级提出的问题明确作答�不要涉及无关的情况—请示与报告的区别相同点上行文�行文对象一般都是直接上级区别点请示报告行文目的�根本区别�向上级请求指示或批准�先说明请示原因�在此基础汇报工作、反映情况、答复上级询问先概括汇报的基本情况�后汇报主写作结构上引出请示的具体事项�然后是结束语要成绩、经验、教训、存在问题�并针对这些汇报今后的打算和安排处理方式上级必须表态上级可表态也可仅作为知晓�内容宽窄只能一文一事�篇幅较短�内容可宽可窄�既有专题报告�也有综合报告�篇幅较长发文时机在工作进行之前或之中发出在工作完成后或告一段落时发出报送制度只有在必要时才能行文可有临时�也有月报、季报等定期报告—通知通知是批转下级组织、转发上级机关和不相隶属机关文件、发布规章、传达要求下级机关和有关单位需要周知或共同执行的事项、任免和聘用干部时使用的文种。—通知的写法标题�上款�发文机关+事由+文种�通知�可省略主送机关正文�落款�要素要求结尾语发文机关时间、地点、谁、事项其它要求的事项特此通知。时间�中文、全称�二00四年十月十日�案例�会议通知.任免通知.d—会议纪要记载和传达会议情况和议定事项时使用的文种。—会议纪要的写法标题�开头�主体�结尾�时间�会议名称+纪要开会的依据、目的、背景、时间、地点、名称、范围、主持人、参加人员、出席的领导、讲话人、会议基本议程、主要活动、主要收获等。会议研究、讨论的问题和决定事项的内容。希望、号召。中文、全称�二00九年十月十日案例�劲牌公司经营例会会议纪要〔20911号.d—调查报告是根据以市场为对象的调查研究活动或调查工作过程、以及调查成果而写成的书面报告。—调查报告针对性真实性时效性竞争性—市场调查报告的种类关于产品情况的调查关于消费情况的调查关于销售情况的调查������—市场调查报告的写法标题�前言�正文�结尾�单行、双行�主、副标题�调查的目的、时间、对象、范围、方法、主要内容、主要收获等。1�情况、资料、数据以及据此进行的分析2�预测未来3�建议有话则说�无话则省。—市场调查报告的写法突出重点资料可靠内容明确分析有力目录一、公文概念及其作用二、常用文种写作范式三、常用文种写作要求—行文规则遵守行文规则�有利于公文传递方向正确、线路短捷有效�避免公文旅行�阻止部分公文进入不必要的流通过程�抑制无价值公文的产生单位关系确定行文关系�行文规则规定了各级单位的行文关系�即各级机关之间公文的授受关系�它是根据单位的组织系统、领导关系和职权范围来确定的—行文规则上行文的行文规则�请示、报告……�单头主送�不多头主送�可采取抄送形式逐级行文�不要越级行文要向机关行文�不要向领导者个人行文“请示”应一文一事、只主送一个机关、不抄送下级机关“报告”中不得夹带请示事项—行文规则下行文的行文规则�通知、通报、批复、决定……�按照职权范围行文部门之间应当协商一致后�方可就有关问题发文通知类普发性文件�各主单位排列顺序应为先外后内�级别先高后低—行文规则平行文的行文规则�函……�平级之间不宜使用上行或下行文不相隶属机关之间一般用“函”行文无论向什么机关行文�无论要求解决什么问题�只要彼此间没有隶属关系�一般都得用函—行文规则联合行文规则原则上互不隶属之间的同级组织可联合行文业务涉及其他部门职权范围的可商该有关部门联合行文�并根据职能主从商定或确定一个主办单位属于主管部门职权范围内的具体问题�应直接报送主管部门处理�不得采取联合行文方式禁止联合单位过多。一般在3-5个单位之内。如涉及单位过多�可以提请同级公司协调或以公司名义发文须经公司审批的事项�经公司同意也可以由部门行文�文中应当注明经公司同意—写作要则公文格式要规范语言表述要准确常见错误要避免—写作要则�格式要规范�公文框架格式�标题+主送机关+主体+结尾标题格式�发文机关+关于+事由+文种主送单位格式�上行文一般是一个主送单位公文要素字号格式�标题2号小标宋体、发文字号3号仿宋、主送机关和正文3号仿宋�公文结尾格式�根据文种要求�—写作要则�格式要规范�标题使用中�常见的是文种使用错误。其中量最大的是把“申请”当作“请示”�把“汇报”当作”报告”。“申请”和“汇报”不能作为文种来用请示和报告混用。请示需上级单位给予批复�报告是报上级单位阅知�下情上达即可�不需批复规章制度类标题�建议《关于印发×××通知》�而不是《关于下发×××的通知》标题一般不加标点符号—写作要则�格式要规范�正文层次序数正确使用�第一层一、�第二层�一��第三层1.�第四层�1�。公文中最好不要采用◆■●1�1.1Aa等符号。段落中无论有无层次序数�段落首行须两个汉字符�回行须顶格。若使用自动生成的段落编号�请手动调整排版表格图形等尽量不在正文出现�可放入附件中—写作要则�格式要规范�正文措词施要得体�条理清楚�感情中立�不宜使用语气词或感情色彩较浓的词结尾语一般要单另一行�语气要谦虚�结束时使用的标点符号�一般为句号“。”�如“妥否�请批示。”不宜用感叹号“�”“�”等数字间的逗号为半角�如“123,000元”�不能写成“123�000元”落款时间应为大写汉字�如“二〇〇九年五月十八日”1�标题要求�居中、上下空行×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××2�上款要求�左边顶格3�结尾语要求�作为一个自然段处理。紧接正文另起一行�左边空两格。4�落款要求�发文机关和时间�以字数多的一项定位�右边空一格。5�盖章要求�骑年跨月清晰端正。回主行送时机00001仍关顶�格标。题下空1公文标机密★一年题特急�红色反线下行×××〔2005〕1号签发人�×××空�2左行侧�顶××××请示2格号用小3××××�标号宋仿×××××××××××××体宋×××××××××××××字体识字×××××××××××××标×××××××××××××�有期公成文文××××××××××××××××××××如日××××××××××××××××××××××××××××××××。×××××××。附右注空�4附件�1.×××××居字2.××××××左�空中2文字小加写二○○九年四月二十日圆。括�发至××级�号标识在成文日期下1行。附附附件件件应�与在公正文文正下文空一1起行装左订空�2并字在标附识件。左上角第1行顶格标识×××××加盖印章应上距正文1行之内�端正、居中下压成文日期�印章用红色。○○当印章下弧无文字时�采用下套方式�即仅以下弧压在成文日期上。×××二○×○九年元月×五日×××××××当印章下弧有文字时�采用中套方式�即印章中心线压在成文日期上。—写作要则�语言表述要正确�公文用词必须规范、精炼、严谨、简洁、谦虚、庄重�大部分以规范的书面白话为基础�不要使用方言、口语、俚俗语表述。公文词语应概念清楚�有严格限定�无歧义�含义准确�已约定俗成。公文中很多凝练词语是沿袭历代文言�具有特定含义�很难用同义白话替代�而且言简意赅�易领会、理解�经长期使用、淘汰