公文写作(学员版)

公文写作技巧讲师：杨波反思中国素以“文章大国”著称于世。古代曾有“以文取仕”之说，近现代则长期“重理轻文”。而就“文”而言，又有“重文学作品，轻应用文章”之倾向。二十四字要诀1.端正态度2.了解特点3.认识规律4.明确要求5.理清思路6.掌握要领评改一篇普通的会议通知通知！！！兹定于五月三十一日下午三时，在主楼后厅召开全校中层党政干部会，传达中央重要文件。请各院系党委正副书记、校机关各部处正副部处长准时出席，不许请假。清华大学校长办公室五月二十日关于×××实业有限公司改换名称的报告××字[01]03号市政府、市工商局：随着公司业务发展的需要，经公司总经理办公会研究决定，将×××实业有限公司改为×××有限公司。以上报告妥否？请批准！××实业有限公司2001年3月5日抄报：市劳动局、市税务局问题分析关于×××实业有限公司改换名称的报告××字[01]03号市政府、市工商局：随着公司业务发展的需要，经公司总经理办公会研究决定，将×××实业有限公司改为×××有限公司。以上报告妥否？请批准！××实业有限公司2001年3月5日抄报：市劳动局、市税务局请示[2001]拟准备以上请示妥否？请批示！（章）属于上行文，无抄报盖文章，经国之大业，不朽之盛事.（魏）曹丕认识公文公文是机关、团体、企事业单位和个人，在日常工作、学习和生活中，为办理公私事务而形成并使用的、具有实用价值和一定惯用文章体式的文字信息载体。它是人们交流思想、互通情况、解决问题、处理事务的工具。公文种类从行文关系上划分有三种。行文是指一个机关给另一机关的发文。下级向它所属的上级领导机关的行文，即自下而上的行文。如报告、请示。上级领导机关给其所属的下级机关的行文，即自上而下的行文。如命令、决定、指示、批复等。同级机关或者互不隶属机关之间的行文。如函是最典型的平行文。下级向它所属的上级领导机关的行文，即自下而上的行文。如报告、请示。上级领导机关给其所属的下级机关的行文，即自上而下的行文。如命令、决定、指示、批复等。同级单位或者互不隶属单位之间的行文。如函。上行文上行文下行文下行文平行文平行文公文的性质、特点及其分类•特点•1．在内容上，真实可靠，言必有证•2．在结构上，遵循常规，有惯用程式•3．在语言上，朴实、精炼、准确•4．在使用上，讲究时效，直接作用于现实作用•1．规范人们行为2．沟通公共关系•3．传递各种信息4．贮存知识，提供资料•5．教育群众，增强修养文件头XXX人民政府文件12347986（1）发文字号（2）标题（3）台头（主送机关）（4）正文（5）附件（6）发文机关（7）成文时间（8）印章（骑年压月）（9）附注510121311文件尾（10）主题词（11）抄送（报、发）机关（12）印发机关（13）印发时间写作核心规律双重转化规律•物（采集）意（运思）文（表述）转换（内化）转换（外化）公文的写作思路“三要素”：以什么身份写？写给谁？目的何在？例:毛泽东致宋庆龄的两封信1．1949年6月19日的信庆龄先生：重庆违教，忽近四年。仰望之诚，与日俱积。兹者全国革命胜利在即，建设大计，极待商筹，特派邓颖超同志趋前致候，专诚欢迎先生北上。敬希命驾莅平，以便就近请教，至祈勿却为盼！专此，敬颂大安！毛泽东1949年6月19日2．1956年1月26日的信亲爱的大姐：贺年片早已收到，甚为高兴，深致感谢！江青到外国医疗去了，尚未回来。你好吗？睡眠尚好吧。我仍如旧，十分能吃，七分能睡。最近几年大概还不至于要见上帝，然而甚矣吾衰矣。望你好生保养身体。毛泽东1956年1月26日公文的写作的要求•一、公文主题的要求•（一）符合领导意图–领导意图，就是领导对公务活动的基本目的、基本要求和基本主张。不符合领导意图的文稿，领导理所当然不会签发。•（二）明确而有针对性–每篇公文都有一个主旨，肯定什么，否定什么，赞扬什么，批评什么，提倡什么，都十分明确，绝不含糊不清、模棱两可。公文的写作的要求•公文材料的要求•（一）确凿•（二）切题•（三）典型•（四）新颖公文材料要求•（一）确凿---确凿即真实、准确，是指写进文书里的材料，必须做到真实、准确，确凿无误，不能道听途说。•（二）切题---切题是指写进文书里的材料，必须有针对性，能紧扣写作主旨，能具体显示或说明观点。•（三）典型---典型指写进文书里的材料，应该是深刻地揭示活动的本质，又具有代表性与说服力的材料。•（四）新颖---新颖是指写进文书里的材料，必须有强烈而鲜明的时代感。公文的写作的要求•公文结构的要求•（一）完整性•（二）连贯性•（三）严密性•（四）体式性公文的写作要求（一）完整性–公文要做到开头、主体、结尾三部分齐备，不可无故残缺。也就是人们所说的“有头有尾有中段”。–各个部分要相对饱满，不能干瘪、空洞，给人局部残损的感觉。–脉络畅通，贯穿首尾。如果行文不连贯，形成脱节断气，也会影响文章的圆满。（二）连贯性–公文的各个部分之间，在内容上要相互连贯，井然有序，在语言形式上要有紧密的衔接和合理的过渡。•（三）严密性严密性是指文章的各个部分之间有严密的逻辑联系，既不能出现前后内容互不相干，也不能出现前后内容相互矛盾的现象。•（四）体式性应用文书一般都具有严格的体式规范。这就要求注意研究、把握公文和文体样式的规范。公文的体式1.眉首部分内容公文管理标识;公文版头;发文字号;签发人姓名。2.主体部分标题;题注;主送机关;正文;附件;生效标识;注释。3.版记部分主题词;抄送机关;印制版记。公文体式眉首+主体+版记山东建邦集团文件鲁建邦集团〔2010〕1号关于XXXXXXX市交通局：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX二○一○年九月二十九日版心主题词：交通XXXX山东建邦集团办公室2010年9月29日印发眉首主体版记红色反线37mm28mm公文语言的要求1、实用性2、规范性3、模式性公文语言的要求（一）实用性实用语言和文学语言虽然在词汇、语法上没有太大区别，但它们实际上是功能完全不同的两种语言。实用语言只传达词语的词典意义，而文学语言不限于传达词语的词典意义，往往要采取反常化的手段表现生活。(二)规范性文书语言可以说是一种循规蹈矩的语言。它必须符合应用语体的特点和风格。常用叙述、议论、说明的表达方式。(三)模式性在文书写作中，沿用一些固定的模式化语句和语词的现象比较常见，有些公文语甚至在关键之处必须使用。上面说的是应用文语言的特征，那么，应用文语言又有什么要求呢？概括起来，可用三个词概括：准确、简练、朴实。公文写作的语言要求（一）要准确1.精选定性词2.回避歧义词3.注意褒贬词4.分清尊卑词▲敬（请）、恭（迎）、惠（顾）、屈（尊）5.巧用模糊词6.核实数量词、时间地点人名、专业术语等。▲沁阳与泌阳（二）要庄重1.要尽量使用正式书面语①忌“俗”②忌“土”③忌“浮”2.适当用浅近而富有表现力的文言词语3.恰当使用公文专门用语庄重：公文语言必须文雅庄重，严肃认真，不能油腔滑调，胡吹瞎侃。1、把握文体特点，把准文章语言基调。命令、决定、决议——庄重严肃；法规——讲求严谨、确切、利落。2、注意接受心理。上行文——尊重而不阿谀讨好；下行文——谦和但不失度；平行文——以诚以礼相待，多商量，不打官腔，互相尊重。（三）要精练1.选材方面：围绕主旨，精选材料▲寡妇申请改嫁词：“夫死，无嗣，翁鳏，叔壮。”2.表述方面：开门见山，直陈其事3.修改方面：删繁就简，高度概括▲一首介绍制造大鼓方法的歌①紧紧蒙张皮，密密钉上钉，天晴和下雨，打起一样音。②紧紧蒙，密密钉，晴和雨，一样音。③紧蒙密钉，晴雨同音。简洁：语言必须简洁明快、干净利落、言简意赅。如：可以不可以，请马上批示意见—可否，请即批示在处理公务的记录里——在案收到了，知道了——收悉为了这个目的——为此开门见山，不玩文字游戏；使用规范化公文用语，不用文学语言，不使用夸张、双关、隐喻；使用规范化简称；多用陈述句、祈使句；慎用多义词。（四）要平实1.词语方面尽量使用最常见、最常用的字词句。①不要用晦涩冷僻的字词句。②不玩文字游戏。③不要刻意追求词藻华丽。2.表述方面一般多用说明、叙述，有时也用议论等手法。要慎用或尽量不用描写、抒情等手法。3.修辞方面要善于运用排比、对仗等修辞手法；一般不用明喻、烘托、夸张等修辞手法。（五）要规范1.要选用现代汉语词汇体系中的规范词语。①不要用网上造字。②不要生造词语。③不要用网络流行语。④不要随便使用外来词和新词语。2.要使用规范的缩略语和简称。3.要使用规范的行业用语和专业术语等。总结“观古宜鉴今，无古不成今。”——《增广贤文》开篇“人类总得不断总结经验，有所发现，有所发明，有所创造，有所前进。”——毛泽东《人的正确思想从哪里来的》总结•总结的概述–1．概念总结是对过去一定时期的工作、学习或思想进行回顾、分析，找出成绩与问题、经验与教训，并作出指导性结论的一种事务文书。我们常说的“小结”、“体会”实际上也是总结，但涉及范围较小，内容比较简单。–2．特点回顾性自身性客观性•3种类（1）按内容划分，可分为工作总结、生产总结、学习总结、思想总结（2）按性质划分，可分为综合性总结和专题总结（3）按范围划分，可分为单位总结、部门总结、个人总结（4）按时间划分，可分为年度总结、季度总结、月份总结、阶段总结•4与相近文种的区别–总结与计划的区别：1.计划是事前制订的，而总结是事后才进行2.总结是计划执行的结果，计划是总结的发展3.从写作内容看，计划要回答的是“为什么做”，“做什么”，“怎么做”，总结要回答的是“做了什么”，“做得怎样”，“为什么会这样”。4.从表述上看，计划重说明，总结则是叙述、说明、议论兼用。总结•结构和写法–总结一般由标题、正文、落款三个部分组成。•1．标题（1）公文式标题，即单位名称+时间+内容+文种如：《××市财政局2005年工作总结》（2）文章式标题如：《科技立厂，人才兴业》（3）双标题如：《搞好审计调查为宏观决策服务——××市审计局2002年工作总结》总结•2．正文–（1）开头总结的开头一般是概述基本情况，也就是对前一阶段工作的汇总，包括工作背景、工作内容以及对工作总的评价等。–（2）主体主体是总结的核心部分成绩和经验。问题和教训。今后的意见。落款成文时间加盖印章•写作要求•1．实事求是•2．材料充足，典型突出•3．总结规律，提炼观点•4．叙议相结合•病文诊断2003学年我的个人总结•[评析]：–本则总结的主要问题：1．标题不当。2．正文内容不当，应该分前言、主体、结尾三个部分写。前言开门见山，切入内容；主体是总结血肉所在，主要写成绩和经验，问题和教训；结尾写今后的打算及努力方向。3．语言表达不当，应该用书面语，不能口语化。4．落款没有日期。计划“凡是预则立，不预则废，没有事先的计划和准备，就不能获得战争的胜利。”——毛泽东《论持久战》计划•计划的概述•1计划是为完成某项任务和实现某项目标而事前拟定的关于目标、措施和步骤等内容的文书。计划是个统称。通常人们所说的“规划”、“设想”、“安排”、“要点”、“方案”等等，都属于计划的范畴。•2特点（1）预见性（2）指导性（3）可行性计划•范文博览•[范例一]：浙江红岩机械制造有限公司营销部2004年度工作计划•[评析]：这份计划按时间顺序说明了一年内的工作安排及采取的相关措施，显得有条不紊，重点突出，只是“采取的措施和方法”略显简单了些，而这点恰是阶段性工作计划中最主要的内容。计划•范文博览[范例二]：三峡市库区水面漂浮物清理方案•[评析]：这份方案从指导思想、工作要求、实施计划、职责分工到经费保障制五方面出发，制订了“清理三峡漂浮物”方案，内容齐备、明确，切实可行，结构精炼，语言简洁。计划•结构和写法计划的结构一般由标题、正文、落款三部分组成1．标题（1）单位名称+期限+内容+文种如：①《××××公司2007年度工作计划》②《××××省2005-2010年城市建设规划》（2）期限+内容+文种如：《2007年大学生就业工作计划》（3）单位名称+内容+文