公文写作与视频会议系统学习与交流

二〇一二年三月公文写作及视频会议系统学习与交流综管部夏守财提纲一、公文的概念与特点二、公文写作的基本要求三、公文的种类四、公文的格式规范五、公司文件审批流程六、常用公文详解一、公文的概念与特点公文是各类机关、单位，在行政、业务等管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是实施管理和进行公务活动的重要工具。特点：1、具有鲜明的政策性2、有法定的作者3、有法定的权威性和行政约束力4、具有严格的时效性5、具有特定的体式二、总体要求（一）内容真实及时（二）语言明确精练（三）体式符合要求三、公文的种类《中国共产党机关公文条例》（中办发［1996］14号）列14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号）列13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。集团常用公文8种：决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函四、公文的格式规范公文格式按照公司行文需要划分为标准公文格式和简化公文格式两种。1、标准公文格式：标准公文格式一般由眉首、主体、版记三部分组成。公文中涉及的字体除特别标明外均采用3号仿宋体，颜色除特别标明外均采用黑色，行间距一般以3号字、1.5倍行距为准。正文一般每面排22行，每行排28个字。公文眉首是指公文首页红色横线及以上部分，包括秘密等级、保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号等内容。眉首部分一般占公文首页的1/4到1/3。涉及保密要求的公文，应在公文首页右上角用3号黑体标注秘密等级和保密期限。秘密等级按公文重要程度和保密要求，由高到低划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。发文单位标识由发文单位全称或者规范化简称加“文件”组成。发文单位标识一般用小初号华文中宋体加粗居中排列。多个单位联合行文的，主办单位排列在前。发文字号主要分为公司发文字号、职能部门发文字号两类。发文字号包括公司（职能部门）代字、年份、序号，应置于发文单位标识之下、红色横线之上，并居中排列。联合行文的，一般只需标注主办单位发文字号。a）公司发文字号由公司代字（+文种）+[发文年份]+发文顺序号组成，如“绿城景观通[2010]1号”。b）在公文种类、数量比较多的情况下，可以在发文字号中加上“文种”并按以下规定执行：命令（令）、报告、请示、函、会议纪要在发文字号中的文种分别为“令”、“告”、“请”、“函”“纪”，如“绿城房产令[2010]1号”、“绿城房产告[2010]1号”、“绿城房产请[2010]1号”、“绿城房产函[2010]1号。职能部门发文字号由公司代字+职能部门代字（+文种）+[发文年份]+发文顺序号组成，如“绿城景观综管通[2012]1号”。职能部门会议纪要等的发文字号中需标注文种，如“绿城房产综管纪[2010]1号”等。公文主体是指对红色横线以下至主题词（不含）之间的各要素，由标题、主送单位、正文、附件目录、发文单位、签发人、成文日期、印章等组成。公文标题应准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，其结构一般包括发文单位、事由和文种三部分。a）公文标题中除法规、规章名称和转发文件加书名号外，一般不用标点符号；b）公文标题应位于红色横线下方空1行处用2号宋体加粗书写，并居中排列。主送单位是指公文的主要受理对象，对主送单位的称谓、格式要求如下a）主送单位应使用全称或者规范化简称、统称。若使用规范化简称或统称的，应将主送单位名称列在版记中的主题词之下（若需呈报的则在呈报之下）、抄送之上，标识方法同抄送；b）主送单位应在标题下空1行处，左侧顶格书写；主送单位名称后标全角冒号。公文正文在主送单位名称下1行处，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份、计量单位不能回行。公文附件目录应附在正文下空1行处（发文单位前），左侧空2字标识“附件”，后标全角冒号和名称，并注明附件顺序和名称。a）附件名称后不加标点符号；b）若有多个附件，则用阿拉伯数字依次标识；c）附件应与主件一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，若有多个附件需标识序号。发文单位应在正文（或附件）下至少空1行靠右侧书写。当公文排版后所剩空白处容不下印章位置时，应尽量采取调整行距、字距等措施加以解决，务必使发文单位、印章与正文同处一页；不得采用标识“此页无正文”、空白页加盖印章等方式解决。公文应当加盖印章，具体要求如下a）单一发文须加盖印章的，印章应当用红色、端正、居中加盖，不写发文单位,只写成文日期。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上；b）联合行文须加盖印章的。联合上行文时，只需落主办单位印章；联合下行文时，则应将各发文单位名称均匀排列在正文和成文日期之间（有附件的，则在附件目录和成文日期之间），主办单位印章在前，会办单位印章在后，印章之间互不相交或相切，相距不超过3mm。公文版记是指主题词及以下的各要素，包括主题词、抄送单位（呈报、抄送）、印发栏（撰稿、核稿）等部分组成。须置于本页的最下方。公文应当在成文日期（或附注）下空1行顶格用3号黑体标注主题词，主题词后标全角冒号。a）主题词一般由3-5个词目组成，最多不超过5个词目。b）主题词的词目用3号宋体标注，各词目之间空1字，词目后不加标点符号。抄送单位是指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位。a）抄送单位应当使用全称或规范化简称、统称；b）抄送给上级单位或领导，可写“呈报”某某；抄送平级、下属单位或领导，可写“抄送”某某；c）抄送单位应在主题词下1行，左空1字标识“呈报”或“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送单位对齐；在最后一个抄送单位后标句号。2、简化公文格式简化公文格式保留标准公文格式中的公文主体部分，省略眉首（保留发文字号，并将发文字号移至正文标题正下方）、版记（保留抄送单位，不加下划线）两部分。排版、印刷格式纸张规格公文用纸一般采用国际标准A4型210mm×297mm）。特殊文种用纸可根据实际需要确定。版心上边缘离页面上边缘的空白叫天头（宽37mm）、版心下边缘离页面下边缘的空白叫地脚（宽35mm）、版心侧边缘离页面装订边缘的空白叫订口（宽28mm）、版心侧边缘离页面翻转边缘的空白叫翻口（宽26mm）。页码编排公文应在每页地脚外翻侧（即奇数页居右、偶数页居左）用阿拉伯数字逐页编出页码，页码左右各放一条一字线，如“-1-”。装订要求公文应在左侧装订，骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各l／4处，保证不掉页。五、公文审批流程发起（公文发起人）会签（其它有关部门负责人、有关人员）审核（公司分管领导）审批（公司董事长）六、常用公文详解通知1、使用最多的文种。2、适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。3、特点：发布性、指示性、中转性、周知性4、结构：标题+主送机关+正文（+附件）+落款+成文日期。5、写法：标题：发文机关+事由+文种主送机关：＜3个时，直接写≥3个时，用“，”“、”隔开正文：发文缘由：开头：发布通知的意义、根据结尾：现通知如下本通知自下发之日起施行请“遵照=贯彻=参照”执行特此通知，望认真执行附件：批转通知、转发通知、印发通知均有附件。请示1、定义：下级机关向上级机关请求指示、批准的公文。2、适用范围：遇到新问题，无执行依据：说明新问题，提出建议；遇有困难，无力解决：说明具体困难，提出拟解决方案：财、物、人；超越职权范围，无权解决：说明具体问题，提出办法；意见分歧，难于工作：说明具体分歧，提出建议。3、特点：一事一文：只提出一个事项，解决一个问题请批对应：请示——批复，一一对应事前行文：不可先斩后奏。4、结构：标题+主送机关+正文+落款+成文日期+附注5、写法：标题：发文机关+事由+文种主送机关：有隶属关系的上级领导机关or上级业务主管部门。（只能是一个）如需要呈送其他机关，应采用抄送形式。正文：发文缘由：请示的意义、根据or背景请示事项：可行性、可操作性明确、具体的陈述请示事项结尾：“此请示妥否，请批示”要求：主送一个机关，不可多头主送（防止推诿）不可直接呈送领导个人不可抄送同级or下级机关。若单位属双重领导，可主送一个机关，抄送一个机关。逐级请示，不可越级行文（遇到紧急情况，必须同时抄送被越过的上级机关）会议纪要1、定义：记载、传达会议情况和议定事项的公文。可上：报告会议精神可平：与不相隶属机关联系可下：指导工作会议纪要：总结性文件——会议记录：原始记录2、特点：纪实性：基点提要性：提炼会议要点、总结会议情况、概括会议精神指导性：其议事事项，一经下发，便具有权威性。3、类型：情况会议纪要——议定事项会议纪要4、结构：标题+成文日期+正文标题：正文：会议概况：简要概括会议情况（类似于导语）会议事项：陈述会议主要精神讨论具体问题、交流的经验、提出的意见、领导的指示、今后的任务与决定事项等结尾：提出希望、号召主题词表01．运营01A计划规划统计指标分配编制管理调整调控控制结构进度考核巡查调研指标效益年度承包转让01B标准化内审外审体系标准模板01C信息化软件开发编程维护01D营销费用促销控制广告策划效益评估经纪人经纪人计划01E宣传媒体媒介宣传交流公关应急预案品牌01F拓展市场调研市调02财务、资金、审计、成本、投资02A财务财务预算决算编制编报结算披露资金核算收支折旧率债务积累经费集资收费基金租金拨款利润补贴折旧费附加费固定资产会计02B资金交易期货利率利息贴息外汇外币汇率债券证券股票信托保险赔偿现金留成流动资金储蓄费用银行存款贷款信贷贴现通货膨胀02C审计工程审计财务审计02D成本成本成本控制02F投资投资决策商业计划书02G税务税务税率税务筹划合理避税03本体03A人力资源规划梯队建设后备人才后备干部编制03B招聘与配置招聘简历调岗录用转正理想计划理想启航柠檬计划人才库高级人才专业人才族群03C培训培养培养协议商学院计划彩虹计划特训班青干班资格认证教材教案讲师评审师徒制轮岗自学再教育学历学位学费03D绩效与考核等级职级考核先进集体先进个人优秀集体优秀个人优秀员工03E激励与晋升晋升任免聘任奖罚奖惩奖励奖品表彰03F员工关系职称执业资格公积金医疗保险养老保险辞退内退退休离休离职年休休假津贴探亲顾问员工座谈会员工子女员工家属计划生育放假送清凉慰问婚姻春节元宵节清明节端午节中秋节国庆节元旦04综管04A接待、会议参观接待对外宣传出访出国出入境签证护照邀请来访谈判会谈会见接见招待会宴会外国人外宾外国专家涉外协定协议会务醉驾预案纪念活动庆典活动视察考察礼品馈赠服务出席发言04B文秘机要印章信函信访督查保密公文档案会议文件秘书提案议案谈话讲话总结批示汇报建议意见文章题词章程条例办法细则规定方案布告决议命令决定指示公告通告通知通报报告请示批复函会议纪要信息转发名单批准审批督办04C后勤体检工商注册年检车辆补贴工作服食堂餐饮通信通讯交通资质固定资产04D党工、员工之家党委工会国旗国徽整顿形势社会精神文明法人发展其它试点推广青年政治组织领导方针政策党风党支部党委委员党组织关系党费工会工会会员工会小组工会委员三八妇女节六一儿童节七一建党节八一建军节工会福利慰问探望救助救济09产品中心09A精装修质量投诉精装修标准成品09B景观景观规划09C建安品质工程师工程师协会09D住宅科技弱电智能化09E工程质量督导工程质量督导09F建筑设计设计规划项目策划书别墅平层官邸超高层小高层高层多层住宅酒店式公寓商住楼城市综合体商业物业