公文写作交流(讲课用)

•一、公文概述1公文运用重要性2公文的一般结构3公文的写作技巧4常用词语的分析5文秘应用的考试公文的概念：公文，全称公务文书，是机关团体、企事业单位等依法成立的社会组织用来办理公务、有一定格式的应用文。公文办理公务，就是以文字的形式实施管理。公务，应该包括内务即内部管理和外务即处理其它社会组织的关系。公务还分为政务和事务：政务是社会组织领导所主管的人员安排和组织发展的大事；事务是社会组织全体成员从事的业务性、日常性的工作。公文按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。党的各级领导机关使用的14个正式文件种类是：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。国家行政机关公文的种类主要有13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示（签报）、批复、意见、函、会议纪要。广义的公文，除上述法定文种外，还包括党和国家机关常用的应用文，其大至总结、计划，小至条据、便函，种类繁杂、素无定目。孩子在街上走，穿着打扮看出娘的手艺，说话办事显出爹的教养。——郭德纲关乎着企业的利益关乎着企业的形象关乎着企业的效率指挥管理作用联系沟通作用凭证依据作用宣传教育作用1.严格规定格式行文2.严格按行文规则行文3.严格用公文语言表述4.严格按公文结构铺陈公文写作要求通知通告申请报告常用词语函与复函会议纪要计划总结述职报告汇报……二、公文写作要素文章四要素•主题•材料•结构•语言撰写公文的基本要求提炼公文标题准确使用公文开头紧扣提纲结构合理结构要求〔一事一文，突出公文主体〕撰写公文的基本要求文字要求言简意赅表情达意准确书面用语规范撰写公文的基本要求交拟收集选择材料列出写作提纲撰写初稿修改文稿成稿－意图交待清楚－七分材料三分写－布局合理、层次清楚、详略得当－言简意赅、表达准确、用语规范－内容、结构、文字、格式－通读、修改、上交程序公文撰写常用语•期求用语：恳请、报请……•经办用语：现经、经查……•引述用语：收悉、阅悉……•呈告用语：呈报、呈递……•商洽用语：商洽、商榷……•查证用语：核实、核准……•篇首用语：根据、遵照……时限用语：届时、及时……询问用语：可否、当否……答复用语：参照、参考……表态用语：不得、不予……强调用语：必须、务必……综述用语：总之、鉴于此……篇尾用语：此函、特此……感受语境几种常见的语言运用错误一、随意性大，乱用词汇；（例：上课期间不准学生在校园走动，违者罚款50元。）二、行文者主观愿望与客观表达的意义不一致，（例：对发现使用上述无效证件者，请扣留交我局；文件已发出二日即到。）三、口语化：根据集团公司中国电信法律[2000]426号文“中国电信集团公司总部内设机构、职能配置规定”，对你们这个单位的发文件权力作出了这么些条规定。改后：根据《中国电信集团公司总部内设机构、职能配置规定》（中国电信法律[2000]426号），对你单位发文权限特作如下规定。四、时间表示错误：(落款)99/09/31或1999.9.31均不正确，应为一九九九年九月三十日。写完后重读修改文书按思路书写整理写作思路，考虑文书内容检查细节，确认无误要与不要目的要明确信息要全面行文要简短使用短句强调最重要的段落分明总结和结论尽量生动随意开始*写写停停*被动句*双重否定**长句***无关信息***错别字*****过长*****公文写作过程分解三、分类文体介绍报告、请示、计划、总结（一）报告写作的基本格式1.标题多采用公文的常规写法（“发文机关+主要内容+文种”或“主要内容+文种”）。2.上款写明主送机关。3.正文缘由报告事项结束语4.落款写明发文机关和日期。3.正文写法（1）缘由交待报告的起因、缘由或说明报告的目的、主旨、意义。要能概括说明全文主旨，一般用“现将有关情况报告如下”承启下文。答复报告开头要先引述来函文号及询问的问题，然后过渡到下文，答复上级的询问。（2）报告事项正文的核心。应将工作的主要情况、措施与结果，成效与存在的问题等分段加以表述。（3）结束语工作报告和情况报告的结束语常用“特此报告”、“请审阅”、“以上报告，请审查”；答复报告多用“专此报告”。（二）各类报告的写法1．工作报告工作报告的正文一般包括基本情况、主要成绩、经验体会、存在问题、基本教训，今后意见等几部分。这类报告篇幅较其他类型报告长，可标出序数分条分项陈述，也可列小标题分部分或分问题写。2．情况报告情况报告一般以“情况――原因――教训――措施”的结构来写。先将情况叙述清楚，然后分析情况产生的原因，接着总结经验教训，最后提出下一步的行动措施。3．建议报告建议报告的内容一般比较集中，多写成专题报告。正文可分为情况分析和意见措施两部分。情况分析部分一般写得较简明;意见措施部分是此类报告的写作重点，要求切合实际地提出做好某项工作的意见、措施、建议。这部分往往采取条文式写法，并且每条开头常有一个提示句。多数建议报告是有待上级机关批转的。结语常用：“以上报告如无不妥，请批准有关单位执行。”4．答复报告答复报告一般写答复的意见或处理结果，是依据上级要求回答的问题进行写作，所以要写得周全而有针对性。这种报告内容针对性最强，要有问必答，答其所问。正文包括答复依据和答复事项两部分。（四）报告写作的注意事项1．要正确使用文种报告事项不得夹带请示事项。2．要重点突出报告的内容要根据主题的要求来安排，分清主次轻重,条理清楚，逻辑严密。3．材料要真实向上级机关汇报工作应该本着实事求是的态度，应该在调查研究、全面掌握本单位情况的基础上撰写。请示与报告的区别：１、行文目的不同：报告是反映情况、汇报工作，不要求批复；请示是请求审核或批准；２、行文时机不同：报告一般制发于工作任务完成或问题解决之后，请示则在事前；３、内容结构不同：报告以叙述为主，概括地叙述工作的进程、成绩、有关动态与经验教训以及建议；请示是请求性文体，含请求原由、请求事项等。请示与报告不能结合使用，报告中不得夹带请示事项。报告的特点一位班长的工作报告同学们：我们正处于结婚时代的初级阶段，经过二十几年的努力，虽然取得了结识众多异性的巨大成就，但是人口众多，人均资源相对短缺，局部个人发展很不平衡。现阶段的主要矛盾，是日益增长的爱我的人我不爱，我爱的人不爱我之间的矛盾。情敌竞争已经不是初级阶段的主要矛盾，但是它在一定范围内还将长期存在，并且在一定条件下还可能激化。我们要允许一部分人先结婚，先婚带后婚，最终实现共同发昏！自由恋爱制度已经在中国大地上扎根并初步显示它的优越性，但其不成熟，不完善的环节，还必须通过深化思想改革来逐步解决。恋爱是结婚的初级阶段，而我们又正处于恋爱的初级阶段，就是不发达阶段，也是不可逾越的历史阶段，只希望这个阶段不要同社会主义初级阶段一样，要100年不变!!!全班要统一思想，统一认识，把下一步的工作重心转移到家庭建设上。要把“快找，快结，快生”作为我们落实“三个代表”的指导方针。下一个四年对我们来说是关键的四年，好男好女已越来越少，若我们不抓住年轻的尾巴,错过末班车，以后的美好生活将无从谈起。当然,已经胜利的同志们是光辉的榜样！全班同志必须要认真学习。一位班长的工作报告一位班长的工作报告同学们：我们正处于结婚时代的初级阶段，经过二十几年的努力，虽然取得了结识众多异性的巨大成就，但是人口众多，人均资源相对短缺，局部个人发展很不平衡。（反应事实情况）现阶段的主要矛盾，是日益增长的爱我的人我不爱，我爱的人不爱我之间的矛盾。情敌竞争已经不是初级阶段的主要矛盾，但是它在一定范围内还将长期存在，并且在一定条件下还可能激化。（概括性、揭示问题）我们要允许一部分人先结婚，先婚带后婚，最终实现共同发昏！自由恋爱制度已经在中国大地上扎根并初步显示它的优越性，但其不成熟，不完善的环节，还必须通过深化思想改革来逐步解决。（提出建议）恋爱是结婚的初级阶段，而我们又正处于恋爱的初级阶段，就是不发达阶段，也是不可逾越的历史阶段，只希望这个阶段不要同社会主义初级阶段一样，要100年不变!!!全班要统一思想，统一认识，把下一步的工作重心转移到家庭建设上。要把“快找，快结，快生”作为我们落实“三个代表”的指导方针。下一个四年对我们来说是关键的四年，好男好女已越来越少，若我们不抓住年轻的尾巴,错过末班车，以后的美好生活将无从谈起。当然,已经胜利的同志们是光辉的榜样！全班同志必须要认真学习。（结构：围绕一个中心，描述动态与经验教训）一位班长的工作报告（一）请示的种类1．请求指示的请示。需要上级机关对原有政策规定作出明确解释，对变通处理的问题作出审查认定的，对如何处理新情况2．请求批准的请示。这是请求上级解决某些实际困难和问题，或要求对本单位处3．请求批转的请示。职能部门针对涉及面广的某些工作提出了处理意见和办法，需要有关方面协同办理，但按规定又不能要求平级机关和不相隶属的机关照办，而需要请求上级领导机关或综合部门审定后批转有关方面执行。请示的特点•请示：请求上级指示，属于上行文。•特点是：1、请示时，要把对问题的看法、意见明确地提出来，以便领导做决定和指示；2、务必是在自己职权范围内无法肯定和处理的事情，并且都要求上级批复、表明态度；3、请示的内容要一文一事。不要在一件请示中包括几件事，这样，才便于领导及时批复；4、其他要求——事前请示，不多头请示。（二）请示的写法1．标题由发文机关、事由和文种构成，不能写成“请示报告”或“申请”。2．上款一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，由主送机关负责答复。3．正文（1）请示缘由（2）请示事项（3）请示要求4.落款写明发文机关和成文时间。3．正文可采用篇段合一式、三段式或总分条文式结构。（1）请示缘由是上级机关批准的依据，应简明扼要而又充分地陈述请示的原因、依据。（2）请示事项是请示的核心，就是要将请示上级机关给予指示、批准或批转的具体问题及事情全盘托出，请求上级机关作出答复。内容要具体；用语要明确肯定；语气要得体。（3）请示要求是请示的结语部分，常用的结语有：“以上请示当否，请批复”、“妥否，请批复”、“特此请示，请予批示”、“请批准”、“请指示”等等。请求批转的请示，写“以上请示如无不妥，请批转各地执行”。（三）请示写作的注意事项1．坚持一事一文内容力求单一，切忌把互不相关的事写在一件请示里。2．避免多头请示请示应只主送一个机关，切忌多头主送。3．不可越级请示一般情况下不得越级请示，必须越级请示时，要同时抄送被越过的上级机关。4．不可请示和报告混用不能写成“请示报告”。5．请示不得抄送下级机关更不能要求下级机关执行上级机关未批准的事项。6．语气要谦恭要尊重上级，不能有要挟、命令、催促的口吻。应写“拟”而不是“决定”怎么办。请指出下面请示的错误。请示人力资源部、公司领导：由于近日处于购物高峰期，我分部人员紧张，造成商品断货现象严重，希望给予处理这一问题。另外，能否申请增设两部公共电话,请批示。XX分部2007年9月3日练习：事情这么多，怎么抓重点写好计划和总结？计划的特点计划——在预定的期间内，对要做的事情的打算。特点：预期性、可行性、指导与可调整性。区分：计划、安排、规划、要点、设想、方案时间较长用“规划”时间较短巧“安排”粗粗打算用“设想”简要概括出“要点”详细计划用“方案”计划凡事预则立,不预则废。“我总认为一个能力很一般的人，如果有个好计划是会有所作为的。”—富兰克林一、计划的基础知识1、计划的概念计划是党政机关、社会团体、企事业单位和个人，为了在未来一段时间内实现某项目标和完成某项任务而事先做的安排和打算。3、计划的种类(1)按性质分，有综合性计划和专题性计划。(2)按内容分，有工作计划、生产计划、学习计划、科研计划、军事计划等。其内容与各单位、各行业的业务工作有密切关系。(3)按时间分，有长期规划、短期计划、年度计划、季度计划、月计划等。(4)按范围分，有国家计划、部门计划、单位计划、个人计划等。(5)按表达形式分，有条文式计划、表格式计划和文表结合式计划。安排时间较短、内容较具体的计划；