12会议筹备03

有效会议管理——会议筹备（二）5月份是鲜花盛开的季节，某市的精神文明表彰大会选在5月上旬的一天召开。开幕这天上午，市政府礼堂主席台上摆满了鲜花，台下参加大会的人员已坐满了所有的坐椅，领导同志也到休息室等候，会场播放着悦耳的歌曲。这时距预定的大会开幕时间还有15分钟。负责这次大会会务工作的室政府办公室田主任习惯地在会场周围巡视了一遍，检查有无不足之处。一位记者走到他身边提出建议，说主席台的背景两侧应插上红旗才显得庄重。案例分析1田主任一想：“有道理，我怎么原先就没有考虑到呢！”于是他立即将全体会务人员调到主席台上，要求重新不止主席台，搬走部分鲜花，在主席台背景两侧各插上3杆红旗。当场有同志告诉他，只剩15分钟大会就要开幕了，恐怕来不及改动。田主任却自信地说：“时间是够用，干吧！”主席台的红色大幕被重新拉上了，只听见里面响起一阵杂乱的搬动声。然而，15分钟已经过去，主席台并没有像田主任估计的那样在预定的大会开幕时间之前就重新布置好，大会被推迟了近20分钟才开幕。市政府领导对此很不满意，批评了市政府办公室主任。这件事在与会者中也造成了不良影响。讨论：1、为什么大会会延迟开幕？2、田主任的决定存在什么问题？案例分析2从四面八方来的负责人差不多到齐了。李董事长环视会场，与到会的下属不断点头问好，满脸微笑。“都到齐了吗?”他问秘书小张。“都到齐了，整二十位。”小张说。突然，董事长脸上的笑容凝住了。他吸了吸鼻子，沉默了一会，一声不响地走出了会议室。张秘书一下子紧张起来，也跟着走了出来。与会者只得坐在那里等待。“董事长”张秘书轻声叫道，等待指示。“小张，会场上怎么有股生人味?”董事长问。“生人味?”张秘书不解地问。“好像有不该参加的人来到了会场。”“不会吧，”张秘书说，“名单您审定过，这里是您的签字。来的都是各地经销处的负责人。”他拿出经董事长审定的名单，递给董事长。会场里“生人味”董事长没有接过名单，问道：“坐在我对面的那日本人怎么也到会了?”“他是我们东京的代销商。”“代销商和经销处长一样吗?”董事长严肃地问，“你难道不知道今天会议的议题?”“今天是研究海外市场促销对策……”“这是本公司的核心机密。代销商只是合作伙伴，并不是本企业的成员，更不是研究企业经营决策的核心成员。内外有别啊!”董事长说。“名单上有李明，这代销商的中国名字也叫李明……”“好了!你呆会儿认真地再看看那名单吧！”董事长一挥手说：“现在，你说该怎么办?”小张待董事长离开后打开名单一看，除各销售处长的名单外，董事长亲笔加了“请东京的李明同志到会”一行字。东京的李明同志是指公司派往东京的市场调查员。而日本的野田二郎虽也叫“李明”，但不是“同志”，只是合作者。如果你是秘书小张，你该怎么处理这个问题？讨论案例分析2“现在，现在能不能由我通知日本人让他退出会场?”张秘书说。“你说呢?”董事长反问道。“这样好像不妥，会影响关系的。”张秘书说，“是不是能改变会议议题?”“现在也只有这样了。”董事长说，“今天上午的议题改为介绍东京代销商野田二郎先生与各经销处长认识，交流经销经验。主要请野田先生讲东京的市场状况和他们的对策，我介绍中国“三十六计”在日本商场的运用。用半天务虚，下午正式研究问题。你通知公关部下午派人陪野田游览市内风景名胜，并通知公关部下午派人陪野田到张家界国家森林公园去游览三天。三天后我抽出时间，再与他单独研究如何拓宽双方的合作。”说罢，董事长快步走进会议室。会场里“生人味”董事长的处理方法否合理，请进行分析。讨论会场里的“生人味”是由于筹备会议的秘书人员没有认真领会领导的意图，没有根据会议的主题和内容审定与会代表资格造成的。秘书人员工作上的疏忽使得不该参加会议的人前来参加会议，应该参加的人反而没能到会，若不及时处理，可能造成会议具有保密意义的内容泄露出去，出现消极影响，甚至给组织造成损失。“会场的生人味”同样警示我们做好会议事务，马虎大意是要不得的。点评再者，“会场的生人味”让我们懂得召开一次会议，准备几个议题的重要，它可以在情况发生变化时救急或减少不必要的损失。在这一案例中，如果董事长不因野田二郎的“生人味”而想出应急的议题，而采取不让野田二郎开会的方法，会影响双方关系，直至使合作关系破裂，应视为下下策。故而，秘书人员在协助领导确定和选择议题时，有必要多准备一至两个，是有好处的。点评会议议程、日程与程序的含义会议议程是会议主要活动的安排顺序，他主要是对议题性活动的程序化，即将会议的议题按讨论、审议和表决的次序编排并固定下来，以反映议题的主次、轻重和先后。会议议程起着维持会议秩序的作用。会议议程会议议程、日程与程序的含义会议日程是吧一天中会议议程规定的各项活动按单位时间具体落实安排，它不仅细化围绕会议议题的全部活动，还包括会议过程中其他的辅助活动，如聚餐、参观、考察、娱乐等。日程是表明会议发展的过程，同时也是对完成各项议程所需时间的预测和必要的限制，以提高会议的效率。会议日程会议议程、日程与程序的含义会议程序是指一次具体的会议中按照时间先后排列的详细的活动步骤。会议程序可以供与会人员了解每次具体活动的内容及时间顺序，同时也是会议主持人掌握会议的操作依据。以举行颁奖、选举、揭牌等一事为主的会议活动，一般只制定会议程序。会议程序会议议程、日程与程序的含义会议议程是整个会议活动顺序的总体安排，但不包括会议期间的辅助活动，凡有2项以上议题的活动，都应事先制定议程；会议日程是将各项会议活动（包括辅助活动）落实到单位时间，凡会期满1天的会议都应当制定会议日程；会议程序则是一次具体或以活动的详细顺序和步骤，是会议议程的具体化和详细化，可供主持人直接操作及掌控节奏。会议议程、日程和程序的区别会议议程、日程与程序的含义规模较大、活动较多、会期较长的会议，往往同时制定会议的议程、日程和程序，以适应不同的需要。会期较短、议题较少并且较为灵活的回忆只需制定一份会议议程即可。以举行颁奖、选举、揭牌等一事为主的回忆活动，一般只制定会议程序。会议议程、日程和程序的区别会议议程的制作简单的会议议程只需将会议的步骤逐一分条列出即可，详细的回忆议程应包括各种程序（讲话、审议、选举、表决等），且应逐日（按时刻）精心编排。会议议程制作要点会议议程的制作标题：会议名称加“议程”二字正文：时间、内容、责任者（讲话人、主持人）、会址、方式、注意事项等。会议议程顺序一般如下：（1）宣读并通过上次会议的备忘录（2）财务主管报告（3）其他报告（4）复议旧的议题（5）讨论新的议题（6）有关人事任命（7）提名并选举新的负责人（8）通知有关事项（9）宣布休会西方国家组织会议的议程会议议程的制作（1）编制会议议程表时，首先应注意议题所涉各种事物的习惯顺序和本公司有无对会议议程顺序的明文规定。（2）议程表中，第一项是宣布议程，再安排讨论的问题，尽量将同类性质的问题集中排列在一起。（3）保密性较强的议题，一般放在后面。这样有利于安排无关人员退场及有关人员到场。会议议程表设计的主意事项会议议程的制作制作会议议程时，主要考虑工作安排、生活安排和业余生活安排三项内容。安排会议生活主要包括预定交通工具，安排食宿，联系与安排参观、访问活动，确定医疗保卫人员。以上所有安排，秘书要严格按照会议议程和日程进行。秘书必须提前预定，会前确认，掌握各联系人的联络方式，一边随时联系。如会议期间，日程临时变动，秘书要及时做好会议生活的协调工作。会议议程中的会议生活安排日期时间内容主持人地点10月20日（星期一）下午代表报到会务组二楼大堂10月20日（星期一）晚上20：00预备会陈婷二层世纪厅10月21日（星期二）上午8：30—11：301.陈秋芸省长讲话2.3.10月21日（星期二）下午14：30—15：301.2.10月22日（星期三）上午8：30—11：301.2.10月22日（星期三）下午14：30—15：301.2.XX会议议程会议议程时间：2008年12月2日上午10:00—12:00地点：董事会总部宾夕法尼亚州豪尓街4号人员：全体董事内容：雷诺·舒尔茨董事长主持1．宣布议程（雷诺·舒尔茨）10:002.点名（各董事应声答到）10:003.宣布10:05（1）法定人数（有变化）（2）来宾（雷诺介绍并致欢迎词）4.会议记录（琼安·麦金塔：宣读上次会议记录，10:10.读完或修改后，动议通过）10:155.负责人报告10:15（1）财务主管报告（肯扬·艾金斯：动议通过）（2）副董事长（强纳森·费曼关于设立海外办事处的报告）……时间议程安排13:00-13:20签到13:30-13:36主持人宣读“菲利浦·科特勒”先生贺辞13:36-13:39开幕式致辞段传敏：大会组委会主席新营销杂志社主编13:39-13:42何志毅：《北大商业评论》执行主编北京大学光华管理学院院长助理13:42-13:45金锐：天年生物(中国)有限公司总裁13:45-14:15主题演讲：决定中国未来营销的关键性力量主讲嘉宾秦朔(《第一财经日报》总编辑大会主席)孙为民(苏宁电器集团总裁)夏洪波(中央电视台广告部主任)2005中国营销领袖年会议程安排表14:15--15:00交锋对话Part1：应对未来营销变局，传统战还是超限战？主持嘉宾何志毛(新营销杂志编委)对话嘉宾何慕(上海联纵智达营销咨询公司首席顾问)赵为民(格兰仕集团总裁助理)孙为民(苏宁电器集团总裁)15:00--15:45交锋对话Part2：体育营销:馅饼还是陷阱？主持嘉宾兰亚东(中国人寿企划部总经理)对话嘉宾郭杰(沃天体育产业集团总裁)李璐瑒(美铭传播集团董事长)刘凯(科特勒营销集团战略咨询事业部副总经理)徐风云(瑞丰音响有限公司总经理)15:45--16:30交锋对话Part3：跨国营销：中国企业要不要树品牌？主持嘉宾巫云峰(新浪网财经频道主编)对话嘉宾李宏(福莱灵克公关公司总裁)袁岳(零点调查集团总裁)冯帼英(天进整合传播机构董事长)张彬(北汽福田营销公司副总经理)16:30--17:15交锋对话Part4：营销娱乐化:平民主义还是精英主义？主持嘉宾刘志彦(实力传播整合行销和户外媒体董事总经理)对话嘉宾方立军(北京智捷天成公关咨询公司总经理)娄向鹏(21福来传播机构总经理)许朝辉(北京正略钧策企业管理咨询有限公司副总裁)吕兰亭(天下互联集团副总裁)日期时间活动内容活动地点参加人员备注会议日程安排21世纪论坛2005年会议日程会议主题：可持续发展——中国与世界会议日期：2005年9月5日（星期一）至7日（星期三）会议地点：中国北京，全国政协礼堂主办单位：中国人民政治协商会议全国委员会2005年9月4日（星期日）全天外方及港澳台与会者、京外中方与会者报到下榻国宾酒店18：30招待会（各专题组中外主持人见面会）地点：国宾酒店二层宴会厅主持：全国政协外事委员会主任、“21世纪论坛”2005年会议组委会秘书长刘剑锋出席：外方及港澳台与会者、中方主持人和主要发言人2005年9月5日（星期一）09:00国务院总理温家宝，全国政协主席、“21世纪论坛”2005年会议组委会名誉主席贾庆林简短会见外方及港澳台与会者地点：全国政协礼堂金厅09：20开幕式地点：全国政协礼堂主持：全国政协主席、“21世纪论坛”2005年会议组委会名誉主席贾庆林1、全国政协副主席、“21世纪论坛”2005年会议组委会主席王忠禹致开幕辞2、中华人民共和国国务院总理温家宝演讲10：00贵宾演讲地点：全国政协礼堂主持：全国政协副主席、“21世纪论坛”2005年会议组委会主席王忠禹演讲：若阿金·阿尔贝托·希萨诺（JoaquimAlbertoChissan）莫桑比克前总统马哈蒂尔·宾·穆罕默德（MahathirbinMohamad）马来西亚前总理皮埃尔·莫鲁瓦（PierreMauroy）法国前总理赫尔穆特·施密特（HelmutSchmidt）德国前总理桑迪·伯杰（SandyBerger）美国前总统国家安全事务助理12：30午餐13：30-18：10专题讨论会之一：可持续发展理论与国家发展战略承办单位：全国政协外事委员会地点：全国政协机关专委会楼一层阳光厅13