公文写作基本知识介绍(1)

2019/9/121公文写作基本知识介绍综合部2019/9/122正确选择公文的文种正确选择OA中的公文形式正文我司关于公文规范性的要求写好一份公文2019/9/123我们先从写好公文的第一步开始吧……2019/9/124•第一步我们要学会正确选择OA中的公文形式(即OA中起草公文的模板)。•我们来简单介绍一下公文形式：红头文件、公司函、党工团发文、分公司发文、公司会议纪要、公司传真电报、部门传真电报、公司会议通知等等。2019/9/125红头文件具有严肃性，它记载的必须是重要的内容，且这些内容有长期保存的意义。因此，红头文件不能随意使用。红头文件的文号使用“广东移动佛［2004］**号”2019/9/126红头文件适用于以下情况：1、凡是发省公司的“请示”，必须使用红头文件。2、综合类：部署企业发展目标、策略；下达公司年度工作总结、计划；表彰先进。3、财务类：下达公司财务年度投资计划、收支预算以及大型专项投资计划；财务方面的资金分配、调拨等。4、人力资源类：公司组织机构设置、调整；公司室副经理以上人员任免、调整；技术职务聘任；下达公司各部门重要生产指标和考核指标等。5、市场类：重大的市场营销政策的调整；重要的资费调整、新业务推广等。6、网络技术类：重大生产、安全事故的通报和处理情况通报；关于网络、基础建设规划、立项申请、大型项目的会审纪要等。7、其他：用于转发省公司红头文件和批转分公司红头文件。2019/9/127公司函：适用于与平级单位之间的重要事务商洽、联系等。党工团发文：也是红头文件的一种，是我公司党委、工会、团委、纪委的发文。其文件头和文号与红头文件不同。公司会议纪要：用于记载较重要的会议的议定事项及内容。例如：总经理办公会议、公司经营分析会等。2019/9/128公司传真电报和部门传真电报：用于处理日常事务。公司传真电报是由公司领导签发，部门传真电报是由部门领导签发。向外发送的文件必须由公司领导签发，即必须以公司的名义。公司部门与部门之间处理日常事务可以使用部门传真电报。2019/9/129公司内部请示、部门内部请示：公司内部请示由公司领导签发；部门内部请示由部门领导签发。公司会议通知、部门会议通知：公司会议通知、公司会议纪要由公司领导签发；部门会议通知、部门会议纪要由部门领导签发。2019/9/1210好啦!相信您已经对OA中的公文形式有所了解，下一步我们要来确定公文的文种2019/9/1211公文的标题格式是“关于+事由+文种”。而要确定文种，您要了解文种的种类以及使用该文种所要遵循的行文规则。通报通知请示报告函批复会议纪要2019/9/1212通报•通报是一种用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况的下行公文。•例如：关于9A1无线工程进展情况通报.；关于2004年第二季度分公司服务质量巡检情况的通报.等。2019/9/1213通报•情况通报正文结构一般有两个部分：•一是被通报的情况；•二是希望和要求。2019/9/1214•公告、通告与通报很容易混淆，由于对象范围有差别、重要程度有差别，前两个我不适合企业内部使用。2019/9/1215通知•通知是向特定受文对象通报、传达有关事项，让对象知道或执行的文件。•例如：关于召开公司党员大会的通知.；关于延续动感地带夜间通话优惠的通知等。2019/9/1216请示•请示是下级机关向上级机关请求指示、批准的文件，属上行公文。•例如：关于延长神州行优惠干线实施期限的请示；关于7月在佛山推出动感地带激活赠送话费政策的请示等。•请示与申请不同，请示是文种，而申请不是文种。2019/9/1217请示写作要求：•“请示”应当一文一事，即要请示，一般只写一个主送机关。•各级行政机关一般不得越级请示。•受双重领导的机关向上级机关请示，应当分清主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。2019/9/1218请示结构:正文一般由请示理由、请示事项、结束语三部分构成。惯用的结束语有：“可否，请批示”、“当否，请指示”等。2019/9/1219批复•批复是答复下级机关请示事项的文件，属下行公文。•例如：关于调整佛山SCP系统时间的批复；关于佛山公司开展动感地带充值赠送活动的批复等。2019/9/1220批复写作要求:•慎重及时。•针对请示答复。•明确态度。•不同指示、复函混用。正文:•引叙来文和作出批复两部分。2019/9/1221报告•报告是下级机关向上级汇报工作、反映情况、提出意见建议、答复询问所使用的陈述性上行公文。•例如：关于佛山第二机楼选址情况的报告；关于佛山联通五月移动数据业务竞争态势的报告等。2019/9/1222报告•它不直接请求上级机关正面回答报告中的问题，所以不带请示事项，这是它与请示的重要区别之一。•报告在内容上不象请示那样有“一文一事”的要求，它可以在一件公文中综合报告几件事情，层次结构也比较复杂.•广泛使用于下级机关向上级机关反馈信息.2019/9/1223函函即信件，是机关用来处理公务的信件。结构：1、原由2、事项3、结尾。一般写：特此函达等。2019/9/1224函种类：便函。商洽函。主要用于不相隶属机关之间商量洽谈办理某一问题。例如：关于协助佛山开展佛山新春状元挑战赛的函。问答函。主要用于向对方询问或答复某一事项。例如关于部分神州行用户误拨海事救援电话的复函；请批函。用于向有关主管部门请求批准某一事项。例如：关于申请在佛山地区进行移动传输通信管道工程建设的函2019/9/1225会议纪要•会议纪要是记载和传达会议情况及议定事项的文件。2019/9/1226以上我们介绍了公文文种，知道了各类公文文种的适用范围，其实，要正确地选择文种，除了要了解其适用范围，还得考虑是否符合行文规则。2019/9/1227按行文规则对文种进行分类：上行文有：请示、报告；下行文有：通报、批复；平行文有：通知、函、会议纪要等.2019/9/1228行文规则市五套领导班子是上级部门，市五套领导班子是指：中共佛山市委员会、佛山市人大、市政协、中共佛山市纪律检查委员会、佛山市人民政府。市五套领导班子的下属工作单位(例如：市政府信息化办公室)与我公司是平级的关系。2019/9/1229行文规则我公司与业务往来单位、当地企、事业单位之间是平级关系;省公司是我公司的上级单位，省公司与市公司在业务上存在指导与被指导关系，因此，市公司应使用上行文向省公司专业部门请求指示、批准；汇报工作。2019/9/1230行文规则市公司与分公司在业务上存在指导与被指导关系，因此，分公司应使用上行文向市公司专业部门请求指示、批准；汇报工作。市公司专业部门与分公司在行政上是平级单位，不带请示、报告性质的公文可以使用通知、函等平行文。2019/9/1231行文规则遵循行文规则，分公司不得越级向省公司请示、报告工作，因特殊情况必须越级请示、报告工作，应抄送市公司。2019/9/1232恭喜你!题目一旦确定，您要起草的公文已经成功了一半了，不过，您还要注意一些相关事项……2019/9/1233公文处理相关注意事项公文应标明主(抄)送单位全称或规范化简称。两个以上的主(抄)送机关应遵照先外后内、先大后小的顺序排列。写主(抄)送单位时，如果同时有省公司和市公司部门，必须明确区分。主送、抄送本公司内部的最小单位为“分公司、部、中心”，不写到“**室”。公文正文字体。红头文件、党工团发文、函的正文用仿宋体_GB2312小三号字体，除上述几种公文形式外，其他公文(包括：传真电报、会议通知、会议纪要、公司呈批件等)一律使用仿宋体_GB2312四号字体。2019/9/1234公司对公文精简的要求少用文。可以邮件、电话、报表传递、公告、信息反馈单等方式解决的事务尽量不使用公文。多以部门的名义行文。多使用部门传真电报、部门会议通知等；尽量缩短流程、精简主送、抄送部门，以免增加其他部门在文件处理方面的负担。文字精。公文的内容应尽量精简，长话短说，以解决问题为目的。大附件少用。超过5M的附件称为“大附件”，对于此类附件，建议放在OA系统的“公共信息”-“共享材料”模块中，然后建立链接到公文中。2019/9/1235现在，您写出一份规范的公文已经是不成问题了，先别得意，讲完下面两部分，马上要考考大家!2019/9/1236在日常工作中，我们要面对省公司、市公司、地方政府部门、分公司……请示类公文的实际应用显得较为复杂，处理好这些关系，才能使您的“请示”有的放矢呵!2019/9/1237•公司内部的请示类公文可以使用OA中“公司内部请示”和“部门内部请示”。视乎所要呈送的上级决定选择以上两种中的任何一种，或公司领导或部门领导。•对上级部门的请示(上面介绍过的上级部门指省公司和市五套领导班子)，一律使用红头文件形式。2019/9/1238•分公司向市公司相关部门发“请示”，可以以部门传真电报的形式，市公司相关部门以部门传真电报的形式给予分公司批复。2019/9/1239•做好公文保密工作，加强企业信息管理，在目前的企业竞争中显得尤其重要。下面介绍一下公司在公文保密方面的管理规定。2019/9/1240公文保密密级的分类及发放范围：商绝密，发放范围是省公司董事会。商机密，发放范围是市公司副总经理或省公司部门副经理以上人员。商秘密，发放范围是市公司部门副经理或省公司室副经理以上人员。2019/9/1241公文保密密级文件的传阅：密级文件不得以邮件转发，不得打印、复制，办理或阅文人员应将密级文件保管好，遵守公文保密安全规定。2019/9/1242公文保密•密级文件的界定：•综合管理方面：部署企业发展目标、战略执行计划；工作会议材料；公司的经营指标；公司年度工作计划、经营分析数据；上级领导有关公司总体战略、经营工作的指示及讲话；•财务管理方面：公司固定资产投资项目的项目投资额、年度投资计划等；财务数据；财务方面的资金分配、调整；审计资料等；•人力资源方面：公司的人事信息、薪酬信息、各类考核指标等；2019/9/1243公文保密•市场经营方面：市场经营数据、客户信息等；以及下达有阶段性指导意义的营销政策，例如：新业务推广计划、品牌营销计划、客户推广计划；•网络管理方面：关于网络基础建设规划；网络设备分布情况；网络运行情况通报；网络资源分析；网络建设、科技项目的投资等；•工程管理方面：工程建设项目的投资计划；工程进度量等•党工团方面：党工团组织内部的重要决定等。2019/9/1244公文基础知识小竞赛•以小组为单位进行竞赛，采用抢答形式，每小组起始分数为50分。•第一部分，共10题，答对一题，得5分；•第二部分，共5个案例，每个案例有两个问题，每个问题答对为5分；•答错扣相同的分数•如果本小组伙伴答错，有一次补答的机会•最后以分数最高的小组为胜2019/9/1245第一部分文件标题改错（每题5分）关于佛山公司申请新号段的报告正确答案：关于佛山公司新号段的请示2019/9/1246第一部分文件标题改错（每题5分）佛山移动通信服务厅装修工程施工中选通知书正确答案：关于佛山移动通信服务厅装修工程施工中选的通知2019/9/1247第一部分文件标题改错（每题5分）关于上报2004年2月份物资发放情况的通知正确答案：关于2004年2月份物资发放情况的报告2019/9/1248第一部分文件标题改错（每题5分）上报6月佛山分公司客服分析报告正确答案：关于6月佛山分公司客服分析的报告2019/9/1249第一部分文件标题改错（每题5分）关于对南海分公司6月16-19日期间购销的套卡进行差价补偿的请示的批复正确答案：关于对南海分公司6月16-19日期间购销的套卡进行差价补偿的批复2019/9/1250第一部分文件标题改错（每题5分）关于广州申请新增模糊计费小区确认的函复正确答案：关于广州申请新增模糊计费小区确认的复函2019/9/1251第一部分文件标题改错（每题5分）上报2003年佛山公司服务改善计划正确答案：关于2003年佛山公司