公文写作基础知识讲义

A管理模式下的现代化的管理，可以诠释为制度化的管理，其思想核心之一，要求各项工作的程序化和制度化，不因领导人的改变而改变，不因领导人喜好的改变而改变。2019/9/1322019/9/133管理者与管理垂直指挥系统横向指挥系统检查反馈系统2019/9/134任何的管理活动必须是在组织中进行的；组织(Organization)：指对完成特定使命的人们的系统性安排。组织特征：1、每一个组织都有一个明确的目的，并通常用一个或一组目标表示；2、每一个组织都有人组成；3、每一个组织都发育出一种系统的结构，用以规范和限制成员的行为。每一个组织都有两类人构成：管理者与操作者。操作者就是直接从事某项工作的人。2019/9/136管理者(Managers)：是指挥别人活动的人。管理者可能担任一定的作业职责，但是一定有它的下属。典型的管理组织层次:2019/9/137高层管理者中层管理者操作者基层管理者管理(Management)：是指同别人一起，或通过别人使活动完成得更有效的过程。管理的任务就是指导和协调组织中的人。这里的过程含义表示为管理者发挥的职能或从事的主要活动，这些职能概括地讲就是指计划、组织、领导、控制四大职能。更简单的说“管理就是通过别人完成工作”。这同有两个内容：一个通过别人、一个是完成任务。自己完成的是不是管理、完不成任务的是谈不上管理。2019/9/138效率(Efficiency)：是管理中输入与输出的关系，很显然是比值。我们或以描述为“最少资源的最大产出”，管理投入的是稀缺资源（资金等），管理就是要使资源成本最小化。稀缺性是经济学理论存在的基本前提。效果(Effectiveness):就是目的达到的程度。我们可以把组织目标认定为所追求的效果。效率与效果是相互联系的，一个人牺牲效率是很难达到效果的，效果一定是有效率的，否则就是效果不经济，这将有违组织目标。正常情况下，效率与效果正比同步。2019/9/1392019/9/1310计划：确定目标，制定战略，以及开发分计划以协调活动。组织：决定需要做什么，怎么做，由谁去做。领导：指导和激励所有参与者以及解决冲突。控制：对活动进行监控以确保其按计划完成。实现组织目标导致计划职能(Planning)：包括定义目标、制定战略，以及开发协调活动的计划并展开执行。计划职能的目的是协调和将各种活动一体化。组织职能(Organizing)：确定从事哪些任务？谁为做？怎么对任务进行组合？谁向谁报告？以及决策应在哪一级制定的过程？领导职能(Leading)：包括激励下属，指导他们活动，选择最有效的沟通渠道，以及解决冲突。领导职能就是上级对下属进行领导。控制职能(Controlling)：监视活动以确保其按计划进行和纠正任何重大偏差的管理职能。控制职能的含义就是监控、比较和纠正活动。2019/9/1311管理者三大类十种角色论：1、人际关系方面：挂名首脑、领导者、联络者；2、信息传递方面：监听者、传播者、发言人；3、决策制定方面：企业家、混乱驾驭者、资源分配者、谈判者。2019/9/1312•管理者四种活动论：1、传统管理：决策、计划和控制；2、沟通：交流例行信息和处理文书工作；3、人力资源管理：激励、惩戒、调解冲突、人员配备和培训；4、网络联系：社交活动、政治活动和与外界交往。服从、一个上级、逐级三项原则是规律2019/9/1314命令、会议、公文三项技能是通路复命、督办、不间断指挥三项措施是保障1、没有服从就没有指挥原则上，下级对上级必须服从，没有服从就没有指挥，没有指挥就没有管理。2、下级无权对上级的指挥作出判断作为一个下属，没有权力对上级的命令作正确与否的评定，能够判断上级的指挥正确与否的只有是上级的上级或是执行上级命令后的结果。1、不能引导下级养成怀疑上级每一个命令的习惯。2、上级对命令负最终责任。2019/9/13153、“绝对服从”特例之三种情况不能服从A、上级违法乱纪，下级不能服从。比如走私、贩毒等B、上级做出的决定，会给企业造成重大危害，并且后果是显而易见的，下级可以不服从。比如上级让司机在工作时间喝酒等。C、上级的命令，对下级个人有迫害行为，侵犯了个人权益，下级不服从。比如性骚扰、殴打、搜身检查等侵权行为。2019/9/13164、上级的命令确实有误这种情况，多在外行领导内行的情况下产生，不至产生重大危害时，不能眼睁睁看着上级“跳井”，这样对谁都没有好处，下级应该提出建议。A、下级私下里向上级陈述自己的意见，不要在公开场合争辩，这样只会适得其反。维护上级的威信，永远是下级的义务。B、如果上级采纳了你的意见或建议，记住，你有责任永久保守秘密。记住如果上级听到了“要不是我的建议，他早就倒霉了”。最先倒霉肯定是你了。退一步说，这是你取得上级信任的机会。C、如果上级仍坚持原有决策。服从！。因为上级可能有他自己的方法，责任将会有他来负2019/9/1317企业中的每位员工只有一个直接上级1、行政上级行政隶属关系上只有一个上级、只服从一个上级指挥、只向直接上级报告。2、直接上级与直接下级直接上级和直接下级组成企业管理运作基本单元，组织中个人首先要处理这两个关系。3、一个系统一个上级指一个组织系统内只有一个直接上级2019/9/1318一个组织系统内只有一个直接上级。不同的组织机构不能在一起比较。同一时间内只有一个上级、同一事务内只有一个上级、同一系统内只有一个上级。同一时间，同一事件，不同系统的不同上级碰到一起谁说了算？**首先一点是肯定的，这是灾难！处理原则是“非相关，非组织的一方退出”,而这只能靠制度，不要指望下级得以解决。硬让下级解决，下级出于本能，谁能“批”就找谁，“一仆戏二主”，达到自己的目的两个主人打架，最终受害的是上级、是企业。2019/9/13192019/9/1320逐级原则－－上级与下级可以并提倡越级检查、不能且杜绝越级指挥。总经理生产厂长车工班长指挥指挥指挥检查上级对下级，可以越级检查，不能越级指挥；下级对上级，可以越级申诉，不能越级报告。越级检查，也就是所提倡的“现场管理”或“走动管理”，能够很好的发现汇报程序不能发现的问题。但是问题的“即时处理”技巧不当，就可能发生越级指挥的行为。除非是紧急情况、否则不要轻易表态，记下来，交付有司。比如火灾。一盆花枯了－－公司有几千盆花－－整个绿化工作如何－－管理制度有什么漏洞－－相关管理责任人解决－－这就是总裁的思维。2019/9/13212019/9/1322逐级原则－－下级与上级可以越级申诉、不能越级报告。车工班长生产厂长总经理报告报告报告申诉报告内容包括“汇报工作”及“请示报告”原则向直接上级汇报，但以下几种可例外1、直接上级批准后向上级进行的报告。汇报内容事先知会直接领导，特别是关键内容。2、向正在检查工作的“直系”上级汇报工作、情况（只汇报、不请示）。下级只汇报不请示、上级只了解不指示。下级无权向直系上级保密。3、按规定程序报告如：写给总经理信箱的信件。4、法律规定的特许情况这主要是在财务方面的较多。2019/9/1323申诉－－“告状”以下三种方式是合法的申诉，衡量标准是法律。1、上级有贪污、盗窃、违法乱纪的行为；2、上级有重大危害企业行为；3、上级滥用职权，对申诉者有迫害行为。一旦申诉失败，申诉人准备立即辞职或离岗。很简单，告不倒上司，你不会有好日子过。在国外，有一个惯例，左手拿辞职书、右手拿申诉书。如果申诉不成立、应该保护被申诉者，否则会影响对他人管理，对本人也是伤害，同时这要有利于申诉人继续申诉。2019/9/1324特权人物：具有特殊身份的人，特殊岗位的人，非正常有特权人物。特权的存在是合理的，前提是企业规章制度明文规定之下，否则就是灾难。依靠“长舌”人员实现的下属监督，将破坏企业的制度，下属人员将缺乏激情，而管理人员将越来越忙，将自食其果。而这种特殊人员，很可能在不经意中诞生。非常特权人物是公司规章制度执行的最大阻力，也是形成企业文化的主流。2019/9/1325非特权人物生产流程图2019/9/1326原因：上司压我、盯着我、批评我、还给我处分甚至他口臭、他太小气、他有狼一样的眼睛我要解脱如何摆脱？不服从不行。会丢了工作，最好办法，找一个比直接领导更大的上级当靠山。用什么办法找？“越级汇报”到“大领导”那打“小报告”去“汇报思想”如果得到大领导的默认或支持，那么，其目的已经达到：“给他的上级及同事造成假象‘在这里，我头顶蓝天，你少跟我牛。’”对这些特权人物，大家不知道底细，谁也不会轻易的在他(她)身上坚持原则。---谁都不傻!另一方面纵容所谓特权人物有令不行有禁不止进入恶性循环公司制度彻底崩溃如同虚设下命令、主持会议、批阅公文三种2019/9/1327命令的形式：口头命令、书面命令。口头命令：优点是快捷、方便。书面命令：优点是严肃正式，避免空口无凭。其它形式的信号表示的命令，以事先约定的为标准。命令导致的结果将由下令者承担。命令1、受令人：只能有一个；2、时限：时限是时点而不是长度；3、命令的内容：可以是5W1H为指导。即：时间(when)、地点(where)、人物(who)、事由(why)、对象(whose)、如何做(how)等等。4、完成的标准：如果是常规标准，通常在企业有章可循的，不用特别说明，强调即可。如果是特定或规章之外的标准，下令必须告知尺度。5、完成的标志：必须作出规定，比如验收、人员检查等。2019/9/1328会议指挥时常用的上下级沟通方式；高效的会议是解决问题的有效途径，而低能的会议是浪费时间及资源，会议的得力与否，取决于主持人的水平。开会是领导在下级面前展示能力、树立威信的好方法。会议要力求简短，能够解决实际问题。常见的会议有例会、研讨会、专题会等。2019/9/1329提前布置会场，确保各种辅助设备没有问题；主持人应提前来到会议室；观察可能反对意见人员的坐位，注意其谈话内容；会议准时召开，有迟到也不要等待；少说没有必要的话，围绕议题展开讨论；对付冷场的办法是，顺时针依次发言；不要争论不休，意见过于激烈时－－休会；题外的敏感话题，会后处理；规定每人发言时间，开会的时间不要太长；借发言人的嘴得出结论会比较自然。2019/9/1330保障措施：复命、督办、不间断指挥2019/9/1331复命：从任务完成开始四小时内复命。复命前，受令人应该尽所能的完成任务；如果实是不能完成的，也应该在最终放弃四个小时内复命，到得上级谅解；无论任务是否完成，如果说受令人不复命，应该承担应有责任；如果任务取消，上级应立即告知受命人。计划督办、会议督办、命令督办、自我督办。计划督办：计划部门监督计划完成，结果上报决策核心，做及时调整。会议督办：以会议纪要为依据，委派人员督办，结果在下次会议提出。命令督办：对命令按公司的标准进行评级，按级别的督办标准跟踪。自我督办：即命令下达者与受令者，根据自我计划，进行督办。2019/9/1332利用现代化通讯工具，建立联络网络；要求所有的管理人员出差的过程中，及时与本部门联系，通知联系方式；相关特别是出外人员应保证通讯方式的暢通；在常务授权范围外但须紧急处理的事项，代理人可传真请示；及时处理，上级回到企业后，必须正式完成签署手续。传真件是没有法律效力的。上级要对出差期间未授权的事务负责。2019/9/13332019/9/1334垂直指挥系统部门内部程序指挥、报告行政隶属下级对上级服从上级对下级的利益产生直接的影响比较容易维护2019/9/1335横向联络系统跨部门动作没有指挥关系没有行政隶属没有级别意义只对自己的工作负责工作程序的维护靠制度有及人事关系完成2019/9/1336横向联络系统是按工作流阶段限定各自的工作和责任，各管一段，各尽其责，其权力也是按事物阶段限定的。各部门、各岗位的工