公文写作的要求和基本格式（PPT32页)

宣教科刘芝璐按照国务院的规定，公文分为10类15种，命令（令）、指令、决定、决议、指示、布告、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等。常用的有综合性工作总结、计划、调研报告、简报、信息、专用书信（包括喜报、贺信、慰问信、祝寿信、感谢信、表扬信）、讲话稿（开幕词、闭幕词、祝辞、简便式大会发言）、讣告、悼词、指示、公报、电报、合同等。今天我们讲讲常用的几种：调研报告通知报告通告请示批复一、调研报告的写作调研报告：我们对某一情况、某一事件、某一经验或问题，经过调查了解，将调查了解到的全部情况和材料进行“去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里”的分析研究。目的明确：就是要揭示出本质，寻找出规律，总结出经验，然后以书面形式陈述出来，这就是调研报告。一、调研报告的写作从这个概念可以看出，调研报告分为两个部分：调查：应该深入实际，准确地反映客观事实，不凭主观想象，按事物的本来面目了解事物，详细地占有材料。研究：即在掌握客观事实的基础上，认真分析，透彻地揭示事物的本质。至于对策，调研报告中可以提出一些看法，但不是主要的。因为，对策的制定是一个深入的、复杂的、综合的研究过程，调研报告提出的对策是否被采纳，能否上升到政策，应该经过政策预评估。一、调研报告的写作根据这两大特点，我们谈谈调研报告的写法：调研报告一般由标题和正文两部分组成1.标题标题可以有两种写法。规范化的标题格式。即“发文主题”加“文种”，基本格式为“××关于××××的调查报告”、“关于××××的调查报告”、“××××调查”等。自由式标题。包括陈述式、提问式和正副题结合使用三种。陈述式《东北师范大学硕士毕业生就业情况调研》提问式《为什么大学毕业生择业倾向沿海和京津地区》正副标题结合式正题陈述调查报告的主要结论或提出中心问题，副题标明调查的对象、范围、问题，这实际上类似于“发文主题”加“文种”的规范格式。《高校发展重在学科建设——××××大学学科建设实践思考》等。我们一般建议最好用规范化的标题格式或自由式中正副题结合式标题。不管哪种标题格式，我们要求题名一定要简明、贴切，能概括文章的内容，一般不超过20个字。2.正文正文一般分前言、主体、结尾三部分前言（导语）。有几种写法：第一种是写明调查的起因或目的、时间和地点、对象或范围、经过与方法，以及人员组成等调查本身的情况，从中引出中心问题或基本结论来；第二种是写明调查对象的历史背景、大致发展经过、现实状况、主要成绩、突出问题等基本情况，进而提出中心问题或主要观点来；第三种是开门见山，直接概括出调查的结果，如肯定做法、指出问题、提示影响、说明中心内容等。前言起到画龙点睛的作用，要精练概括，直切主题。2.正文正文一般分前言、主体、结尾三部分主体这是调研报告最主要的部分，这部分详述调查研究的基本情况、做法、经验以及分析调查研究所得材料中得出的各种具体认识、观点和基本结论。2.正文正文一般分前言、主体、结尾三部分结尾结尾的写法也比较多，可以提出解决问题的方法、对策或下一步改进工作的建议；或总结全文的主要观点，进一步深化主题；或提出问题，引发人们的进一步思考；或展望前景，发出鼓舞和号召。2.正文正文一般分前言、主体、结尾三部分主体这是调查报告最主要的部分，这部分详述调查研究的基本情况、做法、经验，以及分析调查研究所得材料中得出的各种具体认识、观点和基本结论。结尾结尾的写法也比较多，可以提出解决问题的方法、对策或下一步改进工作的建议；或总结全文的主要观点，进一步深化主题；或提出问题，引发人们的进一步思考；或展望前景，发出鼓舞和号召。一、调研报告的写作基本格式我们掌握了，还得强调一点就是：我们写调研报告首先要掌握丰富确凿的材料，这是调研报告的生命。深入实地获取第一手资料。第二要对获得的大量的直接和间接材料，进行艰苦细致的辨别真伪的工作，从中找出事物的内在规律性，这是不容易的事。调研报告切忌面面俱到。在第一手材料中，筛选出最典型、最能说明问题的材料，对其进行分析，从中揭示出事物的本质或找出事物的内在规律，得出正确的结论，总结出有价值的东西，这是写调研报告时应特别注意的。一、调研报告的写作第三，用词力求准确，文风朴实。毛泽东的《湖南农民运动考察报告》是很好的典范。调研报告一般是针对解决某一问题而产生的。报告需要陈述问题发生发展的起因、过程、趋势和影响。如果用词概念不清，读者就难以了解事物的本来面目，也就达不到解决问题的目的。第四，逻辑严谨，条理清晰。调研报告要做到观点鲜明，立论有据。论据和观点要有严密的逻辑关系，条理清晰。论据不单是列举事例，讲故事，逻辑关系是指论据和观点之间内在的必然联系。如果没有逻辑关系，无论多少事例也很难证明观点的正确性。结构上的创新只是形式问题，不能把主要精力放在追求报告的形式上。调研报告的结构可以不拘一格。写好调研报告一定要通过现象看到本质。二、通知的写作特点：1.知照性。通知的主要功能在于知照。2.广泛性。通知的广泛性表现在多方面。3.时效性。通知有一定的时效要求。二、通知的写作通知一般由标题、正文和落款三部分组成。标题。通常有三种形式，一种是由发文机关名称、事由和文种构成；一种是由事由和文种构成；一种是由文种“通知”作标题。正文。由开头、主体和结尾三部分组成。开头主要交代通知缘由、根据；主体说明通知事项；结尾提出执行要求一定要写出被通知对象的名称，有落款。一定要写出发文机关名称和发文时间。如已在标题中写了机关名称和时间，这里可以省略不写。三、通告的写作通告：公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。格式内容1.标题的写法有三种：如遇特别紧急情况，可在通告前加上“紧急”二字①“通告”。②“关于XXX的通告”。③“XXX关于XXX的通告”④“XXX的通告”。2.原由。主要阐述发布公告的背景、根据、目的、意义等。通告常用的特定承启句式“为……，特通告如下”或者“根据……，决定……，特此通告”引出通告的事项。三、通告的写作3.通告事项。通告事项是通告全文的核心部分，包括周知事项和执行要求。撰写这部分内容，首先要做到条理分明，层次清晰。如果内容较多，可采用分条列项的方法；如果内容比较单一，也可采用贯通式方法。其次要做到明确具体，需清楚说明受文对象应执行的事项，以便于理解和执行。4.结语。用“特此通告“或“本通告自发布之日起实施”表达。四、通报的写作这是上级把有关的人和事告知下级的公文。通报的运用范围很广，各级党政机关和单位都可以使用。它的作用是表扬好人好事，批评错误和歪风邪气，通报应引以为戒的恶性事故，传达重要情况以及需要各单位知道的事项。其目的是交流经验，吸取教训，教育干部、职工，推动工作的进一步开展。四、通报的写作通报由三个部分组成：总提、事实和决定、要求三部分组成。总提就是简明扼要概括出全文主题、勾画出一个总体的轮廓。由制发机关，被表彰或被批评的对象和文种构成。1.通常有两种构成形式：一种是由发文机关名称、事由和文种组成，如《国务院办公厅关于对少数地方和单位违反国家规定集资问题的通报》；另一种是由事由和文种构成，如《关于给不顾个人安危勇于救人的王××同志记功表彰的通报》。此外，有少数通报的标题是在文种前冠以机关单位名称，如《中共××市纪律检查委员会通报》；也有的通报标题只有文种名称。四、通报的写作2．主送机关。有的特指某一范围内，可以不标注主送机关。3.正文。表彰（批评）通报正文结构有三部分：第一部分，说明表彰或批评的原因，即写清先进事迹或错误事实的经过情况，要求用叙述的手法真实客观地反映事实；第二部分，对所叙述的事实进行准确的分析，中肯的评价，做到不夸大、不缩小，使人们能从好的人和事物中得到鼓舞，从错误中吸取教训；第三部分，一般是对表彰的先进或批评的错误作出嘉奖或惩处。最后还要根据通报的情况，针对现实的需要，发出号召或提出要求。情况通报正文结构一般有两个部分：一是被通报的情况，二是希望和要求。五、请示的写作请示是下级机关向上级机关请求指示和批准事项的期复性公文。请示的东西很多，有政策、方针、法律、法规不是很了解有待上级明确指示的问题；工作中重大问题或难以处理，希望上级给予指示的；工作中遇到困难，需要上级帮助解决的，都需要请示。请示要求内容单一，一事一请；篇幅不宜长，短小；不能光有题目，还要拟出请示请求、批复的意见；请示只能向一个上级部门或者主管部门报送。五、请示的写作请示的格式：标题《关于×××的请示》主送领导署在正文上文第一行，顶格书写。正文：有请示事项、理由、请求三个部分组成，。尽可能简洁、准确、明白将请求事项表达清楚，结尾一般用“以上请示妥否，请批示。”六、报告的写作向上级机关或业务主管部门反映情况、汇报工作、报送文件、报告查询事宜时所写的汇报性文件。报告的使用范围很广。按照上级部署或工作计划，每完成一项重要工作，一般都要向上级机关写报告，用以反映工作的基本情况、工作中所取得的经验教训、工作中存在的主要问题，以及今后工作的设想，以取得上级领导部门的指导。报送、报批文件，回答上级查询的问题等，有时也使用报告。六、报告的写作报告一般可分为呈报、回复等报告，这是直接向上级机关汇报工作、反映情况的报告。综合报告和专题报告，综合报告往往有一文数事的特点，例如《关于××市九五规划执行情况的报告》。专题报告是向上级汇报某项工作、某个问题或某一方面情况的报告，往往有一事一报、迅速及时的特点，例如《关于元旦春节市场安排情况的报告》。回复报告往往是对一些重大事项的答复，对一般性事项用函作答即可，例如××市民政局《关于拥军优属情况的报告》六、报告的写作报告的主要特点：汇报性是报告的一大特点，这是报告同请示的根本区别。这一特征决定了报告一般事后行文。陈述性。因为报告具有汇报性，是向上级讲述做了什么工作，这项工作是怎样做的，有些什么情况、经验体会、存在问题和今后打算等，所以在行文上一般都用叙述的笔法，即向上级机关或业务主管部门陈述其事，而不是象请示那样祈使、请求。陈述性是报告区别于请示的又一大特点。六、报告的写作报告一般由标题、主送机关、正文和落款四个部分组成。报告标题通常由事由和文种组成。报告的主送机关一般是发文机关的直属上级机关。正文由报告缘由、报告事项、报告尾语三部分组成。报告缘由主要交待报告的起因、理由或注明目的、意义等，是正文的开头；报告事项即正文的主体内容，如基本情况、措施与办法、成效与问题或者是经验与教训、意见与建议、打算与设想等；报告尾语根据类别而定，呈报性报告往往以“特此报告”或“以上报告如有不妥，请指正”等语作结。呈转性报告则会提出“以上报告如无不妥，请批转各地各部门执行”的要求。落款正文结束，在右下方署名署时并盖公章。六、报告的写作在报告的写作中，经常犯的毛病是：事实不具体，言之无物；表述不清晰，缺乏对材料的认真组织与安排；综合性报告常犯堆砌材料的毛病，重点不突出；例行报告往往千篇一律，写不出新意来；有时在报告中带请示内容；请示性报告，所报请审批意见，有的缺乏可行性。这些常犯的毛病，在写作时应注意避免。七、公函的写作公函在结构上一般由标题、正文、落款三部分构成：（1）标题。跟一般的信函不同，公函的标题通常要包括发文机关、事由和文种类别（函）。有时可省写发文机关，但事由和文种类别不能省略。另外，标题的右上方要有编号。（2）正文。正文的开头顶格写受文单位，然后另起一段写发函的原因、联系的事项，最后一般要用“请研复”、“请协助”等字样提出具体要求，结束正文。（3）落款。法定作者、日期，并加盖公章。公函的写作要求是：一事一函，语言规范、明了，语气合乎内容要求。邀请函的写作邀请函：由标题、称谓、正文、落款组成。但要注意，简洁明了，看懂就行，不要太多文字。七、邀请函的写作基本结构：标题：由活动名称和文种名组成，还可包括个性化的活动主题标语。如例文，“阿里巴巴年终客户答谢会邀请函”及活动主题标语——“网聚财富主角”。称谓：邀请函的称谓使用“统称”，并在统称前加敬语。如，“尊敬的×××先生/女士”或“尊敬的×××总经理（局长）”。折叠正文:主办方正式告知被邀请方举办活动的缘由、目的、事项及要求，写明活动的