公文写作讲解

公文写作江苏中烟工业有限责任公司目录一、会议纪要写作二、会议记录写作江苏中烟工业有限责任公司三、写作时的异同点第一部分第二部分第三部分第四部分会议纪要类别会议纪要的概念及特点会议纪要的结构及写法会议纪要的格式一、会议纪要写作1、会议纪要的概念及特点（一）会议纪要的概念会议纪要是一种记载和传达会议基本情况或主要精神、议定事项等内容的规定性公文。（二）会议纪要的特点1、内容的纪实性会议纪要如实地反映会议内容，它不能离开会议实际搞再创作，不能搞人为的拔高、深化和填平补齐。否则，就会失去其内容的客观真实性，违反纪实的要求。2、表达的要点性会议纪要是依据会议情况综合而成的。撰写会议纪要应围绕会议主旨及主要成果来整理、提炼和概括。重点应放在介绍会议成果，而不是叙述会议的过程，切忌记流水帐。3、称谓的特殊性会议纪要一般采用第三人称写法。由于会议纪要反映的是与会人员的集体意志和意向，常以“会议”作为表述主体，“会议认为”“会议指出”“会议决定”“会议要求”“会议号召”这些就是称谓特殊性的表现。2、会议纪要的分类（一）办公会议纪要又称日常行政工作会议纪要。主要用来反映党政机关、人民团体、企事业单位的领导机关开会研究问题、部署工作的情况。其作用是为机关单位工作的开展提供实在的指导和具体的依据。（二）专项会议纪要各种各样的交流会、座谈会、研讨会的会议纪要多属于这一类。这类会议纪要常常通过对涉及有关工作的重要方针、政策和理论原则问题的交流、讨论情况的纪实，给人们以深刻的启发，给工作以宏观的指导。但是它如果未经领导机关批转就不具有像办公会议纪要那样的行政约束力。3、工作会议纪要。它侧重于记录贯彻有关工作方针、政策，及其相应要解决的问题。4、代表会议纪要。它侧重于记录会议议程和通过的决议，以及今后工作的建议。5、座谈会议纪要。它内容比较单一、集中，侧重于工作的、思想的、理论的、学习的某一个问题或某一方面问题。如，《十省区、十个路局整顿治安座谈会纪要》。6、联席会议纪要。它系指不同单位、团体，为了解决彼此有关的问题而联合举行会议，在此种会议上形成的纪要。它侧重于记录两边达成的共同协议。7、汇报会议纪要。这种会议侧重于汇报前一段工作情况，研究下一步工作，经常是为召开工作会议进行的准备会议。8、技术鉴定会议纪要。9、科研学术会议纪要，包括年会纪要。3、会议纪要的结构及写法会议纪要通常由：标题、正文、结尾、落款四部分组成。（一）标题作为一种正式的公文，会议纪要的标题必须写得明确，决不能仅以“会议纪要”为题。标题有以下写法：一：会议名称+文种，如《xxx工作会议纪要》。二：召开会议的机关+内容+纪要，如《公司领导交流近期若干项工作的会议纪要》三：会议名称+纪要内容＋文种。如《学会第五届理事会第三次会议决议事项纪要》。四：正题副题正题阐述会议的主旨、意义，副题交代会议名称、文种。如：“维护财政制度，加强经济管理——**在《**》座谈会上的发言纪要”。（二）正文正文由两部分组成：会议概况、会议的精神和议定事项1、会议概况a、简要介绍会议的基本情况，包括：会议的起止时间地点、参加会议的人员、会议的主题、记录人以上以条列式方式列出。b、根据实际情况需要，也可以用精炼概括的文字叙述召开会议的根据、目的、主要活动和会议的结果。2、会议的精神和议定事项这一部分是会议纪要的中心，常见的写法有三种：（一）集中概述法.把会议的基本情况，讨论研究的主要问题，与会人员的认识、议定的有关事项（包括解决问题的措施、办法和要求等），用概括叙述的方法，进行整体的阐述和说明。•这种写法多用于召开小型会议，而且讨论的问题比较集中单一，意见比较统一，容易贯彻操作，写的篇幅相对短小。•如果会议的议题较多，可分条列述，即条项式写法。（二）条项式写法•即把讨论的问题和决定的事项，分条分项写出。会议讨论了几个问题，纪要就以几个问题各自成一点写出。•工作会议纪要大多都用这种写法。•这种写法，条条项项井然有序，便于理解、记忆、执行。（三）发言摘录式写法•即摘要记录会上发言的内容，按发言顺序或按内容性质归类写出。•这种写法，通过摘录发言人的话，反映发言人的观点，使人觉得客观、真实。先写发言者的姓名，然后再记其发言。记发言者的第一次发言时，在姓名后可注明单位、职务。要注意不要全文、原话尽录，要摘其要点。•这种写法能比较如实地反映与会人员的意见。某些根据上级机关布置，需要了解与会人员不同意见的会议纪要，可采用这种写法。•这种写法比集中概述法简便，一般小型会议、专业性会议或座谈会的纪要多采用此种写法。例（一）集中概述法201x年2月26日，xx工作领导小组组长xxx主持召开了今年第二季度xx领导小组会议，现纪要如下：会议通报了xx地区第一季度来访情况、集体上访情况、案件查办情况以及信访工作存在的问题。会议认为，一季度信访工作由于各级各部门高度重视，采取了积极有效措施，加大了案件查办力度，一些多年缠访问题、一些久拖未决的经济纠纷得到妥善解决，保证了地区经济的健康发展。但与去年同期相比，信访总量明显增大，信访形势不容乐观。因此，各级各部门要端正认识，增强责任意识，改进工作方法，化解矛盾，维护社会稳定。会议强调，信访工作是一项长期性的工作，随着经济社会的发展，会不产生新的矛盾，引发新的信访。但只要我们努力工作，牢固树立“权为民所用，情为民所系，利为民所谋”的思想，不断改进工作作风、工作方法，主动化解矛盾，信访是可以减少的。会议决定，会议决定6月中旬对信访工作进行半年检查，检查结果将在全县进行通报，并纳入年终考核。例（二）条项式写法时间：x年x月x日下午地点：xx主楼会议室主持人：xx出席：xx缺席：xx议定事项一、会议认真学习了省委年月日《关于进一步统一认识，坚决搞好治理整顿》的通知，对我市前段治理整顿的情况和一季度形势逐项进行了分析和深入讨论，进一步统一了思想，明确了当前和今后治理整顿的任务和工作重点。会议决定：在省委传达中央工作会议精神后，召开市委工作会议，通过传达中央工作会议精神，分析我市治理整顿形势和任务，提高认识，统一思想，动员广大党员一心一意搞好治理整顿。会议定于月底召开，由市委办公室做好会议筹备工作。二、听取了xx同志关于年立功竞赛表彰大会准备工作的汇报，原则同意“立功办”提出的大会方案及召开时间，原则同意市级劳模及文明单位的名单，责成“立功办”根据市委常委意见进行调整，并做好大会准备工作。4、会议纪要的格式(一)公文标识发文单位标识：参照公司公文标准，宋体小初发文字号：三号仿宋字体居中(二)标题二号，小标，宋体，加粗(三)正文三号，仿宋字体(四)落款撰写会议纪要注意事项1、要突出中心。2、注意吸收正确意见。3、要条理化、理论化。4、要忠于会议的实际内容。5、要认真做好会议记录，详尽地占有材料6、会议纪要是与会者共同意志的体现第二部分，会议记录的固定格式二、会议记录写作第一部分，会议记录的基本情况在会议过程中，由记录人员把会议的组织情况和具体内容记录下来，就形成了会议记录。它如实准确地记录会议的组织情况、议程、内容等基本情况。“记”有详记与略记之别。略记是记会议大要，会议上的重要或主要言论。详记则要求记录的项目必须完备，记录的言论必须详细完整。若需要留下包括上述内容的会议记录则要靠“录”。“录”有笔录、音录和影像录几种，对会议记录而言，音录、像录通常只是手段，最终还要将录下的内容还原成文字。笔录也常常要借助音录、像录，以之作为记录内容最大限度地再现会议情境的保证。会议记录的概念会议记录的特点1、综合性会议纪录是在对会议中各种材料、与会人员的发言以及会议简报等进行综合分析和概括提炼基础上形成的，它具有整理和提要的基本特点。2、指导性包含两层含义：一是会议本身的权威性；二是会议纪录集中反映了会议的主要精神和决定事项。因而纪录一经下发，将对有关单位和人员产生约束力，起着类似于指示、决定或决议等指挥性公文的作用。会议纪录还可以作为与会同志向单位领导汇报、向群众传达的文字依据。3、备考性一些会议纪录主要不是为了贯彻执行，而是向上汇报或向下通报情况，必要时可以作查阅之用。1．依据作用会议记录忠实地记录了会议的全貌。会议精神、会议形成的决定和决议、会议对重大问题作出的安排，如果在会议后期需要形成文件，要以会议记录为依据；如果不形成文件，与会者在会后传达贯彻会议精神和决定是否准确，也要以会议记录为依据进行检验。2、通报信息会议记录有的可作为文件传达，以使有关人员贯彻会议精神和决议；有的可以向上级汇报，通报信息，使上级机关了解有关决议、指示的执行情况。3、参考资料会议记录是编写会议纪要和会议简报的基础和重要的参考资料。4、档案凭证会议记录是重要的档案资料，在编史修志、查证组织沿革、干部考核使用以及落实政策、核实历史事实等方面，起着无可替代的凭证作用。会议记录作用会议纪录的类型1、办公会议记录：是记述机关或企业、事业单位等对重要的、综合性工作进行讨论、研究、议决等事项的一种会议记录。2、专题会议记录：是专门记述座谈会讨论、研究的情况与成果的一种会议记录。按照会议性质来分，会议记录大致有办公会议记录、专题会议记录、联席（协调）会议记录、座谈会议记录等；按会议范围分：大会会议记录、小组会议记；按记录分：可分摘要会议记录、详细会议记录会议记录应该突出的记录重点1.中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；2.会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；3.权威人士或代表人物的言论；4.开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；5.会议已议决的或议而未决的事项；6.对会议产生较大影响的其他言论或活动。1、准确写明会议名称，开会时间、地点，出席人数、主持人、缺席人、记录人。会议内容，这是会议记录的主要部分，包括发言、报告、传达人、建议、决议等。2、详细记下会议主持人、出席会议应到和实到人数，缺席、迟到或早退人数及其姓名、职务和记录者姓名。群众性大会，只要记参加的对象和总人数，以及出席会议的较重要的领导成员即可;重要的会议，应设置签名簿，请出席者签署姓名、单位、职务等。3、忠实记录会议上的发言和有关动态。一定要先发言记录于前，后发言记录于后。记录发言时要掌握发言的质量，重点要详细，重复的可略记，但如果是决议、建议、问题或发言人的新观点要记具体详细。如发言中插话、休会、临时中断以及别的重要的会场情况等，也应予以记录。会议中如更换记录员，应注明更换原因及记录人姓名（主要是考虑记录员的笔迹不同）。会议记录要求4、记录发言可分摘要与全文两种。多数会议只记录发言要点，即把发言者讲了哪几个问题，每一个问题的基本观点与主要事实、结论，对别人发言的态度等，作摘要式的记录，不必“有闻必录”。特别重要的会议或特别重要人物的发言，需要记下全部内容。有录音笔的，可先录音，会后再整理出全文；没有录音条件，应由速记人员担任记录；没有速记人员，可以多配几个记得快的人担任记录，以便会后互相校对补充。5、记录会议的结果，如会议的决定、决议或表决等情况。会议记录要求忠于事实，不能夹杂记录者的任何个人情感，更不允许有意增删发言内容，尤其是当发言人在表决时提出反对意见的，一定要留以保存，以便日后追溯。会议记录一般不宜公开发表，如需发表，应征得发言者的审阅同意。记录人员在开会前要提前到达会场，并落实好用来作会议记录的位置。安排记录席位时要充分考虑其工作的便利性,注意尽可能靠近主持人、发言人或扩音设备，以便于准确清晰地聆听他们的讲话内容。4会议记录常见问题分析•（一）参加会议的人员没有签到。1.会议没有签到簿。2.重要会议出席人员、列席人员没有签到，而是由记录员代签到。注：所有会议的出席人员和列席人员要由参加会议的人亲自签到。•（二）出席/缺席会议人员及职务记录不清楚。出席/缺席会议的人员要写明姓名和职务：如李黎，不要写成“李总”或“李总经理”。同时，缺席会议的还要写明事由。（三）会议名称不全或缩写每次会议应写明会议全称。如公司总经理办公会议、公司总经理办公（扩大）会议、公司党委会议、公司党委（扩大）会议、公司XXXX专题会议。•（四）会议记录本内无目录特别是不填写会议议题时，