常用公文写作培训教程（PPT45页)

常用公文写作培训教程集团总经办二00九年十二月十日第一节：公文的概述第二节：常用公文的写法1、通知的写法2、通报的写法3、报告的写法4、请示的写法5、函的写法6、批复的写法7、会议纪要的写法8、总结的写法9、调查报告的写法10、行政公文常用语言第一节：公文的概述公文,是国家机关及其他组织在行使职权和实施管理过程中形成的具有法定效用和规范格式的文件材料,是办理公务的主要工具。公文的种类命令（令）决定公告通告通知通报议案报告请示批复件意见函会议纪要报告:适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。请示:适用于向上级机关请求指示、批准。批复:适用于答复下级机关的请示事项。意见:适用于对重要问题提出见解和处理办法。函:适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。会议纪要:适用于记载、传达会议情况和议定事项。决定:适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。通告:适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。通知:适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。通报:适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。公文的功能◎法定功能。公文是发布法律、法规、规章制度及规范性文件的有效格式。◎指导功能。公文是上级机关对下级进行指导工作的重要手段。◎沟通功能。公文是沟通机关之间横向联系的桥梁纽带。◎宣教功能。公文是宣传教育干部的权威性材料。◎凭证功能。公文是社会活动的真实纪录。第二节：常用公文的写法一、通知的种类：1、指示性通知（工作通知、布置性通知、规定性通知）发布类通知2、颁转性通知转发上级机关和不相隶属机关的公文转发类通知批转下级机关的公文3、知照性通知（会议通知、任免通知、迁址、变更通知、设置或撤消机构、起用或作废用章等）通知的写法二、通知的写法：（一）标题1、公文式标题（发文机关+事由+文种）2、文种（只限用于内部张贴的通知）印发：本机关制定的非规章类文书及计划、总结、领导讲话等发布类通知颁发：省人大、省政府制定的重要法规和规章发布：领导机关制定的法规和规章（二）主送机关1、全称或规范化简称2、统称（下一级多个类型机关，如：企业各子公司、各单位、公私各相关单位，政府部门各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：）（三）正文通知的正文一般由通知缘由、通知事项、通知执行要求或通知结束语三部分组成。1、指示性通知的写法通知缘由：简述形势、背景、情况点明通知的根据、原因或目的通知事项：布置任务，阐明工作原则，拟订方法措施，交代注意事项。结束语：提出号召、希望或具体要求2、颁转性通知的写法一是写明颁转对象，二是写明颁转意见或要求。发布类通知发布对象：现将**印发给你们（批准原因、依据、时间、形式或生效日期）发布意见或执行要求：请认真贯彻执行、遵照办理（强调重要意义、具体指示和说明有关问题）转发类通知转发对象：写明被转文件的发文机关、文件标题、发文字号转发意见:执行要求“现将*委《关于印发*管理办法》的通知（*委〔2009〕3号）转发给你们,请遵照执行.”３、知照性通知的写法会议通知：第一部分：开会的缘由、依据第二部分：开会的时间与期限、地点、与会者及其条件、会议内容或主要议题、其他事项第三部分：结尾（要求函寄回执或电话回复，还可注明联系人、联系地址及联系电话）任免通知：第一部分：任免的根据（经……研究，决定：）第二部分：任免对象及其职务第三部分：结语（特此通知）（一人一行，先任后免）通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员等。一般性通知结构转发××关于××××的通知××××：现将××关于××××××××××××（文号）转发给你们，请遵照执行。特此通知×年×月×日会议通知结构关于召开×××会议的通知××××：为××××（目的），定于×年×月×日在××召开××会议，研究×××问题，请你单位×××、×××准时出席。特此通知×年×月×日通知任免通知的结构1关于×××任职的通知×××××：经研究，决定：聘任×××同志担任××总经理。特此通知××××年××月××日任免通知的结构2关于×××任职的通知×××××：经研究，决定：×××同志担任××总经理。×××同志××不再担任总经理。特此通知××××年××月××日通报的写法表彰性通报表彰性通报，是表扬先进人物、先进事迹的通报。批评性通报批评性通报，是批评错误、揭露问题的通报。传达性通报传达性通报，是传达重要精神或情况的通报。一、通报的类型二、通报的结构（1）完全型结构是发文机关+事由+文种，如《集团公司关于**海螺**不力并酿成**重大事故的通报》《**部关于近期**事件的通报》。（2）省略型结构是事由+文种，如《关于**海螺**处违规问题的通报》。（3）简约型结构是文种，如《通报》。标题正文部分通报的开头有几种形式：（1）交代时间、地点、人物或单位、主要事例、结果等基本要素，一般表彰性、批评性通报常用。（2）概述事实，交代发文目的。（3）列举事实。（4）交代通报的对象。通报的主体部分，承接上文，与开头紧密相连，结构安排主要有：（1）列举主要先进事迹或错误行为，或陈述事件、事故的大致经过，大体环节；揭示先进典型的时代意义、精神风貌、高尚品质，以及表彰决定；或分析错误、事故的原因及危害性；对事故、事件责任人的处理结果等。最后，提出要求或希望。（2）分析原因，提出要求。（3）简要概括情况。通报与通知的区别表达方式不同通报与通知虽然都具有告知性的特点，但是，通报不仅要告知“读者”事项、情况，而且还要对事项、情况等进行评议和分析，要陈述事情的大致经过和大体环节；通知则是直接告知“读者”应当遵守或周知的事项，不需要陈述过程。工作方法不同通报与通知虽然都具有指挥性的特点，但是，通报是利用典型事例来启发教育“读者”，是间接指挥；通知则是发文机关直接指挥。功用和承载范围不同通报主要是通过对典型事例的表扬或错误言行的批评，对重要精神和重大情况的传达，来启发教育“读者”，沟通信息，指导工作；通知除了具有与通报相同的告知事项，指挥工作的功用以外，还用来发布规章、印发、转发公文，任免人员等，通知的承载范围更为宽泛。要点模板（一）标题：正文：发文机关：成文日期：关于×××的通报为，经研究决定，给予______________________通报。希望__________________________________________________。特此通报×××××××××××××年×月×要点模板（二）标题：主送机关：正文：发文机关成文日期×××单位关于×××的通报—————：________________。为，经研究决定（同意），现将通报如下：一、______________________________二、______________________________三、______________________________×××××××××××××年×月×日通报模版报告的写法一、报告的种类1、工作报告2、情况报告3、答复报告3、报送报告二、各类报告正文的写法1、工作报告基本情况——主要成绩和经验体会——存在的问题和基本教训——今后打算２、情况报告概述问题或情况——分析原因——提出意见和办法３、答复报告概叙询问事项或交办的任务——交代处理过程——交代处理结果、征询上级机关的意见４、报送报告写明所送材料的名称、数量，结尾常用“请审查”、“请查收”、“请审阅”等。三、结束语“特此报告”、“现报上，请查收”、“以上报告，请审阅”、“以上报告如无不妥，请指正”。报告专题性报告结构（2）关于报送×××建议的报告×××××：××××××（事实）。×××（建议依据）。××××（建议内容及说明）。现将×××建议报上，请审阅。××年××月××日专题性报告的结构（1）关于×××事故的报告×××××：××××××（事故经过）。×××（事故后采取的措施）。××××（调查及事故原因）。××××（经验教训及措施）××××（处理结果）特此报告××年××月××日请示的写法一、请示的种类请求指示的请示请求批准的请示二、请示的写法１、标题（１）请示主题部分不能出现祈请类的词语（２）文种不能写成“请示报告”２、主送机关（１）只写一个主送机关（２）除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送请示。３、正文（1）请示缘由写明请示的理由和依据（详细具体）以“为此，现就……请示如下”或“恳请……”为过渡（2）请示事项写清需解决的问题请示事项要写得明白、具体、恰当、切实、可行。要坚持一文一事，不能一文数事。（3）请求结束语“以上请示请审批”等。三、请示与报告的区别１．行文目的不同２．行文时间不同３．内容繁简不同４．收文处理不同写请示的注意事项必须是一文一事，不能一文数事材料真实性必须事先请示，不能先斩后奏不要写成请示报告理由充分要求明确语气平和恳切向主管部门请示，不能越级请示报告与请示的区别区别点请示报告性质呈批性陈述性目的请求请示和批准汇报工作，反映情况时间只能事前事前、事中、事后均可内容只能一文一事可多事报、一事报处理必须答复可阅存，不心答复结尾以上请示，请审批特此报告一、函的类型商洽函商洽函，是发文机关就某一事项或问题要与收文机关进行协商、接洽而使用的一种类型，收文机关见文后应该回复。问复函问复函，是发文机关就某一事项或问题向收文机关进行询问时使用的一种类型，收文机关见文后应该尽早回复。请批函请批函，是发文机关向收文机关请求批准事项时使用的一种类型，收文机关见文后应该尽早回复。告知函告知函与通知类似，是发文机关向收文机关告知事项或情况时使用的一种类型。函的写法二、函的结构标题1.发文机关+事由+文种如《关于**海螺工程总体实施方案的复函》2.事由+文种如《关于**开展**事项的商洽函》三、正文部分商洽函首先交代发文的原因或目的，然后说明商洽的事项，最后提出要求或希望。询问函（去函）首先简要交代询问问题的原因或目的，然后提出问题，最后提出要求或希望。请批函请批函与请示的结构相似，首先交代请批事项的原因或目的，说明理由，然后说明请批的事项，最后提出要求。告知函告知函与知照性通知类似，先交代发文缘由（目的、依据等），然后说明告知事项及要求。复函由依据和答复意见组成。依据往往引述来文，然后根据来文给予答复。四、结束语和落款函的常用结束语去函有“特此商洽，盼复”“特此函达，请复”“请予协助”“请予审批”“请予批准”“特此函告”等；复函有“特此函复”“此复”等。落款落款由署名和成文日期组成。函函的适用范围适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请示批准和答复批准事项。函的特点：1、使用范围广。是不相隶属机关之间的公务活动中比较简便灵活、使用范围广、使用频率高的文种。2、是平行文，对制发公文主体各主送单位限制少。3、函的形式多样，内容一般是一文一事。函的一般性结构关于×××××的函××××××：×××××（发函的目的，原由），×××××（要求对方做什么）。妥否，请函复。××××××××××年××月××日函安海办函字〔2009〕2号关于×××××××的函××××××:×××××××××××××××××××××。特此商洽，盼予函复。××××年××月××日海股办函字〔2009〕2号关于×××××××的复函××××××:你单位《×××××》收悉，现函复如下：×××××××××××××××××××××。此复××××年××月××日批复的写法批复的结构一般标题、主送机关、正文、成文日期和生效标识四部分组成。一、标题１．完全式公文标题关于**海螺试生产报告的批复２．针对式标题关于同意**海螺设立**机构的批复二、主送机关请示的发文机关三、正文１．批复引据（引述来文）你公司《关于申请四期