晋峰青年商会工作计划锦囊

晉峰青年商會工作計劃錦囊會員事務及記錄及獎勵組二零零二年版2目錄一.推行工作計劃之目的二.推行工作計劃之方法一社會發展循環步驟之應用三.工作計劃籌委會組織圖表樣本四.小組籌委職責概略五.財政事務運作之製作六.工作計劃檔案冊七.會議事項八.會議程序法九.總會會所及其他服務使用守則十.結語附錄：工作計劃使用表格及文件範本3一.推行工作計劃之目的1.透過與社會、政府及大眾傳播媒介的緊密接觸，建立良好的公共關係形象，以其擴展青商活動及提高本會之地位。2.加強對會員之領袖才能訓練。3.透過工作計劃及聯誼活動，加強會員間及本會與其他分會間之溝通及聯繫。二.推行工作計劃之方法--社會發展循環步驟之應用一個青商分會能否有效地推展其會務，又能否在社會上及青商活動中建立良好的形象，以至其個別會員能否有充份訓練機會，無不在其所舉辦之每一個活動計劃的表現和成果中反映出來。國際青商總會多年前已推薦了一個推行工作計劃的方法一社會發展循環步驟(CommunityDevlopmentCycle，簡稱CD)，它包括調查、分析，計劃、執行及檢討等五個基本步驟。這個方法的基本精神在於使每一個小組成員，能從參與工作計劃及推行過程中真正獲益。現在讓我們循本會一之行政方針及上述工作方法，將一個小組主席推行社會發展計劃之步驟，詳細列後，以供參考。4I調查及分析(Survey&Analysis)由負責社會發展之董事局成員於年初進行調查及分析工作，並提交報告及計劃書，以便董事局釐定全年之活動計劃。在獲得董事局認同及確定方向後，物色及委任合適之小組主席，共同磋商，瞭解整個計劃的內容、範圍、推行方針、所需時間、人力及財政資源，以及期望達致的目標等等，再經參考以前同類工作計劃的記錄，請教較資深的會友，體察實際環境，便可以把握各推行要點及麓定工作步驟。II計劃(Planning)小組主席在掌握整個工作計劃的要點後，繼續與指導董事磋商以決定個別活動之需要性、推行之方法及途徑、財政預算等等；最後決定工作小組成員之多寡，並物色適當人選擔任。為使各會員及準會員在會內之參與及訓練機會能平衡發展，小組主席在挑選或委任任何小組成員之前，必須事先與會員擴展董事磋商，或由會員擴展董事按當時個別會員的工作量及參與情況推薦合適的人選，亦須注意每一位被委任之小組成員必須為本會之會員或準會員。在各人選被委任後，小組主席須即隨即將「小組成員名單」送交本會會員董事及記錄獎董事存案。在籌委會(OrganisingCommittee)組成後，便需透過正式或非正式的會議，合力推行所製訂的工作計劃。1.工作會議之要訣(a)小組主席須邀請指導董事及指導副會長出席第一次小組工作會議，由他(們)將整個工作計劃之目的、內容及重點向所有小組成員解釋一遍，再由小組主席將個別活動及小組委員職責逐一解釋，使各成員能正確明瞭整個計劃。如可能，小組可在第一次工作會議中進行「腦力激盪」(BrainStorming)，以求募集更多有關進行計劃之意見。(b)工作會議不宜次數過多或過密，而每次會議之時間亦不宜過長。小組主席須留意：i.提示各成員出席會議必須守時及有所準備，並提交書面報告；ii.提示成員如未能出席時，應事先通知主席或秘書以作代報告，並提交書面報告；iii.運用「會議程序」開會，並向成員解釋運用會議程序之必要及好處；iv.設立「工作進度表」，每次會議檢討進度及作有效之調整或補救；v.提示小組秘書下列工作：於每次會議前將會議議程及上次會議記錄準時送達各成員，同時於會議前一天以電話提醒各成員出席。通知指導董事及指導副會長出席會議，在必耍時邀請會長出席指導。5III執行工作(Execution)小組主席除依照原定計劃推行活動外，並須注意下列各點：1.盡量利用總會之下列服務：(a)每星期三為總會之郵寄日，任何印刷品需總會代寄十八分會各青商會員，可於每星期一中午十二時正前將印刷品連同填妥之表格送往總會會址，有關總會郵遞服務詳情，請參閱附錄；(b)總會會址之會議室可供各分會借用，借用時需盡早填寫會所借用表交總會，總會秘書處將以先到先得方式處理。如取消借用會議室，須盡快通知總會秘書處，以免防礙他人使用，請參閱「總會會所使用守則」2.進行工作計劃時所需之會方物資，如會旗、座檯名牌、襟花待，可與本會秘書處聯絡借用，用後須盡速交還及保持會柜之整潔。3.為免與會方之義務秘書及義務司庫之名稱有所混淆，小組之秘書及司庫之英文寫法可用「Secretary」及「Treasurer」。IV檢討(Evaluation)為使各項檢討能在記憶猶新之下提出，檢討會議務須於工作計劃完成後之十四天內召開。小組主席應提示各成員必須攜備所有有關資料或文件出席，例如司庫提交一份完整之收支結算表，公關主委提交所有新聞剪輯，照片及底片等。檢討會議必須採取「對事而不對人」態度，避免互相責難或個人攻擊，儘量以客觀的眼光去分析及捉出有建設性之意見，使小組秘書能詳細記錄在案，供日後參考。小組主席勿忘對曾參與推行或協助此工作計劃的小組成員致謝，以鼓勵各人再接再勵成為會中之活躍份子。6三.工作計劃籌委會組織圖表樣本指導董事指導副會長會長小組主席顧問司庫秘書宣傳主委總務主委場地主委公關主委出版主委贊助主委委員註冊主委委員節目主委司儀7四.小組籌委職責概略工作小組的成立，是希望透過有系統的籌備和運作，使所籌備的工作計劃能按既定目標推行，而各參與的籌委，亦可透過執行其職務而達至促進個人發展的機會。以下各籌委職位之設立，須視乎工作計劃的形式及規模而決定。1.主席(a)製訂工作計劃表及進度表(b)負責統籌整個工作計劃運作和進度(c)主持每次會議(d)指導及協助各籌委完成轄下之工作(e)與指導董事作緊密聯繫，並向董事局匯報工作2.秘書(a)準備每次會議議程(b)編寫及派發每次會議記錄予各籌委(c)編製籌委通訊錄(d)記錄籌委出席率(e)安排開會場地(f)通知各籌委出席會議之日期、時間及地點(g)邀請會長、有關董事局成員及會員事務出席會議(h)協助有關之書信往來(i)收集及整理檔案冊及相片，於工作計劃完成後一個月內交記錄及獎勵董事3.司庫(a)負責整個工作計劃的財政預算案，並在第二次小組會議中通過財政預算(b)監察及審核各項收入及支出，保存有關單據(c)當日活動即時與義務司庫或財務董事點收數目並交給義務司庫；跟進應收的款項(d)負責結算收支，並於會議中報告收支情況(e)於工作計劃完成後一星期內，完成所有收支報銷工作．製訂財政報告，經籌委檢討會議通過後，再提交董事局審議通過。4.節目(a)設計當日之節目(b)編排當日節目程序(c)與宜傳及場地主委作緊密聯繫，確定節目詳情及安排(d)聯絡及邀請講者/嘉賓/表演嘉賓(e)負責提供節目資料給予司儀及所有參與者8(f)協助司儀編寫司儀稿(g)綵排節目(h)統籌及監察當日整體節目之流程5.宣傳(a)製訂整個工作計劃之宣傳形式、途徑及方法(b)設計及印製宜傳單張(c)在本會和各分會作宣傅，並聯絡邀請各會員出席該活動(d)致函邀請總會董事局及各分會會長出席(視乎工作計劃性質而決定)6.公關(a)製訂整個工作計劃對公眾宣傳的形式、途徑及方法(b)收集傳媒（報館、電視台、電台等）的通訊及聯絡資料(c)負責並跟進對外之宣傳(d)向外界發佈新聞稿(e)統籌嘉賓名單(f)致函邀請各嘉賓出席(g)統籌記者招待會(h)負責當日接待嘉賓7.總務(a)了解活動所需物資，作有系統之統籌(b)安排物資之購買、借用．運輸及歸還之工作(c)了解實際場地之限制，確保整體運作正常，並預先計劃各項應變措施8.場地(a)查詢及收集有關適當場地的資料(如價錢．可容納之人數等)(b)負責租借場地之各項事宜(c)視察場地及查詢場地設施（如燈光、音響設備、其他可提供或租借之物品等）(d)設計場地(e)負責及統籌當日場地佈置，編排座位及有關事宜(如購買保險等)9.註冊(a)收集報名表格(b)統計參加人數(c)統籌當日接待處之工作(d)準備簽到表及嘉賓介紹名單(e)負責當日現場註冊及收費事宜910.贊助(a)收集有關贊助商名單(b)寄發信件徵求款項或獎品贊助(c)聯絡贊助商，跟進有關贊助事宜(d)收取贊助品(e)邀請贊助商出席當日活動(f)致函多謝贊助商11.出版(a)構思出版大會刊物(b)查詢及搜集有關出版刊物之報價資料(c)收集稿件，圖片等(d)編排及審核稿件(e)監察印製大會刊物之進度12.司儀(a)協助節目主委編排節目程序(b)編寫司儀稿(c)綵排節目程序(d)負責當口節目之進行(e)製造現場氣氛註：上述各籌委均須個別提交其轄下工作支出之預算案予小組司庫，以便製訂整體之財政預算案。所有對外之信件必須使用會方信件，由小組主席或會長簽署，/並預備兩份副本，分別交小組秘書及義務秘書存檔。10五.財政事務運作程序目的為確保整個計劃之財務運作是按本會規定而進行，達至收支帳項清楚及準確，使年終核數工作亦能順利進行。1.財政預算及報告(a)各工作計劃需於第二次工作會議後及第三次工作會議前，遞交財政預算案予財務董事及義務司庫作審核及記錄。(b)於計劃完成後兩星期內，遞交財政收支報告包括：收入項目列表(F01)(連同銀行收入存票）及支出項目列表(F02)（連同有關單據正本）予財務董事及義務司庫作有關財務處理；在審核後，該財政報告將於董事局上動議通過。2.入賬方法以單式入賬進行簿記，即只將人欠我、我欠人和現金收付賬記賬。3.款項收入各工作計劃的支票及現金收入，必須於計劃完成後一星期內存入指定戶口，收款人為「晉峰青年商會有限公司」或「APEXJUNIORCHAMBERLTD」；而該計劃之司庫有責任在兩星期內追收所有未收的款項。4.款項支出(a)一般支出：各工作籌委請先代繳付各項開支，在整個計劃結束後兩星期內，由該計劃之司庫統籌處理有關報銷申請，經該計劃之主席批核後，交財務董事及義務司庫安排開票事宜；須注意:(i)各項支出必須附上正式單據；如未有正式單據之支出，則需填寫支出白單（:FO3）表格。(ii)一般較小銀碼之支出(HK$50以下），請該計劃之主席或司庫先行繳付，再綜合申請。(iii)在董事局批核及通過該計劃之財政報告後，義務司庫將不再受理任何支出申請。(b)有指定收款人，必須由本會名義出票或大額（多於HK$500）之支出：先填寫支出項目列表(F02)及附上有關文件予財務董事及義務司庫批及發票，工作須最少兩星期之時間；在付款後必須取回收據作記錄。11六.工作檔案冊（ProjectFile）之製作目的(a)作為將來同類工作計劃的參考資料，所以內容必須真實精要，條理清晰。(b)反映籌委工作實況，於年終評選時，對表現突出者作出獎勵。小組主席應指示及協助小組秘書編製完整的工作計劃檔案冊，並須於工作計劃完成檢討會議後的一個月內將檔案冊送交記錄及獎勵董事。有關檔案冊之內容，請參考下列清單：(a)工作計劃記錄(b)名單：(i)工作計劃委員名單(ii)協助人員（Helper）名單(iii)參加者/出席者名單副本（正本交義務司庫作收入記錄）(iv)嘉賓名單(c)會議出席記錄正本(d)會議議程及記錄正本(連簽名)(e)來往信件(f)財政預算及報告副本（正本及收支表、支出單據正本交義務司庫）(g)宣傳單張、海報及剪報等等(h)其他有關文件(包括當日之問卷調查等等）(i)所有全部照片(3R）連底片(包括數碼相片)(j)工作計劃籌委工作評估表（以密封形式交記錄及獎勵董事）＊上述有關財務及檔案冊之各項報告表格模式已詳列於附錄作參考可影印使用注意事項1.提交時間檔案冊必須在工作計劃出街後三十天內提交會員事務及記錄及獎勵董事，四十五天後提交將喪失所有工作計劃有關獎項的評選資格。2.檔案冊款式為儲存方便，檔案冊請以雙孔硬皮或A4紙皮FILE製作。紙張應以A4尺寸為基本，再以顏色分隔紙分門別類。123.工作計劃評估表建議小組秘書於檢討會議中派發給督導董事局成員、全部小組委員，每人一份，必須填寫。小組委員只對共其他職位評估，本身職位一欄不用填寫。每一份評估表請獨立密封置於檔案冊內。※對這份工作計劃記錄有任何疑問，請聯絡會長。13七.會議事項I會議定義凡