机关公文写作与处理培训

LOGO机关公文写作与处理黔江区教育委员会办公室2013年6月1日教育系统办公室主任培训（2013）LOGO教育系统办公室主任培训（2013）学习目的熟悉掌握机关公文写作与处理的知识与基本技能。熟悉各类公文撰写的规范要求，学会拟写通知、请示、报告、函等机关常用公文。了解掌握机关收文、发文处理的特点、程序与办结公文的处置办法。学会准确快捷地处理公文，促进机关公文处理的规范化、制度化。Page2LOGO教育系统办公室主任培训（2013）Page3目录页面公文及其特点一公文写作要则与技巧二常用公文的撰写三公文处理及其特点四公文处理程序五LOGO教育系统办公室主任培训（2013）公文及其特点什么是公文？公文是国家机构及社会组织（简称机关）行使职权、实施管理而制定的具有法定效力和规范体式的文件。任何行政和公务活动的重要工具。公文的特点是?由法定作者制发，具有法定效力，代表作者意图、权利表现，具有与作者职权相适应的法定效力。具有法定的现实执行效用，具有强制性、指挥与制约的作用。具有规范体式，公文的文体、结构、格式制定了统一的规范。Page4LOGO教育系统办公室主任培训（2013）Page5公文及其特点履行法定的程序一般公文：由机关负责人对文稿作全部审核后履行签发手续两个或以上机关联合发文：须履行完备的会签手续；只有经过会议通过方能生效的公文则必须履行多数人表决通过的程序；法规性公文：则须经法定机关或会议批准并由领导签署发布。公文制发者必须履行这些法定程序，公文才能产生法定效用。LOGO教育系统办公室主任培训（2013）Page6目录页面公文及其特点一公文写作要则与技巧二常用公文的撰写三公文处理及其特点四公文处理程序五LOGO教育系统办公室主任培训（2013）Page7公文写作要则与技巧公文具有合法性（一）实事求是，讲求实效（二）结构严谨，格式规范（三）规范公文语言（四）文稿书写规范、清楚（五）LOGO教育系统办公室主任培训（2013）公文写作要则与技巧-公文具有合法性公文要符合国家方针政策与法律、法规；符合上级机关的的指示与规定，要求与现行有效的文件、其他有关方面决策保持一致；Page8LOGO教育系统办公室主任培训（2013）Page9公文写作要则与技巧公文具有合法性实事求是，讲求实效结构严谨，格式规范规范公文语言文稿书写规范、清楚（一）（二）（三）（四）（五）LOGO教育系统办公室主任培训（2013）公文写作要则与技巧-实事求是，讲求实效从客观实际制发公文，要有明确的目的性和针对性；用词简单易明，忌讳长篇大论；公文需反应客观事物的本来面目，提出切实可行的工作原则与方法，内容要看出真实性和可操作性；注重实效，公文写作要适应各项行政管理活动的需求，注重可执行的实效。Page10LOGO教育系统办公室主任培训（2013）Page11公文写作要则与技巧公文具有合法性实事求是，讲求实效结构严谨，格式规范规范公文语言文稿书写规范、清楚（一）（二）（三）（四）（五）LOGO教育系统办公室主任培训（2013）公文写作要则与技巧-结构严谨，格式规范公文正文表述次序应紧凑有序，纲目清楚，前后衔接紧密，方便阅读。公文的格式，指公文要素的构成与排版形式。符合国家统一规定，对公文中的文种有利于维护公文权威性。《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）《党政机关公文格式》（GB/T9704－2012）Page12LOGO教育系统办公室主任培训（2013）公文写作要则与技巧-结构严谨，格式规范1.公文种类，分别有（15种）：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。党政机关公文处理工作条例：中共中央办公厅国务院办公厅关于印发《党政机关公文处理工作条例》的通知（中办发〔2012〕14号）Page13LOGO教育系统办公室主任培训（2013）公文写作要则与技巧-结构严谨，格式规范从中选择适宜的文种，不得不用、错用、自造文种。下级向上级报送公文一般用“请示”、“报告”；不相属机关之间行文，则选用“函”多，一般不用“请示”、“批复”。机关不应超越自身的职权范围，向上或向下行文。如向上级机关请求指示或批准宜用“请示”而不用“报告”，因“报告”不能强制复文，所以向领导反馈信息、提供参考，需用“请示”。Page14LOGO教育系统办公室主任培训（2013）公文写作要则与技巧-结构严谨，格式规范2.写好公文的标题公文的主要内容准确，内涵明确，文字简明。在标题中不分析原因、目的。结构完整，一般应包括发文机关名称（作者）、公文内容（事由）与文种。Page15LOGO教育系统办公室主任培训（2013）公文写作要则与技巧-结构严谨，格式规范在发文机关名称与内容之间通常用介词“关于”“对于”链接，如《国务院关于保障民用航空安全的通知》Page163.正确选择主送机关与抄送机关主送机关，公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。抄送机关，是执行或知晓公文的机关，选择抄送机关，要控制范围与数量。向下级机关或者本系统单位的重要行文，应当同时抄送上级机关。LOGO教育系统办公室主任培训（2013）公文写作要则与技巧-结构严谨，格式规范如属下列情况，则不宜抄送:请示在上报时不得向下级机关抄送；已经接受抄送文件的机关不得再向其他机关抄送；与事件、执行无关的机关一律不应抄送。标注主送机关、抄送机关应当使用全称或规范化简称、统称。Page17LOGO教育系统办公室主任培训（2013）公文写作要则与技巧-结构严谨，格式规范4.准确确定成文时间一般公文以负责人签发日期为准联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准；成文日期中的数字用阿拉伯数字将年、月、日标全。Page18LOGO教育系统办公室主任培训（2013）Page19公文写作要则与技巧公文具有合法性实事求是，讲求实效结构严谨，格式规范规范公文语言文稿书写规范、清楚（一）（二）（三）（四）（五）LOGO教育系统办公室主任培训（2013）公文写作要则与技巧-规范公文语言语言表达，应符合以下要求；1.庄重准确。谨慎用词、不滥用文言词、粗俗语言，无虚假错漏，做到是非清楚，褒贬适当，用以维护公文的严谨性与真实性。2.简明通顺。简明，做到“言简意赅”造句完整、严密。3.平实得体。通俗易懂，直接鲜明表达作者的观点。上行文应诚挚用词得体；下行文宜明确肯定；平行文则要谦和有度。Page20LOGO教育系统办公室主任培训（2013）公文写作要则与技巧-规范公文语言公文用语应使用书面语言与公文专用词：1.称谓词语。一般直呼对方机关的全称或规范化简称；如对个人则习惯称对方的职务。指代称谓词，则通常用“本”“我”指代第一人称；用“贵”（主要用于涉外公文与平行公文）“你”指代第二人称；“该”指代第三人称。根据需要还可以使用“殿下”“阁下”“先生”“小姐”等特定称谓。2.领叙词语。使用领叙词语有利于公文表述开门见山，具有说服力。词语有：根据、依照、准照、按照；接、顷接、近接、前接、奉、顷奉；悉、收悉、敬悉、电悉、欣悉、惊悉。用于领叙制发公文目的词语，主要是“为”，“为了”等用于领叙制发理由的词语用：由于、因为、鉴于等。Page21LOGO教育系统办公室主任培训（2013）公文写作要则与技巧-规范公文语言3.追叙词语。引出被追叙的事实与过程，一般用：经、业经、前经、复经、即经、均经、并经等。4.承转词语。用于承接上下文过渡作用词语：据此、为此、故此、鉴此、有鉴于此、基于上述、综上所述、由此可见、总之、总而言之等。5.时态词语。表示时间状态或对时间方面要求的词语：兹、顷、现、就、将要、行将、时值、值此、正在、暂时、片刻、曾经；立即、即将、迅即、着即、当即、在即；按时、准时、届时；时期、先期、逾期、已、方等。Page22LOGO教育系统办公室主任培训（2013）公文写作要则与技巧-规范公文语言6.结尾词语。常用的有:特此公告、特予通告、特此报告、特此请示、特此批复、特此通知、特此通报；此复、此令、此据；专此、此致……、表示希望与要求的期盼性、指示性词语：为盼、是盼、为荷，为要……“当否，请批示”、“如无不妥，请批转……”遵照执行、按照执行、切实执行、参照执行、认真贯彻执行……表示感谢、感激词语：谢谢合作、深表谢意、谨致谢意、敬礼等。Page23LOGO教育系统办公室主任培训（2013）Page24公文写作要则与技巧公文具有合法性实事求是，讲求实效结构严谨，格式规范规范公文语言文稿书写规范、清楚（一）（二）（三）（四）（五）LOGO教育系统办公室主任培训（2013）公文写作要则与技巧-文稿书写规范、清楚1.字词规范，标点正确，选用符合归档要求的发文稿纸与字迹材料。2.引用公文应当先引标题，后引发文字号。3.引用外文应当注明中文含义。4.结构层次序数和词组、惯用词、缩略语、具有修饰色彩语句中的数字必须用汉字，除此外用阿拉伯数字。5.结构层次序数，第一层“一”，第二层“（一）”，第三层“1.”，第四层“（1）”。6.使用国家法定计量单位。7.文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称，使用国际组织英文名称或缩写，应当在第一次出现是注明中文译名。8.标题用2号小标宋，正文第一层用黑体字、第二层用楷体、第三及第四层用仿宋字体，均为3号。Page25LOGO教育系统办公室主任培训（2013）Page26目录页面公文及其特点一公文写作要则与技巧二公文写作要则与技巧三公文处理及其特点四公文处理程序五LOGO教育系统办公室主任培训（2013）总体要求公文格式要素编排公文特定格式讲解顺序LOGO教育系统办公室主任培训（2013）1.用纸2.版面3.页码4.标点5.装订总体要求总体要求LOGO教育系统办公室主任培训（2013）幅面尺寸：A4纸型(210mm×297mm）。纸张采用60g/m2—80g/m2胶版纸或复印纸，纸张白度在80%－90%。用纸公文用纸总体要求LOGO教育系统办公室主任培训（2013）版面要求＿页边和版心尺寸37mm35mm28mm26mm本标准公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm。总体要求LOGO教育系统办公室主任培训（2013）版面要求＿行数和字数每页22行，每行28个字，并撑满版心。特定情况可以适当调整。如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。我区规定用方正字库。文字颜色：黑色。总体要求LOGO教育系统办公室主任培训（2013）◆页码用4号半角宋体阿拉伯数字，左右各放一条一字线。（页码总长度1.8－2.0cm）◆位置：一字线与版心下边缘距7毫米；奇数页居右，偶数页居左。◆奇数页码居右空一字，偶数页码居左空一字。如何设置页码：总体要求页码空白页、单独版记页不标页码。LOGO教育系统办公室主任培训（2013）标点一般采用全角标点，注意符合中文排版规范。总体要求标点标点《标点符号用法》（GB/T15834），。、：？！—～“”（）《》–·/……——LOGO教育系统办公室主任培训（2013）左侧装订，采用平订或骑马订。订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处。总体要求装订装订LOGO教育系统办公室主任培训（2013）版头部分主体部分版记部分公文格式要素及结构划分LOGO教育系统办公室主任培训（2013）份号公文结构划分版记：公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分公文格式要素编排中电投***版头：公文首页红色分隔线（含）以上主体：公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分LOGO教育系统办公室主任培训（2013）公文格式要素版头（6）主体（9）版记（2）版心外要素（1）份号标题抄送机关页码密级和保密期限主送机关印发机关和印发日期紧急程度正文（主题词）×发文机关标志附件说明发文字号发文机关署名签发人成文日期印章附