常用行政公文写作讲座PPT

公文写作讲座主讲姜桂亮工作计划写作一、工作计划的概念工作计划是预先对一定时期内即将开展的工作或要完成的任务写出的书面的、条理化的设计、安排或打算，如提出任务、指标、完成时间和步骤方法等。二、工作计划的作用古人说：“凡事预则立，不预则废。”无论是单位还是个人，无论办什么事情，事先都应有个打算和安排。有了计划，工作就有了明确的目标和具体的步骤，就可以协调大家的行动，增强工作的主动性，减少盲目性，使工作有条不紊地进行。同时，计划本身又是对工作进度和质量的考核标准，对大家有较强的约束和督促作用。所以计划对工作既有指导作用，又有推动作用，搞好工作计划，是建立正常的工作秩序，提高工作效率的重要手段。三、工作计划的分类按内容分，有全面的综合性计划，如社会发展计划，国民经济计划等；有单项计划，如生产计划、学习计划等。按范围分，有国家的、地区的、系统的、部门的、单位的、个人的计划等。按时间分，有多年性的，一般又称为规划；有近期的，如年度、季度、月份的计划等。按计划的详细程度分，有计划要点、简要计划和详细计划。四、写作原则（一）可行性原则在制定计划时，要进行认真、系统、全面的调查研究，把调查研究作为制定计划的前提。在调查研究的基础上，分析主客观诸样因素，反复酝酿、讨论，对未来的工作作出科学的预测。千万不可忽视客观规律，闭门造车。（二）科学性原则即从实际出发，按客观规律办事。一是要根据客观存在的实际情况及事物的发展规律来制定计划，而不是根据个人的主观愿望、理想、热情和意志来制定；二是要对现实情况作具体科学的分析，依据分析的结果制定计划，而不是从抽象入手。（三）政策性原则制定计划时，要考虑哪些事情应当做，哪些事情不应当做，这一切均要以党和国家的方针政策为依据为尺度。故制定好工作计划，事前须认真学习上级的有关方针政策，深刻领会其精神实质。（四）统筹性原则制定工作计划，要个体服从整体，局部服从全局，下级服从上级；又要与平行单位协调一致，以大局为重，以整体利益为上，兼顾兄弟单位和个人的利益；也要正确处理好一般工作与中心工作的关系，注意计划本身的综合平衡，抓住工作重点，使各项工作均衡、协调地发展；还要依据“轻重缓急”的原则，安排好工作的先后顺序。（五）明确性原则计划上的任务、目的、指标、措施、办法、步骤、负责单位或个人等应写得具体明确、责任分明。这样，既便于执行计划，也便于检查工作。（六）效益性原则计划的目标、措施等都要考虑节省人力、物力，本着勤俭节约的原则；还要考虑计划实施有可能产生的负面效益，注重的综合性社会效益。（七）恰当性原则制定计划不要把话说死了，不要绝对化，要留有修正的余地，在执行中可不断根据变化的实际情况进行修订。这样，就会给计划执行者留有创造的天地。那些超标准的计划，看似振奋人心，实为空文；那些要求过低的计划，虽易执行，却不会起到促进工作、鼓舞士气、充分挖掘潜力的作用。五、工作计划的结构工作计划大体分为标题、正文、结尾三部分。1、标题由单位名称、适用时期、内容和文种构成。如：《锦州电大2004～2005年度教学工作计划》，其中“锦州电大”是单位名称，“2004～2005”是计划时限，“教学工作”是计划内容，“计划”是文种。2.正文由前言和计划事项构成。包括制订计划的指导思想、依据、工作任务、要求和具体措施等，这是计划的核心部分，应写得详细、明确。（1）计划的前言要简明扼要说明制定计划的指导思想、目的或依据，提出工作的总任务或总目标。前言常用“为此，今年（或某一时期）要抓好以下几项工作”作结，并领起下述的计划事项。主要说明“为什么做”。（2）计划事项是总的计划下面的各个分计划项目。这部分一般要分项来写，有时，大的项目下有小的项目，大的项目是一个大的方面要做的工作，小的项目是在大的方面要做的每一项工作。主要说明“做什么”。（3）要求、措施、步骤要求要明确，措施或办法要具体可行，步骤要清晰。一般要分条列项书写。主要说明“怎么做”。3、结尾制定计划的单位或个人的署名及制定的时间。在各项内容之后和署名之前，有的还提出注意事项及检查修订办法，有的还可写上完成计划的决心。六、例文（一）中共××市××局委员会19××年工作计划19××年是实现我市“八五”绿化规划的第二年。新的一年里要坚定不移地全面贯彻执行党的基本路线，牢牢把握搞好××园林绿化这个中心，深入改革，扩大开放；要进一步加强各级领导班子建设，加强党支部建设、抓好党员教育管理工作；要进一步广泛深入地开展社会主义教育和精神文明建设；要进一步解放思想，振奋精神，实事求是，充分调动干部职工的社会主义积极性，确保全年各项任务完成和超额完成，使园林绿化工作再上一个新台阶，以优异成绩迎接“十四大”和市第七次党代表大会的召开。一、认真做好十四大和市第七次党代会的代表选举工作和局党委的改选换届工作二、继续抓好领导班子建设，充分发挥直属单位党组织的政治核心作用三、加强基层党支部建设，提高基层党支部的战斗力四、切实加强党风和廉政建设五、深入开展社会主义思想教育六、广泛开展群众性精神文明建设活动七、进一步加强对工会、共青团的领导，发挥群众组织的作用八、把关心职工生活作为政治思想工作的一项重要任务来抓九、加强政工干部队伍建设二、继续抓好领导班子建设，充分发挥直属单位党组织的政治核心作用1．做好部分直属党委（总支）换届选举工作，对于已进行了换届选举的单位的领导班子，也要在相对稳定的基础上做好个别调整充实工作。2．抓好领导班子的思想作风建设。3．大力加强干部培训工作，进一步提高领导干部的政治业务素质。4．加强后备干部队伍建设。例文（二）××市广播电视局××××年工作计划一、前言二、指导思想三、计划事项与要求、措施1、宣传工作（八方面）2、事业建设（七方面）3、行政管理及队伍建设（四方面）工作总结写作一、工作总结的概念工作总结是对一定时期内的工作进行全面系统的回顾，分析、概括出经验与教训，揭示出规律性认识的一种事务文书。二、工作总结的作用1、工作总结是做好各项工作的重要环节。通过它，可以全面地、系统地了解以往的工作情况，可以正确认识以往工作中的优缺点；可以明确下一步工作的方向，少走弯路，少犯错误，提高工作效益。2、工作总结还是认识世界的重要手段，是由感性认识上升到理性认识的必经之路。通过工作总结，使零星的、肤浅的、表面的感性认识上升到全面的、系统的、本质的理性认识上来，寻找出工作和事物发展的规律，从而掌握并运用这些规律。3、写好工作总结，须勤于思索，善于总结。这样可以提高领导的管理水平，培养出更多理论与实践相结合、具有工作能力的干部。总结过程中，要对工作的失误和缺点等有个正确的认识，勇于承认错误，可以形成批评与自我批评的良好作风。写好总结，须从以往的工作实际出发，可养成调查研究之风。总之，写好工作总结是非常重要的，但也要非常困难的。难度主要表现在两方面：一是“总”（过去的工作），二是“结”（工作的经验、教训、规律）。要正确处理好两者关系：“总”是“结”的依据，“结”是“总”的概括。三、工作总结的种类1.按内容划分有思想总结、工作总结、学习总结等；2.按范围划分有地区工作总结、部门工作总结、单位工作总结、个人工作总结等；3.按时间划分有周总结、月总结、季度工作总结、年度工作总结等；4.按性质划分有综合性总结和专题性总结。四、工作总结的特点1.客观性总结是对过去工作的回顾和评价，因而要尊重客观事实，以事实为依据。2.典型性总结出的经验教训是基本的、突出的、本质的、有规律性的东西，在日常学习、工作、生活中很有现实意义，具有鼓舞、针砭等作用。3.指导性通过工作总结，深知过去工作的成绩与失误及其原因，吸取经验教训，指导将来的工作，使今后少犯错误，取得更大的成绩。4.证明性这是说总结的基本表达手段是被动的（严格地说是证明），它要用自身实践活动中的真实的、典型的材料来证明它所指出的各个判断的正确性。五、工作总结的内容一般包括以下几个方面：1.基本情况包括工作的有关条件、工作经过情况和一些数据等等。2.成绩、缺点这是工作总结的中心重点。总结的目的就是要肯定成绩，找出缺点。3.经验教训在写总结时，须注意发掘事物的本质及规律，使感性认识上升为理性认识，以指导将来的工作。六、工作总结的格式总结的格式，也就是总结的结构，是组织和安排材料的表现形式。其格式不固定，一般有以下几种：1.条文式条文式也称条款式，是用序数词给每一自然段编号的文章格式。通过给每个自然段编号，总结被分为几个问题，按问题谈情况和体会。这种格式有灵活、方便的特点。2.两段式总结分为两部分：前一部分为“总”，主要写做了哪些工作，取得了什么成绩；后一部分是“结”，主要讲经验、教训。这种总结格式具有结构简单、中心明确的特点。3.贯通式贯通式是围绕主题对工作发展的全过程逐步进行总结，要以各个主要阶段的情况、完成任务的方法以及结果进行较为具体的叙述。常按时间顺序叙述情况、谈经验。这种格式具有结构紧凑、内容连贯的特点。4.标题式把总结的内容分成若干部分，每部分提炼出一个小标题，分别阐述。这种格式具有层次分明、重点突出的特点。一篇总结，采用何种格式来组织和安排材料，是由内容决定的。所选结论应反映事物的内在联系，服从全文中心。七、工作总结的构成总结一般是由标题、正文、署名和日期几个部分构成的。1.标题标题，即总结的名称。标明总结的单位、期限、内容、文种。如：《锦州电大2004年工作总结》其中“锦州电大”是单位，“2004”是期限，“工作”是内容，“总结”是文种。2.正文正文一般又分为三个部分：开头、主体和结尾。（1）开头或交待总结的目的和总结的主要内容；或介绍单位的基本情况；或把所取得的成绩简明扼要地写出来；或概括说明指导思想以及在什么形势下作的总结。不管以何种方式开头，都应简炼，使总结很快进入主体。（2）主体是总结的主要部分，是总结的重点和中心。叙写主要经验和教训。主要说明在什么思想指导下，采取哪些措施，取得哪些成绩和经验，并要求把这些经验教训从感性上升到理性来认识，使之条理化。总结成绩和经验既要谈看法、认识，更要用典型事例、具体数据来证明，使之更有说服力；叙述教训时，应当分析原因，找出根源，引以为戒。（3）结尾是总结的最后一部分，对全文进行归纳、总结。或突出成绩；或写今后的打算和努力的方向；或指出工作中的缺点和存在的问题。3.署名和日期如果总结的标题中没有写明总结者或总结单位，就要在正文右下方写明。最后还要在署名的下面写明日期。八、具体写作过程中的要求1.编好写作提纲，依据计划进行总结在编写的提纲中，要根据工作计划的内容和要求，要明确回答想写什么问题，哪些问题是主要问题等。即使是简单的总结，不写提纲，也得有个腹稿。2.交待要简要，背景要鲜明总结中的情况叙述必须简明扼要。对工作成绩的大小以及工作的先进、落后，叙述一般要用比较法，通过纵横比较，使得背景鲜明突出。3.重点突出，详略得当根据总结的目的及中心，对主要问题要详写，次要的要略写。切忌面面俱到、庞杂累赘，象“流水账”一样。九、例文（一）××财经大学××××年普通本科招生工作总结一、概况二、今年招生工作的几项主要措施1、坚决执行全面实行“并轨”招生制度2、适时调整我校本年度招生专业3、加强招生工作宣传力度，努力提高我校的知名度4、改进和完善奖学金和资助贫困学生办法5、认真培训招生干部6、坚持不懈抓好廉政建设7、全面实行了微机管理。三、今年招生工作的不足和今后的打算例文（二）××厂××××年工会工作总结一、概述二、成绩和经验1、开展多种教育，提高职工素质2、加强民主管理，积极参政议政3、开展劳动竞赛，提高经济效益4、关心职工生活，维护职工利益三、存在的问题四、今后进一步加强的工作述职报告写作一、述职报告的概念是指各级各类机关、企事业单位人员主要是领导干部向上级或下属群众陈述任职情况的书面报告。包括对履行职责、完成工作任务的成绩、缺点、问题、设想进行自我回顾、评估和鉴定等方面的内容。二、述职报告的特点述职报