XXXX高效会议管理(标准版)

单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级1高效会议管理单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级2课程目的一、了解会议常有的缺点和会议的种类二、掌握会前、会中、会后进行的要领和原则三、培养主管主持高效率会议所具备的能力单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级3目录一、权威统计（会议的成本）二、会议的意义三、会议的五项功能四、会议的目的五、高效率会议的管理技巧六、关于会议频率的建议七、会议的分类八、公司会议规划举例单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级4一、权威统计一个大型企业的主管一年有60%的时间在开会（约30%参加上级部门的会议，30%参加本部门会议）；每年召开的会议约240个；每年会议成本达3500万元！单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级51．直接成本—工资、租场地,多媒体设备,差旅费,食宿费,文件复印费等)。2.间接成本—机器设备的折旧、因为会议而导致的加班3.机会损失成本(如:不及时处理客户投诉,不能及时解决本职工作范围内的突发事件而造成的损失等)。会议的成本单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级6二、会议的意义集思广益的渠道,很多高水准创意,都是相互碰撞出来的显示一个组织或部门的存在群体沟通的方式单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级7三、会议的五项功能会议是指两个或两个以上的人(其中一个为主持人)，为发挥特定功能而进行的一种面对面的多向沟通。其特定功能，即指下列五项功能中的某一项或某几项：①提供信息；②汇集信息；③解决问题；④宣传政策；⑤培育训练。单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级81．开展有效的沟通2．资讯传达3．监督员工的工作进展4．达成协议,解决问题5．决策和资源共享6．开发创意7．激励员工士气8．巩固经理人的地位四、会议的目的单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级9思考题想一想讨论三分钟会议为什么没有实效?单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级101.会议前的原因1.欠缺目标。2.目标不明确。3.欠缺议程。4.与会人选不当(与会者太多或与会者太少)。5.会议时间不当(周一早上或周五下午)。6.开会通知时间不当(太早通知开会或太晚通知开会)。7.开会通知内容欠周详。单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级111.会议前的原因(续)8.会议地点不当。9.会议场地设备欠佳。10.与会者无准备而来。11.未订明会议终止时间或每一议案时间分配不当。12.会议不能准时开始。13.会议太多，致使与会者一听说要开会，无不感觉厌烦。14.向来很少开会，致使每次会议议案堆积过多。单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级122.会议中的原因1.从事交谊活动。2.外界干扰。3.与会者发言离题。4.主席出难题。5.让没有必要留在会场的人员留在会场。6.犹豫不决。7.资料不充足，却贸然决策。8.少数人垄断会议。单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级132.会议中的原因(续)9.与会者之间交头接耳。10.与会者不表明真正感受或意见。11.与会者之间争论。12.与会者与主席争论。13.视听器材发生故障。14.与会者欠缺热心。15.会议超出预定时间。16.主席未能总结会议成果。单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级143.会议后的原因1.欠缺会议记录。2.不能对决议事项进行追踪。3.不能对会议成败得失进行检讨。4.不能及时解散已实现任务的临时性委员会或工作小组。5.与会者对会议感到不满。单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级15练习题12月16日,客户将50个样品速递到新华公司后,要求新华公司尽快按照样品的形状生产1000万产品,并于2月26日交货.公司接到如此大的订单有喜有忧,喜的是这笔订单完成交货后可以为公司带来800万元的利润.忧的是:在短短的10天内做不出1000万产品,总经理召集各部门主管开会,要求业务,生管,制造,品管,研发,采购,工程等部门全力配合,完成生产任务和准时交货.请问:假如你是总经理,你打算如何召开这次会议?单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级16六、高效率的会议管理技巧会前：会前准备工作要想经营成功的会议，必须要有周全的会前准备工作。很多会议因为缺乏充分的会前准备工作，才导致低质量的讨论过程。会中：议事过程是会议的主体及核心部分，此部分在无特殊情况下应尽量按照事先的议程安排进行，以保证会议的高效率进行。会后：决议追踪会议结束后各与会者应执行主席在会中所分派的工作，并作成简报反馈给主席或在下一次会议中进行汇报。单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级171.会前准备清单开会目的是否清楚；决定与会者名单；决定由谁来担任会议主席与会议记录者；决定会议时间、长度与会议地点；准备好会议所需辅助设备；决定哪些与会者该做简报与何时做；暂定的会议议程是否涵盖所要讨论的事项，并把议程事先发给与会者；分发开会通知。切记:会前准备失败了,就意味着准备失败!单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级18时间:12月16日上午11点地点:公司大会议室1、（11：00）任命一位会议主席2、（11：10）为缺席致歉3、（11：15）批准上次会议备忘录4、（11：30）上次会议提出的事项5、（11：45）讨论联络事宜（12：00）会间休息6、（12：15）财务事项7、（12：45）特别事宜8、（13：15）下次会议细节例:会议议程单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级19(1)会议人员依目的而定，尽是减少参加人数（5~12人为宜），明确会议目的。(2)事先分送议程、议题或草案，以使参加人员有所准备。(3)出席率管制及迟到之管制，代理人应尽避免。(4)选定最适当的时间、日期、地点（场所）。(5)主席预估会议可能的状况及结果。(6)个人接触之应用（会前之沟通）。(7)指定专人记录和签到。(8)主席报告本议案和与会人员之关系，及回应会中应决定的问题。2．会议前的要领单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级20(1)准時开会，准時散会。(2)遵守制度，避免离席。(3)会议目的，人人清楚。(4)充分参与，全员发言。(5)发表意見，条理清楚。(6)不推責任，不诽他人。(7)发生争辩，设法缓和。3．会议进行中的要领单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级21(8)掌握议程，按部就班。(9)集中主題，不谈废话。(10时间太长，中途休息。(11)集中精力，减少走动。(12)相关事项，作好記录。(13)议题结论，复述一遍。(14)达成共议，分配工作。3．会议进行中的要领(续)单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级224.会议参考流程导言：主席开场白讨论过程：理清问题所在并整理出头绪，找到相应对策并达成共识。1、找出并分析问题的原因：分别是（1）…（2）…（3）……（主席确认以上原因各与会者都无异议，再进行下一步骤）。2、商讨并列出可能的对策：分别是（1）…（2）…（3）……（主席确认以上原因都已详细讨论，再进行下一步骤）。3、比较第二步所列对策，对其进行评估，看何者最符合原议事目标，并达成决议、确定对策（1）…（2）…（3）……结论：1、请会议记录者重述已达成的决议；2、询问与会者有无异议；3、确认工作分配完成并已记录妥当。单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级235.主席的几大职责1、营造和谐的气氛；2、控制讨论方向，使会议照议程进行；3、正确总结各段落或议题的讨论内容；4、引导发言者解释令人困惑的发言；5、尊重少数人的意见，避免会中意见一边倒的情况；6、减少与议题无关的争辩与讨论；单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级24A6.控制会议---读出消极信号BCA单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级25A6.控制会议---读出消极信号(续)对抗严重混乱单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级26借口设伏6.控制会议---读出消极信号(续)单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级276.控制会议---识别积极信号(续)单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级286.控制会议---意外情况处理单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级291.爱讲故事的发言者；2.如何面对“攻击他人”的参会者；3.“防卫心理强”的参会者；4.爱唱“反调”的参会者；5.游离在“会议”之外的参会者。单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级30单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级31暴力型。暴力型属于特别决断的那一类，面对冲突的时候，处理人往往以个人意志为主，马上独立做出决定。暴力类型的人一味的满足自己的要求，类似暴君。但是在一些特别紧急的情况下，暴力型的处理者也是必不可少。迁就型。迁就型就是一味地放弃自己的要求，一味地满足对方的要求，迁就型又称为适应型。回避型。回避型既不决断，又不合作，而是回避矛盾。协作型。协作型是最理想的类型，可以做到既满足自己的需求，又满足对方的需求。发生了冲突，促使大家合作，共同解决冲突。妥协型。妥协型处于坐标的中间，属于“和事佬”。单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级329.给与会者的几个建议1、发言内容要有组织2、适时发言3、一次只讨论一个要点4、口齿清晰、陈述有力5、让证据说话6、仔细倾听他人讨论7、避免不当的肢体语言单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级33(1)尽快编写会议记录，分送与会人员及有关单位。(2)记录力求减要，设计一定的格式，项目包括：会议名称、记录时间、地点、主席、出席人员、报告事项、讨论事项、决议事项及工作分配、负责人员、完成期限，上次会议决议执行追踪结果。(3)会议之追踪下次会议先提出讨论或进度报告平时或定时追踪10.会议后的进行要领单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级3411.给会议记录的几点建议1、重要的会议应录音下来，使整理会议时有据可循；2、除非有必要，定期招开的会议通常不用录音。因花费时间录下的详细内容，可能毫无用武之地；3、大多数会议都应指定一位会议记录者。主席最好不要兼职此工作，而最好由与会者轮流担任；4、会议记录者最好有一定的语言组织能力，使笔记流畅，易于了解，同时不失真；5、会议结束后重新整理所记录的内容，尽可能维持在一页纸的长度；6、会议记录者应与主席共同修正会议记录错误的部分；7、将整理好的会议记录分发给各与会者。单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第