EXCEL办公环境应用

《EXCEL在办公环境当中的应用》培训师：张剑悦课程讲义：打印版第一部分如何利用Excel管理信息表添加分类文本方法ALT+快速对比数据窗口/冻结窗格滚动条拆分窗口设置前后缀@@sina.com.cn@表示文本#表示数值下面的日期正确与否为日期添加对应的星期方法1修改格式法方法2Weekday函数数据有效性•对单元格内容的填写进行限制•数据管理中使数据准确性加强最好的方式–整数–日期–序列–文本长度–自定义数据有效性应用高效：快速提高使用效率的便捷方法•如何防止多余空格的产生–（没有多余空格，可防止Vlookup函数查找实效）•如何防止有相同信息的出现–（上面输入了员工信息，下面不能再输入相同的信息）•多级有效性效果的实现–（怎样根据不同部门选择不同人员/根据不同产品选择不同型号）对数据表单元格进行保护1.设置单元格的“锁定”2.设置单元格的“隐藏”3.对工作表进行保护4.对工作表的局部进行保护5.无法选择被保护的单元格区域数据保护举例对数据表单元格进行只读权限的设置保护单元格和工作表可以添加密码保护可以对保护的工作表进行操作限制哪个单元格是“锁定”的，哪个单元格就会被保护！设置表格美化的经验1.不显示网格线2.选用您独特的字体,如Tahoma,Verdana(公司另有规定除外)3.表头,标题和正文应选用不同的字号和图案以示区别4.规范使用数字格式5.没有必要把所有的数据都放在一张表内6.尽量纵向安排数据,以方便浏览7.设置合适的显示比例,以尽量在一屏显示全部数据(Ctrl+鼠标滚动轮)8.固定窗格9.为每一张工作表命名一个有意义的名称10.删除多余的工作表第二部分如何用Excel对信息表进行数据运算公式和函数应用技巧•在公式中尽量使用引用而少输入数值•可用鼠标点击单元格来输入引用，而不必手工输入•适当使用括号或空格以易于阅读和理解•当公式较长时，可用Alt+Enter强行换行，以方便阅读•按F2或双击单元格可进入公式编辑状态•可按F9进行公式的重新计算•既可以复制公式，也可以复制公式的计算值公式错误值的理解逻辑判断计算=AVERAGE(C2:F2)-80=0绩效考核排名的计算=RANK(G2,$G$2:$G$11)日期在Excel中的应用可更新固定日期可更新日期应用实例计算工龄排名函数统计个数相关Count函数是计算数值类型单元格的个数Counta函数是计算所有类型非空单元格的个数Countif函数是计算满足条件的单元格个数身份证号码的计算•自动计算出生年月日•自动计算年龄•自动计算性别计算出生日期=MID(C4,7,4)&-&MID(C4,11,2)&-&MID(C4,13,2)计算年龄=INT((TODAY()-D4)/365)计算性别=IF(MOD(MID(C4,17,1),2)=0,女,男)Vlookup函数利用Vlookup函数查找工号对应的人名：=VLOOKUP(C2,$M$2:$N$28,2,FALSE)条件格式与公式结合日期提醒第三部分用功能强大的Excel透视分析资源信息用数据透视表进行数据分析•对数据表生成数据透视表•对数据字段进行分类•对数据字段进行汇总•对分类字段进行多级分类•制作二维分类表•隐藏汇总行•对多个数据进行汇总•对分类字段进行分组•对数据透视表添加计算字段或计算项字段数据表生成数据透视表数据透视表分析举例查看“各部门”、各个“文化程度”，平均工资的情况二维分类表数据透视表分析举例查看“各部门”、各个“职务”，平均工资的情况二级分类表数据透视表分析举例查看“各部门”、各个“职务”，平均工资和平均年龄的情况二级分类表和多计算字段按时间分组的数据透视表应用第四部分如何用图表进行数据分析图表的生成图表的美化图表分析做了个图表图表分析举例堆积图图表分析计算数据分量的和，分析总量的关系图表分析举例三维饼图图表分析分析总量份额之间的比例关系图表分析举例双轴图表图表分析既查看数据大小，又分析数据走势