会议与会务工作教案

教案2012~~2013年第2学期（第1本，本课程共1本）开课单位中文系课程类型必修课课程名称会议与会务工作授课对象2010文秘授课教师袁文平职称职务讲师教材名称《会议管理》2011年3月课次第一章共8学时课型会议组织与服务课题认识会议教具教学目的初步掌握有关会议的基础知识及作用内容提要（在重点难点下划线）一）理解会议的含义和基本要素；二）掌握会议的常见分类，并领悟其与会议组织、服务的关系；三）了解会议的作用。课外作业课后简要分析学生基本掌握教学进程导入：现代社会是开放的，任何一个社会组织也必然是开放的，都要通过各种途径与外界发生联系，进行各种信息交流和物质交换。在众多联系途径中，组织或参加会议就是一种比较重要的途径。那么，什么是会议呢？任务一：认识会议一、任务描述和分析：组织学生讨论二、会议的含义与构成要素1.会议是人们有组织地聚集在一起讨论和研究问题的一种社会活动方式。大至国家管理，小到单位通报情况，甚至家庭内部商议事务，多可达万人，少则三五人，都可以开会，都需要会议的组织与服务。2.无论何种会议，一般都有3个方面的构成要素。（1）形式要素（2）内容要素（3）程序要素三、会议的分类在人们的学习、工作及日常生活中，都不可避免地要同会议打交道，甚至被名目繁多的会议所困扰。会议分类是一个很复杂的问题，分类的标准不同，分出来的结果也不同，相应的会务工作要点也有区别。秘书人员要弄清会议的常见分类，以便更好地做好会议的组织与服务工作。四、会议的作用（10分钟）（10分钟）（10分钟）（20分钟）会议是人类在社会活动中形成的一种互动方式。随着社会不断发展和信息流量的迅速增加，会议形式越来越受到人们的重视。今天，会议已成为各级领导机关、企事业单位重要的工作方法之一。会议的作用是多方面的，不同类型的会议显现出来的作用是不同的。但总的说来，大多数会议都有以下4个方面的作用：1）集思广益、发扬民主、科学决策的作用。2）交流信息，发挥信息共享、开发智力的作用。3）推动工作的作用。4）协调矛盾、统一思想、交流情感。五、技能训练1．基本训练建议：全班参与，每个学生写出一个不同名称的会来，共同讨论：1）分析这些会议的名称构成；2）按照不同的分类标准，给这些会议划分类别；3）分析不同类别会议的主要作用。2．综合训练在基本训练的基础上，从各会议类型中精选几个会议，在教师指导下分组讨论其主要的内容要素或程序要素，将讨论结果记录下来，整理成条文。（10分钟）（25分钟）课次第一章课型会议组织与服务课题掌握会议服务的常规礼仪教具教学目的学习和掌握会议服务的常规礼仪内容提要（在重点难点下划线）一：掌握接站、送站礼仪；二：能做好引导服务；三：技能训练课外作业技能训练课后简要分析学生基本掌握教学进程：复习上节课内容:会议的含义与构成要素，会议的常见分类，了解会议的作用。导入：会议服务礼仪是会务人员与参会人员建立良好关系、留下深刻印象的重要工具和途径。言行举止是思维的物质外壳，它体现了会务人员的精神涵养和态度、性格，是参会人员最能感受会议服务水平的重要方面。任务二：掌握会议服务的常规礼仪一、任务描述和分析：组织学生讨论二、基本礼仪规范1．会议服务要着装规范，保持良好的精神状态2．会议服务的言行举止规范三、会前服务礼仪1．接站礼仪2．签到礼仪3．引导礼仪四：技能训练1．基本训练1）针对会议服务的着装规范，检查全班学生的着装，总结不符合要求的情形。2）全班参与，分组进行会议服务的接站、签到、引导等礼仪训练。建议：分别扮演不同角色，“观众”评分，查找不足。训练完毕，由教师评议。（5分钟）（10分钟）(20分钟)(25分钟)(25分钟)贵州省经济学校教案首页课次第一章共学时第学时；总第3次课总第学时课型会议组织与服务课题会议服务的常规礼仪：会中茶水服务、会后及送别礼仪教具教学目的掌握会中、会后基本礼仪及送别礼仪内容提要（在重点难点下划线）一、会中茶水服务礼仪二、会后及送别礼仪三：知识拓展：参会礼仪四：技能训练课外作业课后简要分析学生基本掌握教学进程复习会前服务基本礼仪：接站、签到、引导等礼仪，要求学生分组扮演。一、会中茶水服务礼仪1．奉茶、续水2．会间茶歇二、会后及送别礼仪送别参会人员的规格与接站规格大体相当，只有送别顺序正好与迎接相反。接站迎宾是会务人员在前、参会人员在后；送站告别是参会人员在前、会务人员在后。对于会议主办方来说，送站、送客应注意以下礼仪。1）账单准备2）行李搬运。。3）开车门。4）告别。5）送站。6）迎送重要参会人员或团体要提前准备，并做好相应的事务协助工作。三．综合训练1）全班参与，以教室为“会场”，分组模拟会间奉茶、续水礼仪训练。建议：分别扮演不同角色，“观众”评分，查找不足。训练完毕，由教师评议。2）以本班教室为“会场”，以班上其他学生为“参会人员”，自己作为会议服务人员，检查在平时的交往中，有哪些言行举止不符合规范。建议：自查，然后请其他学生互评，提出改进意见。(15分钟)[20分钟）(20分钟)（30分钟）课次第一章共学时第学时；总第4次课总第学时课型会议组织与服务课题会前准备：制定会议方案教具教学目的掌握会议方案的主要格式和内容；并能看懂完整的会议方案。内容提要（在重点难点下划线）一）了解会议方案的主要内容；二）掌握会议方案的主要格式和内容；课外作业技能训练课后简要分析学生初步了解会议方案的主要格式和内容。教学进程导入：做好会议组织与服务工作涉及方方面面，工作千头万绪，但是，做好会前准备工作是首要阶段、重要环节，是会议取得圆满成功的必要前提和重要保障。会前准备阶段主要包括制定会议方案、制发会议通知、选择和布置会场、安排会议食宿和准备会议用品等几个方面。任务一制定会议方案会议方案的主要内容：会议方案的主要内容包括会议的主题、名称、与会人员、主持人、时间、地点、议程、经费预算、组织机构和分工等，1．确定会议主题2．确定会议名称、规模和规格，提出与会人员范围3．拟定会议时间、会期与地点4．拟定会议的议程、日程与程序安排5．会议经费项目预算6．其他事项二、会议方案的主要格式和内容会议方案通常由标题、开头、主体和落款4个部分组成。1．标题（10分钟）（25分钟)规范的会议方案标题由召开单位或范围、会议名称、文种名称三要素构成，有时可以省略会议召开单位。常用的文种名称有方案、筹备方案、筹备接待方案、计划、策划方案等。2．开头开头部分一般写明召开会议的原由、宗旨、根据、主办单位与承办单位、会议名称等会议基本要素，说明会议召开的必要性、合法性，引出下文。3．主体主体部分一般要写明会议主要任务、会议形式、主持者、参与者、议程、日程、会务组织机构的分工、会议经费等事项。它相当于一般计划中的“目标要求”、“措施方法”和“实施步骤”。一般要分条列项写出。4．落款落款写明方案的制发文机关、签署日期，并加盖公章。三：案例分析（25分钟)（20分钟）课次第一章共学时第学时；总第次课总第学时课型会议组织与服务课题会前准备：制发会议通知教具教学目的掌握会议通知的内容，并能起草、印制会议通知；做好会议通知的发送工作内容提要（在重点难点下划线）1）掌握会议通知的内容，并能起草、印制会议通知；2）做好会议通知的发送工作，确保准确无误；3）落实回执统计和信息反馈，核实与会人员情况。课外作业草拟会议通知。课后简要分析学生通过技能训练基本掌握会议通知的写作要求。教学进程：导入；在会议方案获得批准、各项会议准备工作基本就绪后，要尽早、准确地发出会议通知，明确会议的时间、地点、出席人员，尤其是会议需要讨论和研究的议题，以便与会人员提前做好准备。一、会议通知的分类会议通知有以下几种类型。1．书面通知2．口头通知3．电话通知4．手机短信通知5．电子邮件通知特别提示：不管是采用哪种形式的会议通知，秘书人员都要做好反馈记录，以便查询。二、会议通知的格式、内容与要求1．会议通知的格式和内容会议通知可分为标题、正文和结尾三部分。2．拟定会议通知的基本要求（1）全面（2）清晰（3）准确（4）规范（5）案例分析（5分钟）（10分钟）（35分钟）教学进程三、会议通知的发送会议通知的发送可分为正式通知和非正式通知两种。四、发布会议信息发布会议信息，是会议组织者在会议准备工作基本就绪后，向与会人员发送会议通知的同时，通过一定方式向社会部分群体或公众公布会议的内容和情况，以期引起公众对会议的关注和参与，达到扩大会议影响和效果的一种常规做法。五：学习讨论1）会议通知不可或缺的要素有哪些？为什么？2）为使会议通知能及时、准确地送达，应采取哪些保证措施？3）会议通知发出后，会议地点因故调整，应采取哪些措施纠正或补救？4）发布的会议信息是否要按规定程序审批？为什么？（10分钟）（10分钟）（15分钟）课次第一章共学时第学时；总第次课总第学时课型会议组织与服务课题会前准备：选择和布置会场教具教学目的会场的选择和布置是会前准备工作的重要环节，对营造会场气氛、调节与会人员的心理状态，将起到重要的作用。会场的选择和布置要考虑周到，安排细致，保证会议达到预期目的。内容提要（在重点难点下划线）1）掌握选择会议场地的技巧；2）能根据会议需要，安排会场座位；3）能根据会议特点，装饰会场环境；4）能正确使用会场的各种设备设施，使其安全有效课外作业43页课后实训课后简要分析学生在训练过程中的表现，进一步提高了就业技能和专业能力。教学进程导入：先导案例分析，可见，在会议准备工作中，任何一点细微的疏忽，都会给会议的效果造成不良的，甚至是恶劣的影响。那么，怎样才能科学合理、细致有效地做好会场的选择和布置工作呢？会场的选择和布置是会前准备工作的重要环节，对营造会场气氛、调节与会人员的心理状态，将起到重要的作用。会场的选择和布置要考虑周到，安排细致，保证会议达到预期目的。一、会场的选择1）大小适中的原则。2）交通便捷的原则3）环境合适的原则。4）设备设施齐全的原则。5）成本合理的原则。二、会场布置会场布置是会前准备的一项重要工作。秘书人员要根据会议的性质、与会人数、会议类型和议程等方面的因素来综合考虑，完成布置会场的工作。三、会场相关设备系统的布置和检查在布置会场的同时，还要对所有的相关设备系统进行调试、布置和检查，使其安全、有效，符合会议需要。需要布置、检查的系统和内容如下。学习讨论(10分钟)（20分钟）（20分钟）(15分钟)1．选择会场应该注意哪些原则？2．如果要召开一个20人左右的小型座谈会，会场适宜哪种布置形式？为什么？3．大型会议主席台座次排列应当遵照的要求有哪些？4．为什么大型会议一般都要悬挂会标？(20分钟)课次第一章共学时第学时；总第次课总第学时课型会议组织与服务课题会前准备：安排会议食宿教具教学目的食宿安排是会前准备的重要内容，主要包括会议的住宿安排和餐饮安排和秘书人员应慎重选择适合的食宿场所，准确掌握与会人员的相关情况，精心安排、妥善落实。内容提要（在重点难点下划线）1）慎重选择条件较好、符合会议需求的食宿场所；2）准确、全面地掌握与会人员的相关信息；3）掌握预订会议食宿的程序；4）做好交通卫生和其他活动的安排。课外作业综合实训课后简要分析学生通过该部分的学习和训练，提高了实际操作能力教学进程导入：会议通知制发了，反馈信息统计上报了，离会议报到还有几天时间，办公室刘主任又安排秘书小辛去落实与会人员的食宿问题，还提了一大堆的要求。小辛该怎样做才能完成好任务呢？精心设计、细致安排、周到服务，努力为与会人员提供良好的食宿条件，能够保证会议顺利进行，促进会议更有成效。一、安排会议住宿对于会期较长、与会人员较多的会议来说，做好住宿安排工作是会议主办者的重要任务之一。1．明确住宿安排的要求2．初步筛选住宿地点3．对备选住宿接待单位进行考察比较4．确定住宿接待单位5．与会议住宿接待单位签订预订合同6．确认住宿人员及相关情况7．落实与会人员住宿安排8．通知与会人员二、会议餐饮安排会期半天以上的会议，通常需要统一安排用餐。与会人员对会议期间的餐饮安排都比较重视，因此，要努力做好餐饮安排工作，为与会人员提供健康、营养、美味的餐饮，使与