会议与商务活动_04-05会后工作与管理

第4章会后工作与管理一、会场善后工作与安排与会人员离场二、会后文书工作三、会议总结四、会议经费结算工作五、会议效果的评估方法六、会后的催办、反馈与落实工作七、会后文件的拟写（一）会场善后工作清理会场（1）拿走通知牌和方向标志（2）清理会场内其他物品（3）通知配电人员和服务人员归还所借物品结算会议开支费用（二）安排与会人员离场（点击案例4）安排与会人员返程（1）要事先了解外地与会人员对时间安排、交通工具的要求，根据会期长短、外地与会人数多少等实际情况，及早安排好外地与会人员的回程事宜。（2）一般情况下要按先远后近的次序安排返程机票、车票的预定事宜，要掌握交通工具的航班、车次等情况，尽早与民航、铁路、公路、港口等部门沟通联系，提前预定好飞机、火车、汽车、轮船票。（3）应编制与会者离开的时间表，安排好送行车辆，派人将外地与会人员送到机场、车站、港口，待他们乘坐的交通工具启程后再返回。（4）为了安排好与会者的离场，会议组织者必须对当地的交通状况有充分的了解，这需要会议组织者在会前就作出细致周到的安排，会中根据会议进程以及与会者的要求做好随时调整的准备。安排细节（1）如果开会人员要赶往下一个目的地，会务人员要提前准备好机票、车票，并尽量安排专人专车送往机场或车站。（2）无论是自有车辆，还是租赁车辆，会议组织者都有责任保证其安全性；包括每辆车合法承载量的确认、各种安全检查以及司机的安全教育（3）会议组织者在安排交通工具时，应该考虑当地气候、旅途长短等因素，尽量使与会者感到舒适、满意。送客礼仪（迎人迎三步，送人送七步）（1）握手告别，送客出门（2）提醒与会者携带好个人的物品（3）送客真诚，送离视线二、会后文书工作（一）会务文书与会议案卷会务文书（会前文书、会中文书、会后文书）会议案卷的内容（会议正式文件、参阅文件、发言稿、讲话记录等材料的案卷）1.文书清退工作（会议文书要在会后指定时间、地点内进行收集清退工作）2.会议文件收集清退的范围（1）关于召开会议的请示与批复。（2）提交会议审议批准的文件（3）会议期间使用的文件（4）会议参考性文件（5）会议管理性文件（6）会议记录、简报（7）会议宣传性文件（8）会议的照片、录音、录像等资料（二）会后文书清退、收集工作（1）根据会议文件清单清退（2）一般小型内部会议，如果参加会议的人数较少，人员又比较熟悉，可以在宣布会议结束的同时，由主持会议的领导提出要求，请与会人员将需要退还的文件留下，也可由秘书人员在会场门口随时收集。（3）大中型会议收集文件，应提前发《文件清退目录》，先由与会人员个人清理，再由召集人收齐交大会秘书处。（4）清退会议工作人员手中的文件，可采取按目录的限时交退。（5）机密文件的清退。3.清退文件的方法（三）会议文件的立卷归档工作1.概述2.会议文件立卷方法（1）编制案卷目录（2）灵活运用文件的特征立卷（6特征：部门、时间、名称、作者、地区、通讯者）3.会议文件立卷工作程序大型会议文件立卷（1）收集资料（2）鉴别整理（3）分类归卷（4）组卷（5）卷内文件编目（6）填写卷内文件资料备考表（7）拟定案卷标题（8）填案卷封面（9）案卷排列（10）编写案卷目录日常工作会议文件资料立卷（点击案例5）4.会议文书的归档（1）平时归卷（2）定期归档5.会议文件销毁工作程序登记造册：凡需销毁的文件，均需登记造册，经主管领导审查签字，监销人核对无误后才能销毁，个人不得自行销毁文件。文件销毁的方法：（1）焚烧。注意不留残片，当全部化为灰烬后方能离开。（2）直接送市国家保密局公文回收站。（3）送造纸厂化浆。三、会议总结（一）概念（会议总结是机关团体、企事业单位对自身某一阶段或某一项工作进行总的回顾，找出内在规律，以指导未来实践而使用的公文）（二）特点1.经验性2.规律性3.借鉴性（点击案例6）（三）会议总结的结构标题正文（1）前言（2）主体（并列式、递进式）（3）结尾（总结式、展望式）落款四、会议经费结算工作（一）收款的方法和时机（1）应在会议通知或预定表格中，详细注明收费的标准和方法。（2）应注明与会人员可采用的支付方式。（3）开具发票的工作人员，事先要与财务部门确定正确的收费开票程序，不能出任何差错。（二）付款的方法和时间会前影响会议效果的因素，应注意避免：（1）开会的通知时间不当；开会通知的内容欠周详。（2）欠缺目标或目标不准确；欠缺议程。（3）会议时间、地点不当；会议场地设备欠佳；与会者人选不当，或者与会者人数太多或太少。（4）会议不准时开始；与会者没有作充分准备；未定明会议的终止时间以及每一项议题的时间分配。（5）以前的会议太多，使与会者一听说要开会，都感到厌烦；开会次数太少，使每次会议的议题过多。会后对会议效果的影响因素，应注意避免：（1）欠缺会议记录。（2）对决议落实不力。（3）未对会议的成败得失进行总结。（4）与会者对会议感到不满。会议效果的评估方法（一）会议效果的影响因素会中影响会议效果的因素，应注意避免：（1）外界的干扰；视听器材发生故障。（2）主持人离题；少数人垄断会议；会中的交谊活动。（3）与会者离题；与会者不表明真正的感受或意见；与会者之间争论；与会者与主席争论；与会者欠缺热心；与会者之间交头接耳；让没有必要留在会场的与会者留在现场。（4）会议超出预定时间；资料不充足；决策偏颇。（5）主持人未能总结会议的成果。（二）会议评估方法与常见表格编制工作1.会议评估的方法（1）调查问卷（①现场手工填写②现场电脑填写③会后电脑填写）（2）面谈（3）电话调查（4）现场观察（5）会务人员述职报告（点击案例7）2.数据处理的方法数据分析可以分为定量和定性分析。定量评估是将各种数字进行运算和统计分析，从而建立各种方式（方法、中介、模型），用以进行比较或深层分析。近期，人们对定性评估仍比较困难。定量研究比定性研究更容易设计、操作和分析，但在会议评估中两者都应充分应用。3.常见会议效果评估表格的编制（1）对主持人的评估（2）对会议工作人员的评估（3）对会议发言人的评价（4）对会议管理工作的总体评估4.评估的目的与用途评估的目的是为了掌握：（1）会议目标是否得到了实现（2）会议的成本效益如何（是否超支，以及是否盈利）（3）与会者是否感到满意（4）在以后的会议中需要进行哪些改进会议评估结果的主要用途就是总结本次会议，以及为以后的会议提供参考。六、会后的催办、反馈与落实工作（一）会议决定事项的催办与登记明确催办人员健全登记制度，建立催办登记簿，逐项列出检查催办的事项，并由催办人员根据实际情况，定期记录催办事项的进展状况建立汇报制度，催办人员可采用口头汇报、书面汇报、专题报告等多种方式向领导汇报催办事项的落实情况，对一些重大问题不能自作主张，要听从领导的指示（二）会议决定事项的反馈（三）会议的落实工作七、会后文件的拟写会议决定会议纪要（1）会议纪要结构（2）写法要求（3）会议纪要与会议记录的区别第5章商务会议与会展一、商务会议与会展业二、商务会议承办三、会展业的组织经营四、会展的市场调研五、会展的方案策划六、会展的销售和营运管理一、商务会议与会展业商务会议与会展概述（1）商务会议（2）会展（3）会议产业(点击案例8)（点击视频3）会展业对经济发展的带动效应（1）共赢效应（2）获得优质资源（3）增加就业机会（4）经济发展的“风向标”（点击案例1）二、商务会议承办（一）商务会议策划1.商务会议财务核算（1）会议成本①交通费用；②会议场地费用；③住宿费用；④餐饮费用；⑤视听设备、办公用品费用；⑥嘉宾、发言人、娱乐节目、演员等费用；⑦其他支出。（2）会议收入①会议赞助收入；②会议广告收入；③与会者、参展商、联合主办方交费；④文件资料汇编（音像）出版收入；⑤宾客游览费、活动费；⑥会议附加物售卖收入（标志、吉祥物）；⑦其他。2.制订策划方案①充分了解主办方要求②设计符合主办方要求的主题、宗旨③找出有创意的闪光点④设计有特色的会议模式⑤设计公关活动模式⑥设计媒体报道方式⑦安排时间进程⑧制订实施计划（二）商务会议服务工作（1）来宾管理（2）现场组织协调（3）会场安全（4）活动服务（三）商务会议评估工作①调查问卷表②数据分析、报告③新的行动措施不同阶段的效果评估一、会前效果评估。在会议举行前，以下因素会影响会议效果：欠缺目标或目标不准确。欠缺议程。与会者人数太多或太少。会议时间、地点不当。开会的通知时间不当。开会通知的内容欠周详。会议场地设备欠佳。与会者没有作充分准备。未定明会议的终止时间以及每一项议题的时间分配。以前的会议太多，使与会者一听说要开会，都感到厌烦。开会次数太少，使每次会议的议题过多。二、会中效果评估。在会议进行中，影响会议效果的有如下因素：与会者离题。主持人离题。资料不充足，决策偏颇。少数人垄断会议。主持人未能总结会议的成果。与会者不表明真正的感受或意见。与会者之间争论，与会者与主席争论，与会者欠缺热心。设备器材发生故障，会议超出预定时间三、会后效果评估会议结束后，经常会出现以下情况，应注意避免：欠缺会议记录。对决议落实不力。不对会议的成败得失进行总结。不解散已完成任务的委员会或工作小组。与会者对会议感到不满。三、会展业的组织经营（一）会展的营销分析（1）会展议题是会展产品的核心和卖点(点击视频1)（2）会展举办地（3）会展活动分析（点击案例2）（二）会展业经营策略与手段营销策略（1）市场调查和定位策略（2）实行品牌策略（3）进行营销理念创新策略会展宣传策略（点击案例3）（1）寻找潜在客户（2）广告策划（3）网络宣传（4）媒体公关宣传会展服务策略（1）做好展前的信息服务，帮助参展商做好展馆展台的布置工作和展场企业的广告宣传。（2）设置展场的各类咨询服务，帮助参展商解决会展中遇到的金融、法律、会计等方面的问题，提升参展效果。（3）举办各类附加活动，如各种洽谈会、主题研讨会，交流信息，创造商机。（4）设立海关、商检的绿色通道，为参展商提供便利。（5）提供运输、保险、翻译等各方面的服务。（6）建立信息反馈、后续服务。展后要建立参展商、观展商的资料库，保持会后的联络，了解他们的意见和建议，便于日后改进工作。（三）会展业的组合经营（1）要有较为全面的管理知识与技能（2）有较强的能力素质（3）要有良好的心理素质和工作激情（4）较宽广的行业知识是会展从业人员的必备条件（四）会展的人员要求市长说：会展是一项提升城市两个文明建设、利国利民的德政工程。学者说：会展是智者的峰会，是理论与实践的组合，是新思想、新观念的论坛。导游说：会展场馆乃是著名城中景观，游客不可不去。农民说：会展是种地，舍不得动脑子、卖力气，就收不到好果子。模特说：靓女靠打扮，产品靠会展。会展梳妆台，企业争先来。建筑家说：会展场馆规模宏大、气派，是城市标志性建筑预言家说：会展是充满活力、前途无量的朝阳产业。IT总裁说：会展是各种信息交流、碰撞、传递的信息加工机。大学生说：会展是外语练习与社会实践的市场实习基地。数学家说:会展的布展是排列与组合、平面与立体、黄金分割与数模运筹的应用。美术家说：会展是我们生活中又一道丰富亮丽的色彩。武侠小说爱好者说：会展象“葵花宝典”，有些最终成了碎片，随风而散。气象学家说：会展是经济发展的风向标、晴雨表。环保专家说：会展是“不冒烟的工厂”，是无污染的绿色产业。道桥专家说：会展是国际经贸、科技、文化交流的桥梁。展览公司说：会展“展示别人即展示自己”。老百姓说：会展是购买物美价廉货真价实物品的好去处。参展商说：会展是最经济、最实惠、最有效的立体营销广告。便食店老板说：会展是遍地设灶、新鲜出炉。软件小摊贩说：会展是视窗，打开之后，不乏也有盗版存在。投机招展商说：展不在好，能办则赢；展不在精，能捞则灵。居委会老大妈说：会展是“摆在家门口的大集市”。搭建商说：会展是“奢华”，一掷千金三、五天，是最短命的装饰工程。哲学家说：会展是企业经营理念的展示，是步入市场经济理性成熟的表现。经济学家说：会展是经